WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo cơ sở dữ liệu đầu tiên trong Microsoft Access. Nếu bạn muốn bắt đầu lại từ đầu, bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu trống và tự thiết kế nó. Nếu bạn không quen với việc tạo và làm việc với cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu cơ sở dữ liệu của Access để bắt đầu.
Các bước
Phương pháp 1/2: Tạo cơ sở dữ liệu trống
Bước 1. Mở Microsoft Access trên máy tính của bạn
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu của Windows hoặc thư mục Ứng dụng của máy Mac.
Bước 2. Chọn Cơ sở dữ liệu trống
Đây là tùy chọn đầu tiên trong phần "Mới". Các tùy chọn khác là các mẫu được thiết lập cho các mục đích cụ thể, chẳng hạn như quản lý liên hệ.
Bước 3. Nhập tên tệp vào hộp
Tên tệp mặc định bắt đầu bằng từ "Cơ sở dữ liệu" và kết thúc bằng ".accdb." Bạn sẽ muốn giữ phần ".accdb", nhưng bạn có thể thay thế phần còn lại của tên tệp bằng bất kỳ tên nào bạn muốn.
- Ví dụ: nếu bạn đang tạo cơ sở dữ liệu có chứa danh sách nhân viên, bạn có thể gọi nó là Nhân viên.accdb.
- Nếu bạn muốn lưu cơ sở dữ liệu trong một thư mục cụ thể, hãy nhấp vào Duyệt qua và chọn thư mục đó.
Bước 4. Nhấp vào Tạo
Thao tác này sẽ tạo cơ sở dữ liệu trống mới của bạn, cũng như một bảng trống mới được gọi là Bảng 1.
Tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái. Khi bạn thêm nhiều bảng hơn, bạn có thể nhấp vào tên bảng để chuyển sang dạng xem của bảng đó
Bước 5. Thêm bảng vào cơ sở dữ liệu
Bảng là nơi lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn. Bạn có thể nhập dữ liệu của mình trực tiếp vào bảng và Access sẽ tự động tạo tên và loại trường dựa trên những gì bạn nhập hoặc bạn có thể chỉ định loại trường trước khi nhập vào trường. Nếu bạn đã quen thuộc với Excel, hãy nghĩ đến các bảng giống như các trang tính riêng lẻ trong sổ làm việc. Dữ liệu trong bảng được sắp xếp theo hàng và cột. Bạn thậm chí có thể nhập dữ liệu từ bảng tính Excel vào một bảng. Để thêm một bảng:
- Nhấn vào Tạo ra chuyển hướng.
- Nhấp chuột Bàn trong nhóm "Bàn". Bạn sẽ thấy rằng bây giờ có một bảng được gọi là "Bảng 2" trong cơ sở dữ liệu của bạn.
- Để đổi tên bảng, hãy nhấp chuột phải vào tên của bảng đó ở cột bên trái và chọn Đổi tên.
-
Nếu bạn muốn xóa một bảng, hãy nhấp chuột phải vào tên của nó và chọn Xóa bỏ.
Bước 6. Nhập dữ liệu vào bảng của bạn
Ô trống đầu tiên trong "Nhấp để Thêm" là nơi con trỏ của bạn tự động xuất hiện.
- Để bắt đầu nhập dữ liệu và cho phép Excel chọn loại trường, chỉ cần bắt đầu nhập vào ô đầu tiên trong "Nhấp để thêm." Nhấn nút Vào phím để chuyển sang trường tiếp theo.
- Để chọn một loại trường, hãy nhấp vào Lĩnh vực nếu nó chưa được chọn, sau đó nhấp vào một trong các loại trường trên bảng "Trường" trong thanh công cụ. Nếu bạn không thấy những gì bạn cần, hãy nhấp vào Các lĩnh vực khác để hiển thị các tùy chọn bổ sung. Bạn cũng có thể nhấp vào Nhấp để thêm để mở menu nhanh chứa các loại trường phổ biến.
- Bạn có thể kéo các trường xung quanh để di chuyển chúng. Bạn cũng có thể kéo cột đến các vị trí khác.
- Để đổi tên một cột, hãy bấm đúp vào tiêu đề của nó, nhập tên mới, rồi nhấn Vào.
Bước 7. Lưu cơ sở dữ liệu mới của bạn
Nếu bạn đóng các bảng của mình trước khi lưu ít nhất một lần, các bảng sẽ tự động bị xóa - ngay cả khi bạn đã nhập dữ liệu vào chúng. Để lưu cơ sở dữ liệu của bạn, hãy nhấp vào Tập tin menu và chọn Cứu.
