WikiHow này hướng dẫn bạn cách tự động báo cáo dữ liệu trong Microsoft Excel. Đối với dữ liệu bên ngoài, wikiHow này sẽ hướng dẫn bạn cách truy vấn và tạo báo cáo từ bất kỳ nguồn dữ liệu bên ngoài nào (MySQL, Postgres, Oracle, v.v.) từ bên trong trang tính của bạn bằng cách sử dụng các plugin Excel liên kết trang tính của bạn với các nguồn dữ liệu bên ngoài.
Đối với dữ liệu đã được lưu trữ trong trang tính Excel, chúng tôi sẽ sử dụng macro để xây dựng báo cáo và xuất chúng ở nhiều loại tệp khác nhau chỉ bằng một phím bấm. May mắn thay, Excel đi kèm với một trình ghi bước tích hợp, có nghĩa là bạn sẽ không phải tự mình viết mã macro.
Các bước
Phương pháp 1/2: Đối với dữ liệu đã có trong Excel
Bước 1. Nếu dữ liệu bạn cần báo cáo đã được lưu trữ, cập nhật và duy trì trong Excel, bạn có thể tự động hóa quy trình báo cáo bằng Macro
Macro là một chức năng được tích hợp sẵn cho phép bạn tự động hóa các tác vụ phức tạp và lặp đi lặp lại.
Bước 2. Mở Excel
Nhấp đúp (hoặc nhấp nếu bạn đang sử dụng máy Mac) vào biểu tượng ứng dụng Excel, giống như dấu "X" màu trắng trên nền xanh lục, sau đó nhấp vào Sổ làm việc trống trên trang mẫu.
- Trên máy Mac, bạn có thể phải nhấp vào Tập tin và sau đó nhấp vào Sổ làm việc trống mới trong trình đơn thả xuống kết quả.
- Nếu bạn đã có một báo cáo Excel mà bạn muốn tự động hóa, thay vào đó, bạn sẽ bấm đúp vào tệp của báo cáo để mở nó trong Excel.
Bước 3. Nhập dữ liệu bảng tính của bạn nếu cần
Nếu bạn chưa thêm nhãn cột và số mà bạn muốn tự động hóa kết quả, hãy làm như vậy trước khi tiếp tục.
Bước 4. Bật tab Nhà phát triển
Theo mặc định, Nhà phát triển tab không hiển thị ở đầu cửa sổ Excel. Bạn có thể kích hoạt nó bằng cách làm như sau tùy thuộc vào hệ điều hành của bạn:
- Windows - Nhấp vào Tập tin, nhấp chuột Tùy chọn, nhấp chuột Tuy Biên ruy-băng ở phía bên trái của cửa sổ, chọn hộp "Nhà phát triển" ở phía dưới bên phải của cửa sổ (trước tiên bạn có thể phải cuộn xuống) và nhấp vào VÂNG.
- Mac - Nhấp vào Excel, nhấp chuột Sở thích…, nhấp chuột Ruy-băng & Thanh công cụ, chọn hộp "Nhà phát triển" trong danh sách "Tab chính" và nhấp vào Cứu.
Bước 5. Nhấp vào Nhà phát triển
Tab này bây giờ sẽ ở trên cùng của cửa sổ Excel. Làm như vậy sẽ xuất hiện một thanh công cụ ở đầu cửa sổ Excel.
Bước 6. Nhấp vào Ghi Macro
Nó nằm trên thanh công cụ. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.
Bước 7. Nhập tên cho macro
Trong hộp văn bản "Tên macro", hãy nhập tên cho macro của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định macro sau này.
Ví dụ: nếu bạn đang tạo macro sẽ tạo biểu đồ từ dữ liệu có sẵn của bạn, bạn có thể đặt tên là "Chart1" hoặc tương tự
Bước 8. Tạo tổ hợp phím tắt cho macro
Nhấn phím ⇧ Shift cùng với một phím khác (ví dụ: phím T) để tạo phím tắt. Đây là những gì bạn sẽ sử dụng để chạy macro của mình sau này.
Trên máy Mac, tổ hợp phím tắt sẽ trở thành ⌥ Option + ⌘ Command và phím của bạn (ví dụ: ⌥ Option + ⌘ Command + T)
Bước 9. Lưu trữ macro trong tài liệu Excel hiện tại
Nhấp vào hộp thả xuống "Lưu trữ macro trong", sau đó nhấp vào Sổ làm việc này để đảm bảo rằng macro sẽ có sẵn cho bất kỳ ai mở sổ làm việc.
Bạn sẽ phải lưu tệp Excel ở định dạng đặc biệt để lưu macro
Bước 10. Bấm OK
Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ lưu cài đặt macro của bạn và đặt bạn ở chế độ ghi. Bất kỳ bước nào bạn thực hiện từ bây giờ cho đến khi dừng ghi sẽ được ghi lại.
Bước 11. Thực hiện các bước mà bạn muốn tự động hóa
Excel sẽ theo dõi mỗi lần nhấp, lần gõ phím và tùy chọn định dạng bạn nhập và thêm chúng vào danh sách của macro.
