WikiHow này hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản về cách tạo bảng tính đầu tiên của bạn trong Microsoft Excel. Bảng tính là một tài liệu bao gồm các cột và hàng ô có thể được sử dụng để sắp xếp và thao tác dữ liệu. Mỗi ô được thiết kế để chứa một phần dữ liệu, chẳng hạn như số, chữ cái và / hoặc công thức tham chiếu đến các ô khác. Dữ liệu sau đó có thể được sắp xếp, định dạng, vẽ biểu đồ và tham chiếu trong các tài liệu khác. Khi bạn đã quen với bảng tính, bạn có thể kiểm tra kỹ năng của mình bằng cách tạo bản kiểm kê tại nhà và / hoặc ngân sách hàng tháng. Hãy xem thư viện mở rộng các bài viết về Excel của wikiHow để tìm hiểu thêm về các chức năng nâng cao của ứng dụng.
Các bước
Phương pháp 1/3: Tạo bảng tính cơ bản
Bước 1. Mở Microsoft Excel
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu (Windows) hoặc trong thư mục Ứng dụng (macOS). Ứng dụng sẽ mở ra một màn hình cho phép bạn tạo hoặc chọn một tài liệu.
Nếu chưa có phiên bản Microsoft Office trả phí, bạn có thể sử dụng phiên bản trực tuyến miễn phí tại https://www.office.com để tạo bảng tính cơ bản. Bạn chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình và nhấp vào Excel trong hàng biểu tượng.
Bước 2. Nhấp vào Sổ làm việc trống để tạo một sổ làm việc mới
Sổ làm việc là tên của tài liệu chứa (các) bảng tính của bạn. Điều này tạo ra một bảng tính trống được gọi là Sheet1, mà bạn sẽ thấy trên tab ở cuối trang tính.
Khi bạn tạo các bảng tính phức tạp hơn, bạn có thể thêm một trang tính khác bằng cách nhấp vào + bên cạnh trang tính đầu tiên. Sử dụng các tab dưới cùng để chuyển đổi giữa các bảng tính.
Bước 3. Làm quen với bố cục của bảng tính
Điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy là bảng tính chứa hàng trăm ô hình chữ nhật được tổ chức thành các cột dọc và hàng ngang. Một số điều quan trọng cần lưu ý về bố cục này:
- Tất cả các hàng được gắn nhãn bằng số dọc theo cạnh của bảng tính, trong khi các cột được gắn nhãn bằng chữ cái dọc trên cùng.
- Mỗi ô có một địa chỉ bao gồm ký tự cột theo sau là số hàng. Ví dụ, địa chỉ của ô trong cột đầu tiên (A), hàng đầu tiên (1) là A1. Địa chỉ của ô trong cột B hàng 3 là B3.
Bước 4. Nhập một số dữ liệu
Nhấp vào ô bất kỳ một lần và bắt đầu nhập ngay lập tức. Khi bạn hoàn thành ô đó, hãy nhấn phím Tab ↹ để di chuyển đến ô tiếp theo trong hàng hoặc phím ↵ Enter để chuyển đến ô tiếp theo trong cột.
- Lưu ý rằng khi bạn nhập vào ô, nội dung cũng xuất hiện trong thanh chạy trên đầu bảng tính. Thanh này được gọi là Thanh công thức và hữu ích khi nhập các chuỗi dữ liệu và / hoặc công thức dài.
- Để chỉnh sửa một ô đã có dữ liệu, hãy bấm đúp vào ô đó để đưa con trỏ trở lại. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào ô một lần và thực hiện các thay đổi trong thanh công thức.
- Để xóa dữ liệu khỏi một ô, hãy bấm vào ô một lần, rồi nhấn Del. Thao tác này sẽ trả ô về ô trống mà không làm rối dữ liệu trong các hàng hoặc cột khác. Để xóa nhiều giá trị ô cùng một lúc, nhấn Ctrl (PC) hoặc ⌘ Cmd (Mac) khi bạn nhấp vào từng ô bạn muốn xóa, rồi nhấn Del.
- Để thêm một cột trống mới giữa các cột hiện có, hãy bấm chuột phải vào chữ cái phía trên cột sau vị trí bạn muốn cột mới xuất hiện, rồi bấm Chèn trên menu ngữ cảnh.
