Mặc dù không được gọi là chương trình lịch, nhưng bạn có thể sử dụng Excel để tạo và quản lý lịch của mình. Có rất nhiều mẫu lịch có sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh theo ý thích của mình, điều này sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc bạn tự mình định dạng lịch. Bạn cũng có thể lấy danh sách các sự kiện lịch từ bảng tính và nhập chúng vào lịch Outlook của mình.
Các bước
Phương pháp 1/2: Sử dụng Mẫu Excel
Bước 1. Bắt đầu một tài liệu Excel mới
Khi bạn nhấp vào tab "Tệp" hoặc nút Office và chọn "Mới", bạn sẽ được hiển thị nhiều mẫu khác nhau để chọn.
- Đối với một số phiên bản Excel nhất định, chẳng hạn như Excel 2011 dành cho Mac, bạn sẽ cần chọn "Mới từ Mẫu" từ menu Tệp thay vì "Mới".
- Tạo lịch từ mẫu sẽ cho phép bạn tạo một lịch trống mà bạn có thể điền vào các sự kiện. Nó sẽ không chuyển đổi bất kỳ dữ liệu nào của bạn sang định dạng lịch. Nếu bạn muốn chuyển đổi danh sách dữ liệu Excel thành lịch Outlook, hãy xem phần tiếp theo.
Bước 2. Tìm kiếm các mẫu lịch
Tùy thuộc vào phiên bản Office bạn đang sử dụng, có thể có phần "Lịch" hoặc bạn chỉ cần nhập "lịch" vào trường tìm kiếm. Một số phiên bản của Excel sẽ có một vài mẫu lịch được đánh dấu trên trang chính. Nếu những thứ này đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể sử dụng chúng hoặc bạn có thể tìm kiếm tất cả các mẫu lịch khác nhau có sẵn trực tuyến.
Bạn có thể tìm kiếm cụ thể hơn tùy thuộc vào nhu cầu của mình. Ví dụ: nếu bạn muốn có lịch học tập, bạn có thể tìm kiếm "lịch học tập"
Bước 3. Đặt mẫu cho đúng ngày
Sau khi tải mẫu, bạn sẽ thấy lịch trống mới của mình. Ngày có thể sẽ không chính xác, nhưng bạn thường có thể thay đổi điều này bằng cách sử dụng menu xuất hiện khi bạn chọn ngày.
- Quá trình này sẽ khác một chút tùy thuộc vào mẫu bạn đang sử dụng. Thông thường, bạn có thể chọn năm hoặc tháng được hiển thị và sau đó nhấp vào nút ▼ xuất hiện bên cạnh nó. Thao tác này sẽ hiển thị các tùy chọn bạn có thể chọn và lịch sẽ tự động điều chỉnh.
- Bạn thường có thể đặt ngày bắt đầu tuần bằng cách chọn ngày đó và chọn ngày mới.
Bước 4. Kiểm tra bất kỳ mẹo nào
Nhiều mẫu sẽ có một hộp văn bản với các mẹo có thể thông báo cho bạn về cách thay đổi ngày tháng hoặc điều chỉnh các cài đặt khác cho mẫu lịch. Bạn sẽ cần xóa các hộp văn bản mẹo này nếu bạn không muốn chúng xuất hiện trên lịch in của mình.
Bước 5. Điều chỉnh bất kỳ hình ảnh nào bạn muốn thay đổi
Bạn có thể điều chỉnh giao diện của bất kỳ phần tử nào bằng cách chọn một phần tử và sau đó thực hiện các thay đổi trong tab Trang chủ. Bạn có thể thay đổi phông chữ, màu sắc, kích thước, v.v. giống như cách bạn làm với bất kỳ đối tượng nào trong Excel.
Bước 6. Nhập các sự kiện của bạn
Sau khi lịch của bạn được định cấu hình chính xác, bạn có thể bắt đầu nhập các sự kiện và thông tin vào đó. Chọn ô bạn muốn thêm sự kiện và bắt đầu nhập. Nếu bạn cần đặt nhiều thứ trong một ngày, bạn có thể phải sáng tạo với khoảng cách của mình.
