Khi bạn cần chia sẻ rõ ràng thông tin quan trọng, bản trình bày PowerPoint là một cách tuyệt vời để tiếp cận khán giả của bạn. Mặc dù việc tổng hợp tất cả thông tin của bạn lại với nhau khá dễ dàng, nhưng bạn sẽ để lại tác động lớn hơn nếu dành thời gian sắp xếp và chuẩn bị trước. Chúng tôi sẽ bắt đầu với những gì cần đưa vào bản trình bày của bạn và chuyển sang cách thiết kế và chạy qua các trang trình bày của bạn. Với một chút chuẩn bị, bạn sẽ hoàn thành bất kỳ bài thuyết trình nào mà bạn phải trình bày!
Các bước
Phương pháp 1 trong số 13: Bắt đầu với một trang chiếu tiêu đề
0 7 SẮP RA MẮT
Bước 1. Giới thiệu chủ đề của bạn bằng một slide đầu tiên bắt mắt
Đặt tên bản trình bày của bạn bằng các chữ cái lớn ở giữa trang trình bày để dễ đọc từ khắp phòng. Tùy thuộc vào loại bản trình bày, bạn cũng có thể bao gồm tên và tiêu đề của mình trên trang trình bày nếu khán giả không biết bạn. Giữ cho nền đơn giản trên trang chiếu tiêu đề để nó không làm khán giả của bạn phân tâm khi bạn đang nói.
Bạn luôn có thể đặt tên cho bản trình bày theo sáng kiến công việc bạn muốn bắt đầu hoặc vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết. Ví dụ: bạn có thể đặt tên cho nó như “Chiến lược chuyển đổi khách hàng”
Phương pháp 2 trong số 13: Theo dõi trang chiếu tiêu đề với trang chiếu chương trình làm việc
0 3 SẮP RA MẮT
Bước 1. Đưa ra danh sách những gì khán giả có thể mong đợi
Gắn nhãn trang trình bày của bạn với tiêu đề “Chương trình trình bày” hoặc thứ gì đó tương tự. Liệt kê những điểm chính mà bạn hy vọng khán giả của mình học được từ bài thuyết trình. Điều này không chỉ giúp khán giả của bạn theo dõi tốt hơn mà còn cung cấp cho họ ý tưởng về mục tiêu tổng thể của bạn.
-
Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận về một sáng kiến làm việc mới, thì trang trình bày chương trình làm việc của bạn có thể đọc:
- Tổng quan dự án
- Nghiên cứu thị trường
- Mô hình kinh doanh
- Mốc thời gian
Phương pháp 3 trong số 13: Tổ chức các trang trình bày ở giữa cho hợp lý
0 2 SẮP RA MẮT
Bước 1. Xác định phần đầu, phần giữa và phần cuối của bản trình bày để rõ ràng hơn
Viết ra những ý tưởng chính mà bạn muốn khán giả rút ra khỏi bản trình bày của bạn và thông tin bạn muốn đưa vào. Ghi lại những gì bạn đã viết ra và sắp xếp các điểm thành một dàn ý để một điểm chuyển thẳng vào điểm tiếp theo. Hãy thử một số cách sắp xếp thông tin khác nhau để bạn có thể tìm ra cách dễ theo dõi nhất.
Ví dụ: nếu bạn đang thuyết trình thuyết phục, bạn có thể bắt đầu với thông tin cơ bản về một vấn đề, chuyển sang các cách giải quyết vấn đề và kết thúc với các bước mà một người trong khán giả có thể thực hiện để hướng tới giải pháp
Phương pháp 4 trong số 13: Bao gồm một trang trình bày gọi hành động ở gần cuối bản trình bày của bạn
0 7 SẮP RA MẮT
Bước 1. Cho khán giả biết về các bước tiếp theo cần thực hiện khi bạn kết thúc
Sau khi bạn xem qua các ý tưởng chính mà bạn đang trình bày, hãy đưa ra một danh sách có dấu đầu dòng các bước mà người nghe của bạn có thể thực hiện để giúp thúc đẩy dự án về phía trước. Cố gắng nghĩ ra một số điều có thể hành động để khán giả của bạn có một vài ý tưởng khác nhau về những gì họ có thể làm tiếp theo.
Ví dụ: nếu bạn muốn cắt giảm chi phí tại doanh nghiệp của mình, bạn có thể yêu cầu người nghe theo dõi tất cả các nguồn lực công việc mà họ lãng phí trong suốt một tuần để họ có thể ý thức hơn về những gì họ đang bỏ đi
Phương pháp 5 trong số 13: Kết luận bằng những điểm rút ra chính
0 7 SẮP RA MẮT
Bước 1. Tóm tắt những điểm chính mà bạn đã đưa ra để khán giả ghi nhớ chúng
Là trang trình bày cuối cùng của bạn, hãy bắt đầu với tiêu đề ở trên cùng với một cái gì đó như “Bài học rút ra” hoặc “Điểm chính”. Viết một danh sách có gạch đầu dòng cuối cùng với thông tin quan trọng nhất mà bạn đã đề cập. Đánh dấu những điểm bạn đã nêu trong các trang trình bày trước đó và lặp lại chúng cho người nghe của bạn. Bằng cách đó, khán giả của bạn sẽ có ấn tượng lâu dài từ bài thuyết trình của bạn và họ có nhiều khả năng nhớ những gì bạn đã nói.
