Nhập dữ liệu chỉ đơn giản là việc phiên mã dữ liệu từ dạng này sang dạng khác. Phần lớn các doanh nghiệp yêu cầu nhập dữ liệu, chẳng hạn như nhập số liệu bán hàng vào bảng tính, ghi chép các ghi chú từ cuộc họp hoặc tích hợp cơ sở dữ liệu. Nếu bạn đang tìm kiếm một vai trò nhập dữ liệu, hãy rèn luyện các kỹ năng cơ bản để giúp bạn nhanh chóng có được công việc. Các kỹ năng chính mà nhà tuyển dụng có xu hướng tìm kiếm bao gồm đánh máy nhanh và chính xác, kỹ năng dịch vụ khách hàng, trình độ tin học và sự quen thuộc với các chương trình máy tính cơ bản. Bằng cấp có thể giúp bạn tăng cơ hội kiếm được việc làm, vì vậy hãy cân nhắc hoàn thành khóa học chứng chỉ nhập dữ liệu, thực tập hoặc bằng cấp kinh doanh để có kết quả tốt hơn.
Các bước
Phương pháp 1/2: Học kiến thức cơ bản
Bước 1. Thực hành đánh máy cho đến khi bạn đạt tốc độ ít nhất 30 từ mỗi phút
Một phần lớn công việc nhập dữ liệu liên quan đến việc đánh máy. Điều này có nghĩa là có thể gõ nhanh và chính xác là điều cần thiết. Cách tốt nhất để cải thiện tốc độ của bạn chỉ đơn giản là luyện tập đánh máy. Hãy thử dành một chút thời gian mỗi ngày để chép lại một số thông tin bằng văn bản vào máy tính.
- Cố gắng tập trung vào độ chính xác của bạn khi đánh máy, vì tốc độ của bạn sẽ tăng lên một cách tự nhiên khi luyện tập.
- Nếu bạn cảm thấy nhàm chán khi luyện tập, hãy tìm kiếm các trò chơi đánh máy miễn phí trên mạng. Đây là một cách thú vị để tăng độ chính xác và tốc độ đánh máy của bạn.
- Tìm kiếm trực tuyến bài kiểm tra đánh máy để nhanh chóng biết bạn có thể gõ bao nhiêu từ mỗi phút.
Bước 2. Học bài nếu bạn không tự tin khi sử dụng máy tính
Điều thực sự quan trọng là bạn có thể sử dụng dễ dàng điều hướng máy tính, vì phần lớn công việc nhập dữ liệu được thực hiện trên máy tính. Nếu bạn không tự tin khi sử dụng máy tính, hãy cân nhắc nhờ một người bạn cung cấp cho bạn một vài bài học hoặc nghiên cứu các khóa học kỹ năng máy tính cơ bản trong cộng đồng địa phương của bạn.
Khả năng sử dụng máy tính nói chung là một trong những yêu cầu hàng đầu đối với nhân viên nhập liệu
Bước 3. Thực hành sử dụng thiết bị văn phòng, chẳng hạn như máy in và máy quét
Trong khi phần lớn công việc của bạn trong công việc nhập dữ liệu là trên máy tính, bạn cũng sẽ cần sao chép và in thông tin. Thực hành quét các mẩu giấy trong máy quét và sau đó in chúng từ máy tính của bạn.
Thực hành sử dụng máy quét và máy in tại thư viện địa phương hoặc cửa hàng in tự phục vụ
Bước 4. Làm quen với các chương trình máy tính cơ bản
Các công việc nhập dữ liệu chủ yếu sử dụng các chương trình xử lý văn bản và bảng tính. Hãy dành một chút thời gian học cách sử dụng Microsoft Word và Excel hoặc Google Tài liệu và Trang tính, vì đây là những chương trình được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp. Xem hướng dẫn trực tuyến, nhờ bạn bè giúp đỡ hoặc tham gia một khóa học ngắn hạn.