- Để thêm một hàng trống mới giữa các hàng hiện có, bấm chuột phải vào số hàng cho hàng sau vị trí mong muốn, sau đó bấm Chèn trên menu.
Bước 5. Kiểm tra các chức năng có sẵn để sử dụng nâng cao
Một trong những tính năng hữu ích nhất của Excel là khả năng tra cứu dữ liệu và thực hiện các phép tính dựa trên các công thức toán học. Mỗi công thức bạn tạo chứa một hàm Excel, là "hành động" mà bạn đang thực hiện. Công thức luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) theo sau là tên hàm (ví dụ: = SUM, = LOOKUP, = SIN). Sau đó, các tham số sẽ được nhập vào giữa một tập hợp các dấu ngoặc đơn (). Thực hiện theo các bước sau để có ý tưởng về loại hàm bạn có thể sử dụng trong Excel:
- Nhấn vào Công thức ở đầu màn hình. Bạn sẽ nhận thấy một số biểu tượng trong thanh công cụ ở đầu ứng dụng trong bảng có nhãn "Thư viện chức năng". Khi bạn biết cách hoạt động của các chức năng khác nhau, bạn có thể dễ dàng duyệt qua thư viện bằng các biểu tượng đó.
- Nhấn vào Chèn chức năng biểu tượng này cũng hiển thị fx. Nó phải là biểu tượng đầu tiên trên thanh. Thao tác này sẽ mở ra bảng Chèn Hàm, cho phép bạn tìm kiếm những gì bạn muốn làm hoặc duyệt theo danh mục.
- Chọn một danh mục từ menu "Hoặc chọn một danh mục". Danh mục mặc định là "Được sử dụng gần đây nhất". Ví dụ: để xem các hàm toán học, bạn có thể chọn Toán & Trig.
- Nhấp vào bất kỳ chức năng nào trong bảng "Chọn chức năng" để xem cú pháp của chức năng đó, cũng như mô tả chức năng hoạt động. Để biết thêm thông tin về một chức năng, hãy nhấp vào Trợ giúp về chức năng này.
- Nhấp chuột Hủy bỏ khi bạn duyệt xong.
- Để tìm hiểu thêm về cách nhập công thức, hãy xem Cách nhập công thức trong Microsoft Excel.
Bước 6. Lưu tệp của bạn khi bạn chỉnh sửa xong
Để lưu tệp, hãy nhấp vào Tập tin ở góc trên cùng bên trái, sau đó chọn Lưu thành. Tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, thông thường bạn sẽ có tùy chọn lưu tệp vào máy tính hoặc OneDrive của mình.
Bây giờ bạn đã nắm được các kiến thức cơ bản, hãy xem phương pháp "Tạo khoảng không quảng cáo tại nhà từ Scratch" để xem thông tin này được đưa vào thực tế
Phương pháp 2/3: Tạo khoảng không quảng cáo tại nhà từ Scratch
Bước 1. Mở Microsoft Excel
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu (Windows) hoặc trong thư mục Ứng dụng (macOS). Ứng dụng sẽ mở ra một màn hình cho phép bạn tạo hoặc mở một sổ làm việc.
Bước 2. Đặt tên cho các cột của bạn
Giả sử chúng tôi đang lập danh sách các vật dụng trong nhà của chúng tôi. Ngoài việc liệt kê mặt hàng đó là gì, chúng ta có thể muốn ghi lại nó ở trong phòng nào và kiểu dáng / kiểu dáng của nó. Chúng tôi sẽ dành hàng 1 cho tiêu đề cột để dữ liệu của chúng tôi được gắn nhãn rõ ràng..
- Nhấp vào ô A1 và nhập Mục. Chúng tôi sẽ liệt kê từng mục trong cột này.
- Nhấp vào ô B1 và nhập Vị trí. Đây là nơi chúng tôi sẽ vào phòng mà mục đó đang ở.
- Bấm vào ô C1 và nhập Make / Model. Chúng tôi sẽ liệt kê mô hình và nhà sản xuất của mặt hàng trong cột này.
