Email, giống như các hình thức giao tiếp khác, có các nghi thức và giao thức xã hội riêng. Nếu bạn cần viết một email yêu cầu phản hồi tại nơi làm việc hoặc ở trường học, hoặc trên một bản thảo viết tay, bạn nên cân nhắc cách viết, thời gian và cấu trúc khi soạn thảo email của mình để làm cho nó hiệu quả nhất có thể. Lịch sự, đúng giờ và cụ thể trong email của bạn có thể giúp bạn nhận được phản hồi cần thiết.
Các bước
Phương pháp 1/4: Yêu cầu phản hồi tại nơi làm việc
Bước 1. Liên hệ với người có năng lực tốt nhất để nhận xét về công việc của bạn
Thông thường, đây sẽ là người quản lý ngay phía trên bạn. Trong mọi trường hợp, bạn nên bắt đầu với họ, hoặc với đồng nghiệp hoặc đồng nghiệp cao cấp hơn. Họ sẽ có kinh nghiệm để giúp bạn và cung cấp cho bạn những phản hồi cần thiết.
Bước 2. Lịch sự và khiêm tốn trong email
Bạn nên tuân theo các tiêu chuẩn trong văn phòng của bạn đối với email. Sự khiêm tốn giúp ích rất nhiều trong việc yêu cầu phản hồi, nhưng đừng khiêm tốn đến mức sếp hoặc người quản lý của bạn nghĩ rằng bạn không biết gì về công việc của mình. Thay vào đó, hãy đóng khung các câu hỏi theo những cách thể hiện sự tiến bộ của bạn trong một dự án hoặc nhiệm vụ. Điều này sẽ cho sếp biết bạn không chỉ ngồi khoanh tay chờ phản hồi. Cũng nên ghi nhớ những lời khuyên sau đây.
- Bạn có thể nói, “Tôi đang làm bài thuyết trình cho ngày mai thì tôi gặp khó khăn với định dạng - Tôi không chắc liệu mình có tuân theo tiêu chuẩn của công ty hay không. Tôi đã đính kèm bản trình bày. Bạn có bất kỳ đề xuất nào cho định dạng này không? Cảm ơn bạn đã giúp."
- Đừng quên cảm ơn họ trong email.
Bước 3. Hãy cụ thể trong yêu cầu phản hồi của bạn
Điều này có thể giúp bạn tránh những phản hồi quá rộng mà không có khả năng giúp bạn trong công việc. Tránh câu hỏi có hoặc không, trừ khi cần thiết. Thay vào đó hãy tập trung vào các phần cụ thể của một dự án cần làm việc. Cố gắng không ném bom sếp hoặc đồng nghiệp của bạn bằng tất cả các câu hỏi có thể có về công việc của bạn cùng một lúc.
- Ví dụ, bạn có thể nói: “Tôi không chắc về cách xử lý hồ sơ Eastman. Khách hàng đã không trả lời email của tôi và vì đây là nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao, tôi nghĩ tốt nhất nên gửi email cho bạn để xem tôi nên làm gì”.
- Nếu bạn đang tìm kiếm phản hồi chung chung hơn dưới dạng đánh giá hoặc báo cáo, hãy yêu cầu cụ thể. Lịch sự, ngắn gọn và cụ thể nhất có thể sẽ giúp ích cho bạn. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu báo cáo về hiệu quả hoặc khả năng sáng tạo của mình. Nếu bạn đang yêu cầu phản hồi từ những người báo cáo cho bạn, bạn có thể cần thực hiện một cuộc khảo sát ẩn danh.
MẸO CHUYÊN GIA
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, Huấn luyện viên tại nơi làm việc của PCC <br />
Hãy thử phương pháp KISS khi bạn yêu cầu phản hồi chung.
Mô hình KISS là một cách tuyệt vời để giúp mọi người cung cấp cho bạn phản hồi phù hợp và có thể hành động. Hỏi người đó,"
giữ cho? Tôi nên làm gì cải thiện? Tôi nên làm gì bắt đầu? Và tôi nên làm gì ngừng lại?"
