Nếu ý tưởng tổ chức một buổi triển lãm xe hơi thực sự làm thay đổi động cơ của bạn, bạn sẽ được thưởng thức! Lên kế hoạch cho một buổi biểu diễn có thể là một trải nghiệm thú vị. Bắt đầu bằng cách tìm hiểu những thứ cơ bản như chủ đề chương trình, ngày tháng và địa điểm. Sau đó, thu hút phần còn lại của cộng đồng của bạn tham gia bằng cách tìm kiếm tài trợ từ doanh nghiệp địa phương và thuê các nhà cung cấp địa phương để cung cấp thực phẩm, giải thưởng và giải trí. Với một chút kế hoạch và tổ chức, bạn có thể tổ chức một buổi triển lãm xe hơi tuyệt vời và khiến cộng đồng của bạn xôn xao vì phấn khích.
Các bước
Phần 1/3: Chi tiết và Hậu cần
Bước 1. Chọn chủ đề hoặc loại xe hơi cho buổi biểu diễn để chương trình có cảm giác gắn kết
Chủ đề cung cấp hướng dẫn cho những người tham gia của bạn và cung cấp cho những người tham dự ý tưởng về những gì sẽ xảy ra trong ngày biểu diễn. Các chủ đề phổ biến bao gồm xe cổ, xe cổ, xe đua, tay đua thấp, xe sang và xe nước ngoài. Hãy chắc chắn đưa chủ đề vào tờ rơi và thông báo của bạn để chủ sở hữu ô tô biết liệu họ có đủ điều kiện hay không. Ví dụ:
- "Tất cả những chiếc xe sang trọng của nước ngoài và những chiếc xe đua kỳ lạ đều được mời tham gia."
- "Triển lãm mở cửa cho tất cả các loại xe côn tay trước năm 1948 và xe cổ của Mỹ."
- "Chủ sở hữu của các bộ điều chỉnh đã được sửa đổi và những chiếc xe kỳ lạ cao cấp, được sửa đổi rất nhiều đều được hoan nghênh đăng ký."
Bước 2. Tổ chức sự kiện của bạn vào thứ Bảy hoặc Chủ nhật để thu hút đám đông lớn nhất
Cuối tuần là dịp tốt nhất để tổ chức các buổi triển lãm xe hơi vì hầu hết mọi người đều nghỉ làm và tìm kiếm điều gì đó thú vị để làm. Sau khi bạn chọn ngày và giờ, hãy kiểm tra trực tuyến để xác nhận rằng không có sự kiện hoặc chương trình địa phương nào khác diễn ra đồng thời. Bằng cách đó, bạn sẽ không phải cạnh tranh với họ để được tham dự.
- Chọn 2-3 ngày có thể trong trường hợp ngày đầu tiên không thành công.
- Tổ chức buổi biểu diễn của bạn vào mùa xuân hoặc mùa thu khi thời tiết ôn hòa. Hầu hết các chủ sở hữu xe hơi không muốn mang xe của họ ra ngoài vào mùa đông chết chóc, và cái nóng giữa mùa hè cũng có thể khiến mọi người không thể xuất hiện.
Bước 3. Đặt ngân sách cho sự kiện
Tìm ra số tiền bạn phải chi và kích thước bạn muốn chương trình. Dự kiến chi khoảng $ 2, 000 cho một buổi trình diễn nhỏ (50-100 chiếc xe hơi). Đối với một buổi trình diễn quy mô vừa với 100-150 chiếc ô tô, hãy lập ngân sách ít nhất là $ 5, 000. Sau đó, hãy tạo một danh sách chạy các chi phí ước tính để đảm bảo bạn có thể trang trải mọi thứ. Các chi phí điển hình bao gồm tiền thuê địa điểm, phí nhà cung cấp, bán vé, giấy phép, bảo hiểm, quảng cáo, tờ rơi, giải trí và giải thưởng.
- Đảm bảo điều chỉnh ngân sách của bạn sau khi hoàn thành từng mục. Bằng cách đó, bạn luôn làm việc với những con số chính xác.
