Mất thông tin trong tài liệu Word có thể gây khó chịu. Microsoft Word có tính năng sửa chữa tài liệu tích hợp có thể giúp bạn khôi phục thông tin bị mất và khôi phục tệp bị hỏng. Cũng có những bước bạn có thể thực hiện trước khi sử dụng tính năng này có thể hỗ trợ bạn khôi phục thông tin của mình và sau đó, nếu các tiện ích của Word không hoạt động. Các bước dưới đây cho bạn biết cách khôi phục thông tin của mình và nếu cần, cách sửa chữa tài liệu Word.
Các bước
Bước 1. Sao lưu tài liệu của bạn
Ngay cả khi tệp của bạn bị hỏng, việc có bản sao có nghĩa là bạn vẫn có cơ hội khôi phục thông tin trong đó nếu bạn vô tình phá hủy tệp khi cố gắng sửa chữa nó. Đặt bản sao lưu này vào ổ đĩa flash hoặc phương tiện di động khác.
Nếu bạn có phiên bản đã lưu trước đó của tài liệu, bạn có thể muốn sao lưu nó rồi mở nó trên cùng một máy tính hoặc một máy tính khác. Nếu bạn đã thực hiện một số thay đổi từ phiên bản trước sang phiên bản hiện tại, bạn có thể thấy dễ dàng nhất để tạo lại các thay đổi
Bước 2. Thử mở các tài liệu khác trong Word trên cùng một máy tính
Tài liệu của bạn có thể không bị hỏng. Nếu bạn gặp sự cố khi mở các tài liệu Word khác trên cùng một máy tính, phiên bản Word của bạn có thể bị lỗi, không phải tài liệu.
Bước 3. Tìm các bản sao khác của tài liệu của bạn
Nếu bạn có một bản sao của tài liệu của mình trên một máy tính khác hoặc được gửi qua email, bạn vẫn có thể có một bản sao tốt của tài liệu để làm việc.
- Nhìn vào dấu ngày / giờ cho tệp nếu bạn có nó trên máy tính khác. Nếu nó giống với tệp "bị hỏng", nhưng nó vẫn mở, có thể bạn đã gặp sự cố với hệ điều hành trên máy tính có tệp bị hỏng hoặc với chính ổ cứng.
- Nếu bạn đã gửi tài liệu qua email gần đây, hãy kiểm tra thư mục Mục đã Gửi trong chương trình email của bạn để tìm email mà bạn đã đính kèm tài liệu. Sau đó, bạn có thể tải tệp xuống một thư mục khác trên máy tính mà bạn đã tìm thấy tệp bị hỏng hoặc sang một máy tính khác để xem Word có mở tệp đó hay không.
Bước 4. Chạy tiện ích CHKDSK
Chạy CHKDSK cho phép bạn kiểm tra lỗi ở cấp hệ thống tệp. Nếu không có, vấn đề thực sự là với tài liệu của bạn. Nếu có, sửa chữa hệ thống tệp của CHKDSK có thể sửa tài liệu của bạn.
Bước 5. Lưu tài liệu ở định dạng tệp khác
Nếu bạn có thể mở tài liệu bằng phiên bản Word của mình, việc lưu tài liệu ở định dạng chẳng hạn như.rtf (định dạng văn bản đa dạng thức) hoặc.txt (định dạng văn bản ASCII) có thể loại bỏ bất kỳ mã nào làm hỏng tệp ở định dạng.doc hoặc.docx. Sau khi mở tài liệu đã chuyển đổi, bạn có thể lưu lại phiên bản mới của tài liệu ở định dạng.doc hoặc.docx để xem sự cố có quay trở lại hay không.
- Lưu ý rằng định dạng.txt không hỗ trợ các tính năng định dạng văn bản như in đậm, in nghiêng và gạch chân. Nếu tài liệu của bạn có định dạng mở rộng, hãy lưu nó ở định dạng.rtf để giữ nguyên định dạng trước khi lưu lại ở định dạng.doc hoặc.docx.
- Cũng lưu ý rằng một số tài liệu Word có thể bị hỏng theo cách mà một tệp được lưu ở định dạng tệp khác trong Word có thể không mở lại được.
Bước 6. Trích xuất văn bản bằng một trình xử lý văn bản hoặc chương trình soạn thảo văn bản khác
Nếu bạn không thể mở tài liệu trong Word, bạn vẫn có thể mở tài liệu đó bằng một chương trình xử lý văn bản khác hoặc bằng một chương trình soạn thảo văn bản đọc định dạng.doc hoặc.docx. Một trong hai cách này có thể cho phép bạn khôi phục văn bản từ tài liệu của mình.
