Nếu công việc của bạn đòi hỏi bạn phải liên lạc với khách hàng qua điện thoại, rất có thể bạn thấy mình để lại rất nhiều thư thoại. Nhưng chính xác thì bạn nên nói gì sau tiếng bíp? Nó có thể khiến bạn căng thẳng khi cố gắng nhớ lại tất cả thông tin liên quan mà bạn cần xem qua và kết quả là các chi tiết quan trọng bị bỏ qua. Để lại các tin nhắn phân tán, ngẫu hứng bằng cách tạo ra một hệ thống để lại thư thoại. Bằng cách lướt qua một danh sách kiểm tra nhanh trong đầu, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đã cung cấp tất cả thông tin cần thiết để chuyển tiếp cho người nhận và cải thiện cơ hội nhận được cuộc gọi lại.
Các bước
Phần 1/3: Xác định bản thân
Bước 1. Sử dụng giọng nói phù hợp
Ngay sau khi bạn bắt đầu ghi âm tin nhắn của mình, hãy nói bằng giọng rõ ràng, dễ nghe. Đừng lẩm bẩm hoặc nói quá nhanh. Cố gắng hết sức để nghe có vẻ hứng thú và tràn đầy năng lượng để thu hút sự chú ý của người nghe. Mặc dù người nhận không thể nhìn thấy bạn, nhưng giọng điệu chung của bạn sẽ phát ra qua điện thoại, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang truyền tải đúng giọng điệu.
- Trình bày tất cả những gì bạn nói. Khả năng tiếp nhận không tốt có thể làm sai lệch giọng nói của bạn và khiến bạn bị cắt giọng. Ngay cả một giọng nói bình thường cũng có thể bị lẫn lộn qua điện thoại.
- Chất lượng giọng nói của bạn phải phản ánh đúng cách thức của cuộc gọi. Ví dụ: bạn có vẻ hào hứng khi để lại thư thoại để chúc mừng cháu trai của bạn tốt nghiệp trung học. Tuy nhiên, nếu bạn đang chia buồn với một người bạn đang đau buồn, bạn nên giữ giọng điệu trang trọng và tôn trọng.
Bước 2. Đề cập đến tên của bạn
Điều đầu tiên cung cấp cho người nhận tên của bạn. Bằng cách này, người bạn đang gọi sẽ biết bạn là ai ngay lập tức. Một câu đơn giản "đây là (tên của bạn)" sẽ áp dụng trong hầu hết các trường hợp, hoặc giới thiệu nhiều hơn "tên tôi là (tên đầy đủ)" nếu người bạn đang gọi chưa gặp bạn trước đây. Bạn bè và người thân sẽ nhận ra bạn mà không cần xác định thêm. Nếu đó là một cuộc gọi chuyên nghiệp, họ sẽ có tên để liên kết với giọng nói và tin nhắn, điều này sẽ giúp mở ra một đường dây liên lạc cá nhân hơn.
- Bước này có vẻ giống như một bước cho sẵn, nhưng nó thường bị người gọi quên khi họ đã thực hiện tại chỗ.
- Nếu bạn có chức danh công việc hoặc mô tả về bản thân có thể hữu ích cho người nhận trong cuộc gọi tiếp theo, hãy liệt kê nó sau tên của bạn, tức là "Tên tôi là Tiến sĩ Holdsworth, bác sĩ X quang cao cấp tại Trung tâm Y tế Sacred Heart," hoặc "Đây là Gloria Carpenter, tôi là mẹ của Chloe từ trường."
Bước 3. Để lại số điện thoại của bạn
Đọc lại số điện thoại của bạn ngay sau tên của bạn. Hầu hết người gọi đợi cho đến khi kết thúc thư thoại để cung cấp thông tin liên hệ của họ, nhưng nếu người nhận không nắm bắt được thông tin đó lần đầu tiên, họ sẽ buộc phải nghe lại toàn bộ thư. Hãy nhớ nói chậm và đọc rõ khi để lại số điện thoại của bạn sao cho dễ hiểu.
