Cho dù bạn là một con cá hồng hào chưa bao giờ nghe nói về fax trước đây, hay bạn đã ở xung quanh khu vực này nhưng bị lãng quên, có lẽ bạn sẽ cần biết cách gửi fax tại một số điểm. Hãy nhớ rằng có một số biến thể giữa các máy fax, vì vậy bạn nên tham khảo sách hướng dẫn hoặc hướng dẫn cho máy cá nhân của mình nếu bạn có chúng trong tay. Việc sử dụng hầu hết các máy yêu cầu phải chèn thư xin việc, quay số fax và gửi fax theo cách của nó.
Các bước
Phương pháp 1/2: Trước khi gửi fax
Bước 1. Tạo thư xin việc
Máy fax thường được dùng chung cho các văn phòng hoặc một số người trong một văn phòng. Vì bất kỳ ai cũng có thể thấy bản fax được gửi đến máy fax, nên gửi kèm thư xin việc là một ý kiến hay. Điều này sẽ đảm bảo rằng bản fax của bạn đến đúng người.
Thư xin việc bao gồm các thông tin như tên người nhận, nội dung của bản fax và bao nhiêu trang trong thư. Nó cũng phải bao gồm thông tin của người gửi, chẳng hạn như tên và số fax, để người nhận biết nó đến từ ai và có thể trả lời nếu cần
Bước 2. Quay số fax
Tiếp theo, bạn sẽ cần quay số fax, giống như cách bạn thực hiện trên điện thoại. Trên hầu hết các máy fax mới, mã vùng sẽ không cần được gọi cho một số nội hạt nhưng vẫn cần thiết cho các số đường dài. Một số máy fax yêu cầu mã vùng bất kể vị trí. Kiểm tra hoặc hỏi về máy của bạn.
- Mã quốc gia (số 1 cho số điện thoại và số fax của Hoa Kỳ) đôi khi cũng cần được quay trước số địa phương nhưng chỉ khi mã vùng cũng được yêu cầu. Mã quốc gia hầu như luôn luôn cần thiết để quay số đường dài.
- Bạn cũng sẽ cần phải quay số 9 trước khi quay các số đường dài. Kiểm tra thông số kỹ thuật hoặc hỏi về máy fax cá nhân của bạn.
- Đảm bảo rằng số bạn đang sử dụng là số fax chứ không phải số điện thoại của người bạn đang cố liên lạc. Thường thì các con số sẽ được liệt kê cạnh nhau trên danh thiếp và bạn rất dễ đọc nhầm hoặc nhìn nhầm số.
Bước 3. Xác định phương thức cho ăn
Khi bạn đặt các tài liệu cần fax vào máy, bạn sẽ cần phải đặt chúng theo hướng thích hợp. Giấy sẽ được quét, vì vậy nếu giấy được quay ngược chiều thì chỉ có mặt sau được quét và bản fax bạn gửi sẽ bị trống. Đảm bảo rằng các giấy tờ hướng lên mặt phải trước khi gửi fax.
-
Các máy fax khác nhau cấp dữ liệu theo những cách khác nhau. Một cách hữu ích, tất cả các máy fax đều được dán nhãn hướng thích hợp để đặt giấy tờ. Ở đâu đó gần khu vực bạn nạp giấy, hãy tìm biểu tượng của một tờ giấy có một góc được gấp xuống. Bạn sẽ thấy trên biểu tượng này rằng một mặt của trang tính có các dòng và mặt kia trống.
- Nếu góc gấp xuống có các đường kẻ, điều này có nghĩa là các tờ giấy phải được nạp vào máy fax với mặt trống hướng về phía bạn.
- Nếu góc gấp bị trống, điều này có nghĩa là bạn phải nạp giấy vào máy với mặt trước của giấy đối diện với bạn.
Bước 4. Fax đúng vật liệu
Máy fax hoạt động tốt nhất với khổ giấy tiêu chuẩn. Gửi bất cứ thứ gì có kích thước không chuẩn có thể không hoạt động hoặc nó có thể làm kẹt hoặc gây hại cho máy fax của bạn. Nếu bạn cần gửi một thứ gì đó có kích thước không chuẩn, chẳng hạn như một bản sao biên lai, trước tiên bạn sẽ muốn tạo một bản sao của mặt hàng đó và thay vào đó là fax bản sao đó.
Khổ giấy phổ biến nhất cho máy fax, cũng như máy in, là A4 hoặc giấy tiêu đề của Mỹ
Phương pháp 2/2: Gửi fax
Bước 1. Sử dụng máy fax của bạn để gửi fax
Khi bạn đã hoàn thành mọi thứ được liệt kê ở trên, bạn đã sẵn sàng gửi fax của mình. Với giấy được chèn đúng cách và số được quay, bạn đã sẵn sàng để nhấn gửi. Nút này thường sẽ lớn và được dán nhãn rõ ràng. Đó là nó! Bạn đã gửi fax của mình!
Bạn sẽ nhận thấy rằng, sau khi nhấn gửi, máy sẽ phát ra một loạt tiếng bíp và âm thanh vù vù. Điều này là bình thường. Những âm thanh này là cách các máy fax giao tiếp với nhau. Khi fax thành công, bạn thường sẽ nghe thấy một tiếng bíp dài và rõ ràng sau vài phút. Khi một bản fax gặp sự cố và không được xử lý, bạn thường sẽ nghe thấy nó rất kinh khủng. Nếu bạn nghe thấy âm thanh khủng khiếp này, bạn nên kiểm tra trên máy fax để đánh giá vấn đề
Bước 2. Sử dụng internet để gửi fax
Cũng có thể sử dụng internet để gửi tài liệu đến máy fax. Có một số dịch vụ có thể được sử dụng, hầu hết đều phải trả phí. Tuy nhiên, đây có thể là một khoản đầu tư khôn ngoan, nếu bạn không thường xuyên gửi fax và không muốn mua máy fax hoặc giao dịch với các dịch vụ như FedEx.
- PamFax là một dịch vụ fax tuyệt vời cho Skype. Tuy nhiên, chương trình này thu một khoản phí nhỏ.
- HelloFax là một dịch vụ tích hợp tốt Google Drive, cho phép bạn fax tài liệu Google một cách dễ dàng. Nó bao gồm một số lượng fax miễn phí nhất định và sau đó sẽ tính phí.
Bước 3. Sử dụng email để gửi fax
Tùy thuộc vào số bạn đang gửi fax, có thể chỉ cần gửi tệp qua email đến máy fax mà không mất phí. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng phương pháp này chỉ áp dụng cho một số số fax giới hạn và chỉ có thể gửi thông tin giới hạn.
- Bạn có thể kiểm tra xem số fax có được che hay không bằng cách tìm kiếm trực tuyến.
- Sử dụng công thức này để tạo địa chỉ mà bạn sẽ gửi email: “remote-printer. [email protected]”
- Xóa các trích dẫn, trao đổi các số lấy số fax (bao gồm cả mã quốc gia và mã vùng), và đầu tiên và cuối cùng cho tên của người bạn đang gửi nó.
- Lưu ý rằng chỉ văn bản trong hộp văn bản mới xuất hiện trên bản fax. Bạn không thể đính kèm tệp PDF hoặc bất kỳ tài liệu nào khác bằng phương pháp này.
Lời khuyên
- Luôn nhập toàn bộ số, bao gồm cả mã vùng và một số 1 cho khoảng cách xa.
- Hầu hết các máy fax sẽ có hướng dẫn của họ. Hãy để sự thông thái của những người đi trước hướng dẫn bạn trên hành trình của mình…