Bước 7. Sử dụng tiện ích chuyển đổi văn bản có sẵn của Word
Nếu tài liệu Word của bạn được lưu ở định dạng.doc cũ hơn, bạn có thể khôi phục tài liệu đó bằng trình chuyển đổi "Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào" của Word. Cách bạn truy cập tiện ích này tùy thuộc vào phiên bản Word của bạn.
- Trong Word 2003, chọn Mở từ menu Tệp.
- Trong Word 2007, nhấp vào nút Microsoft Office ở phía trên bên trái, sau đó chọn Mở từ menu Tệp.
- Trong Word 2010, bấm vào tab Tệp rồi chọn Mở từ menu Tệp.
- Từ hộp thoại Mở trong phiên bản Word của bạn, hãy chọn "Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào" từ danh sách thả xuống Loại tệp và sau đó chọn tệp bạn muốn chuyển đổi. Văn bản của bạn sẽ được khôi phục, nhưng mọi định dạng hoặc đồ họa sẽ bị mất. (Văn bản đầu trang và chân trang sẽ được lưu nhưng sẽ xuất hiện trong phần nội dung của văn bản được khôi phục; bản thân đầu trang và chân trang sẽ bị mất.)
- Sau khi sử dụng tiện ích này, hãy đặt lại danh sách thả xuống Loại tệp thành một trong các định dạng tài liệu Word để ngăn Word sử dụng tiện ích khôi phục văn bản một cách không cần thiết.
Bước 8. Sử dụng tính năng Mở và Sửa chữa của Word
Tính năng này sửa chữa (hoặc cố gắng sửa chữa) tài liệu Word khi mở như một điều tất nhiên. Để sử dụng tính năng này, hãy làm theo các bước sau:
- Chọn tùy chọn Mở cho phiên bản Word của bạn như được mô tả trong bước trước.
- Chọn tệp bạn muốn mở và sửa chữa trong hộp thoại Mở.
- Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Mở và chọn Mở và Sửa chữa từ menu.
Bước 9. Sử dụng một bản sao bóng của tài liệu
Windows Vista và Windows 7 có khả năng tạo bản sao bóng của một số tài liệu. Bạn có thể kiểm tra xem liệu bản sao bóng của tài liệu Word của bạn có tồn tại hay không bằng cách nhấp chuột phải vào nó và chọn Thuộc tính từ menu bật lên. Trên hộp thoại Thuộc tính, chọn tab Phiên bản trước và chọn một trong các phiên bản có sẵn được liệt kê.
- Tab Phiên bản trước chỉ xuất hiện nếu ổ cứng của bạn được định dạng NTFS.
- Trước khi bạn có thể sử dụng tính năng sao chép bóng, trước tiên bạn phải định cấu hình nó.
- Lưu ý rằng bản sao bóng sẽ không hoàn chỉnh như bản sao lưu bạn đã tạo.
Bước 10. Xây dựng lại tiêu đề tệp bằng cách lấy các phần từ các tiêu đề tệp tài liệu Word khác
Bạn sẽ phải mở một số tài liệu Word không bị gián đoạn bằng chương trình chỉnh sửa tệp để xác định các thành phần tiêu đề. Bằng cách so sánh chúng với tiêu đề tệp của tệp bị hỏng, bạn có thể xác định được lỗi trong tiêu đề tệp của nó. Sau đó, bạn có thể thay thế các thành phần tiêu đề bị hỏng bằng các thành phần tốt từ một tài liệu Word khác để sửa tệp.
Bước 11. Sử dụng tiện ích khôi phục của bên thứ ba
Nếu cả hai tính năng khôi phục của Word đều không hoạt động, bạn có thể cần sử dụng ứng dụng khôi phục của bên thứ ba như OfficeRecovery hoặc Ontrack Easy Recovery để sửa chữa tài liệu Word của mình. Tuy nhiên, nếu tệp của bạn bị hỏng nặng, tiện ích của bên thứ ba cũng có thể không hoạt động.
Hãy lưu ý rằng một số chương trình tiện ích khôi phục của bên thứ ba có thể đi kèm với các thẻ giá đắt, tùy thuộc vào số lượng tính năng của chúng. Ngoài ra, hãy thận trọng khi tải xuống các chương trình như thế này từ Internet, vì chúng có thể chứa phần mềm độc hại
Lời khuyên
- Cách tốt nhất để tránh phải sửa chữa các tài liệu Word bị hỏng là thường xuyên lưu chúng và sao lưu chúng vào một máy tính hoặc phương tiện di động khác một cách thường xuyên.
- Đôi khi, Word có thể giữ phiên bản cũ hơn chưa được lưu của tệp. Đảm bảo kiểm tra lịch sử sửa đổi bằng cách đi tới Tệp> Quản lý Phiên bản.
