Sức mạnh của Microsoft Excel là ở khả năng tính toán và hiển thị kết quả từ dữ liệu được nhập vào các ô của nó. Để tính toán bất kỳ thứ gì trong Excel, bạn cần nhập công thức vào các ô của nó. Công thức có thể là công thức số học đơn giản hoặc công thức phức tạp liên quan đến các câu lệnh điều kiện và các hàm lồng nhau. Tất cả các công thức Excel đều sử dụng cú pháp cơ bản, được mô tả trong các bước bên dưới.
Các bước
Phương pháp 1/2: Cú pháp công thức Excel
Bước 1. Bắt đầu mọi công thức bằng dấu bằng (=)
Dấu bằng cho Excel biết rằng chuỗi ký tự bạn đang nhập vào một ô là một công thức toán học. Nếu bạn quên dấu bằng, Excel sẽ coi mục nhập là một chuỗi ký tự.
Bước 2. Sử dụng tham chiếu tọa độ cho các ô chứa các giá trị được sử dụng trong công thức của bạn
Mặc dù bạn có thể bao gồm các hằng số trong công thức của mình, nhưng trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng các giá trị được nhập trong các ô khác (hoặc kết quả của các công thức khác được hiển thị trong các ô đó) trong công thức của mình. Bạn tham chiếu đến các ô đó với tham chiếu tọa độ của hàng và cột mà ô đó có. Có một số định dạng:
- Tham chiếu tọa độ phổ biến nhất là sử dụng chữ cái hoặc các chữ cái đại diện cho cột theo sau là số hàng mà ô có trong: A1 tham chiếu đến ô trong Cột A, Hàng 1. Nếu bạn thêm các hàng phía trên ô được tham chiếu hoặc các cột ở trên ô được tham chiếu, tham chiếu của ô sẽ thay đổi để phản ánh vị trí mới của nó; thêm một hàng phía trên Ô A1 và một cột ở bên trái của nó sẽ thay đổi tham chiếu của nó thành B2 trong bất kỳ công thức nào mà ô được tham chiếu đến.
- Một biến thể của tham chiếu này là đặt tham chiếu hàng hoặc cột là tuyệt đối bằng cách đặt trước chúng bằng dấu đô la ($). Trong khi tên tham chiếu cho Ô A1 sẽ thay đổi nếu một hàng được thêm ở trên hoặc một cột được thêm vào phía trước nó, Ô $ A $ 1 sẽ luôn tham chiếu đến ô ở góc trên bên trái của bảng tính; do đó, trong công thức, Ô $ A $ 1, có thể có giá trị khác, hoặc thậm chí không hợp lệ, trong công thức nếu các hàng hoặc cột được chèn vào bảng tính. (Bạn chỉ có thể đặt tham chiếu ô hàng hoặc cột là tuyệt đối, nếu bạn muốn.)
- Một cách khác để tham chiếu ô là số, ở định dạng RxCy, trong đó "R" cho biết "hàng", "C" cho biết "cột" và "x" và "y" là số hàng và cột. Ô R5C4 ở định dạng này sẽ giống với Ô $ D $ 5 ở định dạng tham chiếu hàng, cột tuyệt đối. Đặt một trong hai số sau "R" hoặc "C" làm cho tham chiếu đó có liên quan đến góc trên bên trái của trang bảng tính.
- Nếu bạn chỉ sử dụng một dấu bằng và một tham chiếu ô duy nhất trong công thức của mình, bạn sao chép giá trị từ ô khác vào ô mới của mình. Nhập công thức "= A2" vào Ô B3 sẽ sao chép giá trị đã nhập vào Ô A2 vào Ô B3. Để sao chép giá trị từ một ô trong một trang bảng tính sang một ô trên một trang khác, hãy bao gồm tên trang, theo sau là dấu chấm than (!). Nhập "= Sheet1! B6" vào Ô F7 trên Trang tính2 của bảng tính sẽ hiển thị giá trị của Ô B6 trên Trang tính1 trong Ô F7 trên Trang tính2.
Bước 3. Sử dụng các toán tử số học cho các phép tính cơ bản
Microsoft Excel có thể thực hiện tất cả các phép toán số học cơ bản - cộng, trừ, nhân và chia - cũng như lũy thừa. Một số phép toán sử dụng các ký hiệu khác với các phép toán được sử dụng khi viết phương trình bằng tay. Dưới đây là danh sách các toán tử, theo thứ tự Excel xử lý các phép toán số học:
- Phủ định: Dấu trừ (-). Thao tác này trả về nghịch đảo cộng của số được biểu thị bằng hằng số hoặc tham chiếu ô theo sau dấu trừ. (Phép cộng nghịch đảo là giá trị được thêm vào một số để tạo ra giá trị bằng 0; nó giống như nhân số với -1.)
