Cho dù bạn thường xuyên đi công tác hay du lịch hay bạn chịu trách nhiệm điều phối việc di chuyển bằng máy bay cho một chuyến đi nhóm đông người, việc mua vé số lượng lớn có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bạc và đỡ căng thẳng. Đặt vé trực tiếp thông qua một công ty hợp nhất hoặc một hãng hàng không có thể giúp bạn tiếp cận các giao dịch tuyệt vời cho bản thân hoặc nhóm của bạn. Sử dụng kiến thức chuyên môn của đại lý du lịch có thể giúp bạn đặt được ưu đãi tốt nhất cho các chuyến bay của mình và giảm bớt căng thẳng khi phối hợp du lịch theo nhóm lớn.
Các bước
Phương pháp 1 trong 4: Xác định các yêu cầu đi lại của bạn
Bước 1. Xác định điểm đến của bạn
Trước khi có thể đặt vé số lượng lớn, bạn cần biết mình sẽ đi giữa những thành phố nào. Đây có thể là hai thành phố thường xuyên giống nhau nếu bạn đi công tác hoặc có thể là nhiều thành phố vào những thời điểm khác nhau nếu bạn đặt chuyến đi một lần cho một nhóm lớn.
- Ví dụ: nếu bạn đi công tác, bạn có thể cần 10 chuyến bay giữa Boston và St. Louis để trang trải cho chuyến du lịch bằng máy bay của bạn trong 3 tháng.
- Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chuyến đi nhóm lớn, bạn có thể cần một chuyến bay giữa sân bay JFK, Paris, London và quay lại JFK cho 30 người.
- Hãy xem xét thông tin này một cách cẩn thận và dễ dàng truy cập thông tin đó khi bạn đã sẵn sàng đặt trước.
Bước 2. Xác định có bao nhiêu người sẽ đi
Nếu bạn đang đặt chuyến đi công tác cho chính mình, bạn biết rằng bạn chỉ cần thu xếp chuyến đi bằng đường hàng không cho một người. Nếu bạn đặt phòng cho một nhóm lớn, bạn cần phải có số lượng khách du lịch cuối cùng trước khi đặt phòng.
Nếu đặt chuyến du lịch theo nhóm, bạn sẽ cần biết con số cuối cùng này trong một khoảng thời gian đáng kể trước khi lên kế hoạch đi du lịch, thường là vài tháng
Bước 3. Xác định khung thời gian đi lại của bạn
Bạn sẽ cần biết khung thời gian cho chuyến du lịch của mình. Nếu bạn đang đặt lịch đi công tác, bạn có thể sẽ có một lịch trình du lịch thường xuyên, với các ngày đã định mỗi tuần (hoặc vài tuần một lần). Nếu bạn đặt phòng cho một nhóm, điều này có thể linh hoạt hơn một chút, nhưng bạn sẽ cần biết khoảng thời gian bạn định dành cho mỗi địa điểm.
- Ví dụ: nếu bạn đang đi công tác, bạn có thể biết rằng bạn rời Boston vào Thứ Ba thứ hai hàng tuần để đến St. Louis và bạn sẽ trở về từ St. Louis vào Thứ Sáu tuần sau.
- Nếu bạn đặt chuyến du lịch theo nhóm, bạn có thể biết rằng bạn sẽ rời JFK đến Paris vào cuối tháng 5, dành khoảng 10 ngày ở Paris trước khi rời đi London và sau đó dành bốn ngày ở London trước khi quay trở lại JFK.
- Nếu bạn có bất kỳ sự linh hoạt nào về ngày đi của mình, bạn nên có thông tin này dễ dàng truy cập khi bạn đã sẵn sàng đặt vé.
Bước 4. Thu thập thông tin khách du lịch trước khi bạn đặt phòng
Trước khi bạn có thể đặt vé máy bay cho những khách du lịch khác, hãy đảm bảo rằng bạn có thông tin của mọi người. Điều này bao gồm tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ và ngày sinh.