Phương pháp 2/2: Nhập Danh sách Excel vào Lịch Outlook
Bước 1. Tạo một bảng tính trống mới trong Excel
Bạn có thể nhập dữ liệu từ Excel vào lịch Outlook của mình. Điều này có thể làm cho việc nhập những thứ như lịch làm việc dễ dàng hơn nhiều.
Bước 2. Thêm các tiêu đề thích hợp vào bảng tính của bạn
Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để nhập danh sách của bạn vào Outlook nếu bảng tính của bạn được định dạng với các tiêu đề phù hợp. Nhập các tiêu đề sau vào hàng đầu tiên:
- Chủ thể
- Ngày bắt đầu
- Thời gian bắt đầu
- Ngày cuối
- Thời gian kết thúc
- Sự miêu tả
- Vị trí
Bước 3. Nhập từng mục lịch vào một hàng mới
Trường "Chủ đề" là tên của sự kiện khi nó xuất hiện trên lịch của bạn. Bạn không cần nhập nội dung nào đó cho mọi trường, nhưng bạn sẽ cần ít nhất "Ngày bắt đầu" cũng như "Chủ đề".
- Đảm bảo nhập ngày vào định dạng MM / DD / YY hoặc DD / MM / YY tiêu chuẩn để Outlook có thể đọc đúng ngày.
- Bạn có thể tạo sự kiện kéo dài nhiều ngày bằng cách sử dụng các trường "Ngày bắt đầu" và "Ngày kết thúc".
Bước 4. Mở menu "Lưu dưới dạng"
Khi bạn đã hoàn tất việc thêm sự kiện vào danh sách của mình, bạn có thể lưu bản sao của sự kiện đó ở định dạng Outlook có thể đọc được.
Bước 5. Chọn "CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)" từ menu loại tệp
Đây là một định dạng phổ biến có thể được nhập vào nhiều chương trình khác nhau, bao gồm cả Outlook.
Bước 6. Lưu tệp
Đặt tên cho danh sách và lưu nó ở định dạng CSV. Nhấp vào "Có" khi được Excel hỏi nếu bạn muốn tiếp tục.
Bước 7. Mở lịch Outlook của bạn
Outlook đi kèm với Office và nói chung bạn sẽ cài đặt nó nếu bạn đã cài đặt Excel. Khi Outlook đang mở, hãy nhấp vào nút "Lịch" ở góc dưới bên trái để xem lịch của bạn.
Bước 8. Nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Mở & Xuất
" Bạn sẽ thấy một số tùy chọn để xử lý dữ liệu Outlook.
Bước 9. Chọn "Nhập / Xuất
" Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới để nhập và xuất dữ liệu vào và ra khỏi Outlook.
Bước 10. Chọn "Nhập từ chương trình hoặc tệp khác" và sau đó chọn "Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy
" Bạn sẽ được nhắc chọn tệp bạn muốn tải từ đó.
Bước 11. Nhấp vào "Duyệt qua" và tìm tệp CSV bạn đã tạo trong Excel
Bạn thường có thể tìm thấy nó trong thư mục Documents nếu bạn không thay đổi vị trí mặc định trong Excel.
Bước 12. Đảm bảo "Lịch" được chọn làm thư mục đích
Nó sẽ được chọn vì bạn đang ở dạng xem Lịch trong Outlook.
Bước 13. Nhấp vào "Hoàn tất" để nhập tệp
Danh sách của bạn sẽ được xử lý và các sự kiện sẽ được thêm vào lịch Outlook của bạn. Bạn có thể tìm thấy các sự kiện của mình trong không gian chính xác, với thời gian được đặt theo danh sách của bạn. Nếu bạn đã bao gồm mô tả, bạn sẽ thấy những mô tả này sau khi chọn một sự kiện.
