Office là một trong những bộ ứng dụng phổ biến nhất trên thế giới, có nghĩa là bạn có thể sẽ bắt gặp các tài liệu Office vào một lúc nào đó. Nếu bạn cần mở, chỉnh sửa hoặc tạo tài liệu Office nhưng không muốn trả tiền cho Office, có một số tùy chọn có sẵn. Bạn có thể sử dụng bản dùng thử miễn phí để có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Office trong cả tháng. Bạn cũng có thể sử dụng miễn phí các ứng dụng web Office để tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Có các ứng dụng Office miễn phí dành cho thiết bị di động và bạn có thể sử dụng các ứng dụng thay thế hỗ trợ các định dạng Office.
Các bước
Phương pháp 1 trong 4: Nhận Bản dùng thử Office
Bước 1. Sử dụng bản dùng thử để dùng thử Office 365 trong một tháng
Bạn có thể sử dụng Office miễn phí trong một tháng bằng cách tải xuống bản dùng thử Office 365. Điều này bao gồm các phiên bản Office 2016 của Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các chương trình Office khác. Office 365 là phiên bản Office duy nhất có bản dùng thử miễn phí.
Đăng ký dùng thử miễn phí sẽ yêu cầu thẻ tín dụng hợp lệ, nhưng bạn sẽ không bị tính phí cho đến đầu tháng thứ hai. Việc hủy trước khi kết thúc tháng đầu tiên sẽ tránh được bất kỳ khoản phí nào và cho phép bạn sử dụng bản dùng thử trong cả tháng đầu tiên
Bước 2. Truy cập trang web dùng thử Office
Bạn có thể tải xuống bản dùng thử từ trang web chính thức của Office. Truy cập products.office.com/try để mở trang dùng thử.
Bước 3. Nhấp vào nút "Dùng thử miễn phí 1 tháng"
Điều này sẽ bắt đầu quá trình đăng ký.
Bước 4. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn hoặc tạo một tài khoản
Bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình. Bạn có thể sử dụng bất kỳ địa chỉ email Hotmail, Live.com hoặc Outlook.com nào để đăng nhập hoặc bạn có thể tạo tài khoản mới miễn phí. Cần tạo tài khoản để dùng thử.
Bước 5. Nhập thẻ tín dụng hợp lệ
Bạn sẽ cần nhập thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ để bắt đầu dùng thử. Thẻ này sẽ không bị tính phí ngay lập tức, nhưng bạn sẽ bị tính phí Office 365 hàng tháng nếu bạn không hủy trước khi kết thúc thời gian dùng thử.
Bước 6. Tải xuống trình cài đặt Office 365
Sau khi tạo tài khoản và nhập thông tin thẻ tín dụng, bạn sẽ được cung cấp một liên kết để tải xuống trình cài đặt Office 365. Bản thân trình cài đặt này rất nhỏ và chỉ mất vài phút để tải xuống.
Bước 7. Chạy trình cài đặt sau khi tải xuống
Khi trình cài đặt đã được tải xuống, hãy chạy trình cài đặt đó để bắt đầu tải xuống và cài đặt Office thực sự. Bạn có thể được nhắc nhập lại tài khoản Microsoft của mình trước khi quá trình tải xuống bắt đầu.
- Trong khi cài đặt, bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để chọn các sản phẩm Office mà bạn muốn cài đặt. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và dung lượng ổ cứng bằng cách bỏ chọn các chương trình bạn sẽ không sử dụng. Bạn luôn có thể cài đặt lại chúng sau nếu bạn cần chúng.
- Quá trình cài đặt sẽ mất khá nhiều thời gian, đặc biệt nếu bạn có kết nối Internet chậm.
Bước 8. Khởi động các chương trình Office của bạn
Bạn sẽ có thể tìm thấy các chương trình Office mới được cài đặt của mình trong menu Bắt đầu. Bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng của chương trình trong toàn bộ thời gian dùng thử của mình.
Phương pháp 2/4: Sử dụng Ứng dụng web Office miễn phí
Bước 1. Truy cập trang web của Office
Microsoft cung cấp trực tuyến miễn phí Word, Excel, PowerPoint và các ứng dụng Office khác. Các phiên bản này không hoàn toàn mạnh mẽ như các phiên bản dành cho máy tính để bàn, nhưng bạn vẫn có thể làm bất cứ điều gì bạn cần mà không cần cài đặt hoặc trả tiền cho bất kỳ thứ gì. Truy cập office.com để xem các ứng dụng web có sẵn.
Bước 2. Bấm vào chương trình Office bạn muốn khởi động
Bạn có thể xem các chương trình có sẵn bằng cách cuộn xuống một chút trên trang web Office. Nhấp vào bạn muốn khởi chạy.