Kiểm tra kỹ cách viết tên nếu bạn đặt vé cho người khác - tên trên vé của họ phải khớp chính xác với tên trên giấy tờ tùy thân mà họ sử dụng (bằng lái xe hoặc hộ chiếu, v.v.) để họ có thể đi du lịch
Phương pháp 2/4: Đặt trước qua người hợp nhất
Bước 1. Tìm người hợp nhất
Các công ty hợp nhất là các công ty mua vé máy bay số lượng lớn với giá bán buôn trực tiếp từ các hãng hàng không, sau đó bán chúng với mức giá giảm đáng kể cho những người khác. Việc sử dụng công cụ tổng hợp có thể sẽ giúp bạn có được mức giá tốt hơn so với việc bạn có thể tự mình sử dụng thông qua hãng hàng không hoặc trang web du lịch.
- Một số ví dụ về hợp nhất là: 1-800-FlyEurope, Airfare.com, AirfarePlanet.com, AirlineConsolidator.com, AirTreks, BargainTravel.com, CheapTickets, Economytravel.com, Globester và TFI Tours.
- Bạn cũng có thể tìm người tổng hợp trong mục du lịch của hầu hết các tờ báo lớn vào Chủ nhật.
- Các hãng hợp nhất khác với các hãng hàng không giảm giá - họ không thực sự sở hữu máy bay, họ chỉ có quyền truy cập vào vé giảm giá sâu.
- Một số trang web du lịch, như Travelocity và Expedia, đôi khi cung cấp giá vé tổng hợp trên các chuyến bay nhất định, nhưng chúng thực sự không phải là giá tổng hợp. Nói chung, các trang web như vậy chỉ cung cấp giá vé được công bố. Mặt khác, người hợp nhất cung cấp giá vé không được công bố và được làm việc giữa người hợp nhất và hãng hàng không.
Bước 2. Kiểm tra danh tiếng của họ
Công cụ hợp nhất bật lên và gấp lại khá thường xuyên, vì vậy bạn cần kiểm tra danh tiếng của công cụ hợp nhất mà bạn sử dụng. Kiểm tra xem họ có thuộc tổ chức thương mại hợp nhất hay không.
- Tìm kiếm tư cách thành viên trong các tổ chức như Hiệp hội Hợp nhất Hàng không Hoa Kỳ (USACA), Hiệp hội Đại lý Du lịch Hoa Kỳ (ASTA) hoặc Hiệp hội Điều hành Tour Hoa Kỳ (USTOA).
- Bạn cũng nên kiểm tra xem liệu có ai đã báo cáo công ty hợp nhất mà bạn đã chọn cho Phòng kinh doanh tốt hơn (BBB) hay không. Người hợp nhất phải có báo cáo và điểm BBB tốt.
Bước 3. Kiểm tra các hạn chế đặt chỗ
Khi sử dụng công cụ tổng hợp, hãy kiểm tra những hạn chế nào đối với vé bạn mua thông qua chúng. Khi bạn đặt vé với công ty tổng hợp, bạn thường không thể sử dụng số dặm bay thường xuyên để thanh toán cho vé của mình. Ngoài ra, vé có thể không thể chuyển nhượng và không thể hoàn lại.
Bước 4. Đừng ngại đặt câu hỏi
Hãy chắc chắn rằng bạn đặt nhiều câu hỏi trong khi mua vé của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách gọi đến số điện thoại dịch vụ khách hàng của công ty hợp nhất và đặt chỗ qua điện thoại hoặc sử dụng hộp trò chuyện của trang web, mặc dù gọi dịch vụ khách hàng có thể sẽ nhanh hơn.
Ví dụ: tìm hiểu xem người tổng hợp có số điện thoại khẩn cấp để gọi trong trường hợp có vấn đề với chuyến đi của bạn hay không. Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bỏ lỡ các chuyến bay của mình - chuyến bay ban đầu hoặc bất kỳ chuyến bay nối chuyến nào. Bạn cũng nên hỏi xem có bất kỳ khoản phí nào liên quan đến việc mua thông qua chúng hay không, bên cạnh giá vé
Bước 5. Sử dụng thẻ tín dụng chính để đặt phòng
Nếu bạn có thể, hãy sử dụng thẻ tín dụng chính để đặt chuyến du lịch của bạn thông qua công ty tổng hợp. Đây có thể là thẻ tín dụng cá nhân hoặc thẻ doanh nghiệp. Việc sử dụng thẻ tín dụng chính sẽ giúp bạn truy đòi nếu bạn không nhận được vé hợp lệ vì bạn có thể từ chối thanh toán cho người hợp nhất thông qua công ty phát hành thẻ tín dụng của mình.
