Cơ sở dữ liệu khách hàng có thể loại bỏ rất nhiều thủ tục giấy tờ cho một doanh nghiệp, cung cấp một kho lưu trữ thông tin khách hàng có giá trị có thể được sử dụng bởi các nhóm bán hàng, nhân viên hỗ trợ khách hàng và thậm chí cả nhóm kế toán. Mặc dù có thể mua các sản phẩm phần mềm cung cấp các định dạng cơ bản cho loại cơ sở dữ liệu này, nhưng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh có thể được tạo bằng cách ghi nhớ một số điều cơ bản về hình thức và chức năng.
Các bước
Bước 1. Mua phần mềm tạo cơ sở dữ liệu
Chọn một sản phẩm tương thích với xử lý văn bản và các công cụ phần mềm khác được sử dụng trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp nhập hoặc xuất dữ liệu từ các nguồn khác dễ dàng hơn, tránh nhập một lượng lớn dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mới tạo.
Bước 2. Xác định loại thông tin sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khách hàng
Hầu hết các thiết kế sẽ bao gồm các thông tin như tên công ty, địa chỉ gửi thư, địa chỉ thực, tên liên lạc, số điện thoại và fax, và địa chỉ email. Dữ liệu bổ sung như thông tin về các điều khoản hợp đồng, giá cả và ghi chú về các nhiệm vụ đang chờ xử lý liên quan đến từng khách hàng thường được bao gồm trong dữ liệu được thu thập và duy trì trong loại tài nguyên điện tử này.
Bước 3. Xem xét các mục đích sử dụng có thể cho cơ sở dữ liệu
Cùng với việc cung cấp tài nguyên tập trung để truy xuất dữ liệu quan trọng, hãy suy nghĩ về những loại báo cáo nào có thể được tạo bằng cách sử dụng dữ liệu hoặc nếu cơ sở dữ liệu được sử dụng làm tài nguyên trong việc tạo nhãn gửi thư, danh sách email hoặc thậm chí danh sách để sử dụng trong truyền phát fax. Ghi nhớ điều này sẽ giúp xác định cách đặt tên cho từng trường chứa dữ liệu và dễ dàng quá trình tạo định dạng báo cáo lấy từ các trường đó.
Bước 4. Tổ chức các trường dữ liệu
Tạo một mẫu đơn giản tuân theo một trình tự hợp lý khi nhập tên, địa chỉ và thông tin liên hệ khác. Làm như vậy giúp bạn dễ dàng chuyển từ trường này sang trường khác với mức gián đoạn tối thiểu và hoàn thành việc nhập hồ sơ khách hàng mới trong một khoảng thời gian hợp lý.
Bước 5. Đặt quyền trên mỗi trường
Điều này bao gồm việc xác định trường nào sẽ được đưa vào các định dạng báo cáo cũng như trường nào có thể dùng làm cơ sở để sắp xếp hoặc tìm kiếm các mục nhập cơ sở dữ liệu. Việc chỉ định các quyền phù hợp cho mỗi trường sẽ đẩy nhanh việc truy xuất dữ liệu phù hợp khi cần thiết.
Bước 6. Chuẩn bị các định dạng báo cáo
Một vài định dạng cơ bản có thể được sử dụng thường xuyên sẽ là đủ, mặc dù những người dùng chính có thể được cấp khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh bao gồm các trường liên quan đến vị trí công việc của người dùng và mức độ truy cập vào dữ liệu khách hàng.
Bước 7. Thiết lập thông tin đăng nhập và quyền truy cập
Cơ sở dữ liệu khách hàng khả thi bao gồm khả năng tạo thông tin xác thực đăng nhập cho phép chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin. Đi xa hơn, việc chỉ định các cấp quyền khác nhau đảm bảo rằng mỗi người dùng có thể xem, thay đổi và nhập dữ liệu liên quan đến trách nhiệm công việc của mình nhưng không thể xem các thông tin khác được sử dụng cho nhân viên khác.
Bước 8. Xem xét và kiểm tra cơ sở dữ liệu khách hàng trước khi phát hành
Hãy thử sử dụng phiên bản beta với một nhóm nhỏ nhân viên để đảm bảo từng chức năng hoạt động như hình dung. Sử dụng những phát hiện của nhóm thử nghiệm này để giải quyết mọi vấn đề về hiệu suất, định dạng và tính dễ sử dụng. Sau khi tất cả các vấn đề được giải quyết và giải quyết, phiên bản cuối cùng có thể được triển khai cho toàn bộ công ty.
Lời khuyên
- Cố gắng thiết kế cơ sở dữ liệu để có chỗ để thêm nhiều trường hoặc tính năng hơn khi nhu cầu của công ty thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn có thể tiếp tục sử dụng sản phẩm trong một số năm mà không cần phải thay thế bằng một sản phẩm mạnh mẽ hơn.
- Không có gì lạ khi một cơ sở dữ liệu khách hàng mới phải mất một khoảng thời gian dài để phát triển. Ngay cả khi sử dụng phần mềm cho phép thực hiện dễ dàng một số tác vụ, có thể mất hàng tuần để đưa ra định dạng lý tưởng.