Bước 3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft
Bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft cá nhân của mình hoặc bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn. Sau khi đăng nhập, bạn có thể bắt đầu sử dụng chương trình đã chọn. Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí. Điều này sẽ cung cấp cho bạn 5 GB dung lượng lưu trữ OneDrive miễn phí, nơi tài liệu của bạn sẽ được lưu để truy cập trên bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào.
Bước 4. Sử dụng chương trình
Bố cục của ứng dụng web sẽ gần giống với phiên bản dành cho máy tính để bàn. Sử dụng các tab ở trên cùng để chuyển đổi giữa các tùy chọn chỉnh sửa khác nhau. Bạn có thể nhận thấy một số tính năng bị thiếu hoặc hạn chế. Bạn sẽ cần chương trình máy tính để bàn để truy cập tất cả các tính năng nâng cao. Hãy xem trang hỗ trợ này của Microsoft để biết thông tin tóm tắt đầy đủ về sự khác biệt giữa các phiên bản Word trên máy tính và web.
Bước 5. Lưu tài liệu của bạn
Các ứng dụng web không tự động lưu, vì vậy hãy đảm bảo thỉnh thoảng lưu theo cách thủ công. Bạn có thể lưu tài liệu của mình bằng cách nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng".
- Khi bạn lưu tài liệu của mình, nó sẽ được lưu vào bộ nhớ OneDrive của bạn.
- Bạn cũng có thể chọn tải tài liệu xuống máy tính của mình từ menu Lưu dưới dạng. Có một số tùy chọn định dạng, bao gồm cả định dạng PDF và định dạng mở.
Bước 6. Tải tài liệu lên bộ nhớ OneDrive của bạn để mở chúng bằng các ứng dụng web
Nếu bạn đã nhận được tài liệu Office từ ai đó, bạn có thể xem nó trong ứng dụng web bằng cách tải nó lên bộ nhớ OneDrive của bạn.
- Truy cập onedrive.live.com trong trình duyệt của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng OneDrive nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động.
- Kéo tệp của bạn vào cửa sổ trình duyệt để tải tệp đó lên bộ nhớ OneDrive của bạn. Các tài liệu nhỏ chỉ mất một chút thời gian để tải lên, các bản trình bày PowerPoint lớn có thể mất nhiều thời gian hơn.
- Bấm vào tài liệu đã tải lên trong OneDrive để khởi chạy ứng dụng web Office. Điều này sẽ cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu (nếu tài liệu không được bảo vệ).
Phương pháp 3/4: Sử dụng ứng dụng Office dành cho thiết bị di động
Bước 1. Tải xuống ứng dụng Office dành cho thiết bị di động trên thiết bị iOS hoặc Android của bạn
Microsoft có sẵn các ứng dụng Office miễn phí cho Android và iOS. Bạn có thể tải chúng xuống từ Google Play Store hoặc Apple App Store. Các phiên bản miễn phí của ứng dụng cung cấp các tính năng chỉnh sửa và tạo cơ bản. Sử dụng đăng ký Office 365 cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng nâng cao hơn.
Bước 2. Cho phép các ứng dụng Office truy cập bộ nhớ thiết bị của bạn
Khi khởi chạy ứng dụng lần đầu tiên, bạn có thể được nhắc cấp quyền truy cập vào bộ nhớ của thiết bị. Cho phép truy cập để bạn có thể dễ dàng lưu và tải tệp.
Bước 3. Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft để kết nối với OneDrive
Bạn sẽ được nhắc đăng nhập bằng tài khoản Microsoft khi khởi chạy ứng dụng lần đầu tiên. Mặc dù bạn có thể bỏ qua điều này, nhưng việc đăng nhập hoặc tạo tài khoản miễn phí sẽ cung cấp cho bạn 5 GB dung lượng lưu trữ OneDrive và sẽ cho phép bạn đồng bộ hóa các tệp Office trên các thiết bị của mình.
Bước 4. Nhấn "Mở" để mở tệp từ nhiều vị trí khác nhau
Bạn có thể mở các tệp đã được tải xuống thiết bị của mình, tài liệu được lưu trữ trong Google Drive hoặc Dropbox, tệp OneDrive của bạn và hơn thế nữa. Các ứng dụng Office hỗ trợ tất cả các định dạng thông thường tương thích (tức là ứng dụng Word có thể mở các tệp DOC, DOCX và TXT).
Bước 5. Nhấn "Mới" để tạo một tài liệu mới
Ở đầu màn hình Mới, bạn sẽ thấy menu để chọn nơi bạn muốn tạo tài liệu. Nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình, thư mục OneDrive Personal của bạn sẽ là lựa chọn mặc định. Bạn cũng có thể lưu vào thiết bị của mình.
