Gửi email là một phần trong cuộc sống của hầu hết mọi chuyên gia, sinh viên và người đi làm hiện nay. Mặc dù một số email có thể trở nên lạnh lùng, nhưng những email khác có thể thô lỗ một cách trắng trợn và cần được giải quyết. Bạn có thể đối phó với những email như vậy bằng cách giữ bình tĩnh, trả lời sau khi bạn đã lập kế hoạch và thông qua việc tiến lên trong ngày của bạn.
Các bước
Phần 1/3: Giữ bình tĩnh và lập kế hoạch
Bước 1. Xem xét liệu email có ý thô lỗ hay không
Rất khó để biết ai đó có đang thô lỗ qua email hay không, đặc biệt là vì bạn không thể nhìn thấy nét mặt của họ hoặc nghe giọng nói của họ để giúp bạn quyết định. Trước khi phản ứng với một email có vẻ thô lỗ đối với bạn, hãy cân nhắc xem liệu sự thô lỗ có thể là một thông tin sai lệch hay không.
Hãy thử hỏi trực tiếp ý của người đó bằng cách trò chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại. Điều này có thể giúp giải quyết vấn đề do một thông tin sai lệch đơn giản
Bước 2. Không trả lời ngay lập tức
Mặc dù việc bắt đầu xâu chuỗi lại với nhau một loạt các từ ác ý hoặc gây tổn thương để trả lời email này có thể bị hấp dẫn, nhưng hãy tránh làm như vậy bằng mọi giá. Bạn có thể sẽ hối hận về sau. Thay vào đó, hãy rời khỏi email, đóng trình duyệt và dành một chút thời gian để thu thập suy nghĩ của bạn.
- Đi bộ trong vài phút cho đến khi bạn cảm thấy bình tĩnh.
- Hít thở sâu và uống một ít nước.
Bước 3. Đưa vào một email nháp, nhưng đừng gửi nó
Một cách khác để loại bỏ một số năng lượng tiêu cực một cách xây dựng là soạn thảo một email cho người đó, nhưng đừng gửi nó. Bằng cách đó, bạn có thể bắt đầu thu thập những suy nghĩ ban đầu của mình, bất kể cường độ cao như thế nào, đồng thời cho bản thân thời gian để tinh chỉnh, trau dồi và bổ sung chúng sau này.
- Kéo một email riêng biệt lên và nhập câu trả lời mà không cần người nhận nhập để bạn không vô tình gửi nó đi. Hoặc bạn có thể liệt kê email của chính mình với tư cách là người nhận.
- Hãy nghĩ về tất cả những lần bạn đã phản ứng với điều gì đó ngay lập tức và sau đó hối hận về tất cả những điều thông minh hoặc kích thích tư duy mà bạn có thể đã nói. Điều này sẽ cho bạn thời gian để phát triển những điều đó và ngăn chặn sự hối tiếc.
Bước 4. Nhận trách nhiệm khi cần thiết
Khi đọc email, bạn có thể hiểu nó là thô lỗ vì một phần của nó là sự thật, và sự thật có thể gây tổn thương. Mặc dù điều này không giúp họ giảm bớt cảm giác tội lỗi trong tình huống này, nhưng nó mang lại cho bạn một số không gian để cải thiện bản thân và cho sự trung thực, cả với chính bạn và với người gửi email.
Ví dụ, có lẽ sếp của bạn đã gửi cho bạn một email khiếm nhã về việc đi làm muộn. Mặc dù từ ngữ không cần phải thô lỗ, bạn nên thừa nhận và sửa chữa sự chậm trễ của mình
Bước 5. Đừng bắt chước hành vi xấu của họ
Khi ai đó thô lỗ với bạn, bạn có thể quá hấp dẫn để trả ơn. Một lần nữa, hãy kiềm chế phản ứng tiêu cực, nhưng cũng không phản ứng lại những hành vi hung hăng hoặc thô lỗ thụ động nếu bạn gặp trực tiếp họ trước khi phản hồi. Đừng nhìn chằm chằm vào họ hoặc phớt lờ họ nếu họ nói chuyện với bạn.
- Thay vào đó, hãy thực hành lòng tốt. Chào họ và tiếp tục bước đi.
- Đừng dành thời gian cho họ trừ khi cần thiết nhưng cũng đừng chủ động tránh xa họ.