- Hỏi các doanh nghiệp địa phương về việc tài trợ nếu bạn thiếu tiền mặt! Các lựa chọn tốt bao gồm cửa hàng phụ tùng / bảo dưỡng ô tô, cửa hàng bán thân xe và câu lạc bộ xe hơi. Các lợi ích dành cho nhà tài trợ bao gồm quảng bá thương hiệu, logo của họ được hiển thị nổi bật trên tất cả các bảng chỉ dẫn và cơ hội thiết lập gian hàng của nhà cung cấp tại triển lãm.
Bước 4. Đặt một địa điểm phù hợp với quy mô và nhu cầu của bạn
Nếu bạn tự kinh doanh một cửa hàng xe hơi, địa điểm lý tưởng nhất là bãi đậu xe của chính bạn. Nếu không, hãy tìm những địa điểm địa phương có bãi đậu xe lớn. Gọi điện xung quanh để thảo luận về giá cả và nhớ tìm hiểu từng địa điểm trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hãy tưởng tượng nơi những chiếc ô tô sẽ thiết lập, nơi bạn sẽ đặt khu vực đăng ký, v.v. Nếu trong khuôn viên không có nhà vệ sinh, hãy thuê Port-a-Potties cho sự kiện này. Xem xét các địa điểm như:
- Trung tâm cộng đồng hoặc hội trường VA
- Các doanh nghiệp ô tô địa phương hoặc đường đua
- Công viên hoặc khu vực tổ chức sự kiện cộng đồng
- Các doanh nghiệp địa phương có bãi đậu xe đẹp
- Bãi đậu xe trường học
Bước 5. Mua một hợp đồng bảo hiểm để trang trải các chi phí hoặc thiệt hại không mong muốn
Nói chung, địa điểm quy định loại bảo hiểm nào được yêu cầu để hoạt động trên tài sản của họ. Hỏi địa điểm và kiểm tra với chính quyền địa phương về các yêu cầu bảo hiểm. Nếu buổi biểu diễn là tài sản của riêng bạn, hãy liên hệ với đại lý bảo hiểm của bạn.
Hầu hết các triển lãm xe hơi đều có sự tham gia của những chiếc xe cổ và / hoặc đắt tiền, và những chiếc xe đó rất đắt tiền. Bạn nên mua bảo hiểm để chi trả cho mọi vấn đề có thể xảy ra, đề phòng trường hợp xảy ra
Bước 6. Nhận bất kỳ giấy phép nào được yêu cầu bởi các quan chức thành phố, quận hoặc đô thị địa phương
Để hoạt động hợp pháp, bạn có thể sẽ cần ít nhất 1-2 giấy phép địa phương. Tìm kiếm thông tin trực tuyến hoặc liên hệ trực tiếp với các văn phòng thành phố để biết bạn cần làm gì, mọi thời hạn liên quan và chi phí giấy phép. Bắt đầu quá trình này ngay khi có thể để bạn sẵn sàng bắt đầu ngày biểu diễn. Một số giấy phép bạn có thể cần:
- Đóng cửa đường phố
- Tòa nhà & An toàn
- Dịch vụ Y tế (dành cho nhà cung cấp thực phẩm)
- Điều khiển giao thông
- Sở Cảnh sát / Phòng cháy chữa cháy
Bước 7. Thiết lập đăng ký trước để mọi người có thể đăng ký sớm
Hầu hết các chương trình đều cho phép đăng ký trước và đăng ký tại chỗ, nhưng những người tham gia nghiêm túc thường thích làm điều đó trước thời hạn. Đối với các chương trình nhỏ, hãy đưa thông tin liên hệ của bạn lên tờ rơi và khuyến khích mọi người liên hệ trực tiếp để đăng ký. Đối với các chương trình lớn hơn, hãy thiết lập một trang web chương trình và hướng dẫn mọi người đến đó đăng ký và trả phí tham dự.
- Cung cấp một khoản phí đăng ký chiết khấu như một động lực cho những người đăng ký sớm.
- Thông tin cần nắm bắt để đăng ký: Họ tên, địa chỉ nhà và địa chỉ email của người tham gia. Sản phẩm, kiểu xe, màu sắc và năm của chiếc xe.
