Trong thời đại của điện thoại di động, phép xã giao qua điện thoại phần lớn đã đi theo hướng khác. Biết cách nhận tin nhắn vẫn hữu ích khi bạn đang làm việc trong văn phòng hoặc nhận cuộc gọi cho người khác. Lịch sự, viết mọi thứ ra giấy và gửi thông điệp kịp thời là chìa khóa!
Các bước
Bước 1. Trả lời điện thoại
Người ở đầu dây bên kia yêu cầu người giám sát hoặc đồng nghiệp trực tiếp của bạn không có mặt tại bàn làm việc của anh ấy / cô ấy. Điều đầu tiên bạn nên làm là nói, "Anh ấy / cô ấy không rảnh vào lúc này. Tôi có thể nhận tin nhắn được không?" Giả sử họ nói có hãy tiếp tục bước tiếp theo. Nếu họ nói không thì hãy nhấn mạnh rằng ít nhất họ cũng cho phép bạn giúp họ. Nếu họ từ chối một cách lịch sự, hãy yêu cầu người đó ít nhất cung cấp cho bạn tên của họ và tên công ty; Hãy nhớ ghi lại số của họ ngoài id cuộc gọi cũng cho người đó biết thời điểm thích hợp để thử lại. Chỉ cần nhớ hỏi xem bạn có thể làm gì khác không - họ có thể muốn gọi lại và để lại tin nhắn trên máy trả lời tự động. Đảm bảo cho phép bất kỳ cuộc gọi nào dành cho ai đã gọi và khi nào họ có thể thử lại.
Bước 2. Viết ra tất cả những gì họ nói
Bạn có thể không nghĩ những gì họ nói là quan trọng nhưng người mà bạn đang viết tin nhắn có thể nghĩ là như vậy. Nếu cần, hãy yêu cầu họ lặp lại thông tin.
Bước 3. Nói lời tạm biệt (và "Không có chi" nếu áp dụng)
Bước 4. Đưa tin nhắn cho người đó càng sớm càng tốt hoặc để ở đâu đó họ sẽ tìm thấy
Lời khuyên
- Lịch sự đi.
- Viết bằng tay gọn gàng.
- Đảm bảo rằng bạn không viết sai. Bạn sẽ không muốn người nhận được tin nhắn hiểu sai ý tưởng.