Đừng lo lắng về việc học các chương trình cơ sở dữ liệu phức tạp hoặc của công ty cụ thể, vì điều này sẽ được dạy cho bạn như một phần của quá trình bắt đầu và đào tạo của bạn
Bước 5. Thực hành các kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn
Tương tác với khách hàng là một phần quan trọng của hầu hết các vai trò nhập dữ liệu. Thực hành sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp trên điện thoại, viết email nháp cho khách hàng và đóng vai một tình huống đối đầu để thực hành kỹ năng dịch vụ khách hàng của bạn. Bạn càng luyện tập nhiều - bạn sẽ càng trở nên thoải mái hơn.
Lưu ý cách nhân viên dịch vụ khách hàng nói chuyện với bạn khi bạn gọi điện cho các doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như công ty điện lực, phòng tập thể dục hoặc thư viện của bạn. Ghi lại những điều khiến bạn cảm thấy được coi trọng với tư cách là một khách hàng và sau đó cố gắng bắt chước những hành động đó
Bước 6. Đảm bảo rằng bạn có thể giữ bí mật thông tin nhạy cảm
Cần phải nhận ra tầm quan trọng của tính bảo mật trong vai trò nhập dữ liệu, vì bạn thường sẽ nhập thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như lương của mọi người, lợi nhuận hoặc thua lỗ của công ty trong năm hoặc chi tiết liên hệ của khách hàng. Nếu bạn có thói quen chia sẻ thông tin quá tự do, hãy thường xuyên nhắc nhở bản thân về nhu cầu bảo mật.
Khi xem các hợp đồng cho các công việc nhập dữ liệu, hãy xem các điều khoản bảo mật để nhắc nhở bản thân về các nghĩa vụ của mình
Phương pháp 2/2: Nhận được các bằng cấp phù hợp
Bước 1. Hoàn thành khóa học chứng chỉ cơ bản về nhập liệu để đạt được các kỹ năng cơ bản
Đây là một trong những cách nhanh nhất và dễ nhất để học cách tự tin thực hiện vai trò nhập dữ liệu. Các khóa học này thường mất từ 3 đến 12 tháng để hoàn thành và không có xu hướng có bất kỳ điều kiện tiên quyết nào để tham gia khóa học. Trong suốt khóa học, rất có thể bạn sẽ học cách vận hành các chương trình máy tính cơ bản, cải thiện kỹ năng đánh máy và thực hành tương tác với khách hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ đại học tại địa phương của bạn để tìm một khóa học phù hợp hoặc tìm kiếm trực tuyến.
- Nếu bạn không sống gần nhà cung cấp khóa học nhập dữ liệu, hãy cân nhắc hoàn thành khóa học trực tuyến.
Bước 2. Chọn học nghề hoặc thực tập nếu bạn muốn học hỏi trong công việc
Nếu bạn sẵn sàng học hỏi và có các kỹ năng máy tính cơ bản, hãy cân nhắc hoàn thành khóa thực tập ngắn hạn trong vai trò nhập liệu để có một số kinh nghiệm. Tìm kiếm trực tuyến các công việc thực tập nhập dữ liệu hoặc tìm trong mục phân loại trên báo chí địa phương của bạn.
Nếu bạn cần kiếm tiền trong khi hoàn thành kỳ thực tập hoặc học việc, hãy xác nhận với nhà tuyển dụng của bạn rằng vị trí đó được trả lương
Bước 3. Cân nhắc hoàn thành bằng cấp kinh doanh để học thêm nhiều kỹ năng
Nếu bạn đang muốn sử dụng mục nhập dữ liệu như một cách để thúc đẩy bản thân tham gia vào ngành tài chính hoặc kinh doanh, hãy nghĩ đến việc hoàn thành một bằng cấp về tài chính hoặc kinh doanh. Điều này sẽ trông tuyệt vời trên sơ yếu lý lịch của bạn khi bạn nộp đơn cho các công việc nhập dữ liệu và cũng sẽ cung cấp cho bạn một loạt các kỹ năng và lựa chọn nghề nghiệp khác.