- Gửi bộ dụng cụ đăng ký cho người tham gia 2 tuần trước buổi biểu diễn. Mỗi bộ dụng cụ phải bao gồm bản đồ, nhãn dán cửa sổ trả trước, thông tin về bãi đậu xe và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào khác.
Bước 8. Treo tờ rơi sự kiện và gửi lời mời trên phương tiện truyền thông xã hội
Thiết kế một tờ rơi hấp dẫn cho sự kiện của bạn và đăng các bản sao tại các cửa hàng địa phương và các sự kiện xe hơi. Sau đó, tạo một trang sự kiện trên Facebook và khuyến khích mọi người trả lời và chia sẻ liên kết để giúp bạn quảng cáo. Các cách khác để quảng bá sự kiện của bạn:
- Tạo tài khoản Twitter và đăng liên kết sự kiện lên những người theo dõi bạn
- Quảng cáo trên đài phát thanh và truyền hình địa phương
- Đặt quảng cáo trên báo địa phương của bạn
Phần 2/3: Nhà cung cấp và Giải trí
Bước 1. Đặt một nhà cung cấp thực phẩm địa phương hoặc xe tải thực phẩm cho sự kiện của bạn
Nếu bạn đang tổ chức một buổi triển lãm ô tô nhỏ, bạn có thể có thể thoát khỏi chỉ với việc sắp xếp một vài quán nướng. Đối với các sự kiện lớn hơn, hãy đi cùng một nhà cung cấp dịch vụ ăn uống địa phương hoặc nhà điều hành xe tải thực phẩm. Gọi điện xung quanh để biết giá cả và đặt chỗ cho nhà cung cấp thực phẩm của bạn càng sớm càng tốt. Đặt câu hỏi cho nhà cung cấp về:
- Tỷ lệ tối thiểu của họ
- Nếu chúng có thể phù hợp với kích thước chương trình của bạn
- Họ định tính phí khách như thế nào
- Lãi suất và thời hạn ký quỹ
- Mọi khoản phí bổ sung
Bước 2. Thuê một DJ hoặc ban nhạc địa phương để cung cấp âm nhạc
Âm nhạc là một phần truyền thống của bất kỳ triển lãm ô tô nào và có thể tạo ra một không gian thực sự thú vị cho sự kiện của bạn. Hãy suy nghĩ về loại âm nhạc có ý nghĩa đối với đám đông mong đợi của bạn trước khi bạn đưa ra bất kỳ quyết định nào. Hợp tác với một đài phát thanh địa phương cũng có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Họ sẽ cung cấp âm nhạc, phát sóng trực tiếp và quảng bá chương trình cùng một lúc!
- Nếu bạn thuê một DJ, hãy cân nhắc nói chuyện với họ về việc phục vụ đám đông.
- Việc thuê một ban nhạc địa phương để cung cấp nhạc sống có thể tạo ra thêm sự cường điệu.
Bước 3. Thiết lập một MC nếu bạn cần một cách để đưa ra thông báo tại chương trình
MC có thể đưa ra những lời cường điệu, thu hút đám đông và đưa ra những thông báo cần thiết như số vé xổ số trúng thưởng, người chiến thắng danh hiệu, v.v. Nếu đây là điều mà chương trình của bạn cần, hãy tìm kiếm những MC địa phương có thể thực hiện công việc đó.
Nếu bạn đang thuê một DJ, hãy hỏi xem họ có sẵn sàng xem xét nhiệm vụ MC cùng với việc xoay nhạc hay không
Bước 4. Tìm một công ty địa phương để thiết kế và cung cấp cúp cho những người chiến thắng của bạn
Nếu triển lãm ô tô của bạn là một cuộc thi, bạn sẽ cần giải thưởng và danh hiệu cho những người chiến thắng. Tham khảo danh mục chương trình và bảng giám khảo của bạn để bạn biết mình cần bao nhiêu danh hiệu. Sau đó, liên hệ với một công ty địa phương để thiết kế và sản xuất. Hãy nhắm đến ít nhất 3-5 danh hiệu lớn.
