Email hiện nay là một trong những hình thức liên lạc được sử dụng phổ biến nhất, cùng với tin nhắn văn bản, cuộc gọi điện thoại và các ứng dụng nhắn tin nhanh. Tương ứng với email đã phổ biến đến mức nhiều người đã quên cách tạo một email đúng cách. Một email được soạn thảo tốt phản ánh sự chuyên nghiệp và chân thành trong thông điệp mà nó truyền tải, vì vậy, điều cần thiết là người ta phải biết cách định dạng một email.
Các bước
Bước 1. Soạn chủ đề email của bạn
Dòng chủ đề của email đóng vai trò như một bản tóm tắt ngắn gọn về nội dung của thư. Dòng tiêu đề của bạn phải đơn giản và ngắn gọn để có thể cung cấp cho người nhận ý tưởng về chủ đề email của bạn là gì chỉ bằng một vài từ đơn giản.
- Ví dụ: nếu bạn đang viết thư cho ai đó về công việc kinh doanh nào đó, đừng làm phức tạp dòng chủ đề với quá nhiều chi tiết như “Tôi thích chiếc xe bạn đang lái. Tôi yêu màu xanh của nó và bánh xe rất đẹp”.
- Nói rõ động cơ của bạn trực tiếp trên dòng tiêu đề. Ví dụ: "Người mua quan tâm đến chiếc sedan màu xanh lam của bạn."
Bước 2. Bao gồm những lời chào phù hợp
Đừng bắt đầu email ngay lập tức với những gì bạn cần nói. Bao gồm những lời chào thông thường như "Xin chào" hoặc "Chúc một ngày tốt lành". Bạn sẽ không muốn một người ngẫu nhiên đến và nói chuyện ngay với bạn mà không cần chào bạn, phải không? Đối với email cũng vậy.
Để làm cho lời chào của bạn trở nên cá nhân hơn, hãy thêm họ của người nhận vào lời chào của bạn
Bước 3. Viết nội dung thư của bạn
Tùy thuộc vào loại tin nhắn bạn đang viết và người bạn đang gửi nó, bạn có thể viết nó theo cách bạn muốn.
- Nếu bạn đang viết thư cho ai đó gần gũi với mình, bạn có thể làm cho email của mình nghe có vẻ cá nhân; nhưng nếu bạn đang viết thư công việc, bạn cần giữ cho email chuyên nghiệp nhất có thể.
- Bạn cũng cần lưu ý định dạng tin nhắn của mình. Không sử dụng kiểu, kích thước và định dạng phông chữ khó đọc, và tránh sử dụng chữ in hoa. Các chữ hoa, trong thế giới kỹ thuật số, giống như tiếng hét.
Bước 4. Bao gồm một nhận xét kết thúc
Đừng chỉ kết thúc email của bạn ở nơi tin nhắn của bạn kết thúc. Viết những lời nhận xét kết thúc như “Trân trọng”, “Trân trọng” hoặc bất cứ điều gì bạn nghĩ sẽ phù hợp nhất với email bạn đang soạn.
Nhận xét kết thúc chắc chắn sẽ phù hợp với email của bạn. Tại sao? Bởi vì nếu bạn đang viết một thông điệp kinh doanh, bạn sẽ không muốn viết "Yêu thương của bạn" như lời nhận xét kết thúc cho bức thư của bạn; nó sẽ không phù hợp
Bước 5. Thêm chữ ký
Mặc dù địa chỉ email của bạn đã bao gồm tên của bạn trên mỗi email bạn gửi, nhưng bạn vẫn nên bao gồm chữ ký cùng với mọi thư bạn soạn. Chữ ký có thể chỉ là văn bản thuần túy hoặc nếu bạn muốn sáng tạo, hãy sử dụng hình ảnh (như logo, nhãn hiệu, v.v.).
Sử dụng tùy chọn Chữ ký của bất kỳ ứng dụng email hoặc webmail nào bạn có để tạo chữ ký của riêng mình
Lời khuyên
- Ngoài việc định dạng email, bạn cũng nên sử dụng các địa chỉ email được đặt tên phù hợp. Nhắn tin cho người bạn thời thơ ấu của bạn bằng “[email protected]” là được, nhưng đó không phải là một ý tưởng tuyệt vời khi bạn gửi email công việc cho sếp của mình.
- Sử dụng các quy tắc Internet thích hợp khi tạo email. Không gửi thư rác hoặc tin nhắn đến các địa chỉ liên hệ không xác định.
- Luôn kiểm tra kỹ email của bạn trước khi gửi đi để tránh gửi nhiều thư cho một người nhận. Thư của bạn có thể bị đánh dấu là SPAM nếu bạn làm như vậy.