Bước 3. Nhập các mục của bạn trên mỗi hàng
Bây giờ các cột của chúng tôi đã được gắn nhãn, việc nhập dữ liệu của chúng tôi vào các hàng sẽ trở nên đơn giản. Mỗi mục sẽ có hàng riêng và mỗi bit thông tin sẽ nhận được ô riêng.
- Ví dụ: nếu bạn đang nghe màn hình Apple HD trong văn phòng của mình, bạn có thể nhập màn hình HD vào A2 (trong cột Mục), Office vào B2 (trong cột Vị trí) và Apple Cinema 30-inch M9179LL vào B3 (cột Make / Model).
- Liệt kê các mục bổ sung trên các hàng bên dưới. Nếu bạn cần xóa một ô, chỉ cần nhấp vào ô đó một lần và nhấn Del.
- Để xóa toàn bộ hàng hoặc cột, hãy bấm chuột phải vào chữ cái hoặc số và chọn Xóa bỏ.
- Có thể bạn đã nhận thấy rằng nếu bạn nhập quá nhiều văn bản vào một ô, nó sẽ chồng lên cột tiếp theo. Bạn có thể sửa lỗi này bằng cách thay đổi kích thước các cột để phù hợp với văn bản. Đặt con trỏ trên dòng giữa các chữ cái của cột (phía trên hàng 1) để con trỏ biến thành hai mũi tên, rồi bấm đúp vào dòng đó.
Bước 4. Chuyển các tiêu đề cột thành menu thả xuống
Giả sử bạn đã liệt kê hàng trăm mục khắp nhà nhưng chỉ muốn xem những mục được lưu trữ trong văn phòng của bạn. Nhấn vào
Bước 1. ở đầu hàng 1 để chọn toàn bộ hàng, sau đó thực hiện như sau:
- Nhấn vào Dữ liệu ở đầu Excel.
- Nhấp chuột Lọc (biểu tượng cái phễu) trên thanh công cụ. Các mũi tên nhỏ hiện xuất hiện trên mỗi tiêu đề cột.
- Nhấn vào Vị trí menu thả xuống (trong B1) để mở menu bộ lọc.
- Vì chúng tôi chỉ muốn xem các mục trong văn phòng, hãy chọn hộp bên cạnh "Văn phòng" và xóa các dấu kiểm khác.
- Nhấp chuột VÂNG. Bây giờ bạn sẽ chỉ thấy các mục trong phòng đã chọn. Bạn có thể làm điều này với bất kỳ cột nào và bất kỳ kiểu dữ liệu nào.
- Để khôi phục tất cả các mục, hãy nhấp lại vào menu và chọn "Chọn tất cả", sau đó VÂNG để khôi phục tất cả các mục.
Bước 5. Nhấp vào tab Bố cục Trang để tùy chỉnh bảng tính
Bây giờ bạn đã nhập dữ liệu của mình, bạn có thể muốn tùy chỉnh màu sắc, phông chữ và đường kẻ. Dưới đây là một số ý tưởng để làm như vậy:
- Chọn các ô bạn muốn định dạng. Bạn có thể chọn toàn bộ một hàng bằng cách nhấp vào số của nó hoặc toàn bộ cột bằng cách nhấp vào chữ cái của nó. Giữ Ctrl (PC) hoặc Cmd (Mac) để chọn nhiều cột hoặc hàng cùng một lúc.
- Nhấp chuột Màu sắc trong khu vực "Chủ đề" của thanh công cụ để xem và chọn chủ đề màu.
- Nhấn vào Phông chữ trình đơn để duyệt và chọn phông chữ.
Bước 6. Lưu tài liệu của bạn
Khi bạn đã đạt đến điểm dừng tốt, bạn có thể lưu bảng tính bằng cách nhấp vào Tập tin ở góc trên bên trái và chọn Lưu thành.
Phương pháp 3/3: Tạo Ngân sách Hàng tháng từ Mẫu
Bước 1. Mở Microsoft Excel
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu (Windows) hoặc trong thư mục Ứng dụng (macOS). Ứng dụng sẽ mở ra một màn hình cho phép bạn tạo hoặc mở một sổ làm việc.