Bước 6. Xác nhận đặt chỗ của bạn với hãng hàng không
Trước khi bạn thanh toán cho vé của mình thông qua tổng hợp, hãy liên hệ với hãng hàng không và đảm bảo rằng họ đang xử lý đặt chỗ của bạn. Bằng cách này, bạn biết người hợp nhất đang làm những gì họ phải làm khi họ kết thúc. Bạn cũng nên kiểm tra lại với hãng hàng không sau khi thanh toán.
Bước 7. Nhận số định vị hồ sơ từ bộ hợp nhất
Sau khi bạn đã đặt chuyến du lịch của mình với công ty tổng hợp, hãy yêu cầu số định vị hồ sơ (đây cũng có thể là số xác nhận). Điều này cung cấp cho bạn bằng chứng rằng bạn đã đặt vé của mình thông qua tổng hợp và cung cấp cho bạn số tham chiếu trong trường hợp bạn cần liên hệ với tổng hợp sau này.
Phương pháp 3/4: Đặt vé qua hãng hàng không
Bước 1. Mua một cuốn sách dành cho người đi làm
Một số hãng hàng không cung cấp cái được gọi là sách dành cho người đi làm (hoặc, cách khác, hội viên của hãng hàng không). Sách đi lại là sách gồm các phiếu giảm giá (thường là 10) mỗi phiếu có thể được đổi cho một chuyến bay một chiều giữa hai sân bay cụ thể của hãng hàng không đó. Bạn thanh toán một số tiền nhất định cho cuốn sách và sau đó có thể sử dụng phiếu giảm giá để đặt chuyến bay bất kỳ lúc nào trong tương lai. Đây là một lựa chọn đặc biệt tốt nếu bạn biết mình cần phải đi lại thường xuyên giữa các địa điểm giống nhau nhưng vẫn chưa chắc chắn về ngày chính xác.
- Giá sách đi lại thay đổi tùy thuộc vào nơi bạn bay từ và đến, vì vậy tốt nhất bạn nên mua sắm trước khi chọn. Nếu bạn thường bay ở một khu vực của đất nước, hãy tìm sách đi lại thông qua các hãng hàng không trong khu vực, thay vì quốc gia.
- Khi bạn đã sẵn sàng đặt chuyến bay, bạn sẽ nhập thông tin khách du lịch và sở thích chỗ ngồi của mình giống như khi thực hiện bất kỳ đặt chỗ chuyến bay nào khác, nhưng thay vì nhập thông tin thẻ tín dụng để thanh toán, bạn sẽ nhập mã của một phiếu giảm giá trong sách của bạn. Hãy nhớ rằng bạn có thể phải trả thêm tiền cho những thứ như bảo hiểm chuyến bay.
Bước 2. Tìm vé giá cố định
Một số hãng hàng không cung cấp vé giá cố định trong một thời gian giới hạn. Mua vé cố định cho phép bạn mua một vé mà bạn có thể sử dụng thường xuyên như bạn muốn trong một khung thời gian nhất định. Những vé này đắt hơn so với vé một chiều hoặc khứ hồi thông thường, nhưng nó có thể rẻ hơn nhiều so với việc đặt nhiều chuyến khứ hồi riêng lẻ.
- Đảm bảo rằng bạn kiểm tra kỹ thông tin chi tiết của bất kỳ loại vé cố định nào mà bạn muốn mua: bạn có thể bị hạn chế ở các sân bay bạn có thể sử dụng hoặc các thành phố bạn có thể bay đến.
- Với vé giá cố định, quy trình đặt vé hoạt động giống như bất kỳ đặt vé nào khác, nhưng bạn sẽ nhập thông tin từ vé giá cố định thay vì thông tin thẻ tín dụng.
- Hiện có các ứng dụng và dịch vụ đăng ký của bên thứ ba, như OneGo, cho phép bạn mua đăng ký chuyến bay với số tiền đã định mỗi tháng và cho phép bạn tự do đặt vé với nhiều hãng hàng không. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho những người thường xuyên đi công tác.
