Microsoft Excel nhận dạng một số hàm toán học có thể được sử dụng để thao tác dữ liệu bạn đã nhập vào bảng tính. Cho dù bạn đang làm việc với một vài con số hay tập dữ liệu lớn, thì các hàm tổng hợp là nơi tốt để làm quen với logic hàm Excel. Hàm phổ biến nhất để cộng đơn giản giữa các ô là “= SUM ()”, với phạm vi ô đích được đặt giữa các dấu ngoặc đơn. Nhưng có một số cách khác mà phần mềm cũng có thể xử lý phép tính này.
Chọn một phương pháp
- Hàm SUM: Hữu ích cho các bảng tính lớn vì nó có thể tính tổng một loạt các ô. Chỉ có thể chấp nhận các đối số dạng số, không chấp nhận các giá trị có điều kiện.
- Dấu cộng: Đơn giản và trực quan, nhưng không hiệu quả. Tốt nhất cho các khoản tiền nhỏ, nhanh chóng.
- Hàm SUMIF: Cho phép bạn chỉ định một điều kiện và chỉ tính tổng các giá trị đáp ứng điều kiện đó.
-
Hàm SUMIFS: Cho phép các câu lệnh logic phức tạp bằng cách đặt nhiều tiêu chí. Không khả dụng cho Excel 2003 hoặc phiên bản cũ hơn.
Các bước
Phương pháp 1/4: Sử dụng hàm SUM
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 1 Bước 1. Sử dụng hàm SUM để thêm hai hoặc nhiều ô
Nhập dấu bằng (=), hàm SUM và các số bạn đang thêm được bao quanh bởi dấu ngoặc đơn (). Ví dụ: = SUM (số của bạn ở đây), hoặc = SUM (C4, C5, C6, C7). Công thức này sẽ cộng tất cả các số và ô trong dấu ngoặc đơn lại với nhau.
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 2 Bước 2. Sử dụng hàm SUM để thêm một phạm vi ô
Nếu bạn cung cấp ô bắt đầu và ô kết thúc, được phân tách bằng dấu hai chấm (:), bạn có thể đưa các phần lớn của bảng tính vào tính toán của mình. Ví dụ: '= SUM (C4: C7) yêu cầu Excel thêm giá trị từ C4, giá trị từ C7 và mọi thứ ở giữa.
Bạn không cần phải nhập "C4: C7" - bạn có thể nhấp và giữ vào ô C4 và kéo chuột xuống để đánh dấu tất cả các ô từ C4 đến C7 để tự động nhập các giá trị công thức. Thêm dấu ngoặc đơn vào cuối và bạn đã hoàn tất. Đối với các cột số lớn, đây là phương pháp nhanh hơn nhiều so với việc nhấp vào từng ô riêng lẻ
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 3 Bước 3. Sử dụng thuật sĩ tính tổng tự động
Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 trở lên, bạn có thể để excel thực hiện các chức năng này tự động bằng cách chọn một ô bên cạnh phạm vi mong muốn và nhấn “AutoSum> Sum”.
Tính tổng tự động được giới hạn trong phạm vi ô liền kề - có nghĩa là nếu bạn muốn bỏ qua các ô trong phép tính của mình, nó có thể không hoạt động chính xác
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 4 Bước 4. Sao chép / dán dữ liệu vào các ô khác
Vì ô có hàm chứa cả tổng và hàm, bạn phải xem xét thông tin nào bạn muốn sao chép.
Sao chép một ô (“Chỉnh sửa> Sao chép”), sau đó chọn một ô khác và chuyển đến “Chỉnh sửa> Dán> Dán đặc biệt”. Tại đây, bạn có thể chọn dán giá trị ô (kết quả tổng) hoặc công thức vào ô đích
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 5 Bước 5. Tổng tham chiếu trong các hàm khác
Giá trị của ô tính tổng có thể được gọi trong các hàm khác trong bảng tính của bạn. Thay vì thêm lại thông tin hoặc nhập giá trị số của hàm trước đó, bạn có thể tham chiếu ô trong các phép tính khác để tự động sử dụng kết quả.