Bước 4. Gửi email cảm ơn sau khi họ đã phản hồi
Nếu phản hồi đề xuất rằng bạn cần cải thiện nhiều hoặc công việc của bạn không đạt chất lượng, hãy đảm bảo bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về cách bạn sẽ khắc phục nó. Cho bản thân thời gian để xử lý cảm xúc trước khi phản hồi ngay lập tức.
Đảm bảo bạn trả lời tối đa trong vòng 1-2 ngày
Phương pháp 2/4: Yêu cầu phản hồi tại trường
Bước 1. Xác định bản thân
Giáo viên của bạn có thể có hàng trăm sinh viên, đặc biệt nếu họ là giáo sư đại học. Bạn sẽ cần bao gồm tên (họ và tên), lớp học và phần của bạn. Nếu bạn vẫn đang học trung học, điều này có thể có nghĩa là khoảng thời gian hoặc khoảng thời gian của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ không lãng phí thời gian của giáo viên khi khiến họ tìm ra bạn là ai và họ sẽ dành nhiều thời gian hơn cho phản hồi mà bạn cần.
Bước 2. Giữ cho nó trang trọng
Đôi khi học sinh phải vật lộn với điều này khi lần đầu tiên gửi email cho giáo viên. Bạn có thể nói "Xin chào Tiến sĩ Smith" hoặc "Thưa bà Turner." Nếu giáo viên của bạn đã gửi email cho bạn, đừng tỏ ra kém trang trọng hơn họ đã từng làm. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp. Thay vì nói, “Này, bạn nghĩ gì về tờ giấy của tôi? Nó không phải là tốt nhất, "nói," Tôi không chắc mình hiểu nhiệm vụ. Tôi đã có một số câu hỏi cụ thể liên quan đến bài báo."
Bước 3. Giữ cho nó ngắn gọn
Đừng lo lắng về việc giải thích tất cả ngữ cảnh của các câu hỏi của bạn trừ khi ngữ cảnh đó là cần thiết cho những câu hỏi đó. Ví dụ: nếu bạn đang yêu cầu phản hồi về một phần mở rộng khả thi, giáo viên của bạn có thể cần bối cảnh, nhưng nếu bạn chỉ đang cố đặt câu hỏi về một bài tập, đừng kể cho họ nghe câu chuyện về việc con chó của bạn đã khiến bạn chạy muộn như thế nào và tại sao bạn đang gửi email ngay bây giờ (trừ khi nó rất gần với thời gian giao nhiệm vụ) hoặc bất kỳ điều gì khác có thể không liên quan đến nhiệm vụ hiện tại.
Bước 4. Đừng chờ đợi để yêu cầu phản hồi cho đến đêm trước kỳ thi hoặc ngày đến hạn
Không chỉ giáo viên của bạn không có khả năng cung cấp cho bạn phản hồi gần đến ngày đáo hạn, họ còn có thể bực bội vì bạn đã đợi đến phút cuối cùng để yêu cầu họ phản hồi. Nếu bạn phải gửi câu hỏi vào phút cuối, hãy ngắn gọn, cụ thể và xin lỗi. Nó sẽ làm cho giáo viên có nhiều khả năng phản hồi hơn, giả sử họ thấy email đúng lúc.
Bước 5. Sử dụng các định dạng tệp mà giáo viên của bạn đã yêu cầu
Thông thường, giáo viên sẽ cho bạn biết trên giáo trình những định dạng tệp nào họ sẽ chấp nhận cho các bài tập hoặc trong email. Ví dụ: nếu giáo viên của bạn chỉ định tệp.doc, đừng gửi tệp.pdf hoặc.pages. Nếu không chắc chắn, bạn có thể gửi tệp.rtf hoặc.pdf hoặc chỉ cần hỏi.
Bước 6. Yêu cầu phản hồi về bài báo hoặc bài kiểm tra bạn đã nộp
Bạn chỉ cần gửi email cho giáo sư và lịch sự. Nếu giáo sư có giờ làm việc, bạn có thể đến thăm hoặc đặt lịch hẹn. Bạn có thể nói, "Thưa giáo sư Smith, tôi đã làm bài thi không tốt như tôi mong đợi. Ông có thể giúp tôi khắc phục một số lỗi mà tôi đã mắc phải để tôi có thể làm tốt hơn trong kỳ thi tiếp theo không?" Giáo sư của bạn thường nên trả lời một cách thuận lợi cho một yêu cầu như vậy.
