Bạn luôn cảm thấy khó chịu khi phải chờ đợi phản hồi, cho dù đó là cho một cuộc phỏng vấn xin việc, một đề xuất kinh doanh hay chỉ lập kế hoạch với một người bạn. Gửi một email tiếp theo có thể rất hiệu quả để nhận được phản hồi đó, đặc biệt nếu bạn đưa ra yêu cầu của mình sau một thời gian chờ đợi hợp lý và viết nó một cách rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng. Để cải thiện hơn nữa tỷ lệ thành công của bạn, hãy thực hiện "công việc chân tay" càng nhiều càng tốt để giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho người nhận của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/3: Chọn thời gian và địa điểm gửi tin nhắn theo dõi
Bước 1. Chờ ít nhất 3 ngày làm việc để gửi đơn theo dõi
Không có quy tắc chung nào về việc bạn nên đợi bao lâu trước khi gửi email tiếp theo. Một nguyên tắc chung là 3 ngày làm việc, trừ khi người liên hệ của bạn đưa ra một ngày cụ thể khi họ trả lời. Trong trường hợp đó, hãy đợi ít nhất 1 ngày làm việc sau ngày đó.
- Ví dụ: nếu người đó cho biết họ sẽ trả lời trước hoặc vào Thứ Ba ngày 19, hãy đợi ít nhất là Thứ Tư ngày 20 để trả lời.
- Đối với các cuộc phỏng vấn xin việc tiếp theo, tốt hơn là bạn nên đợi ít nhất 5 ngày làm việc.
- Không cần thiết chỉ tính ngày làm việc (nghĩa là bỏ qua các ngày cuối tuần và ngày lễ) khi theo dõi với tư cách cá nhân.
- Đừng cho rằng điều tồi tệ nhất là bạn không nhận được công việc hoặc họ không quan tâm đến đề xuất kinh doanh của bạn - chỉ vì bạn không nhận được phản hồi nhanh chóng. Người liên hệ của bạn có thể thực sự bận!
Bước 2. Địa chỉ email trực tiếp cho người liên hệ của bạn
Tất nhiên, trường hợp này luôn xảy ra đối với email cá nhân và thường là chiến lược tốt nhất để theo dõi doanh nghiệp. Nếu người đó đã cung cấp cho bạn thông tin liên hệ của họ hoặc mời bạn theo dõi họ, hãy luôn gửi tin nhắn trực tiếp cho họ (và chỉ họ).
- Nếu người đó không cung cấp cho bạn thông tin liên hệ của họ hoặc mời bạn liên hệ với họ, hãy gửi email của bạn đến người liên hệ trực tiếp của bạn (chẳng hạn như trợ lý hành chính hoặc điều phối viên tuyển dụng). Yêu cầu trong dòng chủ đề rằng thư được chuyển đến người mà bạn đã xử lý trước đó.
- Nếu bạn đã liên hệ trước với người đó qua email, hãy sử dụng cùng địa chỉ email “đến” và “từ” như trước đây.
Bước 3. Gửi tổng cộng không quá 2 email tiếp theo
Thật khó để biết khi nào nên gửi một lượt theo dõi, vậy còn một lượt theo dõi thì sao? Nếu lần theo dõi đầu tiên của bạn không được trả lời, hãy đợi ít nhất 1-2 ngày làm việc để gửi lần theo dõi thứ hai. Nếu thông báo thứ hai này không được trả lời, hãy ngừng theo dõi hoặc liên hệ với người khác trong doanh nghiệp.
- Mặc dù bạn có thể tạo một tin nhắn theo dõi mới nếu muốn, nhưng bạn cũng có thể gửi tin nhắn giống như tin nhắn theo dõi ban đầu của mình, nhưng hãy thêm một ghi chú ở trên cùng như sau: “(Tom: Tôi đã gửi tin nhắn theo dõi này vào thứ Ba và tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn về cơ hội kinh doanh mà chúng ta đã thảo luận vào thứ Năm tuần trước. Cảm ơn, Jan)”
- Theo nguyên tắc chung, đừng lo lắng gì cả (về việc không nhận được công việc, v.v.) nếu bạn phải gửi 1 lượt theo dõi. Chỉ lo lắng một chút nếu bạn phải gửi 2 lần theo dõi. Bắt đầu lo lắng hơn một chút nếu bạn không nhận được phản hồi sau lần theo dõi thứ hai!
