WikiHow này hướng dẫn bạn cách sử dụng Microsoft Word để tạo hóa đơn thanh toán. Hóa đơn là danh sách được chia thành từng sản phẩm được bán hoặc dịch vụ được cung cấp mà bạn có thể sử dụng để lập hóa đơn cho khách hàng của mình. Cách đơn giản nhất để bắt đầu là sử dụng một trong các mẫu hóa đơn miễn phí của Microsoft, nhưng bạn cũng có thể tạo một mẫu hóa đơn từ tài liệu trống.
Các bước
Phương pháp 1/2: Tải xuống mẫu miễn phí
Bước 1. Mở Microsoft Word cho Windows hoặc macOS
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu bên dưới Microsoft Office trên PC và trong Các ứng dụng thư mục trên máy Mac.
- Sử dụng phương pháp này để nhanh chóng và dễ dàng tạo hóa đơn từ mẫu tạo sẵn. Các mẫu giúp bạn tiết kiệm được khó khăn khi phải tìm ra những gì cần bao gồm, nhưng có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Bạn cũng có thể tải xuống các mẫu Word miễn phí từ trang mẫu Microsoft Office. Tốt nhất không nên tải xuống các mẫu từ các trang web khác, vì một số có thể chứa vi-rút.
Bước 2. Định vị thanh tìm kiếm mẫu và chọn Mới
Mở Word sẽ tự động hiển thị màn hình "Mới" - màn hình này cho biết "Mới" ở trên cùng và hiển thị thanh tìm kiếm với văn bản "Tìm kiếm mẫu trực tuyến" bên trong. Nếu bạn không thấy thanh tìm kiếm này, hãy nhấp vào Tập tin ở trên cùng bên trái, sau đó chọn Mới để đưa nó lên.
Bước 3. Nhập hóa đơn vào thanh Tìm kiếm và nhấn ↵ Enter
Một danh sách các kết quả phù hợp sẽ xuất hiện.
Bước 4. Nhấp vào hóa đơn để xem bản xem trước
Một phiên bản lớn hơn của hóa đơn sẽ xuất hiện cùng với mô tả ngắn gọn.
- Nếu bạn quyết định không sử dụng mẫu, hãy nhấp vào NS ở đầu cửa sổ để quay lại danh sách.
- Một số tùy chọn đơn giản, đẹp mắt là Hóa đơn (Vượt thời gian) và cái vừa được gọi là Hóa đơn.
Bước 5. Nhấp vào Tạo để sử dụng mẫu
Nó nằm trên cửa sổ xem trước của mẫu. Thao tác này sẽ tải xuống mẫu và tự động mở ra.
Bước 6. Thay thế thông tin đã điền trước bằng thông tin của riêng bạn
Mỗi trường thường chứa một số văn bản nhằm hướng dẫn bạn điền vào hóa đơn. Bạn có thể chỉ cần nhấp chuột trước một chút thông tin, nhấn ← Backspace hoặc Delete để loại bỏ những gì ở đó và nhập thông tin của riêng bạn.
Ngoài việc điền vào chỗ trống, bạn cũng có thể thêm các chi tiết khác vào hóa đơn, chẳng hạn như biểu trưng, trường bổ sung hoặc các dòng và màu sắc đặc biệt
Bước 7. Lưu hóa đơn đã hoàn thành của bạn
Để làm như vậy, hãy nhấp vào Tập tin menu, chọn Lưu thành, và sau đó lưu tệp vào vị trí mong muốn trên máy tính của bạn. Khi bạn đã tạo hóa đơn, bạn có thể in hoặc gửi hóa đơn qua email cho (các) khách hàng của mình.
Phương pháp 2/2: Tạo hóa đơn từ Scratch
Bước 1. Mở Microsoft Word cho Windows hoặc macOS
Bạn sẽ tìm thấy nó trong menu Bắt đầu bên dưới Microsoft Office trên PC và trong Các ứng dụng thư mục trên máy Mac.
- Sử dụng phương pháp này nếu bạn muốn thiết kế hóa đơn từ đầu. Phương pháp này là tốt nhất cho những người sử dụng thành thạo các tính năng của Word, bao gồm cả việc tạo tiêu đề và bảng.
- Trước khi tạo mẫu của riêng bạn, hãy xem một số ví dụ về hóa đơn trực tuyến trước khi bạn bắt đầu. Nếu hóa đơn của bạn dành riêng cho doanh nghiệp của bạn, hãy thử tìm kiếm loại hình doanh nghiệp của bạn và từ "hóa đơn mẫu" để biết các ví dụ cụ thể (ví dụ: hóa đơn mẫu cho bác sĩ, mẫu hóa đơn cho người viết tự do).
Bước 2. Nhấp vào Tài liệu trống trên màn hình "Mới"
Nếu bạn không thấy màn hình "Mới", hãy nhấp vào Tập tin menu và chọn Mới hiện nay.