Ví dụ: nếu bạn đang quảng cáo thương hiệu hoặc sản phẩm, bạn có thể tóm tắt các vấn đề mà sản phẩm đó giải quyết, các điểm bán hàng chính của nó và lý do bạn cho rằng sản phẩm phù hợp với một công ty
Phương pháp 6 trong số 13: Mục tiêu có khoảng 10 trang trình bày
0 4 SẮP RA MẮT
Bước 1. Mọi người khó nhớ hơn 10 khái niệm cùng một lúc
Khi bạn sắp xếp xong tất cả thông tin của mình, hãy quay lại và đếm các trang trình bày của bạn để xem liệu bạn có 10 hoặc ít hơn. Nếu bạn có nhiều hơn 10, hãy đọc lại thông tin và xem liệu bạn có thể kết hợp bất kỳ điều gì vào cùng một trang trình bày hay không. Xác định những khái niệm nào là quan trọng nhất cần giải quyết và cắt bỏ bất cứ điều gì có vẻ lạc lõng hoặc không phù hợp với giọng điệu của bài thuyết trình của bạn.
Ví dụ: nếu bản trình bày của bạn là về một sáng kiến mới thân thiện với môi trường, một vài trang trình bày chứa đầy số liệu thống kê về ảnh hưởng của biến đổi khí hậu cung cấp rất nhiều thông tin, nhưng một trang trình bày với một vài gạch đầu dòng cụ thể về việc công ty của bạn bị tổn thương như thế nào. hiệu quả hơn nhiều
Phương pháp 7 trong số 13: Sử dụng nền nhất quán
0 5 SẮP RA MẮT
Bước 1. Duy trì cùng một bố cục và chủ đề đơn giản cho tất cả các trang trình bày của bạn
Bạn có thể tự thiết kế nền trong PowerPoint hoặc bạn có thể sử dụng một trong các mẫu miễn phí được tích hợp sẵn trong chương trình. Gắn bó với các thiết kế đơn giản không làm phân tán thông tin hoặc hình ảnh bạn muốn đưa vào. Khi bạn thêm thông tin vào bản trình bày, hãy căn chỉnh thông tin về cùng một phía trên mỗi trang trình bày của bạn để dễ đọc và theo dõi hơn.
- Ví dụ: nền trang trình bày của bạn có thể chỉ đơn giản là màu trắng với một sọc màu xanh đậm ở trên cùng và một đường màu vàng chạy qua làm điểm nhấn.
- Gắn bó với những màu sắc tương phản, nhưng bổ sung cho nhau. Ví dụ: bạn có thể kết hợp màu trắng, nâu sẫm, đen và rám nắng làm chủ đề bản trình bày.
- Tránh đặt hình ảnh đầy đủ làm nền của bạn vì có thể thực sự khó đọc văn bản được viết trên chúng.
Phương pháp 8 trong số 13: Chọn phông chữ dễ đọc
0 1 SẮP RA MẮT
Bước 1. Sử dụng các phông chữ sans-serif lớn để chúng dễ nhìn thấy khắp phòng
Các phông chữ nhỏ có thể thực sự khó đọc từ xa, vì vậy hãy giữ văn bản của bạn trong khoảng 28–40 pt. Vì sans-serif dễ nhìn hơn trên màn hình, hãy chọn một cái gì đó như Proxima Nova hoặc Arial để trình bày thông tin của bạn hơn là Times New Roman hoặc một phông chữ serifed khác. Đảm bảo làm cho văn bản có màu sắc nổi bật khỏi nền để không bị mất.
- Nhấn mạnh văn bản quan trọng nhất bằng cách in đậm, in nghiêng hoặc tô sáng nó.
- Thay đổi kích thước văn bản của bạn trong suốt trang chiếu. Ví dụ: tiêu đề ở đầu trang trình bày phải lớn hơn văn bản nội dung.
Phương pháp 9 trong số 13: Liệt kê các ý chính bằng các gạch đầu dòng ngắn gọn
0 9 SẮP RA MẮT
Bước 1. Danh sách nhanh trên các trang trình bày của bạn giúp bạn dễ theo dõi hơn
Các đoạn văn thực sự đáng sợ trên một slide và khán giả của bạn có thể đọc chúng thay vì lắng nghe bạn. Đừng đưa mọi từ bạn sẽ nói vào trang trình bày của mình, mà thay vào đó hãy bám vào danh sách có dấu đầu dòng với các cụm từ hoặc từ khóa ngắn. Giới hạn tối đa 6 gạch đầu dòng cho mỗi trang chiếu với tối đa 6 từ cho mỗi gạch đầu dòng.
