Microsoft Word có nhiều tính năng tự động có thể giúp bạn viết báo cáo hoặc bài báo học tập. Trong số này, bạn có thể giữ một danh sách các nguồn và trích dẫn để tự động tạo thư mục (còn được gọi là "Danh sách Tham khảo" hoặc "Tác phẩm được trích dẫn") ở cuối bài báo của bạn. Nếu bạn cần chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối, Word có các tính năng có thể giúp bạn định dạng chúng.
Các bước
Phương pháp 1/3: Chèn trích dẫn trong văn bản
Bước 1. Chọn một kiểu trích dẫn trên tab "Tham khảo"
Khi bạn nhấp vào tab "Tham khảo", bạn sẽ thấy từ "Kiểu" bên cạnh menu thả xuống. Nếu bạn nhấp vào trình đơn thả xuống, bạn có thể chọn kiểu trích dẫn bạn muốn sử dụng cho tài liệu tham khảo của mình.
Đảm bảo rằng phiên bản giống với phiên bản bạn cần sử dụng. Word thường cung cấp phiên bản mới nhất của mỗi kiểu, nhưng nếu bạn có phiên bản Word cũ hơn, bạn có thể cần phải nâng cấp. Nếu bạn có phiên bản đăng ký, chỉ cần tải xuống bản cập nhật mới nhất
Bước 2. Nhấp vào "Thêm nguồn mới" để nhập thông tin về nguồn
Trên tab "Tham khảo", nhấp vào nút "Chèn Trích dẫn" trong nhóm "Trích dẫn và Thư mục". Bất kỳ nguồn nào bạn đã nhập sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống. Chọn "Thêm nguồn mới" nếu nguồn bạn muốn trích dẫn chưa được liệt kê.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện với các trường cần thiết cho trích dẫn, bao gồm khoảng trắng cho tác giả, tên sách, năm xuất bản, thành phố và nhà xuất bản. Nhập tất cả thông tin bạn có cho nguồn của mình, sau đó nhấp vào "OK".
- Nếu bạn có thông tin bổ sung về nguồn không phù hợp với bất kỳ trường cơ bản nào trong số này, hãy chọn hộp bên cạnh "Hiển thị Tất cả Trường Thư mục".
Mẹo:
Nếu bạn không có tất cả thông tin cho nguồn hoặc nếu bạn không muốn làm gián đoạn quá trình suy nghĩ của mình để thêm một nguồn mới, bạn có thể nhấp vào "Thêm Trình giữ chỗ Mới". Điều này cảnh báo bạn rằng bạn cần thêm trích dẫn ở đó.
Bước 3. Tiếp tục chèn các trích dẫn khi bạn viết bài
Đặt con trỏ ở cuối câu mà bạn cần trích dẫn. Quay lại tab "Tài liệu tham khảo" và nhấp vào "Chèn trích dẫn" để hiển thị danh sách các nguồn. Nhấp vào nguồn bạn muốn trích dẫn và Word sẽ tự động tạo trích dẫn trong văn bản theo kiểu bạn đã chọn.
Để chỉnh sửa trích dẫn riêng lẻ, chẳng hạn như nếu bạn muốn thêm số trang cho trích dẫn trực tiếp, hãy nhấp chuột phải vào trích dẫn để có các tùy chọn trích dẫn và nhấp vào "Chỉnh sửa trích dẫn"
Bước 4. Sử dụng nút "Quản lý nguồn" để chỉnh sửa hoặc xóa nguồn
Đặc biệt, nếu bạn có một bài báo dài với rất nhiều nguồn, bạn có thể nhận thấy rằng bạn có một số nguồn trùng lặp hoặc một số nguồn mà bạn không cần sử dụng nữa. Bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa các nguồn bằng cách sử dụng nút "Quản lý Nguồn" trong nhóm "Trích dẫn & Thư mục" trong tab "Tham khảo".
- Chọn nguồn bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách chính của bạn. Khi bạn chỉnh sửa, bạn sẽ thấy bản xem trước của trích dẫn cuối cùng trong hộp bên dưới.
- Nếu bạn đã chèn trình giữ chỗ trong khi viết, bạn cũng có thể sử dụng menu này để thêm thông tin cho các nguồn đó.
Phương pháp 2/3: Sử dụng chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Bước 1. Chọn tùy chọn chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang trên tab "Tham khảo"
Đặt con trỏ ở vị trí bạn muốn ghi chú thích cuối trang hoặc số chú thích cuối trong văn bản của mình. Thông thường, điều này sẽ ở cuối câu, nhưng nó có thể nằm sau một cụm từ tín hiệu hoặc tên tác giả. Đi tới tab "Tham chiếu" và nhấp vào "Chèn chú thích cuối trang" hoặc "Chèn chú thích cuối."