Phương pháp này bao gồm việc sử dụng mẫu Excel có sẵn để tạo danh sách chi phí của bạn. Có hàng trăm mẫu có sẵn cho các loại bảng tính khác nhau. Để xem danh sách tất cả các mẫu chính thức, hãy truy cập
Bước 2. Tìm kiếm mẫu "Ngân sách Hàng tháng Đơn giản"
Đây là mẫu chính thức miễn phí của Microsoft giúp bạn dễ dàng tính toán ngân sách trong tháng. Bạn có thể tìm thấy nó bằng cách nhập Ngân sách Hàng tháng Đơn giản vào thanh tìm kiếm ở trên cùng và nhấn ↵ Enter trong hầu hết các phiên bản.
Bước 3. Chọn mẫu Ngân sách Hàng tháng Đơn giản và nhấp vào Tạo
Điều này tạo ra một bảng tính mới từ một mẫu được định dạng trước.
Bạn có thể phải nhấp vào Tải xuống thay thế.
Bước 4. Nhấp vào tab Thu nhập hàng tháng để nhập (các) thu nhập của bạn
Bạn sẽ nhận thấy có ba tab (Tóm lược, Thu nhập hàng tháng, và Chi tiêu hang thang) ở cuối sổ làm việc. Bạn sẽ nhấp vào tab thứ hai. Giả sử bạn nhận được thu nhập từ hai công ty có tên wikiHow và Acme:
- Bấm đúp vào Thu nhập 1 ô để hiển thị con trỏ. Xóa nội dung của ô và nhập wikiHow.
- Bấm đúp vào Thu nhập 2 ô, xóa nội dung và nhập Acme.
- Nhập thu nhập hàng tháng của bạn từ wikiHow vào ô đầu tiên trong tiêu đề "Số tiền" (ô có nội dung "2500" theo mặc định). Làm tương tự với thu nhập hàng tháng của bạn từ "Acme" trong ô ngay bên dưới.
- Nếu bạn không có bất kỳ thu nhập nào khác, bạn có thể nhấp vào các ô khác (cho "Khác" và "250 đô la") và nhấn Del để xóa chúng.
- Bạn cũng có thể thêm các nguồn và số tiền thu nhập khác vào các hàng bên dưới những nguồn đã tồn tại.
Bước 5. Nhấp vào tab Chi phí hàng tháng để nhập chi phí của bạn
Đây là tab thứ ba ở cuối sổ làm việc. Những chi phí và số tiền đã được điền vào, bạn có thể nhấp đúp vào bất kỳ ô nào để thay đổi giá trị của nó.
- Ví dụ: giả sử tiền thuê nhà của bạn là $ 795 / tháng. Bấm đúp vào số tiền "800 đô la" được điền trước, xóa nó, sau đó nhập 795.
- Giả sử bạn không có bất kỳ khoản thanh toán khoản vay sinh viên nào để thực hiện. Bạn chỉ có thể nhấp vào số tiền bên cạnh "Khoản vay dành cho sinh viên" trong cột "Số tiền" ($ 50) và nhấn Del trên bàn phím để xóa. Làm tương tự cho tất cả các chi phí khác.
- Bạn có thể xóa toàn bộ hàng bằng cách nhấp chuột phải vào số hàng và chọn Xóa bỏ.
- Để chèn một hàng mới, bấm chuột phải vào số hàng bên dưới nơi bạn muốn nó xuất hiện, rồi chọn Chèn.
- Đảm bảo rằng không có số tiền bổ sung nào mà bạn không thực sự phải trả trong cột "Số tiền", vì chúng sẽ tự động được tính vào ngân sách của bạn.
Bước 6. Nhấp vào tab Tóm tắt để hình dung ngân sách của bạn
Khi bạn đã nhập dữ liệu của mình, biểu đồ trên tab này sẽ tự động cập nhật để phản ánh thu nhập so với chi phí của bạn.
- Nếu thông tin không tự động tính toán, hãy nhấn F9 trên bàn phím.
- Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tab Thu nhập hàng tháng và Chi phí hàng tháng sẽ ảnh hưởng đến những gì bạn thấy trong Tóm tắt của mình.
Bước 7. Lưu tài liệu của bạn
Khi bạn đã đạt đến điểm dừng tốt, bạn có thể lưu bảng tính bằng cách nhấp vào Tập tin ở góc trên bên trái và chọn Lưu thành.