Bây giờ bạn đã tạo cơ sở dữ liệu Access đầu tiên của mình, bạn có thể tìm hiểu cách tạo truy vấn hành động, liên kết bảng, nhập dữ liệu Excel và đặt mức độ bảo mật của người dùng
Phương pháp 2/2: Tạo cơ sở dữ liệu từ mẫu
Bước 1. Mở Microsoft Access trên máy tính của bạn
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu của Windows hoặc thư mục Ứng dụng của máy Mac.
Bước 2. Duyệt qua các mẫu có sẵn
Một số mẫu sẽ xuất hiện trên màn hình ban đầu. Bạn cũng có thể xem trực tuyến các mẫu khác bằng cách nhấp vào Lựa chọn khác hoặc Tìm kiếm đề xuất: Truy cập cơ sở dữ liệu, tùy thuộc vào phiên bản của bạn.
Khi tìm kiếm các mẫu trực tuyến, bạn có thể chọn một danh mục hoặc nhập một từ khóa vào thanh tìm kiếm. Một số ví dụ kiểm kê, dinh dưỡng ', và cá nhân.
Bước 3. Nhấp vào một mẫu để xem bản xem trước
Mỗi mẫu có một ảnh chụp màn hình mà bạn có thể sử dụng để giúp cung cấp thông tin cho lựa chọn của mình. Nếu bạn không thích giao diện của mẫu, hãy nhấp vào NS ở góc trên cùng bên phải để quay lại danh sách mẫu. Tiếp tục nhấp qua các mẫu cho đến khi bạn tìm thấy mẫu mình muốn sử dụng.
Bước 4. Nhập tên tệp vào hộp
Tên tệp mặc định bắt đầu bằng từ "Cơ sở dữ liệu" và kết thúc bằng ".accdb." Bạn sẽ muốn giữ lại phần ".accdb", nhưng bạn có thể thay thế phần còn lại của tên tệp bằng bất kỳ tên nào bạn muốn.
- Ví dụ: nếu bạn đang tạo một cơ sở dữ liệu có chứa danh sách nhân viên, bạn có thể gọi nó là stock.accdb.
- Nếu bạn muốn lưu cơ sở dữ liệu trong một thư mục cụ thể, hãy nhấp vào Duyệt qua và chọn thư mục đó.
Bước 5. Nhấp vào Tạo
Điều này tạo ra một cơ sở dữ liệu mới dựa trên mẫu đã chọn.
- Bảng điều hướng ở phía bên trái của cơ sở dữ liệu chứa tất cả các bảng, truy vấn, biểu mẫu và / hoặc macro. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển này để chuyển đổi giữa các phần tử khác nhau của cơ sở dữ liệu.
- Tùy thuộc vào mẫu, bạn có thể tự động được đưa đến một biểu mẫu cho phép bạn nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Các mẫu khác có thể không có biểu mẫu nhập dữ liệu, thay vào đó yêu cầu bạn nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng.
Bước 6. Nhấp vào Bật Nội dung nếu được nhắc
Tùy thuộc vào mẫu, bạn có thể thấy cảnh báo bảo mật trong thanh thông báo. Miễn là bạn tin tưởng nguồn của mẫu (bạn tải xuống từ Access thì tốt, nhưng không được khuyến nghị nếu bạn tải xuống từ các trang web của bên thứ ba), hãy nhấp vào Bật nội dung để bắt đầu chỉnh sửa.
Bước 7. Tạo đăng nhập nếu được nhắc
Nếu bạn thấy hộp thoại đăng nhập với danh sách người dùng trống, bạn cần tạo người dùng cho cơ sở dữ liệu. Nhấp chuột Người dùng mới, điền vào biểu mẫu, nhấp vào Lưu & Đóng, và sau đó nhấp vào Đăng nhập để đăng nhập bằng tài khoản người dùng mới của bạn.
Bước 8. Xóa dữ liệu mẫu
Tùy thuộc vào mẫu, một số dữ liệu có thể đã được điền. Khi bạn đã sẵn sàng nhập dữ liệu của riêng mình, bạn sẽ muốn xóa dữ liệu mẫu. Đây là cách thực hiện:
- Bấm vào hộp tô bóng ở bên trái của bản ghi bạn muốn xóa.
- Nhấn vào Nhà nếu bạn chưa ở đó.
- Nhấp chuột Xóa bỏ trong bảng "Bản ghi" trên thanh công cụ.
Bước 9. Lưu cơ sở dữ liệu mới của bạn
Sau khi bắt đầu nhập dữ liệu, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình không làm mất các thay đổi của mình. Nhấn vào Tập tin menu và chọn Cứu để lưu tiến trình của bạn.