Bước 6. Sử dụng các nút ở trên cùng để truy cập các công cụ định dạng
Nút "A" bằng bút chì sẽ mở khung định dạng. Bạn có thể chọn các công cụ chỉnh sửa và định dạng cơ bản từ các tab Office quen thuộc trong khung này. Nhấn vào nút "Trang chủ" để xem các tab khác nhau mà bạn có thể chuyển đổi giữa các tab. Bạn có thể cuộn khung định dạng lên và xuống để xem tất cả các tùy chọn có sẵn.
Khi bàn phím đang mở, bạn có thể vuốt thanh phía trên sang trái và phải để xem các công cụ định dạng truy cập nhanh
Bước 7. Nhấn vào nút "Lưu" để lưu
Tài liệu của bạn sẽ tự động lưu theo các khoảng thời gian đều đặn, nhưng bạn có thể nhấn vào nút Lưu xuất hiện để tạo một bản lưu tức thì. Bạn cũng có thể nhấn vào nút Menu ở góc trên bên trái và chọn "Lưu" bất kỳ lúc nào.
Phương pháp 4/4: Sử dụng Office Alternatives
Bước 1. Kiểm tra các bản thay thế Office dành cho máy tính để bàn hiện có
Có một số chương trình có sẵn có thể cung cấp cho bạn hầu hết các tính năng được tìm thấy trong Office và thậm chí một số chương trình mà Office không có. Tất cả các chương trình này đều có thể mở và chỉnh sửa tài liệu Office, cũng như nhiều định dạng mở khác nhau. Các bộ phổ biến nhất là FreeOffice, OpenOffice và LibreOffice.
FreeOffice được coi là thân thiện với người dùng nhất trong số các tùy chọn, trong khi OpenOffice và LibreOffice mạnh mẽ hơn. Nếu bạn đã quen với Office, hãy xem xét FreeOffice hoặc LibreOffice
Bước 2. Tải xuống phần mềm
Khi bạn đã quyết định lựa chọn, bạn có thể tải xuống trình cài đặt cho chương trình bạn muốn. Truy cập các trang web sau để tải xuống trình cài đặt cho chương trình bạn đã chọn:
- LibreOffice - libreoffice.org/download/libreoffice-fresh/
- FreeOffice - freeoffice.com/en/download
- OpenOffice - openoffice.org/download/index.html
Bước 3. Chạy trình cài đặt
Bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để chọn chương trình năng suất mà bạn muốn cài đặt. Bằng cách chỉ chọn những cái bạn định sử dụng, bạn có thể cắt giảm thời gian cài đặt và dung lượng ổ cứng.
Bước 4. Làm quen với chương trình mới của bạn
Tất cả ba lựa chọn thay thế Office được liệt kê ở trên đều có giao diện và hoạt động khác nhau và chúng đều là các chương trình phần mềm đầy đủ tính năng. Như vậy, tất cả chúng sẽ có một chút kiến thức cơ bản, đặc biệt nếu bạn đã quen sử dụng Office. Các tính năng cơ bản phải khá đơn giản và bạn có thể xem trên YouTube hoặc tại đây trên wikiHow để biết hướng dẫn về cách thực hiện các tác vụ nâng cao hơn.
- Xem Sử dụng OpenOffice Writer để biết chi tiết về cách sử dụng Writer, giải pháp thay thế OpenOffice Word.
- Xem Sử dụng LibreOffice để biết các mẹo làm quen với trình xử lý văn bản LibreOffice.
Bước 5. Xem xét các lựa chọn thay thế Office dựa trên đám mây
Khi các công cụ trực tuyến trở nên mạnh mẽ hơn, ngày càng có ít nhu cầu cài đặt các chương trình năng suất trên máy tính của bạn. Bên cạnh các ứng dụng web Office được nêu chi tiết ở trên, còn có một số bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây khác mà bạn có thể sử dụng. Tất cả các dịch vụ này đều cho phép bạn tải lên và sau đó chỉnh sửa tài liệu Office.
- Google Docs là lựa chọn nổi tiếng nhất trong số các tùy chọn dựa trên đám mây. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày bằng các công cụ trực tuyến của Google. Bạn có thể truy cập mọi thứ từ Google Drive, nơi tài liệu của bạn sẽ được lưu trữ. Nếu bạn có tài khoản Gmail, bạn có quyền truy cập vào Google Documents. Xem Sử dụng Google Drive để biết chi tiết về cách tạo và chỉnh sửa tài liệu.
- Zoho là một sự thay thế Office dựa trên đám mây khác. Giao diện của nó gần giống với giao diện Office hơn là Google Docs. Giống như Google Tài liệu, bạn có thể tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Xem Sử dụng Zoho Docs để biết hướng dẫn sử dụng Zoho.
- OnlyOffice là một giải pháp thay thế Office trực tuyến cho phép bạn tạo tài liệu, bảng tính và bản trình bày.
