Nhiều công ty sử dụng Microsoft Excel để theo dõi các bộ phận hoặc chi phí tổng thể của công ty. Vì Excel hiện thường được kết hợp với các máy tính cá nhân sử dụng hệ điều hành Windows, nếu bạn có Excel trên máy tính ở nhà, bạn có thể sử dụng Excel để theo dõi các hóa đơn của mình. Một số mẫu có sẵn để theo dõi chi phí của bạn từ Microsoft và các trang web khác, và các phiên bản gần đây của Excel bao gồm một mẫu để theo dõi các hóa đơn của bạn trong số các mẫu được cài đặt sẵn. Bạn cũng có thể thiết lập bảng tính của riêng mình để theo dõi các hóa đơn của mình trong Excel. Sau đây là hướng dẫn cho cả hai cách tiếp cận.
Các bước
Phương pháp 1/2: Làm việc với Mẫu Excel
Bước 1. Chọn một mẫu được cài đặt sẵn
Các phiên bản gần đây của Excel bao gồm một mẫu để theo dõi chi phí cá nhân cùng với các mẫu cho các ứng dụng kinh doanh phổ biến. Bạn có thể truy cập các mẫu này và sử dụng chúng để theo dõi các hóa đơn của mình trong Excel.
- Trong Excel 2003, chọn "Mới" từ menu "Tệp". Chọn "Trên máy tính của tôi" từ ngăn tác vụ "Sổ làm việc Mới" để xem hộp thoại "Mẫu".
- Trong Excel 2007, chọn "Mới" từ menu nút "Tệp". Điều này sẽ hiển thị hộp thoại "Sổ làm việc Mới". Chọn "Mẫu đã cài đặt" từ menu "Mẫu" trong ngăn bên trái. Chọn "Ngân sách Cá nhân Hàng tháng" từ "Mẫu đã Cài đặt" trong ngăn trung tâm và nhấp vào "Tạo".
- Trong Excel 2010, nhấp vào tab "Tệp", sau đó chọn "Mới" từ menu "Tệp". Chọn "Các mẫu mẫu" từ phần trên cùng của ngăn "Mẫu Có sẵn", sau đó chọn "Ngân sách Hàng tháng Cá nhân" từ màn hình của các mẫu mẫu và nhấp vào "Tạo".
Bước 2. Chọn một mẫu trực tuyến
Nếu mẫu ngân sách cá nhân được cài đặt sẵn với Microsoft Excel không hoạt động để theo dõi chi phí của bạn, bạn có thể chọn một mẫu trực tuyến. Bạn có thể tải xuống mẫu từ trang web của bên thứ ba hoặc sử dụng Excel để kết nối với Microsoft Office Online.
- Đối với Excel 2003, bạn có thể chọn một mẫu phù hợp từ thư viện Microsoft Office Online tại https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu dành cho các phiên bản Excel mới hơn tại đây.)
- Trong Excel 2007, chọn "Ngân sách" từ phần Microsoft Office Online của hộp thoại "Sổ làm việc Mới". Bạn phải có kết nối Internet đang hoạt động để kết nối với thư viện mẫu trực tuyến Office.
- Trong Excel 2010, chọn "Ngân sách" từ phần Office.com của ngăn Mẫu sẵn có. Bạn phải có kết nối Internet đang hoạt động để kết nối với thư viện mẫu trực tuyến Office.
Bước 3. Nhập thông tin của bạn vào các ô thích hợp
Thông tin chính xác phụ thuộc vào mẫu bảng tính bạn đang sử dụng.
Bước 4. Lưu bảng tính của bạn
Bạn có thể sử dụng tên mà mẫu cung cấp cho bảng tính của mình hoặc thay đổi nó thành tên có ý nghĩa hơn. Thêm tên của bạn và năm vào tên tệp hiện có là đủ.
Phương pháp 2/2: Thiết kế bảng tính theo dõi chi phí của riêng bạn
Bước 1. Mở Excel
Bước 2. Nhập tên cho bảng tính vào Ô A1
Sử dụng tên có ý nghĩa như "Ngân sách Cá nhân", "Theo dõi Chi phí Cá nhân" hoặc tên tương tự. (Loại trừ dấu ngoặc kép khi nhập tên; chúng chỉ được sử dụng ở đây để cho thấy rằng tên là ví dụ.)
Bước 3. Nhập tiêu đề cột vào Hàng 2
Tên và thứ tự được đề xuất là "Ngày", "Danh mục người nhận thanh toán" (hoặc "Thanh toán cho"), "Bản ghi nhớ", "Chi phí", "Doanh thu" (hoặc "Thu nhập" hoặc "Tiền gửi") và "Số dư". Nhập các tiêu đề này vào các ô từ A2 đến G2; bạn có thể cần điều chỉnh độ rộng của cột để phù hợp với tiêu đề hoặc mục nhập cột dài.
Khi bạn đã thiết lập tiêu đề bảng tính và tiêu đề cột, hãy sử dụng tính năng "Ngăn cách cố định" để giữ các tiêu đề này ở đầu màn hình trong khi cuộn qua các mục nhập của bạn. Freeze Panes nằm trên menu "View" trong Excel 2003 trở về trước và trong nhóm "Window" của ribbon menu "View" trong Excel 2007 và 2010
Bước 4. Nhập mục chi phí đầu tiên của bạn vào các ô của Hàng 3
Bước 5. Nhập công thức số dư vào Ô G3
Vì đây là lần nhập số dư đầu tiên nên số dư sẽ được xác định bằng cách lấy chênh lệch giữa chi phí và doanh thu. Cách bạn thiết lập điều này phụ thuộc vào việc bạn muốn xem xét chi phí hay tiền mặt hiện có.