- Một cách đơn giản để cung cấp số điện thoại của bạn ở đầu tin nhắn là nói điều gì đó như “đây là (tên của bạn), số của tôi là (số điện thoại của bạn),” hoặc “tên của tôi là (tên) gọi từ (số).”
- Bất chấp sự phổ biến của tính năng ID người gọi, bạn luôn nên để lại số điện thoại của mình trong trường hợp người bạn đang gọi chưa lưu số của bạn hoặc bạn đang yêu cầu họ gọi lại cho bạn ở một số máy lẻ khác.
Bước 4. Tạo kết nối
Khi nghe thư thoại hoặc tin nhắn liên quan đến công việc từ những người gửi không xác định, mọi người sẽ bắt đầu nghi ngờ hoặc không quan tâm nếu họ không biết bạn là ai hoặc tại sao bạn lại gọi. Giúp họ thoải mái bằng cách đề cập đến một người bạn chung hoặc người giới thiệu đã cung cấp cho bạn số của họ. Một lần nữa, điều này làm cho cuộc gọi cảm thấy cá nhân hơn. Thư thoại sẽ có vẻ ít xâm lấn hơn và bạn sẽ có nhiều khả năng nhận được phản hồi hơn.
- Hãy thử giới thiệu ngắn gọn để thu hút người nghe, chẳng hạn như "Tôi đã nhận được số của bạn từ Pat, người nói rằng bạn muốn bán chiếc thuyền của mình."
- Ngay cả khi bạn không thực hiện cuộc gọi công việc, việc thiết lập kết nối có thể giúp người nhận của bạn thoải mái hơn. “Đây là Bob, hàng xóm của bạn ở bên kia đường” dễ nghe hơn “Đây là Robert Henderson.”
Ghi bàn
0 / 0
Phần 1 Quiz
Nếu bạn đang để lại lời nhắn cho bạn bè hoặc người thân, bạn nên giới thiệu bản thân như thế nào?
Chỉ với tên của bạn.
Chính xác! Nếu bạn đang gọi cho ai đó biết rõ về bạn, họ sẽ có thể nhận dạng bạn chỉ từ tên của bạn. Để lại tên đầy đủ của bạn cho một thành viên gia đình hoặc bạn bè sẽ chỉ nghe có vẻ khó khăn và khó xử. Đọc tiếp câu hỏi đố vui khác.
Chỉ với họ của bạn.
Thử lại! Trừ khi bạn đi theo họ của mình với bạn bè, thật kỳ lạ khi giới thiệu bản thân theo cách đó trong tin nhắn thoại. Và nhiều thành viên trong gia đình của bạn có thể có cùng họ, vì vậy điều đó sẽ không giúp họ xác định được bạn. Đoán lại!
Với tên đầy đủ của bạn.
Không hẳn! Bạn nên để lại tên đầy đủ của mình nếu bạn đang để lại thư thoại cho người mà bạn chưa từng gặp. Nhưng một thành viên gia đình hoặc bạn bè sẽ không cần tên đầy đủ của bạn để nhận dạng bạn. Đoán lại!
Trên thực tế, bạn không cần phải đưa tên của bạn cho một người biết rõ về bạn.
Không cần thiết! Hãy nhớ rằng nói chuyện điện thoại sẽ làm biến dạng giọng nói của bạn. Do đó, ngay cả những người biết rõ về bạn cũng có thể không nhận ra giọng nói của bạn qua điện thoại. Chọn câu trả lời khác!
Muốn có thêm câu đố?
Hãy tự kiểm tra!
