Email là cách nhanh chóng và dễ dàng để liên lạc với đồng nghiệp và các đối tác kinh doanh khác, đồng thời là một công cụ hiệu quả để lên lịch cho tất cả các loại cuộc họp. Cho dù bạn đang cố gắng sắp xếp một cuộc hẹn với đồng nghiệp, cấp trên hay hoàn toàn xa lạ, trước tiên bạn cần định dạng email với dòng tiêu đề và nội dung rõ ràng. Sau khi bạn đã đăng xuất email và gửi tin nhắn, hãy đợi 3-5 ngày trước khi gửi phản hồi tiếp theo.
Các bước
Phương pháp 1/2: Định dạng Email
Bước 1. Đề cập đến dòng chủ đề mà bạn muốn gặp
Nêu rõ mục đích của bạn trong dòng chủ đề của email để người nhận biết ngay rằng bạn muốn gặp họ. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ như “Cuộc họp” hoặc “Thời gian họp có thể xảy ra”. Thay vào đó, hãy sử dụng ngày và khung giờ cụ thể trong dòng tiêu đề để người nhận của bạn biết những gì mong đợi ngay lập tức.
Ví dụ: nhập nội dung như sau: “Yêu cầu cuộc họp vào 5/17 lúc 11 giờ sáng”
Bước 2. Sử dụng một lời chào thích hợp để bắt đầu email của bạn
Hãy thử sử dụng một lời chào trang trọng, tiêu chuẩn khi bạn bắt đầu viết tin nhắn. Nếu bạn đang liên hệ với một quan chức nhà nước hoặc một cá nhân nổi bật khác mà bạn chưa từng gặp, hãy sử dụng tiêu đề đầy đủ của họ trong tiêu đề. Nếu bạn đang liên hệ với đồng nghiệp hoặc cấp trên, hãy sử dụng kính ngữ như “Ông,” “Bà”, “Mx.” Hoặc “Cô.” Theo nguyên tắc chung, hãy thử sử dụng những lời chào như “Kính gửi”, “Xin chào” và “Xin chào” để bắt đầu email của bạn.
- Nếu bạn đang giải quyết một văn phòng chung hoặc một nhóm thay vì một cá nhân, hãy sử dụng “Người mà họ có thể quan tâm”.
-
Ví dụ: nếu bạn đang liên hệ với cấp trên của mình, hãy thử soạn thảo lời chào như sau:
“Ông Jackson thân mến, Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn tốt! Tôi muốn liên hệ với bạn về một cuộc họp có thể xảy ra."
Bước 3. Giới thiệu bản thân nếu bạn đang gặp một người hoàn toàn xa lạ
Dành đoạn đầu tiên của bạn cho phần giới thiệu ngắn gọn nếu bạn đang viết thư cho một quan chức nhà nước hoặc người khác mà bạn chưa từng gặp trước đây. Tập trung vào tên, chức vụ và kết nối nghề nghiệp của bạn để người nhận biết bạn là ai và lý do bạn liên hệ với họ. Nếu bạn đang liên hệ với ai đó mà bạn đã biết, chẳng hạn như sếp hoặc đồng nghiệp, đừng bắt buộc phải đưa vào một đoạn giới thiệu.
- Phần giới thiệu của bạn sẽ không mất nhiều thời gian để đọc.
-
Hãy thử viết một cái gì đó như thế này:
Kính gửi bà Atkins, Tên tôi là Sarah Clement, và tôi làm việc cho Trại tạm trú Động vật Hạt Jones.
Bước 4. Mô tả lý do của cuộc họp và tầm quan trọng tổng thể của nó
Ở phần đầu của email (sau phần giới thiệu của bạn, nếu bạn chọn bao gồm một cuộc họp), hãy nêu loại cuộc họp mà bạn muốn có với người nhận và đó sẽ là một cuộc họp chính thức hay bình thường. Sau khi bạn đã giải thích cuộc họp nhằm mục đích gì, hãy mở rộng lý do tại sao cuộc họp lại quan trọng đối với nhiệm vụ mà bạn đang cố gắng hoàn thành. Cố gắng giải thích ngắn gọn vì người nhận có thể không có nhiều thời gian để xem qua email của bạn.
