Microsoft Project là một ứng dụng phần mềm quản lý dự án mang thương hiệu thuộc bộ Microsoft Office. Ứng dụng này cho phép người dùng kiểm soát tất cả các khía cạnh của việc quản lý một dự án, bao gồm lập ngân sách, lập lịch trình và quản lý tài nguyên. Vì lý do này, phần mềm được sử dụng nhiều trong các ngành xây dựng và kỹ thuật. Một trong những phần quan trọng nhất nhưng thường bị bỏ qua của quy trình quản lý dự án là phân bổ nguồn lực hợp lý. Khi lịch trình của dự án được tạo, nó thường sẽ phải được thay đổi để tránh phân bổ quá mức một nguồn lực cụ thể (ví dụ, một nhà thầu phụ), điều này sẽ khiến tiến độ bị giữ lại. Biết cách phân bổ tài nguyên trong Microsoft Project sẽ giúp bạn kiểm soát dự án của mình từ đầu đến cuối.
Các bước
Bước 1. Xem xét tính sẵn có của tài nguyên khi ước tính thời lượng tác vụ
Bước này rất quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Các nguồn lực phải được xem xét trong quá trình xây dựng lịch trình, không chỉ sau đó. Đặc biệt chú ý đến các nhiệm vụ đồng thời (những nhiệm vụ xảy ra cùng lúc) sử dụng cùng một nguồn lực. Ví dụ, bạn có thể giả định đúng rằng cả bức tường bên trong và bên ngoài của một tòa nhà có thể được đóng khung cùng một lúc. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ có 1 thợ mộc trong dự án, điều này sẽ không thể thực hiện được.
Bắt đầu ước tính thời lượng nhiệm vụ của bạn bằng cách ước tính tổng số giờ công cần để hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách tập trung vào giờ công thay vì tổng số ngày làm việc, bạn sẽ tính đến số lượng tài nguyên sẽ cần thiết
Bước 2. Tạo và tổ chức tất cả các tài nguyên của bạn
Cách tốt nhất để giữ cho tài nguyên của bạn có tổ chức là thông qua bảng tài nguyên. Để truy cập trang tính này, hãy nhấp vào menu "Xem" và chọn "Trang tài nguyên". Đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên của bạn có tên rõ ràng và đảm bảo rằng bạn ít nhất chỉ định loại tài nguyên.
- Tài nguyên Work "hữu ích nhất và nên được sử dụng để phân loại những người sẽ dành thời gian làm việc cho các nhiệm vụ. Trong một dự án nhỏ, loại tài nguyên này có thể đề cập đến từng thành viên trong nhóm theo tên. Trong một dự án lớn hơn, tài nguyên này có thể chỉ định các nhà thầu phụ khác nhau.
- Tài nguyên "Vật liệu" nên đề cập đến các vật liệu được sử dụng hết trong quá trình làm việc, chẳng hạn như gỗ, đinh và xăng.
- Tài nguyên "chi phí" nên được sử dụng để theo dõi các tài nguyên có tỷ lệ chi phí rõ ràng đi kèm với chúng. Giá hàng ngày cho việc thuê cần trục hoặc xe kéo hiện trường có thể được theo dõi dưới dạng tài nguyên chi phí.
Bước 3. Gán mỗi nhiệm vụ công việc cho một nguồn lực
Sau khi tạo lịch biểu trong dạng xem biểu đồ Gantt, bạn sẽ cần chỉ định (các) tài nguyên nào được liên kết với mỗi nhiệm vụ. Để thực hiện việc này, hãy tìm dòng của nhiệm vụ trong bảng điều khiển bên trái và nhấp vào ô trong cột "Tài nguyên". Một menu thả xuống sẽ xuất hiện liệt kê tất cả các tài nguyên bạn đã tạo. Chọn tài nguyên thích hợp; ví dụ: một nhiệm vụ có tên "Đèn chiếu sáng có dây" có thể được chỉ định cho tài nguyên "Thợ điện".
Bước 4. Kiểm tra việc phân bổ tài nguyên trong dạng xem biểu đồ tài nguyên
Sau khi tạo lịch biểu và chỉ định tài nguyên, bạn có thể kiểm tra xem có phân bổ quá mức hay không. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào "View" và chọn "Resource Graph." Bạn sẽ được phép chọn từng tài nguyên và xem phân bổ của nó trong toàn bộ dự án. Mỗi ngày làm việc được hiển thị dọc theo trục hoành và việc sử dụng tài nguyên được biểu thị dưới dạng phần trăm dọc theo trục tung.
- Bất kỳ thời điểm nào mà tài nguyên vượt quá mức sử dụng 100 phần trăm thể hiện sự phân bổ quá mức (có nghĩa là tài nguyên không thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ được giao cho nó trong thời gian nhất định). Phân bổ quá mức được biểu thị bằng màu đỏ. Để khắc phục điều này, hãy tăng thời lượng nhiệm vụ, phân bổ nhiều nguồn lực hơn cho các nhiệm vụ hoặc chuyển các nhiệm vụ đồng thời để tạo ra ít chồng chéo hơn.
- Bất kỳ thời điểm nào mà tài nguyên đang được sử dụng rất ít đều có thể chỉ ra việc phân bổ dưới mức kém hiệu quả. Cân nhắc giảm thời lượng tác vụ hoặc sử dụng tổng tài nguyên ít hơn.