Bước 3. Tạo tiêu đề hóa đơn
Tiêu đề bao gồm tên doanh nghiệp, thông tin liên hệ và từ "Hóa đơn" sẽ xuất hiện ở đâu đó gần đầu tài liệu. Bạn có thể thiết kế và cách điệu thông tin này theo bất kỳ cách nào bạn muốn, nhưng hãy cố gắng giữ cho nó đơn giản và nhất quán với các tài liệu kinh doanh khác của bạn.
Bước 4. Hiển thị (các) ngày hóa đơn
Ngày phát hành và ngày đến hạn (nếu có) phải hiển thị ở gần đầu tài liệu, tốt nhất là rất gần với từ "Hóa đơn".
Để chèn ngày hôm nay một cách nhanh chóng, hãy nhấp vào CHÈN ở đầu Word, nhấp vào Ngày giờ, và sau đó chọn một định dạng ngày. Đảm bảo bỏ dấu kiểm khỏi hộp "Cập nhật tự động" để ngày không thay đổi mỗi khi ai đó mở tệp.
Bước 5. Đánh số hóa đơn
Mọi hóa đơn phải chứa một số duy nhất (trong một chuỗi) để lưu trữ. Trình tự có thể là toàn cầu (cho tất cả các máy khách) hoặc cho mỗi máy khách. Bạn có thể thêm cái này vào tiêu đề nếu muốn, nhưng nó thực sự có thể được đặt ở bất cứ đâu.
Nếu mỗi khách hàng sẽ có trình tự đánh số hóa đơn của riêng họ, bạn có thể muốn bao gồm tên của khách hàng như một phần của số (ví dụ: wikiHow1, wikiHow2 nếu khách hàng là wikiHow)
Bước 6. Thêm địa chỉ hoặc thông tin liên hệ của khách hàng
Mở đầu phần này bằng từ "Tới" (hoặc một cái gì đó tương tự) để làm rõ ai đang bị tính phí.
Bạn có thể muốn gửi hóa đơn trực tiếp cho một người cụ thể tại một công ty hoặc cho bộ phận Tài khoản phải trả
Bước 7. Tạo danh sách thành từng sản phẩm được bán hoặc dịch vụ được cung cấp
Cách tốt nhất để làm điều này là tạo một bảng với một số hàng và cột được đặt tên. Xem Cách tạo bảng đơn giản trong Microsoft Word để bắt đầu với bảng.
Tạo các cột cho số lượng, tên mặt hàng / dịch vụ hoặc mô tả, đơn giá / tỷ lệ và tổng giá cho số lượng đã mua. Đảm bảo gắn nhãn các cột này bằng tiêu đề để khách hàng hiểu các khoản phí
Bước 8. Hiển thị tổng số tiền hóa đơn
Điều này sẽ xuất hiện ngay bên dưới danh sách các khoản phí được chia thành từng khoản, tốt nhất là ở dạng in đậm để dễ nhìn.
- Nếu bạn đang tính thuế bán hàng, bạn nên hiển thị tổng phụ của các khoản phí được chia thành từng khoản, với thuế được liệt kê bên dưới, với tỷ lệ phần trăm ở bên trái của số tiền thuế, sau đó là tổng được điều chỉnh bên dưới.
- Kiểm tra kỹ phép toán của bạn để đảm bảo rằng nó chính xác.
Bước 9. Bao gồm các điều khoản thanh toán
Bạn có thể hiển thị các điều khoản thanh toán bên trên hoặc bên dưới thông tin thanh toán. Các điều khoản thanh toán phổ biến là "Đến hạn khi nhận", "Đến hạn trong vòng 14 ngày", "Đến hạn trong vòng 30 ngày" hoặc "Đến hạn trong vòng 60 ngày".
Bạn cũng có thể muốn bao gồm một bản ghi nhớ ở cuối trang bao gồm các phương thức thanh toán, thông tin chung hoặc chỉ là lời cảm ơn khách hàng đã sử dụng dịch vụ của bạn
Bước 10. Lưu hóa đơn đã hoàn thành của bạn
Để làm như vậy, hãy nhấp vào Tập tin menu, chọn Lưu thành, và sau đó lưu tệp vào vị trí mong muốn trên máy tính của bạn. Khi bạn đã tạo hóa đơn, bạn có thể in hoặc gửi hóa đơn qua email cho (các) khách hàng của mình.
Lời khuyên
- Khi bạn đã lưu tài liệu hóa đơn, bạn có thể sử dụng tài liệu đó làm mẫu để tạo các hóa đơn khác bằng cách sử dụng tùy chọn "Mới từ tài liệu hiện có" khi tạo hóa đơn mới. Bạn cũng có thể lưu tài liệu dưới dạng mẫu.dot hoặc.dotx để sử dụng mẫu trong tương lai.
- Một cách khác để hiển thị thông tin thanh toán và tổng số là thiết lập thông tin đó trong sổ làm việc Microsoft Excel và sau đó dán liên kết tới thông tin đó trong hóa đơn Word của bạn. Bất cứ khi nào bạn cập nhật bảng tính, hãy nhấp chuột phải vào bảng tính được nhúng và chọn "Cập nhật liên kết" để xem các sửa đổi.