Ví dụ, hãy thử viết một cái gì đó như sau: “Bạn có thể gặp tôi vào tuần tới để thảo luận về kế hoạch nhận con nuôi sắp tới không? Vì bạn hiện là cố vấn tài chính cho trại động vật, tôi tin rằng bạn có thể cung cấp nhiều thông tin chi tiết về ngân sách hoạt động của tổ chức cho sự kiện này.”
Bước 5. Đề xuất địa điểm và thời gian có thể cho cuộc họp của bạn
Hãy thử nghĩ đến một địa điểm nổi tiếng và dễ dàng tiếp cận với người nhận. Nếu bạn làm việc trong cùng một tòa nhà hoặc địa điểm chung với người bạn đang gửi email, hãy xem liệu bạn có thể gặp nhau trong giờ nghỉ trưa hay không. Nếu bạn và người nhận không sống hoặc làm việc ở một địa điểm gần đó, hãy thử đề xuất một nhà hàng hoặc khu vực công cộng khác mà bạn có thể gặp gỡ. Ngoài ra, hãy đề cập đến phạm vi thời gian phù hợp với bạn để người nhận có thể cho bạn biết tình trạng sẵn có của họ dễ dàng hơn.
- Nếu cả hai bạn đều có lịch trình bận rộn, hãy cân nhắc lên lịch cuộc họp qua điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.
- Ví dụ, hãy soạn thảo một câu đại loại như sau: “Tuần này bạn có thể đung đưa bên chuồng động vật không? Tôi sẽ ở quầy lễ tân hàng ngày từ 9 đến 5 giờ”.
Bước 6. Yêu cầu người nhận trả lời tin nhắn của bạn
Vì bạn đang lên lịch một sự kiện về mặt kỹ thuật, hãy lịch sự yêu cầu người nhận trả lời về tình trạng sẵn có của họ. Nếu bạn đang liên hệ với một người đặc biệt bận rộn, hãy nhớ rằng họ có thể mất một hoặc 2 ngày để trả lời. mặt sau.
Ví dụ: hãy nói điều gì đó như sau: "Nếu bạn có thể cho tôi biết tình trạng rảnh rỗi của bạn trong tuần tới, tôi thực sự rất cảm kích!"
Bước 7. Sử dụng ngôn ngữ kết thúc thân mật khi kết thúc email
Soạn một câu kết thúc nhấn mạnh lại mục đích của email của bạn, để người nhận hiểu rõ ràng mục đích của cuộc họp. Sử dụng giọng điệu thân thiện để ký tên vào email của bạn, sử dụng các cụm từ như “Trân trọng”, “Cảm ơn” hoặc “Lời chúc tốt đẹp nhất”. Sau khi viết tắt, hãy để lại chữ ký bên dưới tên của bạn, chữ ký này thể hiện lại vị trí hoặc nghề nghiệp hiện tại của bạn.
- Cung cấp ngôn ngữ của bạn cho người nhận. Nếu bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp, một dấu hiệu như "Hẹn gặp lại" sẽ có ý nghĩa hơn "Trân trọng". Nếu bạn đang liên hệ với cấp trên, "Trân trọng" hoặc "Chúc mừng tốt đẹp nhất" sẽ thích hợp hơn là một lời chào thông thường như "Hẹn gặp lại".
-
Ví dụ, viết một cái gì đó như sau:
Tôi rất mong được gặp bạn sớm vì tôi muốn đợt áp dụng này thành công nhất có thể.
