Vào ngày 6 tháng 6 năm 2006, Google đã phát hành một sản phẩm bảng tính như một "thử nghiệm giới hạn" cho một số lượng nhỏ người dùng. Thử nghiệm giới hạn đó vẫn còn tồn tại và Google Trang tính hiện được sử dụng rộng rãi như một tính năng phụ của Google Tài liệu. Sản phẩm giống như một phiên bản đơn giản của Microsoft Excel với một số tính năng hỗ trợ web, chẳng hạn như cộng tác dễ dàng. Bắt đầu với Google Trang tính thân thiện với người dùng và khá trực quan.
Các bước
Phần 1/3: Mở bảng tính
Bước 1. Truy cập Google Trang tính
Tìm ứng dụng bằng cách điều hướng đến Google Trang tính. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu lưới ở góc trên, bên phải của màn hình khi đang ở trên trang chủ của Google, tài khoản Gmail của bạn hoặc bất kỳ trang nào có kết quả tìm kiếm của Google. Chọn Tài liệu từ trình đơn, sau đó nhấp vào trình đơn có ba đường ngang ở góc trên bên trái của trang Tài liệu. Trang tính sẽ xuất hiện dưới dạng tùy chọn thứ hai của bạn từ trên cùng và bạn có thể nhấp vào đó. Cuối cùng, bạn có thể truy cập Trang tính thông qua Google Drive bằng cách nhấp vào menu thả xuống Drive của tôi. Trang tính sẽ xuất hiện dưới dạng một trong các tùy chọn.
Bước 2. Mở một bảng tính mới
Google sẽ hiển thị nhiều mẫu khác nhau trong văn bản "Bắt đầu một bảng tính mới". Tùy chọn cơ bản nhất là trang tính "Trống", nhưng bạn cũng có thể mở các mẫu được thiết kế cho ngân sách, lịch và một số mục đích sử dụng khác. Nhấp vào Thêm để xem một số mẫu bổ sung.
Bước 3. Đổi tên bảng tính của bạn
Bảng tính mới bắt đầu với văn bản in nghiêng "Bảng tính không có tiêu đề" ở góc trên bên trái của màn hình. Chỉ cần nhấp vào văn bản đó, thay thế bằng tiêu đề mà bạn muốn tài liệu được lưu và sau đó nhấp vào ⏎ Quay lại.
Bước 4. Mở bảng tính hiện có từ máy tính của bạn
Bạn có thể thấy danh sách các tài liệu Microsoft Excel và Google Trang tính đã có bên dưới các mẫu có sẵn. Đây là những tài liệu đã được lưu trữ trong phần "Ổ của tôi" của Google Tài liệu. Nếu bạn muốn mở một bảng tính không có trong Drive của tôi, hãy nhấp vào biểu tượng thư mục ở góc trên bên phải của màn hình (biểu tượng này sẽ hiển thị "Mở bộ chọn tệp" khi con trỏ di chuột qua nó). Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Tải lên ở phía bên phải và điều này sẽ cho phép bạn kéo và thả tệp từ máy tính của mình hoặc chọn một tệp từ danh sách thư mục.
Phần 2/3: Sử dụng Google Trang tính
Bước 1. Nhập dữ liệu theo hàng và / hoặc cột
Lưu ý rằng bạn có thể gắn nhãn cho ô đầu tiên của các hàng và cột, in đậm văn bản của các ô ban đầu để đặt chúng khác biệt với dữ liệu số theo sau. Bạn sẽ thấy các cột đi đến tận chữ Z và ban đầu có tới 1000 hàng.
Bạn cũng có thể thêm nhiều hàng hơn bằng cách cuộn xuống dưới cùng và nhấp vào nút Thêm. Theo sau là một hộp văn bản (và văn bản cho biết "nhiều hàng hơn ở dưới cùng") cho phép bạn chỉ định số hàng bạn muốn thêm
Bước 2. Điều chỉnh hàng và cột
Để thao tác trên toàn bộ hàng (xóa, ẩn, sao chép và dán, v.v.), hãy bấm chuột phải vào số hàng và chọn chức năng ưa thích của bạn từ menu xuất hiện. Để thực hiện các chức năng tương tự cho toàn bộ cột, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống xuất hiện khi con trỏ của bạn di chuột qua chữ cái của cột đó.
- Bạn cũng có thể di chuyển hoặc xóa một hàng hoặc cột bằng cách chọn số hoặc chữ cái của nó (tương ứng) và chọn tab Chỉnh sửa từ thanh công cụ.
- Bạn có thể thêm một hàng hoặc cột mới vào một vị trí cụ thể bằng cách chọn bất kỳ ô nào có trong đó và nhấp vào tab Chèn từ thanh công cụ. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để chèn hàng hoặc cột bên trên hoặc bên dưới và bên phải hoặc bên trái của ô đã chọn.