Bước 6. Xem xét gốc
Đôi khi, một email thô lỗ không liên quan rất nhiều đến bạn hoặc hoàn cảnh xung quanh nó. Chửi bới ai đó không bao giờ là ổn, nhưng đôi khi người gửi email có thể trải qua nhiều hơn những gì họ có thể xử lý và có thể đã gửi cho bạn những thất vọng không liên quan đến bạn. Họ thậm chí có thể không nhận ra rằng họ đã thô lỗ. Điều này không bào chữa cho họ, nhưng hiểu được tình trạng hiện tại và động lực của một người có thể giúp thực hiện các bước về phía trước.
- Ví dụ, nếu họ đang gặp vấn đề trong hôn nhân hoặc nếu ai đó trong gia đình họ đã qua đời gần đây, điều này có thể giải thích cho sự thô lỗ của họ.
- Cũng có thể là họ đang có một ngày tồi tệ.
Phần 2/3: Trả lời email
Bước 1. Tranh thủ sự giúp đỡ của một người bạn
Bạn bè hoặc đồng nghiệp có thể đặc biệt hữu ích trong việc giúp bạn tạo phản hồi cho một email thô lỗ hoặc khó chịu và họ cũng có thể đưa ra ý kiến thứ hai về tình huống này. Trong thời gian này, hãy tránh nhờ bạn bè của bạn, những người đang nóng nảy hỗ trợ; thay vào đó hãy tiếp cận với những người bình tĩnh, khôn khéo và tập trung vào giải pháp.
Nếu có thể, hãy yêu cầu xem bất kỳ phản hồi nào trong quá khứ đối với những email khiếm nhã mà họ đã gửi
Bước 2. Thừa nhận sự thô lỗ của họ
Khi bạn soạn thảo email, bạn cần phải thừa nhận họ đã thô lỗ như thế nào. Có thể họ không biết rằng lời nói của họ sẽ trở thành nhẫn tâm, nhưng bất kể, bạn nên chú ý đến điều đó.
- Hãy nói điều gì đó như “trước khi tôi bắt đầu trả lời, tôi muốn thừa nhận sự thô lỗ được hiển thị trong email của bạn, đặc biệt là xung quanh những nhận xét mang tính buộc tội và xúc phạm của bạn”.
- Trực tiếp sẽ hữu ích cho bạn và cho người kia và nó có thể giúp ngăn chặn tình trạng tương tự tái diễn.
Bước 3. Thừa nhận sự thất vọng của họ
Mặc dù email của họ là thô lỗ, có lẽ sự thất vọng của họ đến từ một nơi rất thực tế. Nếu vậy, hãy thừa nhận sự thất vọng đó và bày tỏ sự hiểu biết, nếu chỉ là ngoài lề. Điều này sẽ cho phép họ cảm thấy ít hơn tâm lý của bạn và họ và thúc đẩy cả hai hướng tới khả năng tạo hòa bình.
- Nói điều gì đó như "Email của bạn cho thấy rằng bạn đang thất vọng."
- Đảm bảo tập trung vào những gì email của họ nói chứ không phải cá nhân họ.
Bước 4. Hỏi tại sao
Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể hoàn toàn không biết tại sao ai đó lại quyết định gửi cho bạn một email như vậy sau nhiều lần tự suy xét và tham khảo ý kiến của những người khác. Trong trường hợp này, bạn nên hỏi người gửi một câu đơn giản 'tại sao' để bạn có thể hiểu và giải quyết vấn đề tốt hơn.
Bạn có thể nói "Tôi đã suy nghĩ kỹ về email của bạn và vẫn hơi bối rối về lý do của bạn khi gửi nó, vì vậy tôi muốn biết điều gì đã thúc đẩy nó."
Bước 5. Đưa ra giải pháp hoặc lời giải thích
Khi bạn đã giải quyết một số mối quan tâm và điểm sơ bộ của mình trong email, bạn nên bắt đầu tìm kiếm các giải pháp và phản hồi các mối quan tâm của họ, nếu chúng có mặt. Hãy cho họ biết bạn sẵn sàng làm gì, khám phá các lĩnh vực cần thỏa hiệp và bày tỏ sự sẵn lòng của bạn để vượt qua điều này.
- Thiết lập một cuộc họp cũng có thể có lợi. Mọi người có xu hướng tử tế hơn khi ẩn mình sau màn hình máy tính.
