Bạn có thể nghĩ rằng chỉ có giáo viên ở trường mới cần lo lắng về việc điểm danh, nhưng thực ra đó cũng là một hoạt động kinh doanh quan trọng. Đối với các doanh nghiệp lớn và nhỏ, dữ liệu tham dự chính xác có thể tiết lộ nhiều điều về hiệu quả, lợi nhuận và sự hài lòng của nhân viên. Nhờ công nghệ hiện đại, có rất nhiều cách để ghi lại sự tham gia của nhân viên và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả.
Các bước
Phương pháp 1/3: Thu thập dữ liệu chuyên cần
Bước 1. Chỉ sử dụng một bảng tính đơn giản nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ
Nếu bạn có 5 nhân viên trở xuống, và thậm chí có thể là 10 nhân viên trở xuống, việc sử dụng một phương pháp ghi sổ chấm công rất đơn giản có thể hiệu quả với bạn. Chẳng hạn, bạn có thể theo dõi thời gian tham dự và giờ làm việc trong bảng tính Microsoft Office hoặc Google Documents hoặc thậm chí dựa vào bảng tính giấy. Tuy nhiên, hãy chọn các tùy chọn theo dõi nâng cao hơn nếu bạn có hơn 5-10 nhân viên.
- Bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn là gì, hãy luôn sử dụng một hệ thống rõ ràng để ghi lại giờ và giờ làm việc. Đừng tin tưởng vào trí nhớ của bạn hoặc lời nói của nhân viên khi cố gắng theo dõi mọi thứ!
- Nếu bạn thích bảng tính trên giấy, hãy kiểm tra trực tuyến để biết mẫu có thể in được phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bước 2. Tạo mẫu Office hoặc Documents để hợp lý hóa bảng tính của bạn
Cả Microsoft Office và Google Docs đều cung cấp các mẫu tiện ích bổ sung được thiết kế để ghi lại sự tham gia của nhân viên và giờ làm việc. So với bảng tính chung, tùy chọn này có thể giúp nhân viên của bạn nhập giờ làm việc của họ dễ dàng hơn và bạn có thể theo dõi và phân tích dữ liệu.
Mặc dù hiệu quả hơn so với bảng tính giấy hoặc điện tử cơ bản, nhưng tùy chọn này vẫn tốt nhất dành cho các doanh nghiệp nhỏ - những doanh nghiệp có tối đa 20 nhân viên, có lẽ
Bước 3. Hợp đồng lưu trữ hồ sơ của bạn nếu nó hiệu quả về mặt thời gian và chi phí
Đối với nhiều doanh nghiệp cả quy mô nhỏ và lớn, cách tốt nhất để ghi sổ điểm danh là trả tiền cho người khác làm việc đó! Trong hầu hết các trường hợp, nhân viên của bạn sẽ nhập thời gian tham dự và giờ làm việc của họ vào một cổng web hoặc ứng dụng và nhà thầu sẽ lưu trữ dữ liệu và cung cấp cho bạn các báo cáo thường xuyên dựa trên đó.
Một số công ty tính phí cố định dựa trên cấp độ của nhân viên - ví dụ: $ 20 USD mỗi tháng cho tối đa 10 nhân viên - trong khi những công ty khác tính phí cho mỗi nhân viên. So sánh chi phí, tính năng và dịch vụ khi chọn công ty bên thứ ba để theo dõi giờ làm việc và giờ làm việc của nhân viên
Bước 4. Chỉ quản lý việc lưu trữ hồ sơ trong nhà nếu bạn có năng lực CNTT
Là một công ty vừa hoặc lớn, bạn có thể không thấy thoải mái khi thực hiện việc lưu trữ hồ sơ của mình, có lẽ vì lý do tài chính hoặc bảo mật. Theo dõi sự tham gia và giờ làm việc của 100, 1, 000, hoặc thậm chí 10, 000 nhân viên yêu cầu một bộ phận CNTT mạnh mẽ có thể phát triển và duy trì cơ sở hạ tầng thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu cần thiết. Bộ phận CNTT và bộ phận nhân sự của bạn cũng cần có khả năng làm việc tốt với nhau!
Đánh giá cẩn thận chi phí và lợi ích của việc tự mình xử lý việc lưu trữ hồ sơ so với việc ký hợp đồng với bên thứ ba để thực hiện việc đó
Phương pháp 2/3: Theo dõi sự chuyên cần với Công nghệ
Bước 1. Yêu cầu nhân viên “quẹt vào” và “ra” bằng chứng minh thư của họ
Về cơ bản, đây là phiên bản hiện đại của việc nhân viên “bấm giờ vào” và “ra” bằng thẻ bấm lỗ bằng giấy. Ưu điểm ở đây là dữ liệu được gửi trực tiếp đến cơ sở hạ tầng lưu trữ hồ sơ nội bộ của bạn hoặc bên thứ ba để lưu trữ và phân tích.
Trạm quẹt thẻ hoạt động tốt nhất với những nhân viên gắn bó với một vị trí duy nhất và làm việc theo giờ bình thường trong ngày làm việc điển hình của họ - ví dụ: nhân viên văn phòng, giáo viên hoặc công nhân nhà máy
Bước 2. Sử dụng sinh trắc học hoặc video để hạn chế việc "đấm bạn thân" vào máy quét ID
Mặc dù theo dõi một người bạn làm việc muộn hoặc vắng mặt được gọi là "đấm bạn thân" - dễ dàng hơn với thẻ đấm, bạn vẫn có thể quét ID của đồng nghiệp cho họ và đạt được mục đích tương tự. Nếu bạn lo ngại rằng đây là vấn đề trong lực lượng lao động của mình, hãy cân nhắc đầu tư vào các biện pháp như máy quay video hoặc máy quét sinh trắc học - để tăng cường bảo mật và độ chính xác cho các trạm quẹt thẻ của bạn.
