Lưu đồ là một công cụ tuyệt vời để chia nhỏ các quy trình khó hiểu thành các khái niệm có thể truy cập được. Tạo một lưu đồ thành công đòi hỏi bạn phải đơn giản hóa thông tin và trình bày nó ở định dạng rõ ràng, ngắn gọn. Để tạo lưu đồ trong Excel, bạn sẽ cần tạo lưới, đặt và kết nối các hình dạng từ menu Hình dạng và thêm văn bản thích hợp. Tương tự, để tạo lưu đồ trong Word, bạn sẽ cần chèn canvas, bật lưới và tạo và kết nối các hình dạng từ menu Hình dạng trước khi thêm văn bản.
Các bước
Phương pháp 1/3: Thiết kế ý tưởng
Bước 1. Viết ra các khái niệm cốt lõi của bạn
Chìa khóa cho một lưu đồ thành công là tính dễ đọc của nó. Đảm bảo rằng các khái niệm cốt lõi của bạn được nêu một cách đơn giản và sự tiến triển từ khái niệm này sang khái niệm khác được giải thích theo các bước đơn giản.
Đảm bảo rằng bạn có một điểm kết thúc riêng biệt cho biểu đồ của bạn đã lên kế hoạch. Điều này sẽ giúp bạn đọc dễ dàng hơn
Bước 2. Quyết định giữa dạng tiêu chuẩn hoặc dạng bơi
Lưu đồ tiêu chuẩn chia nhỏ quy trình theo các khái niệm chính và các hành động bắt buộc của nó. Nếu bạn có nhiều nhóm tham gia vào quá trình được phác thảo bởi sơ đồ, định dạng biểu đồ có thể giúp hiển thị ai cần làm gì. Mỗi bước trong sơ đồ được đặt trong “Làn đường” cho nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ (Tiếp thị, Bán hàng, Nhân sự, v.v.).
- Các đường bơi thường được định dạng theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Điểm bắt đầu là góc trên bên trái của biểu đồ.
- Swimlanes có thể khó thiết kế nếu bạn có nhiều khái niệm phải di chuyển qua lại giữa các phòng ban. Điều này sẽ dẫn đến các biểu đồ bị xáo trộn.
Bước 3. Bố trí lưu đồ của bạn
Trước khi bạn bắt đầu thiết kế lưu đồ của mình thông qua phần mềm, hãy vẽ nó ra một tờ giấy nháp. Đặt khái niệm ban đầu của bạn ở trên cùng và mở rộng biểu đồ bên dưới nó.
- Hầu hết các lưu đồ hoạt động trên nguyên tắc nhị phân cơ bản. Tại các điểm trong quá trình mà các biến thể xảy ra, người đọc được đưa ra câu hỏi Có hoặc Không. Câu trả lời sẽ hướng người đọc đến khái niệm phù hợp.
- Sử dụng các hình dạng khác nhau để thể hiện các loại khái niệm hoặc quyết định khác nhau. Thêm các dấu hiệu trực quan sẽ giúp tăng khả năng đọc và hiểu.
Bước 4. Tách biệt các quy trình phức tạp
Nếu các khu vực trong lưu đồ của bạn trở nên quá dày đặc, hãy tách quy trình con thành một lưu đồ mới. Thêm một hộp làm tham chiếu đến quy trình con trong sơ đồ ban đầu và yêu cầu người đọc quay lại quy trình đó khi họ đi qua phần được mở rộng.
Phương pháp 2/3: Tạo Lưu đồ trong Excel
Bước 1. Tạo lưới
Bảng tính Excel được định dạng theo mặc định để có các ô rộng hơn ô cao. Để tạo một lưu đồ thống nhất, bạn sẽ muốn đặt kích thước ô thành hình vuông. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Chọn tất cả các ô nằm ở góc trên cùng bên trái của bảng tính.
- Nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào và chọn Chiều rộng Cột từ menu. Nhập 2.14 vào trường và nhấn Enter. Điều này sẽ thay đổi tất cả các ô thành hình vuông hoàn hảo.
- Bật Snap to Grid từ menu Align trong tab Layout hoặc Page Layout. Điều này sẽ làm cho bất kỳ đối tượng được tạo nào sẽ điều chỉnh kích thước của chúng để phù hợp với lưới, giúp bạn tạo ra các hình dạng đồng nhất.
Bước 2. Đặt lợi nhuận của bạn
Nếu bạn định xuất bảng tính sang Word hoặc một chương trình khác, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các lề thẳng hàng. Sử dụng menu Lề trong tab Bố cục Trang hoặc Bố cục để điều chỉnh lề cho phù hợp với phần mềm bạn đang xuất sang.