Phần 2/3: Nêu doanh nghiệp của bạn
Bước 1. Suy nghĩ về những gì bạn sẽ nói trước
Có ý tưởng rõ ràng về những gì bạn sẽ nói trước khi bắt đầu rời khỏi thư thoại. Điều này sẽ không thành vấn đề nếu bạn đang gọi với một ý định cụ thể, nhưng việc nghe thấy tiếng bíp ở đầu dây bên kia và biết rằng họ đang được ghi âm có thể khiến nhiều người gọi trống không. Chia nhỏ thông tin thành các gạch đầu dòng và đánh từng cái một trước khi gác máy.
- Đối với những thư thoại đặc biệt cấp bách hoặc quan trọng, hãy cân nhắc viết trước một kịch bản thô.
- Nếu bạn thấy mình đang sống trong khoảng thời gian, chỉ cần tập trung vào tên, số gọi lại và lý do gọi lại bằng một vài từ.
- Hình ảnh rằng bạn đang gửi một thư thoại để theo dõi với sự quan tâm lãng mạn về buổi hẹn hò đêm qua. Phác thảo về tinh thần cho thông điệp của bạn trước khi bạn ghi lại nó có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa hiện ra là điềm tĩnh, bình tĩnh và thu thập và một suy sụp lo lắng, lắp bắp.
Bước 2. Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn
Giới hạn tin nhắn thư thoại của bạn trong 20-30 giây. Sẽ hiếm khi có trường hợp thư thoại cần phải dài hơn. Bạn không muốn gây khó chịu cho người nhận bằng một đoạn giới thiệu hoặc câu chuyện quá dài, quanh co. Đi thẳng vào vấn đề. Một tin nhắn ngắn thực sự có thể tạo ra sự tò mò và thuyết phục một người gọi lại khi họ có thể không có.
- Mặt khác, nếu bạn để lại một thư thoại quá ngắn, người nhận của bạn có thể nghĩ rằng nó không quan trọng và xóa nó đi mà không thèm nghe. Điều này đặc biệt có thể xảy ra nếu bạn đang gọi từ một số không công khai.
- Mục đích của việc để lại thư thoại là buộc ai đó gọi lại cho bạn chứ không phải dỡ bỏ tất cả thông tin bạn sẽ chia sẻ với họ trong cuộc gọi.
Bước 3. Mở với thông tin quan trọng nhất
Cắt theo đuổi và rõ ràng về lý do của bạn để gọi. Nếu bạn chỉ đang chạm vào đế, hãy nói như vậy; nếu bạn có một ưu đãi bán hàng, hoặc đang theo dõi một giao dịch hoặc xác nhận một cuộc hẹn, hãy cho người nhận biết. Người nghe của bạn sẽ nhanh chóng mất hứng thú và có thể xóa tin nhắn nếu bạn không thông báo trước cho họ về mục đích của mình.
- Bạn chỉ có một thời gian ngắn để hiểu rõ quan điểm của mình. Nếu bạn đánh bại xung quanh bụi rậm, người nghe của bạn có thể từ bỏ thông điệp trước khi họ nhận được bất kỳ thông tin quan trọng nào.
- Sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn đưa ra những tin tức khó hiểu như dấu chấm trống "bố đang ở trong bệnh viện" và sử dụng phần còn lại của tin nhắn để an ủi và giải thích, hơn là nhảy xung quanh chủ đề và khiến người nghe của bạn lo lắng.
Bước 4. Hãy cá nhân và hữu cơ
Kìm hãm sự thôi thúc chìm vào một “giọng nói điện thoại” nghe có vẻ chung chung. Chỉ cần lịch sự, là chính mình và nói chuyện một cách tự nhiên. Mọi người có thể biết khi ai đó đang cố gắng bán cho họ thứ gì đó hoặc bán theo một cách nào đó và họ sẽ có nhiều khả năng cung cấp cho bạn thời gian trong ngày nếu họ cảm thấy như bạn đang tiếp cận họ với tư cách bình đẳng.
