Nếu bạn phải rời văn phòng một chút hoặc bạn đang có kế hoạch đi nghỉ, bạn có thể muốn cho những người gửi email cho bạn biết rằng bạn đang đi vắng. Nếu bạn có tài khoản Exchange, Outlook đi kèm với chức năng được tích hợp sẵn. Nếu không có tài khoản Exchange, bạn vẫn có thể tự động trả lời email bằng cách tạo một vài quy tắc. Làm theo hướng dẫn này để thiết lập trả lời tự động của bạn, cho dù bạn có tài khoản Exchange hay không.
Các bước
Phương pháp 1/4: Outlook 2010/2013
Bước 1. Bật trả lời tự động
Chọn một thư mục Exchange. Chọn thư mục từ kho tin nhắn của bạn. Bạn phải chọn một thư mục Exchange để xem tùy chọn Trả lời Tự động. Mở menu Trả lời Tự động (Vắng mặt). Bạn có thể tìm thấy điều này bằng cách nhấp vào tab Tệp và sau đó chọn tab Thông tin.
Bước 2. Định cấu hình câu trả lời của bạn
Trong menu Trả lời Tự động, hãy chọn hộp có nhãn Gửi Trả lời Tự động. Bạn có thể điều chỉnh thời gian mà trợ lý đang hoạt động bằng cách chọn hộp và đặt thời gian và phạm vi ngày.
Bước 3. Viết câu trả lời của bạn
Đối với các email được gửi từ bên trong máy chủ trao đổi của bạn, hãy sử dụng tab Bên trong Tổ chức của tôi. Để trả lời email nhận được từ bất kỳ ai khác, hãy sử dụng tab Bên ngoài tổ chức của tôi. Khi bạn hài lòng với câu trả lời của mình, hãy nhấp vào OK.
Bước 4. Tắt trả lời tự động
Nếu bạn đặt phạm vi ngày cho các câu trả lời tự động của mình, trợ lý sẽ tự động kết thúc khi phạm vi ngày kết thúc. Nếu bạn không đặt phạm vi, nó sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động”.
Phương pháp 2/4: Outlook 2007
Bước 1. Bật Office Assistant
Nhấp vào tab Công cụ. Trong menu Công cụ, chọn Trợ lý vắng mặt. Chọn hộp có nhãn “Gửi trả lời tự động Vắng mặt.” Bạn có thể điều chỉnh thời gian mà trợ lý đang hoạt động bằng cách chọn hộp và đặt thời gian và phạm vi ngày.
Bước 2. Viết câu trả lời của bạn
Đối với các email được gửi từ bên trong máy chủ trao đổi của bạn, hãy sử dụng tab Bên trong Tổ chức của tôi. Để trả lời email nhận được từ bất kỳ ai khác, hãy sử dụng tab Bên ngoài tổ chức của tôi. Khi bạn hài lòng với câu trả lời của mình, hãy nhấp vào OK.
Bước 3. Tắt Trợ lý vắng mặt
Nếu bạn đặt phạm vi ngày cho các câu trả lời tự động của mình, trợ lý sẽ tự động kết thúc khi phạm vi ngày kết thúc. Nếu bạn không đặt phạm vi, nó sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động Vắng mặt”.
Phương pháp 3/4: Outlook 2003
Bước 1. Bật Office Assistant
Trong menu Công cụ, chọn Trợ lý vắng mặt. Chọn hộp có nhãn “Tôi hiện không có mặt tại Văn phòng.”
Bước 2. Viết câu trả lời của bạn
Trong hộp có nhãn “Chỉ trả lời tự động một lần cho mỗi người gửi với nội dung sau:” nhập câu trả lời mà bạn muốn trả lời.
Bước 3. Thêm quy tắc
Bạn có thể thêm các quy tắc vào Trợ lý của mình, chẳng hạn như chuyển tiếp tin nhắn từ một số người gửi đến người nhận khác. Nhấp vào nút Thêm quy tắc… để định cấu hình quy tắc tùy chỉnh. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc sẽ chuyển tiếp thư từ một khách hàng cụ thể đến cộng sự của bạn để không bỏ lỡ những email quan trọng khi bạn vắng nhà.
Bước 4. Tắt Trợ lý vắng mặt
Trợ lý Vắng mặt sẽ tiếp tục cho đến khi bạn mở menu Trả lời Tự động và chọn “Không gửi trả lời tự động Vắng mặt.”
Phương pháp 4/4: Gửi trả lời tự động mà không cần tài khoản Exchange
Bước 1. Tạo mẫu của bạn
Nếu không có tài khoản Exchange, các tùy chọn Trả lời Tự động sẽ không khả dụng. Bạn vẫn có thể thiết lập phản hồi tự động bằng cách sử dụng mẫu và một số quy tắc. Bắt đầu bằng cách tạo một email mới. Đây sẽ là mẫu cho phản hồi tự động của bạn.