Bước 4. Đánh dấu trước nhu cầu tiếp theo bằng email cảm ơn
Luôn lịch sự nếu gửi email cảm ơn vào ngày sau bất kỳ cuộc họp kinh doanh nào - đặc biệt, nhưng không chỉ, một cuộc phỏng vấn xin việc - cũng như sau nhiều tình huống liên hệ cá nhân. Nếu bạn đưa lời đề cập tiếp theo vào phần cảm ơn này, bạn có thể khuyến khích phản hồi mà không cần phải gửi thư theo dõi riêng một vài ngày sau đó.
- Email cảm ơn có thể sử dụng định dạng và nội dung gần giống như email tiếp theo, chỉ với một chút không gian dành riêng để cảm ơn người đó và ít tốn hơn một chút để yêu cầu phản hồi.
- Tuy nhiên, đây không được tính là lượt theo dõi “chính thức”, vì vậy bạn vẫn có thể gửi tối đa 2 lượt theo dõi “thực” nếu cần!
Phương pháp 2/3: Định dạng email tiếp theo
Bước 1. Tham khảo trực tiếp người liên hệ trước của bạn trong dòng chủ đề
Nếu dòng chủ đề của bạn mơ hồ hoặc không liên quan, thông tin theo dõi của bạn có thể không được đọc hoặc ở trong thùng rác. Chọn từ ngữ của bạn một cách cẩn thận để dòng tiêu đề kết nối ngay lập tức và rõ ràng với sự tương tác của bạn với người nhận.
- Một chiến lược là thêm “RE:” vào mô tả về tương tác trước đó của bạn để nó giống như phần tiếp theo của sự kiện đó: “RE: Phỏng vấn Thứ Sáu ngày 23 tháng 9 lúc 11 giờ sáng”.
- Một tùy chọn khác là bao gồm tên của bạn, mô tả ngắn gọn và trực tiếp, và lý do cho email của bạn: “Theo dõi cuộc phỏng vấn Terry Regula 9/23.”
- Đừng bao giờ cho rằng người đó sẽ nhận ra địa chỉ email của bạn và mở thư. Sử dụng dòng tiêu đề có lợi cho bạn.
Bước 2. Đặt tên cho người nhận trong lời chào của bạn và cảm ơn họ trong lời kết
Mặc dù bạn có thể thân mật một cách thích hợp đối với email theo dõi cá nhân, nhưng việc theo dõi doanh nghiệp nên cân bằng giữa hình thức tôn trọng và sự quen thuộc do tương tác trước của bạn tạo ra. Trong hầu hết các trường hợp, chẳng hạn, bạn có thể chào người đó bằng tên họ - miễn là họ tự giới thiệu là “Joe Selmon” hoặc nói “hãy gọi tôi là Barb”.
- Lời chào của bạn thường có thể giống như sau: “Joe thân mến” hoặc “Barb thân mến”, trừ khi bạn cảm thấy trang trọng hơn là phù hợp: “Kính gửi ông Selmon,” hoặc “Kính gửi bác sĩ Bennet.”
- Để kết thúc, hãy cảm ơn họ lần cuối và sử dụng họ và tên của bạn: “Cảm ơn, Steve Caraway.”
Bước 3. Sử dụng không quá 3-4 đoạn văn, mỗi đoạn dài 2-3 câu
Khi nói đến việc viết tiếp theo, hãy đi vào vấn đề và đến đó nhanh chóng! Điều này không có nghĩa là chỉ viết một câu đơn lẻ, mà nó có nghĩa là tạo ra một email được sắp xếp hợp lý mà không có bất kỳ nội dung thừa nào. Tạo các đoạn văn gọn gàng, sạch sẽ dọc theo các dòng sau (hoặc tương tự):
- Lời chào
- Đoạn 1: lời cảm ơn và tuyên bố rõ ràng rằng bạn đang theo dõi.
- Đoạn 2: tóm tắt nhanh các chi tiết liên hệ của bạn.
- Đoạn 3: khẳng định lại nhanh chóng về sự quan tâm hoặc háo hức của bạn.
- Đoạn 4: tuyên bố rằng bạn “mong chờ” một bản cập nhật hoặc rằng nó “sẽ được đánh giá cao”.
- Đóng cửa
Bước 4. Cung cấp tất cả các thông tin liên quan mà người nhận cần
Đảm bảo người kia phải làm ít nhất có thể để theo dõi bạn. Lý do duy nhất khiến họ chưa liên lạc lại với bạn có lẽ là vì họ bận. Vì vậy, nếu họ phải xem lại các ghi chú hoặc tệp của mình để biết thông tin về lần tương tác trước đây của bạn, thì nhiều khả năng họ sẽ quyết định rằng không cần thời gian quay lại với bạn ngay bây giờ.