- Phần trăm: Dấu phần trăm (%). Thao tác này trả về giá trị tương đương thập phân của tỷ lệ phần trăm của hằng số phía trước số.
- Luỹ thừa: Dấu mũ (^). Phép toán này nâng số được đại diện bởi tham chiếu ô hoặc hằng số phía trước dấu mũ lên lũy thừa của số sau dấu mũ.
- Phép nhân: Dấu hoa thị (*). Dấu hoa thị được sử dụng cho phép nhân để tránh nhầm lẫn với chữ cái "x".
- Phép chia: Dấu gạch chéo phía trước (/). Phép nhân và phép chia có thứ tự ưu tiên bằng nhau và được thực hiện từ trái sang phải.
- Phép cộng: Dấu cộng (+).
- Phép trừ: Dấu trừ (-). Phép cộng và phép trừ có thứ tự ưu tiên bằng nhau và được thực hiện từ trái sang phải.
Bước 4. Sử dụng các toán tử so sánh để so sánh các giá trị trong các ô
Bạn sẽ sử dụng các toán tử so sánh thường xuyên nhất trong các công thức với hàm IF. Bạn đặt một tham chiếu ô, hằng số hoặc hàm trả về giá trị số ở hai bên của toán tử so sánh. Các toán tử so sánh được liệt kê dưới đây:
- Dấu bằng: Dấu bằng (=).
- Không bằng ().
- Nhỏ hơn (<).
- Nhỏ hơn hoặc bằng (<=).
- Lớn hơn (>).
- Lớn hơn hoặc bằng (> =).
Bước 5. Sử dụng dấu và (&) để nối các chuỗi văn bản lại với nhau
Việc nối các chuỗi văn bản thành một chuỗi đơn được gọi là nối và dấu và được gọi là toán tử văn bản khi được sử dụng để nối các chuỗi lại với nhau trong công thức Excel. Bạn có thể sử dụng nó với chuỗi văn bản hoặc tham chiếu ô hoặc cả hai; nhập "= A1 & B2" vào Ô C3 sẽ mang lại "BATMAN" khi "BAT" được nhập vào Ô A1 và "MAN" được nhập vào Ô B2.
Bước 6. Sử dụng các toán tử tham chiếu khi làm việc với các dải ô
Bạn sẽ sử dụng dải ô thường xuyên nhất với các hàm Excel chẳng hạn như SUM, hàm này tìm tổng của một dải ô. Excel sử dụng 3 toán tử tham chiếu:
- Toán tử phạm vi: dấu hai chấm (:). Toán tử phạm vi đề cập đến tất cả các ô trong một phạm vi bắt đầu bằng ô được tham chiếu trước dấu hai chấm và kết thúc bằng ô được tham chiếu sau dấu hai chấm. Tất cả các ô thường nằm trong cùng một hàng hoặc cột; "= SUM (B6: B12)" hiển thị kết quả của việc thêm cột ô từ B6 đến B12, trong khi "= AVERAGE (B6: F6)" hiển thị giá trị trung bình của các số trong hàng ô từ B6 đến F6.
- Toán tử Union: dấu phẩy (,). Toán tử liên hợp bao gồm cả các ô hoặc phạm vi ô được đặt tên trước dấu phẩy và những ô sau nó; "= SUM (B6: B12, C6: C12)" cộng các ô từ B6 đến B12 và C6 đến C12.
- Toán tử giao nhau: một dấu cách (). Toán tử giao nhau xác định các ô chung cho 2 hoặc nhiều phạm vi; liệt kê các phạm vi ô "= B5: D5 C4: C6" mang lại giá trị trong ô C5, giá trị này chung cho cả hai phạm vi.
Bước 7. Sử dụng dấu ngoặc đơn để xác định các đối số của các hàm và ghi đè thứ tự của các hoạt động
Dấu ngoặc đơn phục vụ 2 hàm trong Excel, để xác định các đối số của các hàm và để chỉ định thứ tự hoạt động khác với thứ tự bình thường.