Phương pháp 3/4: Yêu cầu phản hồi về bản thảo
Bước 1. Gửi email cho người mà bạn biết trước
Nếu bạn muốn nhận được phản hồi chú ý, người tốt nhất để cung cấp thông tin phản hồi là người bạn biết, tốt nhất là bạn bè hoặc đồng nghiệp. Khi gửi email cho ai đó mà bạn biết để nhận phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn gửi email cho họ theo cách bạn thường làm. Nếu bạn thường gọi cho họ, thì có lẽ bạn nên làm điều đó thay thế. Đừng gửi bản thảo trong email đầu tiên, trừ khi bạn biết họ có khả năng sẽ đồng ý (ai đó mà bạn đã đọc bản thảo hoặc ai đó đề nghị đọc bản thảo của bạn).
Bạn có thể bao gồm mô tả ngắn gọn hoặc tóm tắt, tùy thuộc vào việc người bạn gửi email là bạn bè hay đồng nghiệp
Bước 2. Gửi email cho chuyên gia
Nếu bạn thực sự cần lời khuyên của chuyên gia, hãy gửi email đến chuyên gia mà bạn biết và giải thích về dự án của bạn và lý do bạn cần phản hồi. Đừng tự đề cao, mà hãy chân thành cảm ơn họ đã cân nhắc và nói, "Tôi hiểu nếu bạn không có thời gian để phản hồi cho tôi." Bạn thậm chí có thể muốn hỏi xem họ có biết ai có thời gian và chuyên môn có thể giúp bạn nếu họ không thể.
Bước 3. Đừng gửi bản thảo qua email cho ai đó
Điều này có thể sẽ không được trả lời, trừ khi bạn nói cụ thể với họ rằng bạn sẽ trả tiền cho sự giúp đỡ của họ. Nếu họ là một tác giả nổi tiếng, họ khó có thể trả lời một email như vậy vì họ nhận được rất nhiều email như vậy. Thay vào đó, hãy hỏi bạn bè, đồng nghiệp, giáo sư, v.v. của bạn trước. Họ có nhiều khả năng có thể giúp bạn và có nhiều khả năng muốn giúp bạn hơn.
Bước 4. Hãy cụ thể về những gì bạn muốn từ phản hồi của họ
Nếu bạn chỉ muốn phản hồi tích cực, hãy nói với họ như vậy. Cho họ biết liệu bạn có phản hồi chi tiết, phản hồi địa phương hay toàn cầu và liệu bạn muốn phản hồi về thẩm mỹ, ngữ pháp hay cấu trúc. Điều này có thể giúp người đọc của bạn biết bạn muốn gì ở họ.
- Phản hồi tích cực không cần phải là không mang tính xây dựng. Nếu họ giải thích lý do tại sao họ thích những gì họ thích, bạn có thể học được nhiều điều về bản thảo của mình.
- Nếu bạn nhận được phản hồi tiêu cực, hãy cho mình thời gian để trả lời. Nếu họ là bạn của bạn, họ có thể chỉ muốn giúp đỡ. Nếu họ là một giáo sư, cho dù bạn cảm thấy tức giận hay khó chịu đến mức nào, bạn cũng không nên trả lời theo cách đó. Thay vào đó, hãy cảm ơn họ vì sự giúp đỡ của họ và tiếp tục. Sau một thời gian, bạn có thể thấy rằng phản hồi là hữu ích, ngay cả khi cách thức gửi phản hồi không như vậy.
Bước 5. Cho người đọc của bạn thời gian để trả lời
Nếu bạn đã yêu cầu phản hồi chi tiết về một bản thảo tiểu thuyết, đừng mong đợi phản hồi trong vòng một ngày hoặc thậm chí một tuần. Phải mất thời gian để chỉnh sửa một bản thảo có độ dài như vậy. Nếu bạn có một thời hạn mà bạn đang hướng tới, hãy cho người đọc của bạn biết điều này. Bạn cũng có thể chỉ cần hỏi họ xem liệu họ có thể thực hiện các chỉnh sửa vào một ngày nhất định hay không. Hãy nhớ rằng họ có cuộc sống và nghĩa vụ của riêng họ.
