WikiHow này hướng dẫn bạn cách tạo trang chỉ mục cho tài liệu Microsoft Word của bạn. Microsoft Word đi kèm với một công cụ lập chỉ mục tích hợp có thể tự động tạo chỉ mục dựa trên các mục bạn chọn. Tất cả những gì bạn cần làm là sử dụng công cụ Mark Entry để đánh dấu từng từ hoặc cụm từ bạn muốn thêm vào chỉ mục. Các thuật ngữ trong chỉ mục của bạn có thể trỏ đến các trang cụ thể trong tài liệu hoặc tham chiếu chéo đến các mục được lập chỉ mục khác.
Các bước
Phần 1/3: Đánh dấu mục nhập của bạn
Bước 1. Mở tài liệu Microsoft Word
MS Word cho phép bạn thêm chỉ mục vào bất kỳ tài liệu nào bất kể độ dài, kiểu hoặc chủ đề của nó. Trước khi có thể thêm chỉ mục vào tài liệu của mình, bạn cần phải xem qua từng trang để đánh dấu các thuật ngữ bạn muốn xuất hiện trong chỉ mục.
Bước 2. Chọn một từ hoặc một nhóm từ cho chỉ mục của bạn
Bạn có thể chọn một từ hoặc cụm từ bằng cách dùng chuột đánh dấu từ hoặc cụm từ đó.
Bước 3. Nhấp vào tab Tham khảo
Nó nằm trên thanh công cụ ở đầu Word.
Bước 4. Nhấp vào nút Đánh dấu mục nhập
Tùy thuộc vào phiên bản word của bạn, biểu tượng này thường sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển trên thanh công cụ có nhãn "Chỉ mục". Đó là biểu tượng của một tờ giấy có dấu trừ và dấu cộng.
Bước 5. Thay đổi cách từ hoặc cụm từ xuất hiện trong chỉ mục
Bạn sẽ thấy từ hoặc cụm từ bạn đã chọn trong trường "Mục nhập chính" ở đầu cửa sổ. Hiện tại, đây là cách từ hoặc cụm từ đó sẽ xuất hiện trong chỉ mục bạn sẽ tạo. Nếu bạn muốn thay đổi từ ngữ, cách viết hoa hoặc các tham số khác, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chỉnh sửa văn bản trong hộp "Mục nhập chính".
Nếu bạn muốn điều chỉnh mặt phông chữ, kích thước, kiểu hoặc màu sắc của mục nhập này trong chỉ mục của mình, bạn có thể thực hiện tại đây. Chỉ cần đánh dấu từ hoặc cụm từ trong "Mục nhập chính", bấm chuột phải vào vùng được đánh dấu, sau đó chọn Nét chữ. Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn đối với phông chữ và sau đó nhấp vào VÂNG.
Bước 6. Thêm một subentry (tùy chọn)
Hãy nghĩ về các mục nhập chính như là các dòng riêng của chúng trong chỉ mục của bạn. Một mục phụ sẽ xuất hiện bên dưới mục nhập chính của nó trong chỉ mục. Có thể hữu ích khi xem qua tài liệu của bạn và tạo các mục nhập chính trước, sau đó quay lại và thêm các tiểu mục.
- Ví dụ: nếu bạn đã chọn từ họ và định lập chỉ mục tất cả họ trong tài liệu của mình, bạn có thể muốn thêm đánh dấu từng họ trong tài liệu bằng mục nhập chính "Họ", rồi liệt kê chính họ đó làm mục phụ.
- Bạn cũng có thể thêm mục nhập cấp ba, mục này sẽ xuất hiện bên dưới mục nhập con trong chỉ mục. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhập dấu hai chấm sau dấu gạch ngang và sau đó nhập mục nhập cấp ba.
Bước 7. Chọn vị trí được tham chiếu trong mục nhập chỉ mục
Khi Word xây dựng một chỉ mục dựa trên các mục nhập đã đánh dấu của bạn, nó sẽ chỉ liệt kê số trang trên mục nhập bạn đã chọn theo mặc định. Ví dụ: nếu bạn đánh dấu từ "Họ" trên trang 2, chỉ mục sẽ liệt kê "trang 2" làm vị trí của mục nhập Họ. Điều này là do "Trang hiện tại" là lựa chọn mặc định trong phần "Tùy chọn".
- Nếu bạn muốn mục nhập đã chọn tham chiếu đến mục nhập khác (hãy nghĩ đến khi bạn thấy "Xem thêm" trong chỉ mục), hãy chọn "Tham chiếu chéo", rồi nhập tên của mục nhập khác bên cạnh "Xem".
- Nếu bạn muốn mục nhập trỏ đến một phạm vi trang thay vì một trang duy nhất, bạn sẽ cần tạo dấu trang cho phạm vi trang đó. Nếu bạn có dấu trang, hãy chọn "Phạm vi trang", rồi chọn dấu trang của bạn từ menu thả xuống.