Word sẽ tự động tạo một số được viết trên trong văn bản của bạn và di chuyển con trỏ đến trường chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Các phím tắt bàn phím:
Chèn chú thích cuối trang: Alt + Ctrl + F (PC); Command + Option + F (Mac)
Chèn Endnote: Alt + Ctrl + D (PC); Command + Option + E (Mac)
Bước 2. Sử dụng biểu tượng "Mở rộng" để điều chỉnh cài đặt chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang
Bạn có thể sử dụng số liên tiếp, chữ cái hoặc các ký hiệu khác để đánh dấu chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang của mình. Bạn cũng có thể chỉ định số hoặc chữ cái mà bạn muốn chúng bắt đầu từ.
Theo mặc định, chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối cùng sẽ tiếp tục được đánh số tuần tự trong toàn bộ tài liệu của bạn. Nếu bạn muốn các số khởi động lại ở đầu mỗi phần hoặc chương mới, bạn có thể chỉ định điều này trong cài đặt
Nếu bạn cần chuyển đổi chú thích cuối trang thành chú thích cuối, nhấp vào menu "Chèn", sau đó "Chú thích cuối trang", sau đó "Tùy chọn". Chọn "Chuyển đổi" từ menu, sau đó nhấp vào "Endnotes."
Bước 3. Nhập chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối vào tài liệu của bạn
Bạn có thể nhập trích dẫn của mình bằng tay hoặc bạn có thể sử dụng công cụ "Chèn trích dẫn" để thêm trích dẫn trong chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối của mình. Chọn nguồn của bạn từ menu thả xuống hoặc thêm nguồn mới nếu bạn muốn trích dẫn nguồn mà bạn chưa nhập.
- Bạn cũng có thể sử dụng công cụ "Trình giữ chỗ" nếu bạn chưa có tất cả thông tin cho nguồn và cần thêm nó vào sau.
- Kiểm tra định dạng so với hướng dẫn kiểu của bạn để đảm bảo nó chính xác trước khi bạn tiếp tục.
Bước 4. Bấm đúp vào số chú thích cuối trang để quay lại tài liệu
Khi bạn đã sẵn sàng quay lại nơi bạn đã dừng lại và bắt đầu viết lại, hãy bấm đúp vào số hoặc ký hiệu khác ở đầu chú thích. Nó sẽ đưa con trỏ trở lại cuối văn bản.
Tương tự, bạn có thể bấm đúp vào số chú thích được viết trên trong văn bản để kiểm tra chú thích đó, chỉnh sửa hoặc thêm vào nó. Mặc dù bạn cũng có thể chỉ cần cuộn xuống trang, nhưng đây là cách nhanh hơn để đến đó
Đến xóa bỏ chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối trang, đánh dấu chú thích cuối trang hoặc số chú thích cuối trong văn bản của bạn và nhấn phím xóa. Word sẽ tự động đánh số lại các chú thích cuối trang hoặc chú thích cuối khác của bạn để phù hợp với việc xóa.
Phương pháp 3/3: Tạo Thư mục của bạn
Bước 1. Chọn định dạng cho thư mục của bạn
Word tự động tạo danh mục cho bạn khi bạn nhập các nguồn của mình. Chọn "Bibliography" trong tab "References", sau đó chọn loại thư mục bạn muốn từ menu thả xuống.
Ví dụ: nếu bạn đang viết bài của mình theo phong cách MLA, bạn sẽ muốn có một thư mục "Tác phẩm được trích dẫn". Giả sử bạn đã chọn MLA làm kiểu cho các trích dẫn nguồn của mình, thì định dạng "Tác phẩm được trích dẫn" sẽ là tùy chọn định dạng đầu tiên trong menu thả xuống "Thư mục"
Bước 2. Tạo thư mục của bạn bằng một cú nhấp chuột
Khi bạn tìm thấy định dạng mình muốn, chỉ cần chọn nó từ menu thả xuống và nhấp vào. Word sẽ tự động tạo thư mục của bạn ở cuối tài liệu.
Thư mục được coi là một đối tượng riêng biệt với tờ giấy bạn đang viết và sẽ tự động bắt đầu trên một trang mới
Mẹo:
Bạn không cần phải đợi cho đến khi viết xong bài báo để tạo thư mục của mình. Word sẽ tự động điền vào danh mục của bạn với bất kỳ nguồn mới nào bạn thêm vào sau khi danh mục được tạo.
Bước 3. Đọc kỹ thư mục của bạn
Mặc dù Word đã thực hiện công việc định dạng khó khăn cho bạn, bạn vẫn cần kiểm tra kỹ từng mục nhập. Đảm bảo nguồn chính xác và mục nhập được định dạng chính xác cho kiểu bạn đã chọn.
