Excel thường có thể tự động phát hiện văn bản được phân tách bằng tab (phân cách bằng tab) và dán dữ liệu vào các cột riêng biệt một cách chính xác. Nếu điều này không hiệu quả và mọi thứ bạn dán xuất hiện trong một cột duy nhất, thì dấu phân cách của Excel được đặt thành một ký tự khác hoặc văn bản của bạn đang sử dụng dấu cách thay vì tab. Công cụ Văn bản thành Cột trong Excel có thể nhanh chóng chọn dấu phân cách thích hợp và chia dữ liệu thành các cột một cách chính xác.
Các bước
Bước 1. Sao chép tất cả văn bản được phân cách bằng tab của bạn
Văn bản được phân cách bằng tab là một định dạng để lưu trữ dữ liệu từ bảng tính dưới dạng tệp văn bản. Mỗi ô được phân tách bằng một điểm dừng tab và mỗi bản ghi tồn tại trên một dòng riêng biệt trong tệp văn bản. Chọn tất cả văn bản bạn muốn sao chép vào Excel và sao chép nó vào khay nhớ tạm của bạn.
Bước 2. Chọn ô trong Excel mà bạn muốn dán vào
Chọn ô trên cùng bên trái mà bạn muốn dữ liệu đã dán của mình xuất hiện. Dữ liệu đã dán của bạn sẽ lấp đầy các ô bên dưới và bên phải ô bắt đầu của bạn.
Bước 3. Dán dữ liệu
Trong các phiên bản Excel mới hơn và nếu dữ liệu của bạn được phân tách đúng cách bằng các điểm dừng tab, thì các ô sẽ được điền một cách thích hợp với dữ liệu chính xác. Mỗi điểm dừng tab phải dịch trực tiếp sang một ô mới cho dữ liệu. Nếu tất cả dữ liệu của bạn xuất hiện trong một cột, rất có thể dấu phân cách của Excel đã được thay đổi từ các tab thành một thứ gì đó khác, chẳng hạn như dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi điều này trở lại các tab bằng cách sử dụng Công cụ Văn bản thành Cột.
Bước 4. Chọn toàn bộ cột dữ liệu
Nếu dữ liệu được phân cách bằng tab của bạn không được dán chính xác, bạn có thể sử dụng công cụ Văn bản thành Cột của Excel để định dạng nó đúng cách. Để thực hiện việc này, bạn cần chọn toàn bộ cột chứa tất cả dữ liệu bạn đã dán.
- Bạn có thể nhanh chóng chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào ký tự ở trên cùng.
- Bạn chỉ có thể sử dụng Văn bản thành Cột trên một cột tại một thời điểm.
Bước 5. Mở tab Dữ liệu và nhấp vào "Văn bản thành Cột"
Bạn sẽ tìm thấy điều này trong nhóm Công cụ dữ liệu trong tab Dữ liệu.
Nếu bạn đang sử dụng Office 2003, hãy nhấp vào menu Dữ liệu và chọn "Văn bản thành Cột"
Bước 6. Chọn "Delimited" và nhấp vào "Next"
Điều này sẽ cho Excel biết rằng nó sẽ tìm kiếm một ký tự cụ thể để đánh dấu các phân chia ô.
Bước 7. Chọn ký tự mà dữ liệu của bạn được phân tách
Nếu dữ liệu của bạn được phân cách bằng tab, hãy chọn hộp "Tab" và bỏ chọn bất kỳ hộp nào khác. Bạn có thể kiểm tra các ký tự khác nhau nếu dữ liệu của bạn được phân tách bởi một thứ khác. Nếu dữ liệu của bạn được chia thành nhiều dấu cách thay vì một điểm dừng tab, hãy chọn hộp "Dấu cách" và hộp "Coi các dấu phân cách liên tiếp là một". Lưu ý rằng điều này có thể gây ra sự cố nếu bạn có khoảng trắng trong dữ liệu của mình không cho biết sự phân chia cột.
Bước 8. Chọn định dạng của cột đầu tiên
Sau khi chọn dấu phân cách, bạn sẽ có thể đặt định dạng dữ liệu cho từng cột đang được tạo. Bạn có thể chọn giữa "Chung", "Văn bản" và "Ngày".
- Chọn "Chung" cho các số hoặc kết hợp giữa số và chữ cái.
- Chọn "Văn bản" cho dữ liệu chỉ là văn bản, chẳng hạn như tên.
- Chọn "Ngày" cho dữ liệu được viết ở định dạng ngày chuẩn.
Bước 9. Lặp lại cho các cột bổ sung
Chọn từng cột trong khung ở cuối cửa sổ và chọn định dạng. Bạn cũng có thể chọn không bao gồm cột đó khi chuyển đổi văn bản.
Bước 10. Kết thúc trình hướng dẫn
Khi bạn đã định dạng từng cột, hãy nhấp vào Kết thúc để áp dụng dấu phân cách mới. Dữ liệu của bạn sẽ được chia thành các cột theo cài đặt Văn bản thành Cột của bạn.
