WikiHow này hướng dẫn bạn cách chèn chữ ký điện tử vào tài liệu Microsoft Word bằng cách sử dụng bổ trợ DocuSign, cũng như bằng cách sử dụng công cụ Dòng Chữ ký tích hợp trong Microsoft Word trên Windows hoặc bằng cách chuyển đổi nó thành tệp PDF và thêm chữ ký trong ứng dụng Xem trước trên Mac.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng DocuSign
Bước 1. Mở tài liệu trong Microsoft Word
Bấm đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn thêm chữ ký điện tử vào.
Bước 2. Cài đặt bổ trợ DocuSign
DocuSign là một phần bổ trợ miễn phí cho phép bạn thêm chữ ký của mình vào bất kỳ tài liệu Word nào. Để cài đặt DocuSign, hãy làm như sau:
- Nhấn vào Chèn chuyển hướng.
-
Nhấp chuột Thêm vào trong phần "Bổ trợ" của thanh công cụ.
Trên máy Mac, bạn sẽ đánh dấu Thêm vào…
-
Nhấp chuột Nhận bổ trợ trong menu thả xuống.
Trên máy Mac, bạn sẽ nhấp vào Cửa hàng…
- Nhấp vào thanh tìm kiếm ở phía trên bên trái của cửa sổ.
- Nhập docusign và nhấn ↵ Enter.
- Nhấp chuột Thêm vào ở bên phải của tiêu đề "DocuSign for Word".
- Nhấp chuột Tin tưởng bổ trợ này và / hoặc Hiểu rồi nếu bị xúi giục.
Bước 3. Nhấp vào tab DocuSign
Nó ở trên cùng của cửa sổ Word.
Bước 4. Nhấp vào Ký tài liệu
Bạn sẽ tìm thấy điều này trong thanh công cụ DocuSign. Làm như vậy sẽ nhắc menu DocuSign mở.
Bước 5. Nhấp vào TẠO TÀI KHOẢN
Nó nằm trong menu DocuSign.
Bước 6. Đăng ký DocuSign
Nhập tên, họ và địa chỉ email đang hoạt động của bạn, sau đó nhấp vào màu vàng ĐĂNG KÝ gần cuối cửa sổ.
Bước 7. Xác minh địa chỉ email của bạn
Làm như vậy:
-
Mở hộp thư đến cho địa chỉ email mà bạn đã sử dụng để tạo tài khoản của mình.
Nếu bạn đã từng sử dụng DocuSign, bạn có thể không nhận được email xác nhận. Nếu bạn không nhận được email xác nhận, hãy bỏ qua bước này
- Mở email "DocuSign qua DocuSign".
- Nhấp vào màu vàng HOẠT ĐỘNG trong nội dung email.
- Nhập và nhập lại mật khẩu cho tài khoản của bạn.
- Nhấp chuột HOẠT ĐỘNG.
Bước 8. Đăng nhập DocuSign trong Microsoft Word
Thao tác này sẽ nhắc cửa sổ tài liệu DocuSign mở:
- Nhấp chuột Ký tài liệu một lần nữa nếu thanh bên bên phải biến mất.
- Nhấp chuột ĐĂNG NHẬP
- Nhập địa chỉ email của bạn và nhấp vào TIẾP TỤC
- Nhập mật khẩu của bạn và nhấp vào ĐĂNG NHẬP
Bước 9. Bấm TIẾP TỤC
Đó là một nút màu vàng ở đầu cửa sổ tài liệu DocuSign.
Đầu tiên bạn có thể phải nhấp vào Ký tài liệu một lần nữa trước khi cửa sổ này mở ra.
Bước 10. Nhấp vào Chữ ký
Nó ở bên trái của trang. Nếu bạn đã có chữ ký DocuSign trong tệp, điều này sẽ hiển thị hình ảnh thu nhỏ của chữ ký của bạn bên cạnh con trỏ chuột của bạn. Nếu bạn không có chữ ký trong hồ sơ, điều này sẽ hiển thị hình ảnh màu vàng có nội dung "Ký" bên cạnh con trỏ chuột của bạn.
Bước 11. Nhấp vào vị trí mà bạn muốn chèn chữ ký của mình
Nếu bạn đã có chữ ký trong hồ sơ thông qua DocuSign, điều này sẽ đặt chữ ký của bạn ở nơi bạn nhấp vào. Nếu bạn không có chữ ký trong hồ sơ, điều này sẽ hiển thị một cửa sổ bạn có thể sử dụng để tạo chữ ký mới.
Bước 12. Nhấp vào nút ĐĂNG KÝ VÀ ĐĂNG KÝ màu vàng
Nó ở cuối cửa sổ. Bạn sẽ thấy chữ ký của mình xuất hiện ở vị trí bạn đã chọn.