- Ví dụ: để chọn dữ liệu và tạo biểu đồ từ đó, bạn sẽ đánh dấu dữ liệu của mình, nhấp vào Chèn ở đầu cửa sổ Excel, hãy bấm vào một loại biểu đồ, bấm vào định dạng biểu đồ mà bạn muốn sử dụng và chỉnh sửa biểu đồ nếu cần.
- Nếu bạn muốn sử dụng macro để thêm giá trị từ các ô A1 xuyên qua A12, bạn sẽ nhấp vào một ô trống, nhập = SUM (A1: A12) và nhấn ↵ Enter.
Bước 12. Nhấp vào Dừng ghi
Nó ở trong Nhà phát triển thanh công cụ của tab. Thao tác này sẽ dừng quá trình ghi của bạn và lưu bất kỳ bước nào bạn đã thực hiện trong quá trình ghi dưới dạng macro riêng lẻ.
Bước 13. Lưu trang tính Excel của bạn dưới dạng tệp hỗ trợ macro
Nhấp chuột Tập tin, nhấp chuột Lưu thànhvà thay đổi định dạng tệp thành xlsm thay vì xls. Sau đó, bạn có thể nhập tên tệp, chọn vị trí tệp và nhấp vào Cứu.
Nếu bạn không làm điều này, macro sẽ không được lưu như một phần của bảng tính, có nghĩa là những người khác trên các máy tính khác nhau sẽ không thể sử dụng macro của bạn nếu bạn gửi sổ làm việc cho họ
Bước 14. Chạy macro của bạn
Nhấn tổ hợp phím mà bạn đã tạo như một phần của macro để làm như vậy. Bạn sẽ thấy bảng tính của mình tự động hóa theo các bước của macro.
Bạn cũng có thể chạy macro bằng cách nhấp vào Macro bên trong Nhà phát triển tab, chọn tên macro của bạn và nhấp vào Chạy.
Phương pháp 2/2: Đối với dữ liệu bên ngoài (MySQL, Postgres, Oracle, v.v.)
Bước 1. Tải xuống plugin Excel của Kloudio từ Microsoft AppSource
Điều này sẽ cho phép bạn tạo kết nối liên tục giữa cơ sở dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài và sổ làm việc của bạn. Plugin này cũng hoạt động với Google Trang tính.
Bước 2. Tạo kết nối giữa trang tính và nguồn dữ liệu bên ngoài của bạn bằng cách nhấp vào nút + trên cổng Kloudio
Nhập chi tiết cơ sở dữ liệu của bạn (loại cơ sở dữ liệu, thông tin đăng nhập) và chọn bất kỳ tùy chọn bảo mật / mã hóa nào nếu làm việc với dữ liệu bí mật hoặc dữ liệu công ty.
Bước 3. Khi bạn đã tạo kết nối giữa trang tính và cơ sở dữ liệu của mình, bạn sẽ có thể truy vấn và xây dựng báo cáo từ dữ liệu bên ngoài mà không cần rời khỏi Excel
Tạo báo cáo tùy chỉnh của bạn từ cổng Kloudio và sau đó chọn chúng từ menu thả xuống trong Excel. Sau đó, bạn có thể áp dụng bất kỳ bộ lọc bổ sung nào và chọn tần suất làm mới báo cáo (để bạn có thể cập nhật bảng tính bán hàng của mình tự động hàng tuần, hàng ngày hoặc thậm chí hàng giờ.)
Bước 4. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập dữ liệu vào trang tính đã kết nối của mình và yêu cầu dữ liệu cập nhật nguồn dữ liệu bên ngoài của bạn
Tạo mẫu tải lên từ cổng Kloudio và bạn sẽ có thể tải các thay đổi trong bảng tính của mình lên nguồn dữ liệu bên ngoài theo cách thủ công hoặc tự động.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Chỉ tải xuống các plugin Excel từ Microsoft AppSource, trừ khi bạn tin tưởng nhà cung cấp bên thứ ba.
- Macro có thể được sử dụng cho mọi việc, từ các tác vụ đơn giản (ví dụ: thêm giá trị hoặc tạo biểu đồ) đến các tác vụ phức tạp (ví dụ: tính toán giá trị ô của bạn, tạo biểu đồ từ kết quả, gắn nhãn biểu đồ và in kết quả).
- Khi mở một bảng tính với macro của bạn, bạn có thể phải nhấp vào Bật nội dung trong biểu ngữ màu vàng ở đầu cửa sổ trước khi bạn có thể sử dụng macro.
Cảnh báo
- Macro có thể được sử dụng với mục đích xấu (ví dụ: để xóa tệp trên máy tính của bạn). Không chạy macro từ các nguồn không đáng tin cậy.
- Macro sẽ thực hiện theo đúng nghĩa đen mỗi bước bạn thực hiện trong khi ghi. Đảm bảo rằng bạn không vô tình nhập giá trị không chính xác, mở chương trình bạn không muốn sử dụng hoặc xóa tệp.