- Nếu bạn đã có một cuộc phỏng vấn, hãy đề cập đến ngày và giờ cụ thể, tên của vị trí và tóm tắt rất nhanh về cuộc phỏng vấn hoặc một giai thoại hoặc tình tiết được chọn từ đó. Ví dụ: “Tôi viết thư này để theo dõi cuộc phỏng vấn của chúng ta vào trưa thứ Hai ngày 23 tuần trước. Chắc bạn còn nhớ rằng tôi đã rất háo hức nói về vị trí giám đốc bán hàng đến nỗi suýt làm đổ cà phê lên bàn của bạn!”
- Đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng cho mọi hình thức liên hệ mà bạn muốn họ có tùy chọn sử dụng: email, điện thoại / tin nhắn, thư, v.v.
Phương pháp 3/3: Rõ ràng, ngắn gọn và tôn trọng
Bước 1. Cảm ơn người nhận và nói rằng bạn đang theo dõi ngay khi bắt đầu
Đừng chôn vùi sự thật rằng bạn đang viết phần tiếp theo ở giữa email. Thay vào đó, hãy cho người đó biết ngay lý do bạn liên hệ với họ - và thể hiện sự đánh giá cao của họ khi bạn làm việc đó!
Hãy thử một điều gì đó như sau: “Một lần nữa, cảm ơn bạn đã dành thời gian gặp tôi vào thứ Năm tuần trước. Tôi viết thư này để theo dõi cuộc họp đó và suy nghĩ của bạn về đề xuất của tôi."
Bước 2. Giới hạn lại sự tương tác của bạn và khẳng định lại sự quan tâm của bạn một cách nhanh chóng
Giúp người đó cập nhật về lần tiếp xúc trước của bạn, đặc biệt là trong một tình huống kinh doanh khi bạn biết người kia đã xử lý nhiều cuộc phỏng vấn, cuộc họp, v.v. Đảm bảo rằng họ ngay lập tức nhớ bạn là ai và những gì bạn đã thảo luận.
Ví dụ: “Tôi rất vui khi được trình bày kế hoạch hợp lý hóa hoạt động thanh toán của bạn và tôi hy vọng rằng bạn chia sẻ sự nhiệt tình của tôi trong việc cùng nhau thực hiện kế hoạch đó”
Bước 3. Trực tiếp và lịch sự, không thúc ép, hối lỗi hoặc hung hăng thụ động
Đừng xấu hổ khi theo dõi! Việc xác nhận sự quan tâm và mong muốn biết vị trí của bạn là điều tốt, miễn là bạn làm như vậy một cách lịch sự và tôn trọng. Hãy nhớ rằng bạn không phải trả lời về các điều khoản của mình, tuy nhiên, hãy đưa ra một yêu cầu chứ không phải một yêu cầu.
- Hãy sử dụng giọng điệu như sau: “Tôi rất mong được biết vị trí của tôi liên quan đến vị trí tiếp cận cộng đồng.”
- Đừng tự đề cao: “Bạn đã hứa sẽ phản hồi vào ngày hôm qua và tôi cần phản hồi từ bạn càng sớm càng tốt.”
- Cũng đừng tỏ ra thụ động, hung hăng: “Tôi đoán tôi đã không nhận được công việc vì bạn không bao giờ quay lại với tôi, nhưng tôi muốn xác nhận điều đó”.
Bước 4. Thể hiện và nói với người nhận rằng bạn coi trọng thời gian của họ
Sử dụng một dòng tiêu đề rõ ràng và đi đến chủ đề email của bạn ngay lập tức thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác. Bạn cũng nên nêu cụ thể một hoặc hai lần trong thông báo rằng bạn đánh giá cao thời gian họ cống hiến cho bạn. Làm quá mức với những lời tâng bốc là không cần thiết hoặc thậm chí có ích, nhưng thể hiện sự tôn trọng luôn giúp bạn có cơ hội phản hồi nhanh.
- Ví dụ: “Tôi biết bạn thực sự bận rộn vào thời điểm này trong năm và tôi đánh giá cao thời gian bạn đã dành cho tương tác với tôi”.
- Hoặc: “Cảm ơn một lần nữa vì đã dành thời gian trả lời các câu hỏi của tôi vào thứ Năm tuần trước. Tôi chỉ có một yêu cầu nhanh hơn."
- Nếu người ấy quá bận rộn để liên lạc với bạn, hãy thể hiện và nói với họ rằng bạn coi trọng thời gian của họ là một cách tuyệt vời để thuyết phục họ phản hồi!