- Bạn có thể thay đổi kiểu chữ ký của mình bằng cách nhấp vào Thay đổi phong cách phía trên hộp chữ ký và ở bên phải. Sau đó nhấp vào kiểu bạn muốn sử dụng.
- Bạn cũng có thể nhấp vào Vẽ và vẽ chữ ký của riêng bạn bằng chuột hoặc màn hình cảm ứng.
Bước 13. Nhấp vào HOÀN TẤT
Đó là một nút màu vàng ở gần đầu trang. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.
Bước 14. Nhập tên người nhận và địa chỉ email
Sử dụng hai thanh đầu tiên ở đầu cửa sổ để nhập tên và địa chỉ email của người bạn muốn gửi tài liệu đã ký,
Bạn cũng có thể thêm người nhận bằng cách nhấp vào Thêm người nhận bên dưới thanh. Sau đó nhập tên và địa chỉ email của người nhận mới.
Bước 15. Nhập chủ đề cho tài liệu (Tùy chọn)
Sử dụng dòng có nhãn "Chủ đề" để nhập chủ đề cho email. Ví dụ, bạn có thể nhập tên của tài liệu.
Bước 16. Nhập một tin nhắn ngắn gọn
Sử dụng hộp văn bản lớn ở dưới cùng để nhập một tin nhắn ngắn gọn. Tin nhắn phải dài dưới 250 ký tự.
Bước 17. Nhấp vào Gửi và Đóng
Đó là nút màu vàng ở cuối cửa sổ. Điều này sẽ gửi tài liệu đã ký dưới dạng email.
Phương pháp 2/3: Thêm chữ ký trên Windows
Bước 1. Đảm bảo rằng bạn có ID kỹ thuật số
Để ký tài liệu Microsoft Word, bạn phải có chứng chỉ số xác minh danh tính của mình. Những điều này thường được áp dụng cho các tài liệu được gửi từ các công ty yêu cầu chữ ký.
- Chứng chỉ Digital ID tốn vài trăm đô la để có được trong một năm, vì vậy nhiều khả năng bạn sẽ không sử dụng phương pháp này nếu bạn chỉ đang cố gắng ký một tài liệu không chính thức.
- Bạn có thể thêm chữ ký bằng tiện ích bổ sung DocuSign nếu bạn đang cố gắng thêm chữ ký chỉ cho mục đích sử dụng cá nhân hoặc không chính thức.
Bước 2. Mở tài liệu trong Microsoft Word
Bấm đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn thêm chữ ký điện tử vào.
Nếu bạn muốn bắt đầu một tài liệu mới, hãy mở Microsoft Word, sau đó bấm Tài liệu trống trên trang Word chính.
Bước 3. Nhấp vào tab Chèn
Nó ở trên cùng của cửa sổ.
Nếu bạn chưa lưu tài liệu, trước tiên hãy làm như vậy bằng cách nhấp vào Tập tin, nhấp chuột Lưu thành, nhập tên tệp và nhấp vào Cứu.
Bước 4. Nhấp vào Văn bản
Nó bên dưới một biểu tượng giống chữ "A" màu xanh lam trong tab "Chèn". Thao tác này sẽ hiển thị menu thả xuống bên dưới biểu tượng.
Bước 5. Nhấp vào Dòng Chữ ký
Nó nằm ở góc trên bên phải của menu thả xuống bên dưới "Văn bản". Nhấp vào nó sẽ nhắc một cửa sổ bật lên xuất hiện.
Trên một số phiên bản của Microsoft Word, Dòng chữ ký tùy chọn là một biểu tượng giống như một cây bút chì trên một mảnh giấy. Nếu vậy, hãy nhấp vào biểu tượng, sau đó nhấp vào Dòng Chữ ký Microsoft Office trong menu thả xuống nếu được nhắc.
Bước 6. Thêm chi tiết chữ ký
Nhập thông tin bạn muốn xuất hiện bên dưới dòng chữ ký, chẳng hạn như tên, chức danh, địa chỉ email và bất kỳ hướng dẫn nào bạn muốn để lại cho người ký, vào cửa sổ Thiết lập Chữ ký. Bạn cũng có thể làm như sau:
- Chọn hộp "Hiển thị ngày ký trong dòng chữ ký" nếu bạn muốn ngày của chữ ký được chèn tự động.
- Chọn hộp "Cho phép người ký thêm nhận xét trong hộp thoại Ký" nếu bạn muốn bật nhận xét từ bất kỳ ai ký tài liệu.
Bước 7. Bấm OK
Nó ở cuối cửa sổ. Thao tác này sẽ đóng cửa sổ và sau một khoảnh khắc ngắn, hãy chèn một hộp chữ ký.
Bước 8. Nhấp chuột phải vào dòng chữ ký, sau đó nhấp vào Ký
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bạn có thể sử dụng để ký vào dòng chữ ký.
Bạn cũng có thể bấm đúp vào dòng chữ ký để thực hiện việc này
Bước 9. Nhập tên của bạn
Bạn có thể nhập tên của mình bên cạnh "X" hoặc sử dụng chuột để viết tên của bạn.