Nghe như thể bạn đang đọc kịch bản sẽ khiến người nghe có ấn tượng rằng họ chỉ là một cuộc gọi khác mà bạn phải thực hiện
Ghi bàn
0 / 0
Phần 2 Quiz
Bạn nên cung cấp bao nhiêu thông tin trong thư thoại của mình?
Càng ít càng tốt, ví dụ: tên và số của bạn.
Không! Đừng cố tỏ ra bí ẩn trong thư thoại, đặc biệt nếu bạn đang gọi từ một số không công khai. Nếu bạn quá khó hiểu, người bạn đang gọi có thể xóa thư thoại của bạn vì không quan trọng. Chọn câu trả lời khác!
Chỉ đủ để giải thích lý do tại sao họ nên gọi lại cho bạn.
Chính xác! Hãy ngắn gọn, nhưng hãy cung cấp cho người bạn đang gọi đủ thông tin để biết lý do bạn gọi. Nhiều khả năng họ sẽ gọi lại cho bạn nếu bạn không quá kín tiếng cũng như không nói quá. Đọc tiếp câu hỏi đố vui khác.
Tất cả thông tin bạn sẽ cung cấp nếu họ bắt máy.
Không chính xác! Tin nhắn thoại không thay thế cho các cuộc hội thoại đầy đủ. Nếu bạn nói chuyện hơn 20 hoặc 30 giây, người bạn gọi có thể cảm thấy buồn chán hoặc khó chịu và có thể họ sẽ không gọi lại cho bạn. Chọn câu trả lời khác!
Muốn có thêm câu đố?
Hãy tự kiểm tra!
Phần 3/3: Đăng ký
Bước 1. Đặt một câu hỏi hoặc yêu cầu cụ thể
Khi bạn kết thúc tin nhắn của mình, hãy nói cụ thể về lý do bạn muốn người nhận gọi lại cho mình. Hỏi họ một câu hỏi chính xác hoặc đưa ra yêu cầu thúc đẩy họ nhấc máy. Nếu họ cảm thấy bối rối hoặc không chắc chắn về ý định của bạn sau khi nghe thư thoại của bạn, thì điều đó đã không thực hiện được công việc của mình.
- Hãy thử các cụm từ như “hãy cho tôi biết bạn thích công thức mà tôi đã gửi cho bạn như thế nào” hoặc “Tôi muốn nghe ý kiến của bạn về đề xuất này”.
- Mọi người có nhiều động lực để liên lạc hơn khi bạn gửi yêu cầu cho họ hơn là khi bạn chỉ nói “gọi lại cho tôi”.
Bước 2. Đặt lại tên và thông tin liên hệ của bạn
Kết thúc thông điệp của bạn bằng cách một lần nữa cung cấp cho người nghe tên và số điện thoại của bạn. Lặp lại số điện thoại của bạn hai lần để không có khả năng họ viết sai hoặc không viết được chữ số. Hãy nhớ bao gồm bất kỳ thông tin chi tiết nào có thể hữu ích khi người nhận gọi lại cho bạn, chẳng hạn như khi nào bạn sẽ và sẽ không rảnh và thời gian tốt nhất trong ngày để gọi.
- Đánh vần số điện thoại của bạn nhiều hơn hai lần khi kết thúc cuộc gọi là quá mức và thậm chí có thể bị hiểu là thô lỗ.
- Bạn cũng có thể muốn đánh vần họ của mình nếu người gọi chưa từng gặp bạn trước đây.
- Bạn sẽ không cần phải lo lắng về bước này nếu tin nhắn của bạn là tin nhắn bình thường dành cho bạn bè hoặc người thân.