Bước 8. Định dạng số trang trong chỉ mục của bạn
Trong tiêu đề "Định dạng số trang", hãy chọn có hiển thị số trang trong In đậm và / hoặc Chữ in nghiêng khi cần thiết.
Bước 9. Nhấp vào Đánh dấu để lưu mục nhập mới của bạn
Nút này sẽ đánh dấu thuật ngữ được đánh dấu và thêm nó vào chỉ mục của bạn với số trang, phạm vi hoặc tham chiếu chéo tương ứng của nó.
-
Sau khi đánh dấu một mục nhập trong chỉ mục, các điểm đánh dấu đoạn văn sẽ bật ngay lập tức và bạn sẽ thấy từ hoặc cụm từ đã chọn trong tài liệu của mình được bao quanh trong dấu ngoặc nhọn với định dạng đặc biệt, giống như sau:
{XE "entry"}
- Nếu quá khó hiểu đối với bạn khi xem tài liệu của mình ở định dạng này, bạn có thể chuyển về chế độ xem chuẩn bằng cách nhấp vào Nhà tab và sau đó nhấp vào biểu tượng đoạn văn ¶ trên thanh công cụ.
- Nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các trường hợp của cùng một từ hoặc cụm từ trong tài liệu của mình, bạn có thể nhấp vào đánh dấu tất cả ở dưới cùng. Điều này sẽ thêm số trang cho tất cả các trường hợp của từ hoặc cụm từ này vào mục nhập của nó trong chỉ mục.
Bước 10. Tiếp tục đánh dấu các mục
Cửa sổ "Đánh dấu mục nhập" vẫn mở sau khi bạn đánh dấu một mục nhập, giúp bạn dễ dàng chuyển sang mục nhập tiếp theo mà bạn muốn đánh dấu. Để tiếp tục, hãy đánh dấu một thuật ngữ khác trong tài liệu của bạn, sau đó nhấp vào cửa sổ "Đánh dấu mục nhập chỉ mục" để thêm nó vào trường "Mục nhập chính". Sau khi tùy chỉnh mục nhập này theo ý thích của bạn, hãy nhấp vào dấu để lưu nó và chuyển sang phần tiếp theo.
-
Sau khi đánh dấu các mục nhập chính của bạn, hãy xem qua và đánh dấu bất kỳ mục nhập phụ hoặc mục nhập cấp ba nào. Thật là khó xử khi làm:
- Đánh dấu từ hoặc cụm từ bạn muốn liệt kê dưới dạng phụ đề. Sử dụng ví dụ về họ của chúng tôi, giả sử bạn đã tạo một mục nhập chính cho Họ và muốn thêm họ "Williams" vào danh sách họ trong chỉ mục. Bắt đầu bằng cách đánh dấu phiên bản đầu tiên của "Williams" trong tài liệu của bạn.
- Tiếp theo, nhấp vào cửa sổ Đánh dấu mục nhập chỉ mục. Điều này thêm "Williams" vào trường "Mục nhập chính" (hiện tại).
- Nhập hoặc dán mục phụ (Williams, trong ví dụ của chúng tôi) vào trường mục nhập phụ.
- Thay thế văn bản trong trường "Mục nhập chính" bằng tên của mục nhập chính (Họ, trong ví dụ của chúng tôi).
- Chỉnh sửa bất kỳ chi tiết nào và nhấp vào dấu (hoặc đánh dấu tất cả).
Phần 2/3: Chèn Trang Chỉ mục
Bước 1. Bấm con trỏ chuột vào nơi bạn muốn đặt chỉ mục
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn đặt chỉ mục của mình ở cuối tài liệu - chỉ cần cuộn xuống và nhấp vào dòng trống đầu tiên bên dưới nội dung hiện có của bạn.
Bước 2. Nhấp vào tab Chèn
Nó ở trên cùng của Word.
Bước 3. Chèn một Ngắt trang để chỉ mục nằm trên trang của chính nó (tùy chọn)
Thông thường, bạn sẽ muốn chỉ mục của mình xuất hiện trên trang của chính nó ở cuối tài liệu. Để đảm bảo rằng điều này xảy ra, hãy nhấp vào Chèn tab và chọn Ngắt trang trên thanh công cụ để thêm một trang mới cho chỉ mục của bạn.
Bước 4. Nhấp vào tab Tham khảo
Nó ở trên cùng của Word.
Bước 5. Nhấp vào nút Chèn Chỉ mục
Nút này nằm bên cạnh Đánh dấu mục nhập trên thanh công cụ Tham khảo. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ có tiêu đề "Chỉ mục".
Bước 6. Chọn loại chỉ mục của bạn
Bạn có thể chọn Thụt lề hoặc Chạy vào ở góc trên bên phải của cửa sổ. Chỉ mục thụt vào sẽ dễ điều hướng hơn cho người đọc, trong khi chỉ mục chạy vào sẽ chiếm ít không gian hơn trên trang.
