Viết email khá đơn giản, nhưng có một định dạng chung mà bạn cần lưu ý. Cũng cần lưu ý về sự khác biệt giữa email không chính thức và chính thức. Đây là những gì bạn cần biết.
Cách viết trình chiếu email tốt nhất
Các bước
Phần 1/5: Cơ bản về Email
Bước 1. Thiết lập địa chỉ email
Nếu bạn chưa có địa chỉ email, bạn sẽ cần đăng ký với nhà cung cấp dịch vụ email trước khi tiếp tục. Rất may, có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí dựa trên web mà bạn có thể nhận được một địa chỉ email miễn phí mà không mất phí. Một số trong những cái phổ biến nhất bao gồm:
- Gmail
- Hotmail
- Thư Yahoo
Bước 2. Nhấp vào "Soạn" hoặc "Mới
Trước khi có thể viết email, bạn cần mở một hộp thư trống mới để viết email vào. Phương pháp chính xác khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ bạn sử dụng, nhưng thường sẽ có một nút ở đầu trang với một nhãn như “Soạn thư”, “Mới” hoặc “Tin nhắn mới”.
Nếu bạn không chắc chắn về cách tạo thư mới, hãy kiểm tra các trang trợ giúp cho dịch vụ email của bạn để tìm hiểu thêm về nó một cách chi tiết hơn
Bước 3. Liệt kê địa chỉ email của người nhận
Bạn không cần liệt kê địa chỉ email của riêng mình, nhưng bạn cần chỉ định địa chỉ email của người hoặc những người bạn định gửi email.
- Một khoảng trắng thường đủ để phân tách nhiều địa chỉ email, nhưng một số dịch vụ yêu cầu bạn tách nhiều địa chỉ bằng dấu phẩy hoặc một số dạng dấu câu khác. Nếu đúng như vậy, các hướng dẫn này phải được chỉ định bởi nhà cung cấp email cụ thể của bạn.
- Nhập địa chỉ email của người nhận chính hoặc người nhận vào trường “Tới:”. Người nhận chính thường đề cập đến bất kỳ ai mà email trực tiếp dành cho hoặc được gửi đến trong phần nội dung của email.
- Nhập các địa chỉ email khác vào trường “CC:”. Đây là trường "sao chép". Người nhận phải được liệt kê trong trường “CC:” nếu email không trực tiếp đề cập đến họ nhưng đề cập đến điều gì đó mà cá nhân đó nên biết.
- Sử dụng trường “BCC:” để ẩn địa chỉ email. Nếu bạn không muốn người nhận email nhìn thấy danh sách các địa chỉ email mà thư được gửi đến, bạn nên nhập các địa chỉ email đó vào trường “bản sao ẩn”.
Bước 4. Bao gồm một chủ đề thông tin
Mọi dịch vụ email sẽ cho phép bạn nhập chủ đề hoặc tiêu đề cho email của bạn vào hộp “Chủ đề”.
-
Chủ đề phải ngắn gọn nhưng cũng phải cung cấp cho người nhận một số ý tưởng về nội dung email.
- Ví dụ: một email thông thường cho một người bạn chỉ có thể nói "Chuyện gì vậy?" Tuy nhiên, nếu bạn đang gửi email với câu hỏi về một bài tập, dòng chủ đề có thể đọc một cái gì đó như “Bài tập về nhà toán học”.
- Tương tự, một câu hỏi cho người giám sát hoặc giáo sư có thể được gắn nhãn với dòng chủ đề như “Câu hỏi” hoặc “Câu hỏi về…” theo sau là một nhãn ngắn gọn mô tả chủ đề được đề cập.
- Lưu ý rằng thư không có chủ đề sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận với nhãn là “(không có chủ đề).”
Bước 5. Viết nội dung email của bạn
Nội dung email của bạn phải được viết trong hộp văn bản lớn bên dưới dòng chủ đề.
- Nội dung của mỗi email thường phải bao gồm lời chào, thông điệp và kết thúc.
- Bản chất của email là nhanh, vì vậy bạn thường nên giữ độ dài của thư khá ngắn.