Bước 3. Tránh kết thúc dài dòng
Khi đã đến lúc gác máy, đừng chờ đợi hoặc kéo dài tin nhắn một cách không cần thiết. Trừ khi đó là một cuộc gọi riêng cho một người thân yêu, không cần thiết phải chúc ai đó một ngày tuyệt vời. Sự chú ý của người nhận sẽ giảm dần khi thư thoại kéo dài hơn, vì vậy hãy cố gắng không để mất tập trung vào cuối thư. Cảm ơn họ đã dành thời gian và để giai đoạn giao tiếp tiếp theo tùy thuộc vào họ.
- Những câu kết thân thiện như “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn” ấm áp hơn và do đó hiệu quả hơn những câu nói chung chung, mang tính thương mại như “chúc một ngày tốt lành”.
- Đừng tóm tắt hoặc tóm tắt thông điệp của bạn ở cuối. Nếu người nhận cần nghe lại một chi tiết nào đó, họ có thể phát lại sau.
Ghi bàn
0 / 0
Phần 3 Quiz
Bạn nên nói số điện thoại của mình bao nhiêu lần ở cuối thư thoại?
Không, giả sử bạn đã nói điều đó ở đầu tin nhắn.
Không hẳn! Có, bạn nên cung cấp số của mình khi bắt đầu thư thoại. Nhưng ngay cả khi đó, có khả năng người đó đã bỏ lỡ lần đầu tiên, vì vậy tốt hơn hết bạn nên lặp lại điều đó ở cuối tin nhắn của bạn. Nhấp vào một câu trả lời khác để tìm câu trả lời phù hợp…
Một lần
Gần! Nói số của bạn một lần ở cuối tin nhắn chắc chắn tốt hơn là không nói gì cả. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là bạn nên lặp lại nó nhiều lần để đảm bảo rằng người đó sẽ hiểu. Chọn câu trả lời khác!
Hai lần
Chuẩn rồi! Ở cuối tin nhắn, hãy lặp lại số của bạn hai lần. Đó là con số lý tưởng để đảm bảo người đó nghe chính xác mà không bị coi là tự đề cao hoặc thô lỗ. Đọc tiếp câu hỏi đố vui khác.
Ba lần
Gần như! Bạn không cần phải nêu số của mình ba lần ở cuối thư thoại. Người bạn đang gọi sẽ nhận được số của bạn với số lần lặp lại ít hơn số này. Và tệ hơn, lặp lại nó ba lần hoặc nhiều hơn có thể bị coi là thô lỗ. Hãy thử một câu trả lời khác…
Muốn có thêm câu đố?
Hãy tự kiểm tra!
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Hãy nghĩ về những lần bạn nhận được tin nhắn thư thoại khiến bạn nghĩ "người này muốn gì?" Để lại loại thư thoại bạn muốn nhận.
- Cung cấp địa chỉ email hoặc phương thức liên hệ khác ngoài số điện thoại của bạn khi nó có liên quan đến tương tác của bạn với người nhận.
- Nụ cười! Nó đi qua, thậm chí qua điện thoại.
- Hãy nhớ đề cập đến ngày nếu bạn đang chia sẻ thông tin nhạy cảm về thời gian.
- Nếu bạn đang gọi về một chủ đề nhạy cảm, hãy giới hạn thông tin bạn đưa vào thư thoại để phòng trường hợp người khác nghe được.
- Trong trường hợp khẩn cấp hoặc thiên tai, hãy sử dụng tin nhắn thư thoại gửi đi của bạn để cho mọi người biết bạn vẫn ổn.
Cảnh báo
- Nếu bạn đang cố gắng nhờ ai đó gọi lại cho mình, đừng nhắc lại những lần gọi thất bại trong quá khứ. Điều này có thể khiến bạn có vẻ khó chịu và họ sẽ ít thoải mái hơn khi đối xử với bạn.
- Trong các trường hợp chuyên nghiệp, bạn nên luôn để lại thư thoại nếu người bạn đang gọi không trả lời. Nhìn thấy nhiều cuộc gọi nhỡ mà không có tin nhắn thư thoại làm suy yếu tầm quan trọng của doanh nghiệp của bạn.