- Nếu bạn đang thiết lập bảng tính để xem xét chủ yếu chi phí của mình, công thức cân bằng sẽ là = E3-F3, trong đó E3 là ô đại diện cho chi phí và F3 là ô đại diện cho doanh thu. Thiết lập công thức theo cách này sẽ làm cho tổng chi phí của bạn là một con số dương, điều này sẽ dễ hiểu hơn.
- Nếu bạn đang thiết lập bảng tính để duy trì một tab đang hoạt động trên tiền mặt của mình, công thức số dư sẽ là = F3-E3. Thiết lập bảng tính theo cách này sẽ cho thấy số dư là dương khi dòng tiền của bạn vượt quá chi phí và âm khi bạn có nhiều chi phí hơn doanh thu.
Bước 6. Nhập mục chi phí thứ hai của bạn vào các ô của Hàng 4
Bước 7. Nhập công thức số dư vào Ô G4
Bởi vì các mục nhập thứ hai và các mục tiếp theo sẽ giữ số dư đang hoạt động, bạn cần thêm kết quả của sự khác biệt giữa chi phí và doanh thu vào giá trị của số dư cho mục nhập trước đó.
- Nếu bạn đang thiết lập bảng tính để xem xét chủ yếu chi phí của mình, công thức số dư sẽ là = G3 + (E4-F4), trong đó G3 là ô đại diện cho số dư trước đó, E4 là ô đại diện cho chi phí và F4 là ô đại diện cho doanh thu.
- Nếu bạn đang thiết lập bảng tính để giữ cho một tab đang chạy trên tiền mặt của mình, công thức số dư sẽ là = G3 + (F4-E4).
- Dấu ngoặc đơn xung quanh các ô thể hiện sự khác biệt giữa chi phí và doanh thu là không cần thiết; chúng được bao gồm chỉ để làm cho khái niệm công thức rõ ràng hơn một chút.
- Nếu bạn muốn giữ ô có số dư trống cho đến khi nhập xong, bạn có thể sử dụng câu lệnh IF trong công thức để nếu ngày chưa được nhập, ô số dư sẽ không hiển thị giá trị. Công thức cho điều này, đối với mục nhập thứ hai, đọc = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) nếu bạn đang thiết lập bảng tính để theo dõi chi phí và nó đọc = IF (A4 = " "," ", G3 + (F4-E4)) nếu bạn đang thiết lập bảng tính để hiển thị tiền mặt. (Bạn có thể bỏ dấu ngoặc đơn xung quanh các ô biểu thị chi phí và doanh thu, nhưng không bỏ dấu ngoặc đơn bên ngoài.)
Bước 8. Sao chép công thức số dư vào các ô khác trong Cột G (cột Số dư)
Nhấp chuột phải vào Ô G3 và chọn "Sao chép" từ menu bật lên; sau đó kéo để chọn các ô bên dưới nó trong cột. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn và chọn "Dán" từ menu bật lên để dán công thức vào các ô đã chọn. (Trong Excel 2010, chọn tùy chọn "Dán" hoặc "Dán Công thức" trên menu bật lên.) Công thức sẽ tự động cập nhật các tham chiếu ô để cho biết các tham chiếu chi phí, doanh thu và ngày (nếu được sử dụng) từ hàng hiện tại và tham chiếu số dư từ hàng phía trên hàng hiện tại.
Bước 9. Lưu bảng tính
Đặt tên có ý nghĩa cho bảng tính, chẳng hạn như "Theo dõi chi phí.xls" hoặc "Ngân sách cá nhân.xls". Như với bảng tính ngân sách dựa trên mẫu, bạn có thể muốn bao gồm tên của mình và năm vào tên tệp. (Một lần nữa, lưu ý rằng dấu ngoặc kép chỉ được sử dụng để hiển thị tên mẫu và không nên nhập vào. Bạn cũng không nhập hậu tố tệp; Excel cung cấp nó cho bạn.)
Excel 2003 trở lên lưu tệp bảng tính ở định dạng ".xls" cũ hơn, trong khi Excel 2007 và 2010 lưu bảng tính ở định dạng ".xlsx" dựa trên XML mới hơn nhưng cũng có thể đọc và lưu bảng tính ở định dạng ".xls" cũ hơn. Nếu bạn có nhiều máy tính và định giữ bảng tính này trên tất cả chúng, hãy sử dụng định dạng cũ hơn nếu bất kỳ máy tính nào của bạn có Excel 2003 trở lên và định dạng mới hơn nếu tất cả các máy tính của bạn có ít nhất Excel 2007
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Sử dụng "Tự động điền" trên danh mục chi phí và doanh thu để đảm bảo chính tả nhất quán.
- Để phân biệt các hóa đơn đã thanh toán với các chi phí chưa thanh toán nhưng dự kiến, bạn có thể tô đậm hoặc tô màu văn bản cho các hóa đơn đã thanh toán hoặc sử dụng tô bóng ô.
- Để tránh vô tình thay đổi công thức hoặc tiêu đề cột, bạn có thể muốn bảo vệ các ô đó khỏi những thay đổi. Chọn các ô bạn muốn thay đổi (ngày, danh mục người nhận thanh toán, chi phí, doanh thu và giá trị ghi nhớ) và mở khóa các ô đó, sau đó áp dụng bảo vệ cho toàn bộ bảng tính.
