Windows 7 tạo ra sự bất tiện cho việc bảo vệ dữ liệu của bạn bằng cách không cho phép bạn bảo vệ các tệp riêng lẻ bằng mật khẩu nguyên bản không giống như các lần lặp trước đó, chẳng hạn như Windows XP. Thay vào đó, hệ điều hành cung cấp các giải pháp thay thế và giải pháp thay thế sẽ khiến những kẻ tấn công khó truy cập vào các tệp. Các phương pháp này sẽ cung cấp một giải pháp tương tự để gửi thông tin nhạy cảm qua internet và cung cấp một lớp bảo mật bổ sung cho những người có quyền truy cập vào máy tính của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu Microsoft Office
Bước 1. Bật tính năng bảo vệ bằng mật khẩu cho tài liệu của bạn
Bạn có thể kích hoạt bảo vệ bằng mật khẩu cho các tài liệu Word, PowerPoint hoặc Excel. Điều này sẽ hạn chế khả năng mở tệp bằng cách yêu cầu nhập mật khẩu. Quá trình này có thể hơi khác tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Office bạn có.
- Trong Microsoft Office 2007, nhấp vào logo Microsoft Office, nhấp vào “Chuẩn bị” trong menu, sau đó chọn “Mã hóa tài liệu”.
- Trong Microsoft Office 2010 và hơn thế nữa, hãy nhấp vào tab “Tệp”, sau đó nhấp vào “Thông tin”, nhấp vào “Bảo vệ tài liệu” và nhấp vào “mã hóa bằng mật khẩu”.
Bước 2. Tạo mật khẩu cho tài liệu của bạn
Trong cửa sổ mới này, hãy nhập mật khẩu và sau đó nhấp vào “OK”. Xác nhận mật khẩu bằng cách nhập lại mật khẩu, sau đó nhấp vào “OK”. Lưu tài liệu của bạn để kích hoạt mật khẩu.
Để kích hoạt cả khả năng mở tài liệu và chỉnh sửa tài liệu yêu cầu mật khẩu, bạn sẽ cần tạo hai mật khẩu riêng biệt. Bạn có thể đặt chúng thành cùng một mật khẩu hoặc sử dụng hai mật khẩu riêng biệt
Bước 3. Bật tính năng bảo vệ bằng mật khẩu để chỉnh sửa tài liệu
Bạn sẽ cần đặt một mật khẩu riêng cho những người dùng muốn thay đổi tài liệu. Quá trình này khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Office bạn đang sử dụng. Nhấp vào biểu trưng Microsoft Office, nhấp vào “Lưu dưới dạng” hoặc nếu bạn không thấy biểu tượng, hãy nhấp vào tab “Tệp” rồi nhấp vào “Lưu dưới dạng”. Ở cuối cửa sổ Lưu dưới dạng, nhấp vào “Công cụ”. Bạn sẽ thấy một menu mới, nhấp vào “Tùy chọn chung”. Trong tùy chọn chia sẻ tệp cho tài liệu, bạn sẽ thấy “Mật khẩu để sửa đổi”. Nhập mật khẩu, nhấp vào “OK” sau đó xác nhận mật khẩu và nhấp vào “OK”. Lưu tài liệu của bạn để giữ mật khẩu.
Phương pháp này không bắt buộc nếu bạn chỉ muốn hạn chế quyền truy cập vào việc mở tệp
Phương pháp 2/3: Sử dụng hệ thống tệp mã hóa để bảo vệ tệp
Bước 1. Truy cập các thuộc tính của tệp của bạn
Một giải pháp thay thế để bảo vệ tệp là sử dụng Hệ thống Tệp Mã hóa (EFS) của Microsoft nhúng một khóa vào tệp hạn chế quyền truy cập trừ khi khóa đó có thể được máy tính của bạn giải mã. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn mã hóa để hiển thị menu. Nhấp vào “Thuộc tính” để hiển thị cửa sổ Thuộc tính.
Bước 2. Bật mã hóa tệp của bạn
Trong tab “Chung”, nhấp vào “Nâng cao” để hiển thị cửa sổ Thuộc tính nâng cao. Nhấp vào “Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu” để chọn hộp sau đó nhấp vào “OK”.