Ví dụ: nếu bạn thêm tất cả cột C và muốn thêm kết quả vào tổng của cột D, thay vì nhập tất cả, bạn có thể tham khảo ô chứa tổng của cột C trong công thức tính tổng của cột D
Phương pháp 2/4: Sử dụng Dấu cộng (+)
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 6 Bước 1. Nhập công thức vào một ô bảng tính
Chọn một ô và nhập dấu bằng (=), sau đó xen kẽ giữa việc nhấp vào số đầu tiên bạn cần thêm, sau đó nhập dấu cộng (+), sau đó nhấp vào số thứ hai bạn muốn thêm, v.v. Mỗi lần bạn nhấp vào một số khác, Excel sẽ chèn tham chiếu ô cho bạn (ví dụ: C4), tham chiếu này cho Excel biết ô bảng tính nào chứa số (đối với C4, đó là ô trong cột C, trong hàng 4). Công thức đã hoàn thành của bạn sẽ trông giống như sau: = C4 + C5 + C6 + C7.
- Nếu bạn biết những ô nào bạn muốn tính toán, bạn có thể gõ chúng ra cùng một lúc thay vì chọn chúng riêng lẻ.
- Các hàm Excel sẽ nhận dạng các số hỗn hợp và các mục nhập ô. Đó là, bạn có thể thêm 5000 + C5 + 25,2 + B7.
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 7 Bước 2. Nhấn phím Enter
Excel sẽ tự động cộng các số lại với nhau cho bạn.
Phương pháp 3/4: Sử dụng hàm SUMIF
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 8 Bước 1. Thiết lập dữ liệu của bạn cho một hàm SUMIF
Vì SUMIF có thể diễn giải dữ liệu không phải là số, nên các bảng dữ liệu của bạn sẽ cần được thiết lập khác một chút so với hàm + hoặc SUM cơ bản. Tạo một cột có giá trị số và cột thứ hai với giá trị có điều kiện, chẳng hạn như “có” và “không”. Ví dụ: một cột có 4 hàng có giá trị 1-4 và cột thứ hai với các giá trị “có” hoặc “không” xen kẽ.
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 9 Bước 2. Nhập hàm vào một ô
Chọn một ô và nhập “= SUMIF”, sau đó đặt các điều kiện trong dấu ngoặc đơn. Đầu tiên, bạn phải nhập một phạm vi, sau đó là tiêu chí, sau đó là một phạm vi thứ hai để tính tổng. Trong trường hợp này, tiêu chí là điều kiện có / không, phạm vi sẽ là các ô chứa các tiêu chí đó và phạm vi tổng kết là các giá trị đích. Ví dụ: = SUMIF (C1: C4, yes, B1: B4). Điều này có nghĩa là cột C, chứa điều kiện có / không, sẽ thêm bất kỳ giá trị nào từ cột B nơi cột C ghi là “có”.
Phạm vi ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào bảng dữ liệu của bạn
Phương pháp 4/4: Sử dụng hàm SUMIFS
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 10 Bước 1. Thiết lập bảng dữ liệu của bạn
Thiết lập cho bảng dữ liệu này giống như cho SUMIF, nhưng nó có thể hỗ trợ nhiều tiêu chí khác nhau trong phạm vi. Tạo một cột có giá trị số, cột thứ hai có giá trị điều kiện (ví dụ: có / không) và cột thứ ba có giá trị điều kiện khác (ví dụ: ngày).
Sử dụng công thức tính tổng trong Microsoft Excel Bước 11 Bước 2. Nhập hàm SUMIFS của bạn
Chọn một ô và nhập “= SUMIFS ()”. Trong dấu ngoặc đơn, hãy nhập phạm vi tổng hợp, phạm vi tiêu chí và tiêu chí mục tiêu. Điều quan trọng cần lưu ý, với SUMIFS, tổng cơn thịnh nộ là giá trị đầu tiên. Ví dụ, = SUMIFS (B1: B4, C1: C4, vâng, D1: D4, “> 1/1/2011”). Điều này sẽ tính toán tổng của cột B, miễn là cột C có điều kiện “có” và cột D đọc một ngày muộn hơn ngày 1/1/2011 (“>” và “<” là các ký hiệu được sử dụng để biểu thị lớn hơn và nhỏ hơn hơn).
Lưu ý rằng các phạm vi có thể thay đổi, điều này có thể hữu ích cho các bảng dữ liệu lớn
Lời khuyên
- Không có lý do gì để sử dụng các hàm phức tạp cho các phép toán đơn giản; Tương tự như vậy, không có lý do gì để sử dụng một hàm đơn giản khi một hàm phức tạp hơn sẽ làm cho cuộc sống đơn giản hơn. Đi con đường dễ dàng.
- Các hàm tổng hợp này cũng hoạt động trong phần mềm bảng tính miễn phí khác, như Google Trang tính.