- Các hàm là các công thức được xác định trước. Một số, chẳng hạn như SIN, COS hoặc TAN, nhận một đối số, trong khi các hàm khác, chẳng hạn như IF, SUM hoặc AVERAGE, có thể lấy nhiều đối số. Nhiều đối số trong một hàm được phân tách bằng dấu phẩy, như trong "= IF (A4> = 0," POSITIVE, "" NEGATIVE ")" cho hàm IF. Các chức năng có thể được lồng trong các chức năng khác, sâu tới 64 cấp độ.
- Trong các công thức hoạt động toán học, các phép toán bên trong dấu ngoặc đơn được thực hiện trước các phép toán bên ngoài nó; trong "= A4 + B4 * C4," B4 được nhân với C4 trước khi A4 được cộng vào kết quả, nhưng trong "= (A4 + B4) * C4", A4 và B4 được cộng với nhau trước, sau đó kết quả được nhân với C4. Dấu ngoặc đơn trong các phép toán có thể được lồng vào nhau; phép toán trong tập hợp dấu ngoặc trong cùng sẽ được thực hiện đầu tiên.
- Cho dù lồng dấu ngoặc đơn trong các phép toán hay trong các hàm lồng nhau, hãy luôn đảm bảo có nhiều dấu ngoặc đơn đóng trong công thức của bạn như khi bạn mở dấu ngoặc đơn, nếu không bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.
Phương pháp 2/2: Nhập công thức
Bước 1. Chọn ô bạn muốn nhập công thức vào
Bước 2. Nhập dấu bằng vào ô hoặc trong thanh công thức
Thanh công thức nằm phía trên các hàng và cột của ô và bên dưới thanh menu hoặc ruy-băng.
Bước 3. Nhập dấu ngoặc đơn mở nếu cần
Tùy thuộc vào cấu trúc công thức của bạn, bạn có thể cần nhập một số dấu ngoặc đơn mở.
Bước 4. Tạo một tham chiếu ô
Bạn có thể thực hiện việc này bằng một trong số các cách sau: Nhập tham chiếu ô theo cách thủ công Chọn ô hoặc dải ô trong trang hiện tại của bảng tính. Chọn ô hoặc dải ô trong trang khác của bảng tính. Chọn ô hoặc dải ô ô trên một trang của một bảng tính khác.
Bước 5. Nhập toán tử toán học, so sánh, văn bản hoặc tham chiếu nếu muốn
Đối với hầu hết các công thức, bạn sẽ sử dụng một toán tử toán học hoặc 1 trong các toán tử tham chiếu.
Bước 6. Lặp lại 3 bước trước khi cần thiết để xây dựng công thức của bạn
Bước 7. Nhập dấu ngoặc đơn đóng cho mỗi dấu ngoặc đơn mở trong công thức của bạn
Bước 8. Nhấn "Enter" khi công thức của bạn giống như cách bạn muốn
Lời khuyên
- Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu làm việc với các công thức phức tạp, có thể hữu ích khi viết công thức ra giấy trước khi nhập vào Excel. Nếu công thức trông quá phức tạp để nhập vào một ô, bạn có thể chia nhỏ công thức thành nhiều phần và nhập các phần vào nhiều ô và sử dụng công thức đơn giản hơn trong một ô khác để kết hợp kết quả của các phần công thức riêng lẻ với nhau.
- Microsoft Excel cung cấp hỗ trợ nhập công thức bằng tính năng Tự động điền công thức, một danh sách động gồm các hàm, đối số hoặc các khả năng khác xuất hiện sau khi bạn nhập dấu bằng và một vài ký tự đầu tiên của công thức. Nhấn phím "Tab" của bạn hoặc nhấp đúp vào một mục trong danh sách động để chèn nó vào công thức của bạn; nếu mục là một hàm, thì bạn sẽ được nhắc nhập các đối số của nó. Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này bằng cách chọn "Công thức" trên hộp thoại "Tùy chọn Excel" và chọn hoặc bỏ chọn hộp "Tự động điền công thức". (Bạn truy cập hộp thoại này bằng cách chọn "Tùy chọn" từ menu "Công cụ" trong Excel 2003, từ nút "Tùy chọn Excel" trên menu nút "Tệp" trong Excel 2007 và bằng cách chọn "Tùy chọn" trên tab "Tệp" menu trong Excel 2010.)
- Khi đổi tên trang tính trong bảng tính nhiều trang, hãy thực hành không sử dụng bất kỳ khoảng trắng nào trong tên trang tính mới. Excel sẽ không nhận ra khoảng trắng trong tên trang tính trong tham chiếu công thức. (Bạn cũng có thể giải quyết vấn đề này bằng cách thay thế dấu gạch dưới cho khoảng trắng trong tên trang tính khi sử dụng nó trong công thức.)