- Bạn có thể nói điều gì đó như “bạn đã bày tỏ sự tức giận vì tôi đã về muộn 15 phút vào bữa trưa hôm qua, nhưng tôi phải đón con gái ốm của tôi từ trường. Mặc dù tôi chắc chắn có thể cố gắng quay ngược thời gian trong tương lai, nhưng sẽ có những lúc như thế này là điều khó tránh khỏi”.
Bước 6. Xác lập ranh giới
Sau khi bạn đã đưa ra giải pháp thành công, bây giờ là lúc thiết lập một số quy tắc cơ bản cho bất kỳ cuộc trò chuyện tiếp tục nào. Hãy cho họ biết rằng bạn sẽ không thể chấp nhận sự thô lỗ như vậy trong tương lai và làm như vậy sẽ rất khó khăn nếu không muốn nói là không thể tiếp tục làm việc hợp tác cùng nhau.
- Nói với họ rằng bạn sẽ không chấp nhận những lời lăng mạ hoặc buộc tội không phù hợp.
- Yêu cầu họ đến với bạn với sự quan tâm và tử tế trước khi nhảy súng.
Bước 7. Xóa nó, nếu cần
Bạn có thể thấy rằng bạn đã đọc đi đọc lại email và bị cuốn vào những cảm giác tiêu cực về nó. Tuy nhiên, điều này sẽ không giúp bạn tiến về phía trước và có thể sẽ chỉ khiến bạn thêm điên cuồng và thất vọng. Nếu thực sự cần thiết, hãy xóa email khỏi hộp thư đến của bạn để bạn không có quyền truy cập vào nó.
Nếu bạn cho rằng mình có thể cần lại email trong tương lai, hãy gửi email đó cho người mà bạn tin tưởng nhưng xóa nó khỏi hộp thư đến của chính bạn
Phần 3/3: Tiếp tục ngày của bạn
Bước 1. Tiếp tục làm việc hiệu quả
Mặc dù email này dường như đã phá hỏng ngày của bạn, nhưng hãy làm tất cả những gì bạn có thể cho phép để không cho phép điều đó. Tiếp tục với thói quen của bạn, lập danh sách việc cần làm và hoàn thành tất cả các công việc cần thiết. Đừng để một sai sót làm chệch hướng ngày của bạn hoặc sự tiến bộ của bạn.
Giữ cho bản thân bận rộn sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng đối với bạn và tránh suy ngẫm về một email
Bước 2. Đặt mục tiêu nhỏ để giữ đà phát triển
Để duy trì thói quen của bạn, hãy đặt ra những mục tiêu nhỏ, có thể đạt được mà bạn có thể cam kết thực hiện vào ngày hôm đó. Hoàn thành chúng sẽ giúp bạn cảm thấy mình hoàn thành công việc hơn và sau đó ít bị ảnh hưởng bởi email thô lỗ mà bạn nhận được.
Cân nhắc đặt các mục tiêu như “trả lời tất cả các email khác” hoặc “đi tập thể dục”
Bước 3. Đánh lạc hướng bản thân
Đôi khi, để tiến lên từ một điều gì đó, bạn cần phải phân tâm một chút. Hãy nghỉ ngơi để nghe nhạc, ăn trưa hoặc gọi điện cho một người bạn để trò chuyện về điều gì đó khác ngoài email. Để tâm trí của bạn rời khỏi mọi thứ có thể mang lại cho bạn một thời gian nghỉ ngơi rất cần thiết và hiệu quả.
Bước 4. Xem xét báo cáo chúng, nếu cần thiết
Vào cuối ngày, đôi khi cách tốt nhất để tiến lên là xử lý vấn đề vĩnh viễn. Nếu email chứa bất kỳ lời đe dọa hoặc bất kỳ lời lăng mạ nào có thể được coi là lời nói căm thù, thì hãy báo cáo người này cho đúng người, đó có thể là Phòng Nhân sự tại nơi làm việc của bạn hoặc Hành vi của học sinh tại trường của bạn. Bạn cũng có thể chặn họ gửi email cho bạn trong tương lai.
- Hãy báo cáo họ với nhà chức trách nếu họ đang đe dọa bạn.
- Trước tiên, hãy thử gửi email cho người quản lý của bạn để cho họ biết điều gì đang xảy ra. Nếu họ không giải quyết vấn đề, hãy đưa nó đến phòng nhân sự.