Bước 3. Định dạng ô, hàng hoặc cột
Để định dạng toàn bộ một hàng hoặc cột, hãy chọn số hoặc chữ cái tương ứng của nó. Để định dạng một ô, hãy chọn ô đó. Khi tập dữ liệu mong muốn của bạn đã được chọn, bạn có thể nhấp vào tab Định dạng hoặc chọn từ một số tùy chọn định dạng (Phông chữ, Cỡ phông chữ, In đậm, In nghiêng, v.v.) dọc theo thanh công cụ.
- Tab Định dạng và thanh công cụ cũng sẽ cho phép bạn xác định căn chỉnh và gói văn bản cho văn bản hoặc dữ liệu trong một ô, hàng hoặc cột.
- Bằng cách chọn nhiều ô (theo chiều ngang hoặc chiều dọc), bạn cũng sẽ khám phá ra tùy chọn Hợp nhất các ô trên cả tab Định dạng và thanh công cụ.
- Để điều chỉnh cách số được biểu thị trong một ô, hàng hoặc cột, hãy lưu ý rằng có một tiểu mục Số trong tab Định dạng. Điều này cho phép bạn hiển thị số theo nhiều cách khác nhau (tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, v.v.). Bạn cũng sẽ nhận thấy một số tùy chọn định dạng số thường được sử dụng dọc theo thanh công cụ, cũng như một menu thả xuống nhỏ cho các định dạng số bổ sung.
Bước 4. Tổ chức dữ liệu
Sau khi chọn tập dữ liệu mong muốn từ các ô, hàng hoặc cột được chỉ định, bạn có thể sắp xếp hoặc lọc dữ liệu đó bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu. Bạn thậm chí có thể đặt tên cho phạm vi dữ liệu để tham khảo dễ dàng hơn.
Bước 5. Chèn đồ họa
Các hình ảnh đại diện khác nhau có thể hữu ích khi cố gắng giúp người khác hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn. Bạn có thể tìm thấy tùy chọn để đặt biểu đồ, hình ảnh, liên kết, biểu mẫu và bản vẽ gần cuối trình đơn thả xuống xuất hiện sau khi chọn tab Chèn.
Bước 6. Thực hiện các chức năng
Khả năng thực hiện các phép tính của Google Trang tính là một trong những khả năng hữu ích hơn của nó. Bạn sẽ tìm thấy Chức năng bên dưới tab Chèn và ở ngoài cùng, bên tay phải của thanh công cụ của bạn. Nhấp vào nút trên thanh công cụ sẽ hiển thị một số chức năng thường được sử dụng (SUM, AVERAGE, v.v.) cùng với tùy chọn Chức năng khác ở cuối trình đơn thả xuống.
- Google Trang tính cung cấp hầu hết các chức năng tương tự mà người dùng tìm thấy trong Microsoft Excel, vì vậy những người đã có kinh nghiệm với phần mềm này sẽ thấy Trang tính khá quen thuộc.
- Người dùng nâng cao hơn cũng có thể tạo các chức năng của riêng họ bằng Google Apps Script. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn đầy đủ hơn về cách làm như vậy tại đây:
Phần 3/3: Lưu và Chia sẻ Bảng tính
Bước 1. Hoàn thiện bảng tính của bạn
Mặc dù Google Trang tính tự động lưu các bản nháp của bạn, nhưng bạn có thể muốn đổi tên lại bảng tính của mình hoặc tạo một bản sao của nó trước khi chia sẻ với người khác. Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn này trong tab Tệp.
Bước 2. Chia sẻ bảng tính của bạn
Bạn có thể tìm thấy chức năng Chia sẻ trong tab Tệp và dưới dạng nút màu xanh lam ở góc trên, bên phải của màn hình. Chọn tùy chọn Chia sẻ và nhập địa chỉ email của những người bạn muốn truy cập vào bảng tính. Bạn sẽ lưu ý rằng bạn có thể xác định xem người khác có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ đơn giản là xem tài liệu hay không. Bạn cũng sẽ thấy một tùy chọn để tạo một liên kết có thể chia sẻ mà bạn có thể phân phối riêng.
Bước 3. Tải xuống bảng tính của bạn
Nếu bạn muốn có một bản sao của bảng tính cục bộ trên máy tính của mình, hãy chọn tùy chọn "Tải xuống dưới dạng" trong tab Tệp. Bạn sẽ có một số tùy chọn bao gồm khả năng tải xuống tài liệu dưới dạng tệp Microsoft Excel (.xls) hoặc dưới dạng PDF.
Bước 4. Gửi bảng tính của bạn qua email
Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong tab Tệp. Bạn có thể gửi email cho các cộng tác viên (những người mà bạn đã chọn chia sẻ bảng tính với họ) hoặc gửi bảng tính qua email cho những người khác dưới dạng tệp đính kèm.