- Ví dụ: thay vì câu, "Chúng ta cần quan tâm hơn đến ngân sách của mình cho dự án này", bạn có thể viết gạch đầu dòng, "Hãy quan tâm đến ngân sách".
- Mỗi dấu đầu dòng chỉ xuất hiện sau khi bạn nhấp chuột để khán giả không hiểu trước những gì bạn đang nói.
Phương pháp 10 của 13: Thêm đồ họa có liên quan
0 2 SẮP RA MẮT
Bước 1. Chọn hình ảnh và biểu đồ chất lượng cao làm nổi bật thông tin của bạn
Chỉ bao gồm hình ảnh nếu chúng cần thiết cho quan điểm bạn đang cố gắng thực hiện. Bạn có thể sử dụng hình ảnh minh họa, hình ảnh, đồ thị hoặc biểu đồ để làm cho quan điểm của bạn rõ ràng hơn hoặc trình bày thông tin. Tạo tất cả các hình ảnh có kích thước và độ phân giải tương tự và đặt chúng ở cùng một vị trí trên các trang trình bày của bạn để chúng trông không lộn xộn.
- Bao gồm chú thích cho biểu đồ hoặc hình ảnh khó hiểu.
- Hãy thử làm cho một hình ảnh nổi bật trên trang chiếu bằng cách làm cho nó có màu tương phản với phần còn lại của trang chiếu. Ví dụ: bạn có thể có hình ảnh về các sản phẩm cũ màu đen trắng với hình ảnh lớn về sản phẩm mới nhất mà bạn đang giới thiệu bằng màu sắc.
- Nói chung, hãy tránh sử dụng clip art hoặc-g.webp" />
- Nếu bạn có cơ hội, hãy kiểm tra bản trình bày của bạn trên màn hình tương tự như màn hình bạn sẽ trình bày để kiểm tra xem hình ảnh của bạn có bị mờ khi nhìn khắp phòng hay không.
Phương pháp 11 trong số 13: Tránh chuyển đổi hào nhoáng
0 2 SẮP RA MẮT
Bước 1. Chuyển tiếp và hoạt ảnh khiến người xem mất tập trung vào nội dung
Mặc dù hoạt ảnh có vẻ thú vị khi làm cho trình chiếu của bạn nổi lên, nhưng chúng có thể chiếm thêm nhiều thời gian và làm giảm đi những gì bạn đang cố gắng nói. Thay vì để văn bản bay vào hoặc chuyển động giữa các trang chiếu, chỉ cần các trang chiếu thay đổi ngay sau khi bạn nhấp chuột. Trình bày thông tin một cách nhanh chóng và không rườm rà để giúp bài thuyết trình của bạn trông mạnh mẽ và chính thống hơn.
Phương pháp 12 của 13: Thực hành bài thuyết trình của bạn thành tiếng
0 9 SẮP RA MẮT
Bước 1. Chạy qua toàn bộ trình chiếu để tăng cường sự tự tin của bạn
Bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn rất nhiều khi trình bày bản trình bày của mình sau khi bạn tự mình xem qua một vài lần. Giả vờ rằng bạn đang thực sự thuyết trình trước một nhóm người và nâng cao giọng nói của bạn với cùng âm lượng và giai điệu mà bạn sử dụng cho thực tế. Khi bạn đang nói, hãy thực hành nhấp qua các trang trình bày để đảm bảo chúng trôi chảy với nhau. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào hoặc cảm thấy bản trình bày của mình khó hiểu, hãy quay lại và chỉnh sửa các trang trình bày của bạn để khắc phục chúng.
Hãy thử ghi âm bản thân trình bày để bạn có thể nghe hoặc xem phần trình diễn của mình. Bằng cách đó, bạn có thể dễ dàng thấy những gì bạn cần thay đổi
Phương pháp 13 trong số 13: Diễn tập trước khán giả
0 3 SẮP RA MẮT
Bước 1. Yêu cầu một số phản hồi sơ bộ để xem liệu bài thuyết trình của bạn có tiếp cận hay không
Tập hợp một vài người bạn hoặc đồng nghiệp và điều hành họ qua toàn bộ bài thuyết trình. Sau khi bạn hoàn thành, hãy tìm hiểu xem họ nghĩ gì về bài thuyết trình và liệu họ có bối rối trước bất kỳ điểm nào bạn đang cố gắng đưa ra hay không. Yêu cầu họ đặt những câu hỏi mà bạn mong đợi từ khán giả để bạn có thể thực hành trả lời họ một cách ngắn gọn.
Nếu có thể, hãy diễn tập trình chiếu của bạn trong một không gian tương tự như nơi bạn thực sự sẽ trình chiếu để bạn có thể cảm nhận được căn phòng
Lời khuyên
- Nếu không có PowerPoint, bạn luôn có thể sử dụng các lựa chọn thay thế như Keynote, Prezi hoặc Google Slides cho bản trình bày của mình.
- Nếu bạn sợ phải nói trước đám đông, hãy thử hít thở sâu vài lần để giúp bạn bình tĩnh lại. Bạn càng luyện tập nhiều, bạn càng ít sợ khi trình bày.