Trân trọng, Sarah Clement
Điều phối viên Hoạt động, Mái ấm Động vật Hạt Jones
Bước 8. Bao gồm bất kỳ tệp đính kèm thích hợp nào liên quan đến cuộc họp
Đính kèm bất kỳ tài liệu, bảng tính hoặc các tệp có liên quan khác có thể giúp chuẩn bị cho người nhận cho cuộc họp. Nếu bạn đang liên hệ với ai đó về một chủ đề phức tạp, hãy bao gồm bất kỳ cuốn sách nhỏ hoặc bảng dữ liệu nào cần thiết để giúp người nhận hiểu chủ đề của cuộc họp.
Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận về các thay đổi ngân sách cho một sự kiện sắp tới, bạn có thể muốn bao gồm một bảng tính về ngân sách của năm trước
Bước 9. Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và ngữ pháp phù hợp trong suốt email
Đọc lại tin nhắn của bạn để tìm bất kỳ lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả rõ ràng nào, để bản nháp cuối cùng của bạn trông bóng bẩy và sạch sẽ nhất có thể. Ngoài ra, hãy xóa bất kỳ chữ viết tắt hoặc tiếng lóng nào khiến thông điệp có vẻ bình thường hơn hoặc khó hiểu hơn. Nếu bản nháp cuối cùng của bạn không trông và có vẻ chuyên nghiệp, thì người nhận có thể không coi trọng yêu cầu của bạn.
Mặc dù biểu tượng cảm xúc có thể thú vị khi sử dụng trong văn bản và email thông thường, nhưng bạn không nên sử dụng chúng để yêu cầu một cuộc họp
Phương pháp 2/2: Theo dõi người nhận
Bước 1. Soạn thảo một email tiếp theo nếu người nhận không liên lạc lại với bạn sau 3-5 ngày
Cho người nhận một vài ngày để đọc và trả lời yêu cầu của bạn. Nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng một tuần làm việc, hãy gửi cho người đó một email nhanh để nhắc họ rằng bạn đang chờ trả lời. Nhấn mạnh rằng bạn rất biết ơn vì có cơ hội gặp gỡ họ và bạn cảm ơn vì đã dành thời gian cho họ.
- Các cuộc gọi tiếp theo cũng là một cách hiệu quả để liên hệ với người mà bạn đang cố gắng gặp gỡ.
- Ví dụ, hãy soạn thảo một điều gì đó như sau: “Tôi chỉ muốn liên hệ với bạn về yêu cầu gặp mặt của tôi. Khi bạn có thời gian rảnh rỗi, có thể cho tôi biết bạn có sẵn sàng cho một cuộc họp vào tuần sau không?"
Bước 2. Nói rõ các chi tiết cụ thể về cuộc họp trong một email bổ sung
Thương lượng với lịch trình của người khác sau khi họ trả lời. Ghi lại tình trạng rảnh rỗi của người kia và xác nhận thời gian họp vào một ngày khi cả hai bạn đều có mặt. Cố gắng xác nhận ngày và giờ trong vòng 1-2 email để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn và lộn xộn nào trong hộp thư đến của bạn.
- Cố gắng linh hoạt nhất có thể. Nếu bạn đang liên hệ với một người bận rộn, họ có thể không gặp bạn ngay lập tức.
- Đừng lên lịch cuộc họp vào phút cuối. Nếu người nhận bận, bạn có thể không thống nhất được ngày gặp mặt.
Bước 3. Gửi lời nhắc hoặc xác nhận vài ngày trước cuộc họp
Nếu bạn muốn chuẩn bị kỹ hơn trước cuộc họp đã lên lịch, hãy thử gửi email xác nhận đến người nhận để nhắc nhở. Thay vào đó, đừng gửi email này quá dài, hãy nêu ngày, giờ và địa điểm bạn dự định họp để kiểm tra kỹ xem cuộc họp vẫn diễn ra theo lịch trình.
-
Ví dụ, viết một cái gì đó như thế này:
Tôi chỉ muốn xác nhận rằng chúng ta vẫn sẽ gặp nhau vào lúc 11 giờ sáng ngày 17 tháng 5 tại Trại tạm trú Động vật Hạt Jones.