Bạn có thể điều chỉnh hướng của tài liệu (dọc hoặc ngang) bằng menu Định hướng trong tab Bố cục. Lưu đồ đi từ trái sang phải phải được định dạng theo chiều ngang
Bước 3. Tạo hình
Nhấp vào tab Chèn và chọn menu Hình dạng. Chọn hình dạng bạn muốn tạo, sau đó dùng chuột vẽ kích thước của hộp. Khi bạn tạo một hình dạng, bạn có thể thay đổi màu sắc và kiểu đường viền bằng cách sử dụng các công cụ trong tab Định dạng mở ra.
Bước 4. Thêm văn bản
Để thêm văn bản vào hình dạng, hãy nhấp vào tâm của hình dạng và bắt đầu nhập. Bạn có thể điều chỉnh phông chữ và kiểu trong tab Trang chủ. Giữ cho văn bản của bạn ngắn gọn và đi vào trọng tâm, đồng thời đảm bảo rằng nó dễ đọc.
Bước 5. Kết nối các hình dạng
Mở menu Hình dạng từ tab Chèn. Chọn kiểu đường phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Di chuột qua hình dạng đầu tiên. Bạn sẽ thấy các hộp nhỏ màu đỏ xuất hiện trên các cạnh của nó cho thấy các đường có thể được kết nối với nhau.
- Bắt đầu dòng trong hộp màu đỏ và kéo nó đến hình dạng thứ hai.
- Các hộp màu đỏ sẽ xuất hiện trên hình thứ hai. Đặt điểm cuối của dòng trên một trong các hộp này.
- Các hình dạng bây giờ đã được kết nối. Nếu bạn di chuyển một đường, đường sẽ vẫn được kết nối và điều chỉnh góc của nó một cách thích hợp.
- Thêm nhận xét vào các đường kết nối bằng cách chèn Hộp Văn bản, có sẵn từ tab Chèn.
Bước 6. Tải xuống một mẫu
Thay vì tạo một sơ đồ từ đầu, có rất nhiều mẫu và trình hướng dẫn Excel có sẵn miễn phí hoặc mua trực tuyến. Nhiều người trong số này lấy hầu hết công việc ra khỏi việc tạo sơ đồ.
Phương pháp 3/3: Tạo Lưu đồ trong Word
Bước 1. Chèn canvas
Cách dễ nhất để tạo lưu đồ trong Word là trước tiên hãy tạo một canvas. Canvas cho phép tự do hơn khi làm việc với các hình dạng và cho phép một số tính năng thường không có sẵn, chẳng hạn như các đường kết nối.
Bấm vào tab Chèn. Chọn menu Hình dạng, sau đó bấm Canvas Vẽ mới ở cuối menu. Đường viền chấm của canvas sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn. Bạn có thể điều chỉnh kích thước của canvas bằng cách thao tác các góc
Bước 2. Kích hoạt lưới
Sử dụng lưới sẽ cho phép bạn tạo ra các hình dạng đồng nhất. Để kích hoạt nó, hãy nhấp vào canvas để làm cho nó hoạt động. Trong tab Định dạng, bấm Căn chỉnh rồi chọn Cài đặt Lưới. Đánh dấu vào các hộp để hiển thị đường lưới và đối tượng chụp.
Bước 3. Tạo hình
Với canvas đang hoạt động, hãy chọn tab Chèn và nhấp vào menu Hình dạng. Chọn hình dạng bạn muốn thêm. Sử dụng chuột để vẽ hình dạng theo kích thước bạn muốn. Khi bạn tạo một hình dạng, bạn có thể thay đổi màu sắc và kiểu đường viền bằng cách sử dụng các công cụ trong tab Định dạng mở ra.
Bước 4. Thêm văn bản
Để thêm văn bản vào một hình dạng trong Word 2007, hãy nhấp chuột phải vào hình dạng đó và chọn Thêm Văn bản từ menu. Đối với Word 2010/2013, chỉ cần nhấp vào hình dạng và bắt đầu nhập. Bạn có thể điều chỉnh phông chữ và kiểu từ tab Trang đầu.
Bước 5. Kết nối các hình dạng
Mở menu Hình dạng từ tab Chèn. Chọn kiểu đường phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Di chuột qua hình dạng đầu tiên. Bạn sẽ thấy các hộp nhỏ xuất hiện trên các cạnh của nó cho thấy các đường có thể được kết nối với nhau.
- Bắt đầu dòng trong hộp và kéo nó đến hình dạng thứ hai.
- Các hộp nhỏ sẽ xuất hiện trên các cạnh của hình thứ hai. Đặt điểm cuối của dòng trên một trong các hộp này.
- Các hình dạng bây giờ đã được kết nối. Nếu bạn di chuyển một đường, đường sẽ vẫn được kết nối và điều chỉnh góc của nó một cách thích hợp.
- Thêm nhận xét vào các đường kết nối bằng cách chèn Hộp Văn bản, có sẵn từ tab Chèn.
Trợ giúp về Lưu đồ
Kế hoạch lưu đồ mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Lưu đồ mẫu
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.
Mẹo và thủ thuật lưu đồ
Hỗ trợ wikiHow và mở khóa tất cả các mẫu.