Email đã trở thành một hình thức giao tiếp tiêu chuẩn của hầu hết mọi người trong xã hội phương Tây. Khi vội vàng gửi một email nhanh chóng, bạn rất dễ khiến cho cách cư xử của mình bị ảnh hưởng; tuy nhiên, điều đặc biệt quan trọng là phải sử dụng các phép xã giao khi viết để truyền đạt sự chuyên nghiệp và chân thành. Sử dụng chữ ký cô đọng, nhưng được suy nghĩ kỹ lưỡng là cách tốt nhất để ký email.
Các bước
Phương pháp 1/2: Ký Email Chuyên nghiệp
Bước 1. Sử dụng phiên bản “My Best” khi ký email cho những người bạn thường xuyên làm việc cùng
Các phiên bản khác của “Best” bao gồm “All Best”, “My Best to You”, chỉ đơn giản là “Best” và “Best Regards”.
Hãy nhớ rằng bạn càng sử dụng nhiều từ, dấu hiệu của bạn sẽ càng trang trọng hơn. Đánh giá hình thức dựa trên người mà bạn đang viết thư và mối quan hệ của họ với bạn
Bước 2. Tránh "Cảm ơn" hoặc các phiên bản của nó
Tốt nhất nên bày tỏ lời cảm ơn chân thành trong phần nội dung email. Nếu bạn phải làm điều này, hãy thử sử dụng "Cảm ơn nhiều", mang một lưu ý cuối cùng.
Bước 3. Không sử dụng “Trân trọng” trừ khi bạn đang viết một bức thư đầy đủ
Đây là một hình thức ký một lá thư rất truyền thống; tuy nhiên, nó thực sự chỉ nên được sử dụng trong phần “To Whom it May Concern” được đề cập. Sử dụng nó khi bạn không biết người đang đọc nó.
- “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn” có thể thích hợp cho các đơn xin việc.
- Hãy thử “Tiếp tục thành công” nếu bạn muốn rời bỏ mối quan hệ đối tác hoặc thư từ trong một thời gian.
Bước 4. Sử dụng “Trân trọng”, “Trân trọng” hoặc “Lời chúc tốt đẹp nhất” để truyền đạt giọng điệu thân ái
Bước 5. Kết thúc quá trình đăng xuất bằng dấu phẩy
Sau đó, bắt đầu một dòng mới.
Bước 6. Ký tên của bạn khi gửi email cho hầu hết mọi người, đặc biệt là những người bạn thường thấy
Sử dụng họ và tên của bạn khi bạn viết lần đầu tiên.
Bước 7. Bao gồm thông tin liên hệ của bạn trong một chữ ký
Cố gắng giữ nó ngắn gọn. Bao gồm chức danh, công ty và thông tin liên hệ của bạn.
- Bạn nên tải trước phần này vào chương trình email của mình để tiết kiệm thời gian.
- Hầu hết các công ty đều có một chữ ký tiêu chuẩn mà họ muốn bạn sử dụng.
Bước 8. Tránh các biểu trưng công ty lớn có thể hiển thị dưới dạng tệp đính kèm trên các chương trình của người khác
Chúng sẽ làm cho email của bạn khó tải hơn.
Phương pháp 2/2: Ký Email Cá nhân
Bước 1. Xem xét người mà bạn đang viết thư
Mức độ thân thiết của mối quan hệ của bạn sẽ quyết định việc kết thúc mối quan hệ của bạn.
Bước 2. Lưu “Tình yêu”, “x” hoặc “xo” cho những người bạn thực sự yêu thương, chẳng hạn như gia đình và vợ / chồng
Bước 3. Sử dụng “Cheers” nếu bạn muốn ám chỉ một giọng điệu thân mật, nhưng vui vẻ
Điều này cực kỳ phổ biến với cả email cá nhân và email nghề nghiệp ở Vương quốc Anh và Úc. Nó đang tăng lên ở Mỹ, nhưng nên được lưu cho những người mà bạn biết rất rõ.
“Ciao” cũng có thể được sử dụng để kết thúc một email vui nhộn. Hãy nhớ rằng điều đó có thể bị coi là giả tạo nếu người đó không hiểu rõ về bạn để hiểu giọng điệu của bạn
Bước 4. Hãy thử “Cảm ơn nhiều” nếu bạn thực sự cảm ơn người đó về điều gì đó
Đối với các email ngắn gọn, việc sử dụng lời cảm ơn trong chữ ký có thể giúp tiết kiệm dung lượng.
Bước 5. Sử dụng “Be Well”, “Get Well” hoặc “Thinking of You” khi bạn đang cố gắng đề cập đến một căn bệnh hoặc sự kiện
Chỉ sử dụng nó nếu bạn đang chân thành.
Bước 6. Chọn “In Haste” nếu bạn không có thời gian để suy nghĩ quá lâu về một chủ đề
Bạn cũng có thể thêm “More Soon” nếu bạn cần quay lại email sau.
Bước 7. Kết thúc quá trình đăng xuất bằng dấu phẩy và chữ ký
Đối với email cá nhân, hãy sử dụng tên của bạn. Giữa bạn bè hoặc đối tác thân thiết, bạn có thể chọn sử dụng biệt hiệu hoặc chữ cái đầu.