Bước 6. Nhấn nút "Gửi"
Sau khi bạn nhập xong email của mình, hãy xem lại email để xác minh rằng không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp và thư đó giải quyết rõ ràng vấn đề bạn muốn đưa ra. Nếu email đã sẵn sàng, hãy nhấn vào nút "Gửi" trên hộp thư để gửi nó đến những người nhận được liệt kê.
Phần 2/5: Viết Email Thân thiện
Bước 1. Biết khi nào một email thân thiện là thích hợp
Email thân thiện nên được dành cho những người thân yêu, bao gồm bạn bè, gia đình và đối tác lãng mạn. Nếu tin nhắn có bản chất bình thường và bạn đang gửi nó cho một người mà bạn không thân mật với họ, bạn có thể gửi một email thân thiện.
Lần duy nhất bạn không gửi một email thân thiện cho gia đình hoặc bạn bè là nếu bạn đang gửi một email nhóm có tính chất chính thức, chẳng hạn như một lời kêu gọi đóng góp hoặc quảng cáo bán hàng. Vì những email này có thể sẽ được gửi đến những người mà bạn không thường xuyên gặp gỡ, nên bạn phải gửi email tới họ
Bước 2. Giữ cho dòng tiêu đề bình thường
Một dòng tiêu đề không hoàn toàn cần thiết, nhưng bạn vẫn nên bao gồm một chủ đề. Giữ cho nó ngắn gọn, ngọt ngào và đi vào trọng tâm.
- Nếu bạn chỉ đang viết email để trò chuyện với một người bạn, bạn có thể bao gồm một dòng tiêu đề hài hước hoặc một dòng đơn giản như "Đã lâu không gặp!"
- Nếu bạn đang viết với một mục đích, hãy đề cập đến mục đích đó là gì. Ví dụ: nếu bạn quyết định viết email về một chuyến đi chơi nhóm, hãy gắn nhãn email với một chủ đề đề cập cụ thể đến chuyến đi chơi đó.
Bước 3. Cân nhắc xưng hô người nhận bằng tên
Đối với một email thân thiện, điều này không hoàn toàn cần thiết, nhưng nó vẫn là một cách lịch sự để bắt đầu phần nội dung thư của bạn.
-
Lời chào của bạn có thể đơn giản như nói rõ tên của người đó:
Bob,
-
Ngoài ra, bạn cũng có thể kèm theo một lời chào thân thiện với tên đó:
- "Này Bob!"
- "Chào Bob,"
- "Chào Bob!"
Bước 4. Viết thông điệp của bạn một cách rõ ràng, nhưng giữ ngôn ngữ của bạn bình thường
Nội dung thông điệp của bạn phải dễ hiểu, nhưng giọng điệu phải thân mật và mang tính đối thoại.
- Đọc email của bạn và tự hỏi bản thân xem nội dung của email có giống như cách bạn nói chuyện trực tiếp hay không. Nếu vậy, bạn đã đạt được một giai điệu tốt cho một email thân thiện.
- Rút gọn. Các đoạn ngắn không phải là một phần của văn bản chính thức, nhưng chúng là một phần phổ biến của cuộc trò chuyện hàng ngày, làm cho chúng thích hợp cho một email thân thiện.
- Hãy thoải mái sử dụng tiếng lóng. Nếu muốn, bạn có thể bao gồm tiếng lóng trên Internet: "thx" thay vì "cảm ơn", "4" thay vì "cho", "l8r" thay vì "sau", v.v.
- Đồng thời sử dụng biểu tượng cảm xúc khi thích hợp.:)
Bước 5. Cân nhắc việc ký tên của bạn
Giống như lời chào, phần kết thúc hoặc chữ ký không hoàn toàn cần thiết cho một email thân thiện, nhưng nó có thể là một cách tốt để kết thúc thư.
-
Kết thúc của bạn có thể đơn giản như tên của bạn:
- "Jen"
- "-Jen"
-
Bạn cũng có thể sáng tạo hơn một chút với cách đóng của mình:
- "Sau đó! Jen"
- "Email này sẽ tự hủy sau 3… 2… 1…"
Phần 3/5: Viết Email Trang trọng
Bước 1. Hiểu khi nào thì các email chính thức là cần thiết
Bạn nên sử dụng một email trang trọng khi bạn viết thư cho ai đó mà bạn không có quan hệ thông thường. Điều này bao gồm, trong số những người khác, người giám sát, đồng nghiệp, khách hàng và khách hàng, người hướng dẫn, và các quan chức cộng đồng hoặc chính trị.