Bước 5. Thuê một ngôi nhà trang nhã nếu bạn đang mong đợi những đứa trẻ tại buổi biểu diễn
Nếu bạn đang mong đợi một đám đông lớn tuổi hơn, điều này là không cần thiết. Tuy nhiên, nếu bạn cho rằng sự kiện của mình sẽ thu hút nhiều gia đình cộng đồng, hãy cân nhắc cung cấp một số hình thức giải trí cho trẻ em. Nhiều người có thể xuất hiện nếu họ có thể mang theo con cái của họ. Các hoạt động giải trí thân thiện với trẻ em khác cần xem xét:
- Vẽ mặt
- Bóng bay / động vật bóng bay
- Chú hề hoặc nhà ảo thuật
Bước 6. Chọn giám khảo của bạn và chuẩn bị cho họ về các hạng mục và cho điểm
Bạn và nhân viên của bạn có thể là giám khảo hoặc bạn có thể mời các chuyên gia / những người đam mê từ các câu lạc bộ xe hơi địa phương để thực hiện công việc. Đặt ra các quy tắc cơ bản trước chương trình và đảm bảo rằng mọi người đều bắt kịp các danh mục và hệ thống điểm cụ thể nếu bạn đang sử dụng những quy tắc đó.
- Nhắm đến 3-5 danh mục chính như: Tốt nhất trong chương trình, Chế độ tùy chỉnh tốt nhất, Hiệu suất tốt nhất, v.v.
- Một bảng đánh giá được làm trước có thể bao gồm một phần cho mỗi hạng mục, bảng phân tích chi tiết trong mỗi hạng mục và giải thích về hệ thống điểm / cách sử dụng nó.
Phần 3 của 3: Ngày chiếu
Bước 1. Cắm biển báo, rào chắn để hướng dẫn người tham gia và người tham dự
Hãy chắc chắn rằng các bảng hiệu phòng tắm được đánh dấu rõ ràng và dễ tìm. Thiết lập các biển báo ra vào để giúp bạn kiểm soát luồng giao thông. Nếu cần thiết, hãy dựng các biển báo "cấm đậu xe" tại các khu vực cấm. Đánh dấu các lối thoát hiểm và chỉ định một người hoặc dựng các rào cản để giữ cho các lối đi đó thông thoáng.
- Mua bảng hiệu chắc chắn với chữ viết rõ ràng để mọi người có thể nhìn thấy chúng dễ dàng.
- Nếu bạn cần các rào cản, hãy yêu cầu chính quyền địa phương cung cấp trước thời hạn.
Bước 2. Đánh dấu các điểm đỗ cho xe ô tô trưng bày của bạn bằng sơn xịt màu trắng
Mỗi chiếc xe tham gia cần có một không gian cụ thể để đậu, vì vậy hãy đánh dấu những khoảng trống đó vài giờ trước khi chương trình bắt đầu. Mang theo một vài chiếc cọc và dây bên mình để bạn có thể tạo những đường thẳng đẹp mắt bằng sơn xịt màu trắng.
Nếu bạn đang đánh số chỗ đậu xe, hãy nhớ phun sơn rõ ràng từng con số vào đúng chỗ trống
Bước 3. Hướng dẫn các nhà cung cấp và giải trí đến các khu vực của họ để thiết lập
Yêu cầu các nhà cung cấp và giải trí đến sớm 1 giờ để thiết lập. Chỉ cho nhà cung cấp thực phẩm nơi để đến và giúp DJ hoặc ban nhạc thiết lập ở vị trí trung tâm trong khuôn viên. Đảm bảo dây nguồn và máy phát điện được đặt sẵn trước khi bất kỳ ai đến.
Bước 4. Thiết lập khu vực đăng ký ở lối vào của sự kiện
Chỉ định một trong những thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm lưu giữ nhật ký của những người tham gia và thu phí tham gia. Cung cấp cho mỗi người tham gia đã đăng ký một thẻ cửa sổ có tên, thông tin xe và hạng xe của họ trên đó. Chỉ định cho mỗi xe một chỗ được đánh số cụ thể hoặc điểm đỗ được đánh dấu rõ ràng để chúng biết mình phải đi đâu.
