Cho dù bạn là người mới sử dụng PowerPoint hay một chuyên gia thuyết trình, luôn có một câu hỏi quan trọng khi phát triển trình chiếu của bạn: bạn nên bao gồm bao nhiêu trang trình chiếu? Suy nghĩ về lượng thời gian bạn có và tốc độ bạn nói là những cách đáng tin cậy để tính số trang trình bày phù hợp. Hiểu được các lựa chọn thiết kế tốt và học cách chấp nhận bản trình bày của bạn như một sản phẩm độc đáo sẽ giúp bạn thoát khỏi cảm giác bị mắc kẹt bởi các quy tắc khó và nhanh về số lượng trang trình bày "phù hợp".
Các bước
Phương pháp 1/3: Chọn đúng số trang trình bày dựa trên lựa chọn thiết kế
Bước 1. Cung cấp lượng thông tin phù hợp
Bài thuyết trình PowerPoint rất hữu ích để cung cấp một cái nhìn tổng quan, một mô tả chung về một chủ đề nhất định. Bài thuyết trình của bạn không nên mang tính bách khoa. Đừng đi quá đà bao gồm mọi chi tiết nhỏ, trích dẫn hoặc sự kiện có thể thông báo cho cuộc trò chuyện về vấn đề bạn đang trình bày. Quá nhiều thông tin sẽ khiến khán giả của bạn cạn kiệt và bạn sẽ bị bỏ lại với một loạt người quan tâm đến bữa trưa hơn là những gì bạn phải nói.
Giữ bản trình bày về bạn, không phải bản trình chiếu. Các trang trình bày ở đó để hỗ trợ những gì bạn phải nói. Chúng chỉ nên là một phần của bài thuyết trình của bạn, không phải toàn bộ
Bước 2. Chia các slide phức tạp thành nhiều slide đơn giản
Bản trình bày PowerPoint đạt hiệu quả cao nhất và mạnh mẽ nhất khi chúng áp dụng phong cách tối giản, gọn gàng. Ví dụ: nếu bạn có một trang trình bày có tiêu đề là “Môi trường sống”, với ba gạch đầu dòng bên dưới nội dung “Rừng”, “Sa mạc” và “Đại dương” kèm theo mô tả về từng môi trường sống, thay vào đó bạn sẽ phân bổ ba trình chiếu đến ba môi trường sống khác nhau và bao gồm bản tóm tắt và hình ảnh của từng môi trường sống trên trang trình bày thích hợp.
Bước 3. Chỉ bao gồm hỗ trợ nghe nhìn khi cần thiết
Trình chiếu PowerPoint của bạn phải luôn được thiết kế để củng cố các giải thích bằng lời nói của bạn bằng hình ảnh trực quan. Đôi khi nó hoạt động để đưa các từ lên màn hình, nhưng nói chung, văn bản của bạn nên được giới hạn. Bạn có cần đồ họa làm điểm bắt đầu để giải thích kết quả, xu hướng, dự đoán hoặc kết quả cụ thể không? Bạn có đang sử dụng hình ảnh chỉ để thu hút khán giả của mình, để cung cấp sự hài hước và / hoặc để phù hợp với các phong cách học tập đa dạng? Những câu hỏi này và các câu hỏi có liên quan khác sẽ hướng dẫn quá trình ra quyết định của bạn khi giải quyết đúng số lượng trang trình bày cho bản trình bày của bạn.
Xem qua toàn bộ bài thuyết trình của bạn và tự hỏi bản thân xem bạn có thực sự cần một slide nhất định hay không. Nếu câu trả lời là không hoặc nếu bạn thấy bạn có thể cung cấp thông tin bằng lời nói thay vào đó, hãy loại bỏ thông tin đó
Phương pháp 2/3: Sử dụng thời gian để xác định đúng số trang trình bày
Bước 1. Thực hành bài thuyết trình của bạn trước gương hoặc một nhóm nhỏ bạn bè và gia đình trước khi bạn thực hiện nó thật
Nếu trong quá trình thực hành, bạn thấy rằng thời gian của mình đã trôi qua trước khi bạn có thể xem hết toàn bộ bản trình bày của mình, bạn sẽ biết rằng bản trình bày của mình có quá nhiều trang trình bày. Quay lại bảng vẽ để chỉnh sửa cho phù hợp.
