Microsoft Excel là một công cụ tuyệt vời để sắp xếp thông tin của bạn. Dưới đây là hướng dẫn về một chức năng cơ bản nhưng cực kỳ hữu ích, sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái.
Các bước
Phương pháp 1/2: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
Bước 1. Định dạng hàng tiêu đề
Hàng tiêu đề là hàng trên cùng của bảng tính với tên của các cột của bạn. Excel đôi khi sẽ sắp xếp hàng này vì nghĩ rằng đó là một phần dữ liệu của bạn, đặc biệt nếu bảng tính của bạn hoàn toàn là văn bản. Dưới đây là một số cách để ngăn chặn điều này:
- Định dạng hàng tiêu đề của bạn theo cách khác. Ví dụ: in đậm văn bản hoặc làm cho nó một màu khác.
- Đảm bảo không có ô trống trong hàng tiêu đề của bạn.
- Nếu Excel vẫn bắt đầu sắp xếp, hãy chọn hàng tiêu đề và sử dụng menu ruy-băng trên cùng để nhấp vào Trang chủ → Chỉnh sửa → Sắp xếp & Bộ lọc → Sắp xếp tùy chỉnh → Dữ liệu của tôi có tiêu đề.
Bước 2. Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái
Bạn có thể bấm vào ô tiêu đề cho cột đó hoặc ký tự phía trên nó (A, B, C, D, v.v.).
Bước 3. Mở tab Dữ liệu
Nhấp vào Dữ liệu trong menu trên cùng để xem các tùy chọn Dữ liệu trong menu ruy-băng phía trên bảng tính của bạn.
Bước 4. Tìm phần Sắp xếp và Bộ lọc
Trình đơn ruy-băng được chia thành các khu vực liên quan, với tên dưới mỗi khu vực. Tìm khu vực có nhãn Sắp xếp & Bộ lọc.
Nếu bạn không thấy nó trên menu Dữ liệu, hãy thử quay lại tab Trang đầu và tìm nút Sắp xếp & Lọc trong phần Chỉnh sửa
Bước 5. Nhấp vào nút A → Z
Để sắp xếp bảng tính theo thứ tự bảng chữ cái, chỉ cần nhấp vào biểu tượng A → Z trong phần Sắp xếp và Bộ lọc. Thao tác này sẽ sắp xếp lại bảng tính theo thứ tự bảng chữ cái của cột đã chọn. Trên hầu hết các phiên bản Excel, nút này nằm ở góc trên cùng bên trái của phần Sắp xếp và Bộ lọc.
Thay vào đó, để sắp xếp nó theo thứ tự bảng chữ cái ngược lại, hãy nhấp vào biểu tượng Z → A
Phương pháp 2/2: Sắp xếp theo họ
Bước 1. Sử dụng điều này khi bảng tính của bạn sử dụng tên đầy đủ trong một ô
Nếu bạn có đầy đủ tên được liệt kê trong một cột duy nhất, việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái sẽ chỉ sắp xếp theo tên. Với những hướng dẫn này, trước tiên bạn có thể chia tên thành hai cột để thay vào đó bạn có thể sắp xếp theo cột họ.
Bước 2. Chèn một cột trống mới
Đặt nó ngay lập tức ở bên phải của cột tên.
Bước 3. Nhập công thức cho tên
Nhập công thức này vào ô trên cùng của cột mới: = LEFT (A1, FIND ("", A1)) đảm bảo bao gồm khoảng cách giữa các dấu ngoặc kép. Công thức này sẽ tìm trong cột tên đầy đủ và sao chép mọi thứ trước khoảng trắng
- Nếu cần, hãy thay thế cả hai trường hợp của A bằng chữ cái của cột có tên đầy đủ được liệt kê.
- Thay thế cả hai trường hợp của 1 bằng số hàng bạn đang nhập.
Bước 4. Sao chép công thức này vào toàn bộ cột
Nhấp vào tiêu đề của cột mới này và sao chép-dán công thức bạn vừa nhập. Bạn sẽ thấy tất cả các tên riêng xuất hiện trong cột này.
Bước 5. Tạo cột họ
Tạo một cột mới ở bên phải của cột tên. Sao chép-dán công thức này để điền họ vào cột:
= RIGHT (A1, LEN (A1) -FIND ("", A1))
Bước 6. Sắp xếp theo cột họ
Bây giờ bạn có thể sắp xếp cột họ theo thứ tự bảng chữ cái, như được mô tả trong phương pháp ở trên.