-
Lưu ý rằng bạn có thể thấy rằng những email chính thức nghiêm ngặt là không cần thiết với những người thuộc một trong những loại này sau khi bạn xây dựng mối quan hệ công việc với người đó. Khi một email "trang trọng" trở nên quá cứng nhắc, bạn nên viết một email "bán trang trọng".
- Giọng điệu trong tin nhắn của bạn có thể mang tính đối thoại nhiều hơn một chút nhưng bạn nên tránh xa tiếng lóng trên Internet.
- Bạn vẫn nên bao gồm chữ ký của mình, nhưng bạn có thể không cần cung cấp tất cả thông tin liên hệ bên dưới tên của mình.
Bước 2. Bao gồm một chủ đề thông tin
Chủ đề phải ngắn gọn nhưng chính xác. Đi thẳng vào vấn đề trong tầm tay.
-
Thí dụ:
- "Câu hỏi tiểu luận" (khi viết email cho giáo sư để hỏi chi tiết về bài tập tiểu luận)
- "Đơn xin việc làm quản lý" (khi gửi email phản hồi cho một quảng cáo tuyển dụng)
- "Sự cố với Phần # 00000" (khi nhập email để yêu cầu dịch vụ khách hàng hoặc để báo cáo sự cố kỹ thuật)
Bước 3. Nhập một lời chào trang trọng
Một lời chào chính thức nên bao gồm từ "Kính gửi" sau đó là tên của người nhận. Sử dụng họ của người nhận và một tiêu đề thích hợp, sau lời chào bằng dấu hai chấm.
-
Thí dụ:
- "Thưa ông Smith:"
- "Thưa bà Jones:"
- "Tiến sĩ Evans thân mến:"
Bước 4. Đảm bảo rằng nội dung email của bạn ngắn gọn và chính xác
Giới hạn nội dung email của bạn trong một vài đoạn văn đề cập trực tiếp đến chủ đề email của bạn. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và đảm bảo rằng chính tả và ngữ pháp của bạn là chính xác.
- Tránh sử dụng thuốc giảm co thắt.
- Không sử dụng tiếng lóng hoặc biểu tượng cảm xúc trên Internet.
Bước 5. Bao gồm một đóng thích hợp
Cách kết thúc phổ biến nhất là "Trân trọng", nhưng cũng có một số cách đóng khác có thể hoạt động. Giữ cho cách kết thúc lịch sự và theo sau nó bằng dấu phẩy.
-
Các đợt đóng cửa khác có thể xảy ra bao gồm:
- Trân trọng
- Trân trọng
- Trân trọng
- Cảm ơn bạn
- Lời chúc tốt nhất
Bước 6. Cung cấp thông tin liên hệ trong chữ ký của bạn, khi thích hợp
Bao gồm tên đầy đủ của bạn bên dưới phần đóng email của bạn. Bên dưới tên của bạn, bạn có thể muốn bao gồm chức danh chính thức của mình và bất kỳ thông tin liên hệ nào hữu ích.
- Chức danh của bạn, nếu bạn có, phải bao gồm chức vụ của bạn và tên của công ty hoặc tổ chức mà bạn là thành viên.
- Bao gồm số điện thoại, số fax và địa chỉ email của bạn, tối thiểu. Bạn cũng có thể muốn bao gồm địa chỉ gửi thư và URL trang web của mình.
Phần 4/5: Các loại email thân thiện cụ thể
Bước 1. Viết email cho một người bạn đã chuyển đi nơi khác.
Nếu bạn bè, người thân hoặc người thân gần đây đã chuyển đến một địa điểm mới, hãy viết email để kiểm tra bằng cách hỏi về việc chuyển đi như thế nào, khu vực lân cận mới như thế nào, v.v.
Bước 2. Gửi một email thân thiện đến một người bạn chưa bao giờ cho bạn địa chỉ email
Nếu bạn nhận được địa chỉ email của một người bạn bình thường từ bên thứ ba, điều quan trọng là bạn phải sử dụng email của mình để xác minh rằng địa chỉ đó là chính xác và bạn nhanh chóng làm rõ mình là ai.