- Nếu bản trình bày của bạn đã kết thúc tốt đẹp trước thời hạn mà bạn được đưa ra, hãy cố gắng kéo dài thời gian bạn dành cho mỗi trang trình bày hoặc thêm các trang trình bày khác để mở rộng thông tin được giới thiệu trong bản trình bày.
- Xin lời khuyên từ gia đình và bạn bè trong quá trình trình bày thực hành của bạn. Nếu họ cảm thấy có quá nhiều hoặc quá ít trang trình bày, hoặc nếu họ cảm thấy một số phần nhất định của bản trình bày cảm thấy gấp gáp hoặc chậm chạp, hãy điều chỉnh bản trình bày của bạn để sửa những thiếu sót này.
Bước 2. Suy nghĩ về tốc độ bạn nói
Nếu bạn nói khá nhanh, bạn sẽ có thể xem qua một số lượng lớn các trang trình bày. Mặt khác, nếu bạn nói chậm hơn, có thể bạn sẽ yêu cầu số lượng trang trình bày ít hơn. Sử dụng tốc độ nói của bạn để xác định số lượng trang trình bày của bạn có thể chứa.
Bước 3. Không sử dụng quá nhiều slide
Nếu bạn có mười phút để trình bày, bạn có thể cần tối đa 60 trang trình bày. Mặt khác, bạn cũng có thể chỉ cần mười trang trình bày. Bất kể số nào bạn quyết định, đừng bao gồm nhiều trang trình bày hơn số lượng mà bạn có thể vượt qua trong thời gian thuyết trình được phân bổ của bạn.
Bước 4. Không sử dụng quá ít slide
Nếu bạn có nhiều thông tin sẽ được sử dụng trong PowerPoint của mình hoặc có sẵn đồ thị, bảng hoặc hình ảnh có thể cải thiện bản trình bày của bạn, hãy sử dụng chúng. Mặc dù bạn không muốn bao gồm quá nhiều trang trình bày mà bạn không thể xem hết chúng trong thời gian quy định, nhưng bạn cũng không nên cảm thấy bị bó buộc đến mức không đưa thông tin hoặc đồ họa có giá trị vào trình chiếu của mình.
Phương pháp 3/3: Vượt ra ngoài các câu trả lời công thức để tìm đúng số trang trình bày
Bước 1. Đừng lắng nghe các chuyên gia
Mọi người dường như có ý tưởng riêng của họ về bao nhiêu trang trình bày là đủ. Một số người nghĩ rằng năm trang trình bày là đủ cho ba mươi phút, những người khác nghĩ rằng mười trang là đủ cho hai mươi phút, và những người khác nghĩ rằng chín mươi hoặc hơn có thể đúng trong hai mươi phút. Trên thực tế, mỗi bài thuyết trình đều khác nhau, và cần được tiếp cận dựa trên giá trị riêng của nó.
- Một công thức nổi tiếng cho bản trình bày PowerPoint là quy tắc 10/20/30. Quy tắc này quy định rằng bạn nên sử dụng khoảng mười trang trình bày cho bản trình bày hai mươi phút và mỗi trang trình bày nên sử dụng phông chữ ba mươi điểm. Nói cách khác, mỗi slide nên dài khoảng hai phút. Có lẽ quy tắc 10/20/30 phù hợp với bạn. Nếu không, đừng cảm thấy như thể bạn đang sử dụng sai số lượng trang trình bày.
- Những người khác cho rằng trung bình một trang chiếu chỉ nên hiển thị trên màn hình không quá hai phút và có thể hiển thị trên màn hình trong vòng 15 giây.
