Mặc dù bảng tổng hợp là các tính năng rất hữu ích để phân tích và giải thích dữ liệu trong Excel, nhưng chúng cũng có thể gây nhầm lẫn khi làm việc với chúng. Một số chức năng, chẳng hạn như tính toán chênh lệch, phải được thực hiện theo một cách nhất định nếu chúng hoạt động chính xác. Quy trình này không được giải thích rõ ràng trong tính năng trợ giúp của Excel, vì vậy đây là cách tính toán sự khác biệt trong bảng tổng hợp mà không sử dụng các công thức không liên quan.
Các bước
Bước 1. Khởi chạy Microsoft Excel
Bước 2. Mở bảng tính có chứa bảng tổng hợp và dữ liệu nguồn mà bạn đang làm việc
Bước 3. Chọn tab trang tính có chứa dữ liệu nguồn
Đây có thể, hoặc có thể không, là cùng một trang tính nơi đặt bảng tổng hợp của bạn
Bước 4. Xác định phép tính bạn muốn thêm vào
Bước 5. Chèn một cột cho số tiền chênh lệch được tính toán
- Ví dụ: giả sử bạn muốn bảng tổng hợp của mình bao gồm một trường hiển thị sự khác biệt giữa cột G và cột H và cả hai cột đều chứa các trường số.
- Nhấp chuột phải vào cột I và chọn "Chèn Cột" từ menu bật lên. Một cột sẽ được chèn vào bên phải của cột H và tất cả các cột dữ liệu ngoài cột đó sẽ được chuyển sang bên phải một chỗ.
Bước 6. Nhập tên cho cột, chẳng hạn như "Sự khác biệt
Bước 7. Tạo một công thức trong ô đầu tiên của cột mới của bạn để tính toán sự khác biệt của bạn
- Sử dụng ví dụ trên, công thức của bạn sẽ trông giống như "= H1-G1" nếu bạn đang trừ cột G khỏi cột H; "= G1-H1" nếu bạn đang làm ngược lại.
- Đảm bảo rằng bạn chọn đúng cú pháp để công thức của bạn trả về một số dương hoặc âm như mong muốn.
Bước 8. Sao chép và dán công thức qua phần còn lại của cột mới
Bước 9. Bấm vào tab trang tính có chứa bảng tổng hợp của bạn, nếu nó khác với vị trí của dữ liệu nguồn của bạn
Bước 10. Thay đổi dữ liệu nguồn cho bảng tổng hợp của bạn
- Trong Excel 2003, khởi chạy lại tiện ích hướng dẫn bảng tổng hợp bằng cách nhấp vào bên trong bảng tổng hợp và chọn "Trình hướng dẫn" từ menu bật lên.
- Trong Excel 2007 hoặc 2010, hãy nhấp vào nút "Thay đổi Dữ liệu Nguồn" trên tab Tùy chọn Công cụ Pivot.
- Nhấp và kéo để đánh dấu một phạm vi mới hoặc chỉ cần chỉnh sửa công thức phạm vi đã có trong trường "Phạm vi" để bao gồm cột sau.
Bước 11. Làm mới bảng tổng hợp của bạn bằng cách nhấp vào nút "Làm mới"
Bước 12. Thêm cột khác biệt vào bảng tổng hợp của bạn bằng cách nhấp vào tên cột, kéo và thả cột đó vào trường "Giá trị" của trình hướng dẫn bảng tổng hợp
Bạn có thể cần sắp xếp lại tên cột trong phần "Giá trị" để làm cho các cột xuất hiện trong bảng tổng hợp của bạn theo đúng thứ tự. Bạn có thể nhấp và kéo từ phần "Giá trị" hoặc trực tiếp trong bảng tổng hợp để sắp xếp lại thứ tự các cột của mình
Lời khuyên
- Kiểm tra kỹ các tổng được trả về trong bảng tổng hợp của bạn với các tổng dữ liệu nguồn. Đảm bảo phạm vi dữ liệu nguồn trong bảng tổng hợp của bạn không bao gồm tổng hàng từ bảng dữ liệu nguồn. Bảng tổng hợp sẽ diễn giải hàng này là một hàng dữ liệu bổ sung, không phải một hàng tổng.
- Hãy nhớ rằng tất cả các thay đổi đối với dữ liệu thực tế được hiển thị trong bảng tổng hợp phải diễn ra từ bên trong bảng dữ liệu nguồn. Bạn không thể chỉnh sửa hoặc thao tác nội dung của các ô trong bảng tổng hợp.