- Máy quét sinh trắc học, thường yêu cầu ủy quyền dấu vân tay, có thể được sử dụng cùng với máy quét thẻ ID.
- Việc lắp đặt camera an ninh tại các trạm quẹt thẻ của bạn có thể giúp bạn xác định những “tay đấm bạn thân” bị nghi ngờ.
Bước 3. Theo dõi giờ làm việc của nhân viên không có mặt tại văn phòng bằng một ứng dụng trên điện thoại
Quẹt thẻ không hoạt động tốt đối với những nhân viên làm việc tại nhà hoặc từ nhiều vị trí. Thay vào đó, hãy yêu cầu họ “đột nhập” và “ra ngoài” bằng một ứng dụng được cài đặt trên điện thoại do cơ quan cấp hoặc điện thoại cá nhân của họ. Trong nhiều trường hợp, họ sẽ chỉ cần nhấn một nút để bắt đầu và dừng đồng hồ đang chạy theo dõi sự tham gia và giờ của họ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã thuê ngoài việc lưu trữ hồ sơ cho bên thứ ba, thì loại ứng dụng này có thể được bao gồm như một phần của gói. Trong trường hợp này, dữ liệu chấm công do nhân viên tự nhập sẽ tích hợp liền mạch vào việc lưu trữ hồ sơ tổng thể của bạn
Bước 4. Xem xét vị trí GPS và theo dõi thời gian cho những nhân viên đi lại rộng rãi
Loại hệ thống theo dõi này hoạt động tốt nếu bạn có nhân viên đi lại giữa các địa điểm cụ thể trong ngày làm việc của họ. GPS trên điện thoại làm việc của họ sẽ theo dõi khi họ ở trong các khu vực làm việc cụ thể, từ đó có thể được sử dụng để thiết lập tổng số giờ làm việc của họ.
Theo dõi GPS là một tính năng tùy chọn với một số ứng dụng "thẻ thời gian". Tính năng này chắc chắn được giữ tốt nhất để sử dụng với điện thoại do cơ quan ban hành, vì theo dõi nhân viên trên điện thoại cá nhân của họ có thể cảm thấy hơi giống “anh cả”
Phương pháp 3/3: Xử lý dữ liệu chấm công
Bước 1. Đánh giá các con số để xem các vấn đề tham gia ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào
Lưu giữ hồ sơ tham dự chính xác của nhân viên cho phép bạn tính toán mức độ ảnh hưởng của các mô hình tham dự tích cực và tiêu cực đến lợi nhuận của bạn. Đổi lại, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để điều chỉnh nơi làm việc và các chiến lược nhân sự để đạt hiệu quả cao hơn.
Ví dụ, một số phép tính nhanh có thể cung cấp cho bạn “tỷ lệ xuất hiện” - số lần vắng mặt trên 100 nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Các điểm dữ liệu tương tự, chẳng hạn như “tỷ lệ không hoạt động” và “tỷ lệ nghiêm trọng”, cũng có thể được sử dụng để giúp thiết lập tác động kinh tế của việc đi học và vắng mặt
Bước 2. Ghi nhận những nhân viên tuân thủ các quy trình chấm công phù hợp
Một chút củng cố tích cực có thể đi một chặng đường dài! Sử dụng dữ liệu đã thu thập của bạn để xác định danh tính nhân viên có hồ sơ tham dự xuất sắc. Trao cho họ sự công nhận, khen ngợi và có thể là phần thưởng - thậm chí một vài thẻ quà tặng hoặc một phần thưởng nhỏ có thể giúp khuyến khích những người khác làm theo.
Hãy nhớ rằng “chuyên cần tốt” không nhất thiết có nghĩa là nhân viên không bao giờ nghỉ việc. Điều đó cũng có nghĩa là tận tâm trong việc dành thời gian nghỉ ngơi, chẳng hạn bằng cách đưa ra thông báo thích hợp trước khi nghỉ một ngày hoặc bằng cách ở nhà trong khi họ đang hồi phục sau một trận ốm
Bước 3. Gặp gỡ một nhân viên có vấn đề về điểm danh trước khi hành động
Bất cứ khi nào dữ liệu của bạn xác định một nhân viên có vấn đề về chấm công, đừng chuyển thẳng đến kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng. Thay vào đó, hãy gặp họ (và đại diện nhân sự hoặc bên liên quan tương tự) để thảo luận về vấn đề này. Đặt một kế hoạch hành động bằng văn bản cung cấp cho nhân viên hướng dẫn rõ ràng và các tiêu chuẩn để đáp ứng các kỳ vọng tham dự.
Ví dụ, bạn có thể đang đối phó với một nhân viên tận tụy đang gặp khó khăn trong một số vấn đề cấp bách ở nhà. Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện một số điều chỉnh về lịch trình hoặc khối lượng công việc thay vì vội vàng cắt giảm một nhân viên có giá trị
Bước 4. Điều hướng băng đỏ một cách cẩn thận khi kỷ luật hoặc buộc thôi việc đối với một công nhân
Luôn tuân theo một quy trình rõ ràng, nhất quán khi đưa ra kỷ luật đối với một nhân viên có vấn đề về chuyên môn, và đặc biệt là trước khi sa thải họ. Tốt nhất, bạn nên được tư vấn bởi luật sư tập trung vào luật việc làm. Nếu không, những gì có vẻ giống như một vụ đốt cắt và sấy khô có thể dẫn đến một vụ kiện tốn kém.