Bước 3. Học cách viết email cho một chàng trai.
Nếu bạn là một cô gái lần đầu tiên viết email cho một chàng trai, bạn có thể cảm thấy hơi khó chịu. Điều này đặc biệt đúng nếu anh chàng bạn đang viết thư cho bạn là tài liệu tiềm năng của crush. Hãy thử viết một email có vẻ bình thường nhưng thông minh và sáng tạo.
Mặc dù đó là một động thái khá mạo hiểm, nhưng bạn cũng có thể sử dụng email để nói với một chàng trai mà bạn thích anh ấy
Bước 4. Hiểu cách viết email cho một cô gái.
Nếu bạn là một chàng trai lần đầu tiên viết email cho một cô gái, nhiệm vụ này có vẻ khá khó khăn. Giữ bình tĩnh và viết một tin nhắn vừa bình thường vừa được kết hợp chặt chẽ với nhau.
Bước 5. Soạn một email tán tỉnh
Nếu bạn muốn tỏ ra dễ thương và vui tươi với người nhận email, hãy sử dụng cùng một loại ngôn ngữ mà bạn sẽ sử dụng để tán tỉnh người đó trong thực tế. Biểu tượng cảm xúc và “ôm và hôn” (xoxo) cũng rất hữu ích.
Tương tự, hãy viết một email tán tỉnh ai đó trên một trang web hẹn hò. Tuy nhiên, đối với một email như thế này, bạn cần phải khéo léo và cung cấp thông tin để người nhận hiểu rõ bạn là ai
Bước 6. Viết một email tình yêu
Trong thời đại kỹ thuật số này, email tình yêu có thể được xem như một bức thư tình. Nếu đối tác lãng mạn của bạn đi vắng và bạn muốn gửi một bức thư nhanh chóng bày tỏ tình yêu của mình, email là cách nhanh nhất để làm điều đó.
Phần 5/5: Các loại email chính thức cụ thể
Bước 1. Nộp đơn xin việc qua email
Khi gửi sơ yếu lý lịch và đơn xin việc qua email, bạn cần giải thích rõ bạn đang ứng tuyển công việc nào, lý do bạn muốn và trình độ chuyên môn của bạn khiến bạn có phù hợp với công việc đó hay không. Bạn cũng nên đính kèm sơ yếu lý lịch của mình dưới dạng tệp đính kèm.
- Tương tự, bạn cũng có thể viết email xin thực tập. Mô tả loại hình thực tập mà bạn đang tìm kiếm và nó sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu nghề nghiệp như thế nào. Đồng thời cung cấp lý do tại sao bạn nên được chọn cho công việc thực tập.
- Gửi email tiếp theo nếu bạn chưa nhận được phản hồi về vị trí mà bạn đã ứng tuyển.
Bước 2. Biết cách viết email cho giáo sư của bạn
Gửi email cho giáo sư có vẻ đáng sợ, nhưng nó không khó hơn bất kỳ email chính thức nào khác. Giáo sư của bạn có thể là một người bận rộn, vì vậy hãy giữ cho câu hỏi của bạn càng ngắn gọn càng tốt.
Nếu giáo sư của bạn hiểu rõ về bạn, bạn cũng có thể gửi email cho giáo sư khi yêu cầu thư giới thiệu
Bước 3. Viết thư truy vấn qua email
Thư truy vấn là một lá thư hỏi một biên tập viên xem liệu họ có cân nhắc chấp nhận một tác phẩm viết để xem xét xuất bản hay không. Bạn cần mô tả tác phẩm được đề cập đủ tốt để cung cấp cho người biên tập một ý tưởng tốt về nội dung của nó.
Bước 4. Sử dụng email để liên hệ với bộ phận nhân sự
Nếu bạn có mối quan tâm về nhân sự về công ty của mình, cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề đó là gửi email đến những người phù hợp trong bộ phận nhân sự. Đảm bảo rằng email giải quyết rõ ràng vấn đề.
Email chuyên nghiệp mẫu
Email nhắc cuộc gọi hội nghị mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Email nhắc cuộc gọi hội nghị mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Email mẫu cho nhà tuyển dụng yêu cầu tham khảo
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