Bước 3. Đặt mức độ mã hóa cho tệp của bạn
Bạn có thể chọn chỉ mã hóa tệp hoặc mã hóa tệp và thư mục mẹ. Sau đó, cách duy nhất để mở tệp là giải mã tệp bằng chứng chỉ trên máy tính của bạn. Bạn sẽ chỉ cần mở tệp để giải mã nó. Nếu bạn đăng nhập với tư cách người dùng khác hoặc bạn đang sử dụng máy tính khác, bạn sẽ cần xuất chứng chỉ.
Nếu mức mã hóa cũng được đặt để mã hóa thư mục mẹ, bạn cũng sẽ hạn chế quyền truy cập vào thư mục
Bước 4. Mở Trình quản lý chứng chỉ để quản lý chứng chỉ của bạn
Để quản lý chứng chỉ giải mã, bạn cần phải truy cập vào trình quản lý chứng chỉ cần thiết nếu bạn muốn xóa chứng chỉ của mình, tạo bản sao lưu hoặc chia sẻ nó với người khác. Bạn không bắt buộc phải tạo bản sao lưu của chứng chỉ, nhưng nếu chứng chỉ bị mất hoặc bị hỏng, bạn sẽ không có quyền truy cập vào tệp được mã hóa của mình. Nhấp vào nút "Bắt đầu". Trong hộp tìm kiếm, nhập "certmgr.msc" vào hộp tìm kiếm, sau đó nhấn ↵ Enter để hiển thị một cửa sổ mới.
Bước 5. Kích hoạt Trình hướng dẫn xuất chứng chỉ để xuất chứng chỉ của bạn
Trong ngăn bên trái của "Trình quản lý chứng chỉ", hãy nhấp đúp vào "Cá nhân", nhấp vào "Chứng chỉ". Ở phía bên phải, hãy nhấp vào chứng chỉ liệt kê Hệ thống tệp mã hóa trong “Mục đích Dự định”. Trên thanh menu, nhấp vào Hành động> Tất cả Công việc> Xuất để hiển thị “Trình hướng dẫn xuất chứng chỉ”.
Bước 6. Tạo bản sao lưu chứng chỉ EFS của bạn
Thực hiện theo các hướng dẫn được đưa ra bởi trình hướng dẫn. Đánh dấu vào “Có, xuất khóa cá nhân”. Nhấp vào “Trao đổi thông tin cá nhân”. Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng và xác nhận mật khẩu. Chứng chỉ của bạn sẽ được xuất và bạn sẽ được nhắc đặt tên cho nó. Nhập tên cho tệp và vị trí (với toàn bộ đường dẫn) hoặc bạn có thể nhấp vào “Duyệt qua” sau đó điều hướng đến một vị trí, nhập tên cho tệp rồi nhấp vào “Lưu”.
- Nếu bạn muốn mở tệp trên một máy tính khác, hãy đảm bảo rằng bạn có chứng chỉ và tệp được gửi cùng nhau để có thể mở tệp.
- Bạn có thể lưu chứng chỉ vào bộ nhớ di động như ổ USB hoặc phương tiện lưu trữ khác.
Bước 7. Kích hoạt Trình hướng dẫn Nhập Chứng chỉ trên một máy tính khác
Khi bạn đang mở một tệp được nhúng với khóa EFS với tư cách là một người dùng khác hoặc trên một máy tính khác, bạn có thể sử dụng “Trình quản lý chứng chỉ” để nhập chứng chỉ. Để có thể mở tệp, hãy điều hướng đến “Trình quản lý chứng chỉ”, nhấp vào thư mục “Cá nhân” sau đó trên thanh menu, nhấp vào Hành động> Tất cả tác vụ> Nhập để hiển thị “Trình hướng dẫn nhập chứng chỉ”. Làm theo hướng dẫn trên trình hướng dẫn, sau đó xác định vị trí chứng chỉ trên máy tính. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu, hãy chọn “Đánh dấu khóa này là Có thể xuất”. Nhấp vào “Đặt tất cả chứng chỉ trong cửa hàng sau” và chọn “Cá nhân.”.
