WikiHow này hướng dẫn bạn cách thêm định dạng có điều kiện vào bảng tính Microsoft Excel trên cả máy tính Windows và Mac. Định dạng có điều kiện sẽ đánh dấu các ô chứa dữ liệu khớp với các tham số mà bạn đặt cho định dạng.
Các bước
Bước 1. Mở tài liệu của bạn trong Excel
Bấm đúp vào bảng tính Excel mà bạn muốn định dạng.
Nếu bạn chưa tạo tài liệu của mình, hãy mở một bảng tính trống mới trong Excel và nhập dữ liệu của bạn trước khi tiếp tục
Bước 2. Chọn dữ liệu của bạn
Nhấp và kéo chuột từ ô trên cùng bên trái trong nhóm dữ liệu của bạn đến ô dưới cùng bên phải trong nhóm dữ liệu của bạn. Dữ liệu của bạn bây giờ sẽ được đánh dấu.
Bước 3. Nhấp vào tab Trang chủ
Nó ở trên cùng của cửa sổ Excel. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Định dạng có Điều kiện.
Bước 4. Nhấp vào Định dạng có điều kiện
Bạn sẽ tìm thấy điều này trong phần "Kiểu" của Nhà thanh công cụ. Nhấp vào nó sẽ nhắc menu thả xuống xuất hiện.
Bước 5. Nhấp vào Quy tắc mới…
Nó ở gần cuối trình đơn thả xuống. Làm như vậy sẽ mở ra cửa sổ Định dạng có Điều kiện.
Bước 6. Chọn một loại quy tắc
Trong phần "Chọn loại quy tắc", hãy nhấp vào một trong các quy tắc sau:
- Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng - Áp dụng định dạng có điều kiện cho mọi ô trong dữ liệu của bạn. Đây là tùy chọn tốt nhất để tạo gradient trực quan khi tổ chức dữ liệu theo trung bình, v.v.
- Chỉ định dạng các ô có chứa - Chỉ áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô chứa các tham số được chỉ định của bạn (ví dụ: các số lớn hơn 100).
- Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng - Áp dụng định dạng có điều kiện cho số lượng (hoặc tỷ lệ phần trăm) ô được xếp hạng trên hoặc dưới được chỉ định.
- Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới trung bình - Áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô nằm trên hoặc dưới mức trung bình theo tính toán của Excel.
- Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp - Áp dụng định dạng có điều kiện cho các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp.
- Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng - Áp dụng định dạng có điều kiện cho các ô dựa trên công thức mà bạn phải nhập.
Bước 7. Chỉnh sửa quy tắc của bạn
Bước này sẽ thay đổi dựa trên quy tắc bạn đã chọn:
- Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng - Chọn giá trị "Tối thiểu" và "Tối đa" bằng cách sử dụng các hộp thả xuống. Bạn cũng có thể thay đổi màu được sử dụng cho từng giá trị trong hộp thả xuống "Màu".
- Chỉ định dạng các ô có chứa - Chọn loại ô mà bạn muốn định dạng, sau đó chọn các quy tắc khác trong các hộp thả xuống xuất hiện dựa trên lựa chọn của bạn.
- Chỉ định dạng các giá trị được xếp hạng trên cùng hoặc dưới cùng - Chọn một trong hai Đứng đầu hoặc Đáy, sau đó nhập một số ô để định dạng. Bạn cũng có thể nhập số phần trăm và chọn hộp "% của phạm vi đã chọn".
- Chỉ định dạng các giá trị trên hoặc dưới trung bình - Chọn một giá trị trên hoặc dưới trung bình.
- Chỉ định dạng các giá trị duy nhất hoặc trùng lặp - Chọn một trong hai bản sao hoặc duy nhất trong hộp thả xuống.
- Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng - Nhập công thức ưa thích của bạn vào hộp văn bản.
Bước 8. Nhấp vào Định dạng…
Nó ở phía dưới bên phải của cửa sổ. Một cửa sổ mới sẽ mở ra.
Bước 9. Nhấp vào tab Điền
Tab này nằm ở phía trên bên phải của cửa sổ mới.
Bước 10. Chọn màu
Bấm vào một màu mà bạn muốn sử dụng cho định dạng có điều kiện. Đây là màu mà các ô phù hợp với thông số định dạng của bạn sẽ hiển thị.
Lỗi ở khía cạnh màu sáng (ví dụ: vàng, xanh lục nhạt, xanh lam nhạt), vì các màu tối hơn có xu hướng che khuất văn bản trong các ô - đặc biệt nếu bạn in tài liệu sau đó
Bước 11. Bấm OK
Nó ở cuối cửa sổ. Làm như vậy sẽ đóng cửa sổ "Định dạng".
Bước 12. Bấm OK để áp dụng định dạng
Bạn sẽ thấy bất kỳ ô nào phù hợp với tiêu chí định dạng của bạn được đánh dấu bằng màu bạn đã chọn.
Nếu bạn quyết định rằng bạn muốn xóa định dạng và bắt đầu lại, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện, lựa chọn Quy tắc rõ ràngvà nhấp vào Xóa các quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính.
Bước 13. Lưu bảng tính của bạn
Nhấp chuột Tập tin, sau đó nhấp vào Cứu để lưu các thay đổi của bạn hoặc nhấn Ctrl + S (hoặc ⌘ Command + S trên máy Mac). Nếu bạn muốn lưu tài liệu này dưới dạng tài liệu mới, hãy làm như sau:
- các cửa sổ - Nhấp chuột Tập tin, nhấp chuột Lưu thành, nhấn đúp chuột PC này, nhấp vào vị trí lưu ở phía bên trái của cửa sổ, nhập tên tài liệu vào hộp văn bản "Tên tệp" và nhấp vào Cứu.
- Mac - Nhấp chuột Tập tin, nhấp chuột Lưu thành…, nhập tên của tài liệu vào trường "Lưu Dưới dạng", chọn vị trí lưu bằng cách nhấp vào hộp "Vị trí" và nhấp vào một thư mục, rồi nhấp vào Cứu.
Lời khuyên
- Các Định dạng có điều kiện trình đơn thả xuống có một số tùy chọn phím tắt (ví dụ: Làm nổi bật quy tắc ô) mà bạn có thể sử dụng để định dạng nhanh dữ liệu của mình.
- Một công dụng thực tế của định dạng có điều kiện là sử dụng nó để xác định các ô chứa số âm trong ngân sách (hoặc số 0 trong bảng kiểm kê cửa hàng, v.v.) để bạn không phải tìm kiếm chênh lệch theo cách thủ công.