Bước 10. Nhấp vào Đăng ký
Huy hiệu "Chữ ký" sẽ xuất hiện ở cuối tài liệu bên cạnh số từ, cho biết rằng tài liệu đã được ký.
Nếu bạn chưa có ID kỹ thuật số từ đối tác của Microsoft, bạn sẽ không thể hoàn thành bước này
Phương pháp 3/3: Thêm chữ ký trên máy Mac
Bước 1. Mở tài liệu trong Microsoft Word
Bấm đúp vào tài liệu Word mà bạn muốn thêm chữ ký điện tử vào.
Nếu bạn muốn bắt đầu một tài liệu mới, hãy mở Microsoft Word và nhấp vào Tập tin, sau đó nhấp vào Tài liệu mới trong menu thả xuống.
Bước 2. Nhấp vào Tệp
Nó ở góc trên bên trái của màn hình,
Bước 3. Nhấp vào Lưu dưới dạng
Nó nằm trong menu thả xuống xuất hiện khi bạn nhấp vào "Tệp". Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra.
Bước 4. Nhấp vào trình đơn thả xuống bên cạnh "Định dạng"
Điều này cho phép bạn chọn một định dạng tệp để lưu tài liệu Word.
Bước 5. Nhấp vào PDF trong trình đơn thả xuống kết quả
Điều này sẽ cho phép bạn lưu tài liệu của mình dưới dạng tệp PDF.
Bước 6. Nhấp vào Xuất
Đó là một nút màu xanh lam ở cuối cửa sổ.
Bước 7. Mở Finder và điều hướng đến tệp PDF bạn vừa lưu
Công cụ tìm kiếm có biểu tượng giống mặt cười màu xanh lam và trắng. Công cụ này nằm trong thanh công cụ ở cuối
Bước 8. Nhấp vào tệp PDF
Thao tác này sẽ chọn tệp PDF.
Bước 9. Nhấp vào Tệp
Nó nằm trong thanh menu ở đầu màn hình.
Bước 10. Chọn Mở bằng trong menu thả xuống
Thao tác này sẽ hiển thị menu phụ dưới dạng cửa sổ bật ra.
Bước 11. Nhấp vào Xem trước trong menu bật ra
Thao tác này sẽ mở tệp PDF trong ứng dụng Mac Preview.
Bước 12. Nhấp vào biểu tượng điểm đánh dấu
Đó là biểu tượng giống như một đầu điểm đánh dấu nằm ở bên trái của thanh Tìm kiếm.
Bước 13. Nhấp vào biểu tượng Chữ ký
Nó nằm ở bên phải của biểu tượng "T" và trông giống như một phần của chữ ký thảo trên một dòng nhỏ.
Bước 14. Nhấp vào Bàn di chuột hoặc Máy ảnh.
Nếu bạn có máy tính xách tay có bàn di chuột hoặc máy tính có bàn di chuột ngoài hoặc máy tính bảng vẽ, bạn có thể nhấp vào Bàn di chuột. Nếu bạn không có bàn di chuột nhưng bạn có webcam, hãy chọn Máy ảnh thay thế.
Nếu chữ ký điện tử đã được lưu, bạn có thể phải nhấp vào Tạo chữ ký đầu tiên.
Bước 15. Tạo chữ ký của bạn
Bạn có một số tùy chọn khác nhau để thêm chữ ký của mình:
-
Bàn di chuột:
- Nhấp chuột Bấm vào đây để bắt đầu
- Viết chữ ký của bạn trên bàn di chuột bằng ngón tay.
- Nhấn một phím trên bàn phím.
- Nhấp chuột Xong
-
Máy ảnh:
- Viết chữ ký của bạn trên giấy trắng.
- Giữ nó vào máy ảnh.
- Căn chỉnh chữ ký trên dòng.
- Nhấp chuột Xong
Bước 16. Nhấp vào chữ ký bạn vừa tạo
Nó nằm trong menu thả xuống chữ ký. Điều này sẽ đặt chữ ký của bạn vào giữa tài liệu.
Trước tiên, bạn có thể phải nhấp lại vào biểu tượng "Chữ ký"
Bước 17. Kéo chữ ký của bạn để định vị lại nó
Nhấp và giữ ở giữa chữ ký của bạn và kéo nó đến khu vực bạn muốn đặt nó.
Bạn có thể thay đổi kích thước chữ ký bằng cách nhấp vào bất kỳ góc nào và kéo chúng vào hoặc ra khỏi tâm của chữ ký
Bước 18. Nhấp vào Tệp
Nó nằm trong thanh menu ở đầu màn hình.
Bước 19. Nhấp vào Lưu
Nó nằm trong menu thả xuống. Thao tác này sẽ lưu tài liệu bằng chữ ký điện tử của bạn.