Bước 6. Cảm ơn họ đã giúp đỡ
Nếu đó là một người bạn, bạn có thể muốn mua cho họ một món quà như một hộp sôcôla, hoặc đơn giản là trả ơn đúng lúc. Nếu đó là một giáo sư, bạn có thể muốn viết một email cảm ơn để cho họ biết rằng bạn đánh giá cao công việc và thời gian của họ. Quên cảm ơn người đọc của bạn có thể khiến họ cảm thấy bị lợi dụng và / hoặc không được đánh giá cao, và có thể khiến họ ít có khả năng giúp đỡ bạn hơn trong tương lai.
Phương pháp 4/4: Yêu cầu phản hồi từ khách hàng
Bước 1. Đừng hỏi quá nhiều câu hỏi
Khách hàng bị choáng ngợp với các cuộc khảo sát từ khá nhiều doanh nghiệp ngoài kia. Nếu bạn muốn đảm bảo khách hàng sẽ tự động xóa email của bạn khi đọc nó, hãy điền vào đó rất nhiều câu hỏi. Nếu bạn muốn giữ cho khách hàng quan tâm, hãy hỏi một hoặc hai câu hỏi và để lại câu hỏi đó.
Bước 2. Đặt câu hỏi mở
Thay vì sử dụng câu hỏi có / không, hãy đặt câu hỏi gợi ra câu trả lời đầy đủ hơn. Thay vì hỏi, "Bạn có giới thiệu chúng tôi với một người bạn không?", Hãy hỏi "Bạn mô tả chúng tôi với một người bạn như thế nào?" Những loại câu hỏi này cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn trong các câu trả lời hơn là một câu hỏi có / không đơn giản.
Bước 3. Cho khách hàng biết bạn sẽ nhanh chóng liên hệ lại với họ
Điều này làm cho khách hàng cảm thấy như thể ý kiến của họ không chỉ đi đến một hộp thư đến khổng lồ nào đó, nơi nó có thể được đọc hoặc không được xem xét. Bạn cũng có thể sẽ nhận được nhiều phản hồi thẳng thắn hơn, nếu họ biết bạn sẽ phản hồi.
Khi bạn trả lời, hãy thẳng thắn và chuyên nghiệp. Trong nền văn hóa internet lan truyền ngày nay, bạn có thể hủy hoại danh tiếng của công ty trong giây lát nếu bạn phản hồi bằng bất cứ điều gì khác ngoài sự chuyên nghiệp và chân thành
Bước 4. Không bao gồm flash hoặc các tính năng tải chậm khác
Nếu khách hàng có kết nối chậm, họ có thể sẽ xóa email ngay lập tức khi thấy nó không tải được. Hãy nhớ rằng phản hồi thường quan trọng đối với bạn hơn chúng.
Bước 5. Sử dụng phông chữ và định dạng được thiết kế tốt
Bạn muốn email của mình trông sạch sẽ và chuyên nghiệp. Một email với đồ họa kém chất lượng hoặc phông chữ truyện tranh không có khả năng gây ấn tượng với khách hàng của bạn. Thay vào đó, hãy sử dụng các phông chữ tiêu chuẩn như Times New Roman hoặc Arial nếu bạn không chắc chắn về phông chữ và giữ đồ họa thừa ở mức tối thiểu.
Bước 6. Đảm bảo email thân thiện với thiết bị
Định dạng một cột linh hoạt hơn thiết kế nhiều cột. Bạn cũng sẽ muốn đảm bảo rằng phông chữ của mình không quá nhỏ. Bạn sẽ muốn email xuất hiện trên máy tính xách tay, điện thoại và máy tính bảng. Với rất nhiều người kiểm tra email trên điện thoại của họ, bạn bắt buộc phải định dạng email của mình cho phù hợp.
Trợ giúp Viết Email
Những điều cần bao gồm trong một email yêu cầu phản hồi
Những điều cần tránh trong email Yêu cầu phản hồi
Email được chú thích Yêu cầu phản hồi
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Đừng quên mọi người cho ý kiến phản hồi.
- Duy trì các nghi thức email phù hợp cho tình huống.
- Một chút khiêm tốn sẽ giúp bạn đi một chặng đường dài.