Khi bạn thực hiện các thay đổi đối với chỉ mục, bạn sẽ luôn thấy bản xem trước trong hộp "Xem trước khi in" ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ này
Bước 7. Chọn số lượng cột
Chỉ mục của bạn sẽ xuất hiện trong hai cột theo mặc định, nhưng bạn có thể chọn một số khác bằng cách nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống bên cạnh trường "Cột".
Nếu bạn nhấp vào mũi tên xuống đủ lần, giá trị sẽ thay đổi thành "Tự động", điều này sẽ tự động điều chỉnh số cột để phù hợp nhất với lượng nội dung trong chỉ mục
Bước 8. Chọn một thiết kế chỉ mục từ menu "Định dạng"
Menu thả xuống này nằm bên dưới hình ảnh Xem trước khi in. Chọn bất kỳ thiết kế nào từ menu thả xuống để tùy chỉnh giao diện chỉ mục của bạn.
- Bạn cũng có thể tạo thiết kế của riêng mình bằng cách chọn Từ mẫu và nhấp vào Biến đổi ở dưới cùng bên phải. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh phông chữ, khoảng cách và kiểu cho tất cả các mục nhập và phụ đề để tạo định dạng thiết kế của riêng bạn.
- Nếu bạn muốn số trang được căn chỉnh ở bên phải thay vì ngay sau mỗi mục nhập, hãy chọn hộp bên cạnh "Căn phải số trang".
Bước 9. Bấm OK để lưu chỉ mục của bạn
Điều này tạo ra một chỉ mục chứa tất cả các mục nhập bạn đã đánh dấu trong toàn bộ tài liệu của mình. Bạn có thể sử dụng chỉ mục này để tra cứu các trang có các thuật ngữ và khái niệm quan trọng được đề cập trong suốt bài viết của bạn.
Phần 3/3: Chỉnh sửa Mục nhập Chỉ mục
Bước 1. Nhấp vào tab Trang chủ
Nó ở trên cùng của Word. Nếu bạn đã tìm thấy lỗi trong chỉ mục, chẳng hạn như lỗi chính tả hoặc thuật ngữ không chính xác, bạn có thể sửa lỗi bằng tay và sau đó cập nhật chỉ mục bằng cách sử dụng công cụ Chỉ mục cập nhật.
Bước 2. Di chuyển đến lỗi bạn muốn sửa
Đầu tiên, nếu bạn không ở chế độ xem đoạn văn, hãy nhấp vào Nhà và sau đó nhấp vào biểu tượng Đoạn văn ¶ để hiển thị chúng. Sau đó, di chuyển đến mục nhập "XE" cho mục nhập bạn muốn sửa. Hãy nhớ rằng, tất cả các tham chiếu được lập chỉ mục đều bắt đầu bằng "XE" và được bao quanh bởi những dấu ngoặc nhọn mà bạn đã thấy trước đó.
Bước 3. Thực hiện các thay đổi của bạn
-
Thay đổi văn bản bên trong dấu ngoặc kép:
Nếu văn bản không chính xác, hãy sửa nó ngay bây giờ bằng cách chỉnh sửa nội dung bên trong dấu ngoặc kép.
-
Xóa một mục nhập:
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn một mục nhập khỏi chỉ mục, hãy chọn toàn bộ trường mục nhập chỉ mục (bao gồm cả dấu ngoặc nhọn) bằng chuột, sau đó nhấn phím Xóa bỏ Chìa khóa.
- Bạn có thể nhấp vào biểu tượng Đoạn văn trong tab Trang đầu khi bạn hoàn tất để tắt các điểm đánh dấu đoạn văn.
Bước 4. Cuộn xuống và nhấp vào chỉ mục của bạn
Bây giờ bạn đã thực hiện các thay đổi đối với chỉ mục, bạn sẽ cần cập nhật nó. Nhấp vào chỉ mục sẽ chọn nó để cập nhật.
Bước 5. Nhấn phím F9 trên bàn phím
Tùy thuộc vào bàn phím của bạn, bạn có thể phải nhấn Fn cũng như để sử dụng phím F9. Điều này cập nhật chỉ mục để phản ánh những thay đổi của bạn.
Nếu điều đó không hiệu quả, hãy nhấp vào Người giới thiệu tab, sau đó bấm Cập nhật chỉ mục trên thanh công cụ.
Video - Bằng cách sử dụng dịch vụ này, một số thông tin có thể được chia sẻ với YouTube
Lời khuyên
- Đánh dấu các mục nhập chỉ mục sẽ tự động bật Hiển thị tất cả các ký tự không in Lựa chọn. Bạn có thể tắt tính năng này bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào biểu tượng đoạn văn trên tab Trang chủ.
- Nếu bạn đánh dấu nhiều mục nhập hơn trong tài liệu của mình sau khi chèn chỉ mục và chúng không tự động xuất hiện, hãy bấm vào chỉ mục và nhấn F9 phím trên bàn phím.