Bước 2. Ghép số trang chiếu với chủ đề
Một số chủ đề yêu cầu một vài trang trình bày và nhiều giải thích. Các chủ đề khác yêu cầu nhiều slide chỉ với phần giải thích tối thiểu. Ví dụ: nếu bản trình bày của bạn về một sản phẩm cụ thể hoặc một phong cảnh đẹp, thì nhiều trang trình bày chứa ảnh có thể hiệu quả hơn một vài trang trình bày có văn bản. Hãy nghĩ về cách bạn có thể kết hợp một số trang chiếu dựa trên văn bản thành một vài trang chiếu dựa trên hình ảnh với một số văn bản đi kèm và ngược lại.
Bước 3. Điều chỉnh trình chiếu của bạn cho phù hợp với khán giả của bạn
Nếu bạn đang trình bày thông tin kỹ thuật hoặc chi tiết cao cho một nhóm người rất quen thuộc với các thuật ngữ và chỉ số ngành mà bạn đang trình bày, bạn có thể bao gồm nhiều trang trình bày mà bạn chuyển qua khá nhanh, nhưng cần thiết để cung cấp tài liệu hỗ trợ và chứng minh rằng bạn biết mình đang nói về điều gì. Nếu bạn đang trình bày cùng một dữ liệu cho một lớp thương gia trung học, bạn có thể cần cô đọng các trang trình bày mà bạn đang trình bày và chỉnh sửa bản trình bày để bạn có thể giải thích từng khái niệm bằng ngôn ngữ mà giáo dân sẽ hiểu.
Bước 4. Suy nghĩ về địa điểm bạn đang có mặt
Nếu bạn đang trình bày ở một địa điểm lớn như khán phòng nhưng bạn chỉ có một màn hình chiếu nhỏ cho các trang trình bày PowerPoint của mình, bạn nên giảm thiểu tầm quan trọng và số lượng trang trình bày của mình và thay vào đó tập trung vào khía cạnh nói của bản trình bày. Tương tự, nếu bạn đang thuyết trình bên ngoài hoặc trong môi trường có nhiều ánh sáng, bạn có thể muốn xem xét việc giữ số lượng trang trình bày trong bản trình bày của mình ở mức tối thiểu vì chúng có thể quá khó nhìn trong ánh sáng chói.
Mặt khác, nếu bạn đang ở trong một môi trường thân mật hơn và có thể kiểm soát ánh sáng, bạn có thể có xu hướng sử dụng số lượng trang trình bày nhiều hơn. Tuy nhiên, như mọi khi, đừng bắt buộc phải sử dụng nhiều trang trình bày chỉ vì bạn có thể
Lời khuyên
- Xử lý từng trang chiếu theo giá trị riêng của nó. Nếu một trang trình bày cần hiển thị trên màn hình trong hai phút, hãy cứ như vậy. Nếu nó cần hiển thị trên màn hình trong mười giây, điều đó cũng tốt.
- Nếu bạn có một trang trình bày không có hình ảnh nhưng có một số gạch đầu dòng, mỗi dấu đầu dòng mà bạn định nói trong vòng mười lăm đến hai mươi giây, bạn có thể dành hơn một phút cho trang trình bày đó.
- Nếu trang trình bày của bạn có video được nhúng hoặc bạn không sử dụng một trang trình bày cho mỗi điểm trong bản trình bày của mình, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho mỗi trang trình bày.
- Hãy nhớ thực hành với thiết bị nghe nhìn của bạn trước khi thuyết trình để đảm bảo rằng bạn đã quen với cách sử dụng và tất cả các thiết bị này đều hoạt động bình thường.
- Hỗ trợ trực quan không phải lúc nào cũng làm cho bài thuyết trình của bạn tốt hơn. Hãy tự hỏi bản thân xem bản trình bày của bạn có thể chỉ là một bài phát biểu hay nó cần trình chiếu.