Phương pháp 3/3: Hạn chế quyền truy cập vào tệp trên mạng
Bước 1. Bật chia sẻ tệp trên mạng của bạn
Để thay thế cho mật khẩu bảo vệ tệp, bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào tệp cho những người dùng cụ thể. Điều này sẽ yêu cầu người dùng được chỉ định đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của họ nếu họ đang cố gắng truy cập tệp trên đĩa cứng của bạn từ một máy tính khác. Điều hướng đến bảng điều khiển bằng cách nhấp vào “Bắt đầu” sau đó nhấp vào “Bảng điều khiển”. Trong cửa sổ “Bảng điều khiển”, hãy tìm kiếm “Xem các trạng thái và tác vụ mạng” và nhấp vào kết quả tìm kiếm. Nhấp chuột phải vào loại kết nối đang hoạt động của bạn, có thể là bộ điều hợp ethernet hoặc bộ điều hợp không dây, để hiển thị menu sau đó chọn “Thuộc tính”. Trong cửa sổ này, hãy đảm bảo rằng tab “Mạng” được hiển thị và đảm bảo rằng “Chia sẻ tệp và máy in cho mạng Microsoft” có dấu kiểm bên cạnh, sau đó nhấp vào “OK”.
Bước 2. Đảm bảo máy tính của bạn ở cùng loại mạng và nhóm làm việc
Quay lại “Bảng điều khiển” và tìm kiếm “Trung tâm mạng và chia sẻ” và nhấp vào kết quả. Nếu máy tính của bạn không cùng mạng với các máy tính khác, chúng sẽ không thể nhìn thấy nhau hoặc tạo kết nối. Bạn cũng cần đảm bảo rằng loại nhóm làm việc giống với bất kỳ sự khác biệt nào sẽ ngăn máy tính của bạn không thể kết nối với các máy tính khác. Nhấp vào tên nhóm làm việc để thay đổi cài đặt này nếu nó không khớp với nhóm làm việc của đồng nghiệp của bạn.
Bước 3. Kích hoạt Cài đặt chia sẻ nâng cao
Trên “Trung tâm mạng và chia sẻ”, hãy tìm “Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao” trên cột bên trái của cửa sổ và nhấp vào nó. Đảm bảo rằng cả “Bật chia sẻ tệp và máy in” và “Bật chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu” đều đang hoạt động.
Bước 4. Chia sẻ tệp trên mạng
Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn cho phép truy cập. Thao tác này sẽ hiển thị một menu. Nhấp vào “Chia sẻ với…” và chọn “Những người cụ thể” Nhập tên người dùng bạn muốn cấp quyền và nhấp vào “Thêm” rồi nhấp vào “OK”. Bất cứ khi nào người dùng cố gắng truy cập vào một tệp được chia sẻ, họ sẽ được nhắc đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của họ có trong nhóm làm việc. Nếu người dùng không được cấp quyền để mở tệp, họ sẽ không thể xem tệp trên mạng.
Lời khuyên
- Hãy nhớ rằng mật khẩu có phân biệt chữ hoa chữ thường.
- Đảm bảo ghi nhớ hoặc ghi lại mật khẩu của bạn ở một nơi an toàn vì chúng không thể khôi phục được.
- Khi tạo mật khẩu cho tài liệu Microsoft Office, bạn cũng có thể lặp lại quy trình để xóa mật khẩu. Thay vì nhập mật khẩu, hãy xóa mọi thứ trong trường văn bản, chấp nhận lời nhắc và lưu tài liệu để giữ các thay đổi của bạn.
- Nếu bạn tạo mật khẩu cho tài liệu Microsoft Office, hãy nhớ rằng các chương trình Microsoft Office sẽ tạo các tệp tạm thời được sử dụng làm bản sao lưu trong trường hợp chương trình gặp sự cố hoặc nếu bạn quên lưu tệp của mình. Đảm bảo xóa mọi tệp tạm thời trên máy tính của bạn vì chúng sẽ không có tính năng bảo vệ bằng mật khẩu. Chúng sẽ nằm trong cùng thư mục với tài liệu của bạn.
- Bạn chỉ có thể bật Hệ thống Tệp Mã hóa nếu bạn đang chạy phiên bản Windows 7 hỗ trợ EFS. Bạn có thể sử dụng Windows 7 Professional, Windows 7 Ultimate và Windows 7 Enterprise.