- Chọn Chủ đề giải thích ngắn gọn tình huống. Ví dụ: "Ra khỏi văn phòng cho đến khi". Bạn cũng có thể viết các từ “trả lời tự động” trong Chủ đề để cho người nhận biết rằng phản hồi được tự động hóa ngay lập tức.
- Viết một tin nhắn ngắn gọn. Trong phần Nội dung của email, hãy viết một thông báo chung có thể áp dụng cho bất kỳ ai nhận được thông báo đó. Cho người nhận biết cách liên hệ với bạn hoặc liên hệ với ai khác.
Bước 2. Lưu mẫu của bạn
Khi bạn hài lòng với thông báo, hãy nhấp vào Lưu dưới dạng… Trong menu thả xuống “Lưu dưới dạng”, hãy chọn Mẫu Outlook. Thao tác này sẽ lưu tệp dưới dạng mẫu tải vào Outlook.
Bước 3. Tạo các quy tắc
Để phản hồi tự động hoạt động chính xác, bạn sẽ cần xác định một số quy tắc để tự động hóa quy trình. Trong Office 2003/2007, bấm vào menu Công cụ và chọn Quy tắc và Cảnh báo. Trong Office 2010/2013, bấm vào tab Tệp, chọn Thông tin, sau đó bấm Quy tắc và Cảnh báo. Thao tác này sẽ mở menu Quy tắc Thư điện tử.
- Nhấp vào nút Quy tắc mới. Bạn sẽ được yêu cầu chọn một mẫu. Từ phần “Bắt đầu từ quy tắc trống”, hãy chọn “Kiểm tra tin nhắn khi chúng đến”. Bấm tiếp.
- Xác định thư nào sẽ được phản hồi. Nếu bạn muốn trả lời mọi thư bạn nhận được trong hộp thư đến của mình, hãy chọn hộp “tên tôi ở đâu trong hộp Đến”. Bạn có thể thu hẹp nó bằng cách chỉ định gửi hoặc email cụ thể với các từ cụ thể trong chủ đề hoặc nội dung. Nhấp vào Tiếp theo sau khi thực hiện các lựa chọn của bạn
- Tải mẫu của bạn. Chọn hộp "trả lời bằng cách sử dụng một mẫu cụ thể" trong cửa sổ tiếp theo để tải thư bạn đã tạo trước đó. Nhấp vào liên kết trong mô tả hộp cho "một mẫu cụ thể". Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại hỏi nơi tìm các mẫu. Chọn “Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp”. Mở thư mà bạn đã tạo trước đó.
- Đặt ngoại lệ của bạn. Khi mẫu được tải, bạn có thể xác định các trường hợp khi bạn không muốn gửi thư trả lời, chẳng hạn như cho một người nhận cụ thể hoặc cho các loại tin nhắn cụ thể. Nhấp vào Tiếp theo sau khi thực hiện các lựa chọn của bạn.
- Đặt tên cho quy tắc của bạn. Trước khi có thể hoàn thành, bạn cần đặt tên cho quy tắc của mình. Sử dụng nội dung nào đó dễ nhớ để bạn có thể tắt quy tắc nhanh chóng trong tương lai. Chọn hộp "Bật quy tắc này" để kích hoạt quy tắc, sau đó nhấp vào Hoàn tất.
Bước 4. Tắt quy tắc
Khi bạn đã trở lại văn phòng, bạn có thể tắt quy tắc bằng cách mở lại menu Quy tắc và Cảnh báo. Chọn quy tắc Vắng mặt mà bạn đã tạo từ danh sách các quy tắc đang hoạt động, sau đó bấm vào nút Xóa.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Tổ chức thường được định nghĩa là công ty của bạn và bao gồm những người có tài khoản Máy chủ Exchange trên hệ thống e-mail của bạn.
- Menu Công cụ xuất hiện trên cửa sổ Outlook chính. Cửa sổ chính là cùng một cửa sổ xuất hiện khi bạn khởi động Outlook và bao gồm các menu Tệp, Chỉnh sửa, Xem, Bắt đầu, Công cụ, Hành động và Trợ giúp. Không có menu Công cụ trong cửa sổ nơi bạn tạo hoặc xem các mục như tin nhắn e-mail, danh bạ hoặc tác vụ.
- Khi hộp kiểm Tự động trả lời những người bên ngoài tổ chức của tôi được chọn, tab Bên ngoài Tổ chức của tôi sẽ hiển thị (Bật) bên cạnh tên tab.
- Liên hệ phải tồn tại trong thư mục Liên hệ Máy chủ Exchange của bạn. Nếu liên hệ chỉ tồn tại trong một thư mục là một phần của tệp Thư mục Cá nhân (.pst), thì tin nhắn trả lời tự động sẽ không được gửi.