Bước 3. Gọi điện trực tiếp cho bàn đặt chỗ của nhóm hãng hàng không
Nếu bạn đặt chuyến du lịch theo nhóm lớn, hãy gọi điện trực tiếp cho bàn đặt chỗ theo nhóm của hãng hàng không. Đại diện của họ có kinh nghiệm đáng kể trong việc đặt vé máy bay cho các nhóm lớn và họ có thể giúp hướng dẫn bạn cách thực hiện.
- Trước khi bạn quyết định chọn một hãng hàng không, hãy gọi đến một vài bàn đặt chỗ theo nhóm khác nhau để so sánh giá cả cũng như chi tiết chuyến bay. Có thể kết quả là bạn có thể nhận được mức giá tốt hơn hoặc các chuyến bay tốt hơn nếu bạn đặt các chặng khác nhau của chuyến bay của mình trên các hãng hàng không khác nhau.
- Khi bạn đã sẵn sàng đặt chuyến bay nhóm trực tiếp thông qua một hãng hàng không, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin của khách du lịch trước mặt bạn: tên pháp lý đầy đủ của họ, loại giấy tờ tùy thân mà họ sẽ sử dụng, địa chỉ của họ và ngày sinh. Đại lý đặt chỗ theo nhóm của hãng hàng không sẽ cần thông tin này để đặt chỗ cho bạn và cấp thẻ lên máy bay cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn.
Bước 4. Đặt trước chuyến bay của bạn vào thời điểm thích hợp
Nếu bạn đặt vé cho một nhóm, bạn muốn đặt trước chuyến bay của mình khoảng 8 đến 10 tháng trước khi khởi hành dự kiến. Các hãng hàng không giải phóng chỗ ngồi cá nhân cho các chuyến bay cụ thể trước tối đa một năm, nhưng họ sẽ không giải phóng chỗ ngồi cho nhóm cho đến sau này.
Các hãng hàng không giải phóng ghế nhóm vào những thời điểm hơi khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra khung thời gian cụ thể cho ghế nhóm với hãng hàng không của bạn
Phương pháp 4/4: Đặt trước thông qua đại lý du lịch
Bước 1. Kiểm tra thông tin đăng nhập của họ
Đối với công ty hợp nhất, hãy đảm bảo rằng đại lý du lịch mà bạn sử dụng là thành viên của một tổ chức chuyên nghiệp, chẳng hạn như Universal Federation of Travel Agents Association (UFTAA) hoặc National Association of Career Travel Agents (NACTA). Bạn cũng có thể tra cứu các đánh giá về các đại lý du lịch trên trang web Vấn đề Người tiêu dùng hoặc Phòng Kinh doanh Tốt hơn.
Bước 2. Gặp trực tiếp đại lý du lịch của bạn
Cho dù bạn đang đặt chuyến bay công tác cho chính mình hay du lịch theo nhóm cho người khác, tốt nhất bạn nên gặp trực tiếp đại lý du lịch của mình lần đầu tiên.. Điều này mang lại cho bạn cơ hội gặp đại lý, thảo luận về nhu cầu du lịch cụ thể của bạn và có cuộc trò chuyện dài hơn điện thoại hoặc email cho phép.
Bước 3. Đặt câu hỏi
Hãy chắc chắn rằng bạn hỏi các đại lý du lịch của bạn nhiều câu hỏi để làm rõ các chi tiết của chuyến đi của bạn. Bạn nên biết giá vé có bị tính phí hay không và nếu có đường dây nóng trợ giúp, bạn có thể gọi nếu kế hoạch du lịch của mình bị gián đoạn.
Bạn cũng nên hỏi đại lý du lịch của mình cách tốt nhất để giao tiếp với họ - họ thích điện thoại hay email hơn? Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn cần liên hệ với họ trong khi bạn đi du lịch
Bước 4. Tạo lịch trình
Sau khi bạn đã gặp đại lý du lịch của mình, hãy tạo một lịch trình với các ngày đến hạn cho từng giai đoạn của chuyến đi của bạn. Điều này bao gồm việc biết khi nào bạn cần cung cấp tất cả thông tin về khách du lịch cho đại lý, khi nào họ cần bản sao hộ chiếu / ID và khi nào đến hạn thanh toán.
Lời khuyên
- Sử dụng công cụ tổng hợp là tốt nhất nếu bạn đang tìm vé quốc tế số lượng lớn. Những người hợp nhất không nhất thiết phải nhận được mức giá tốt hơn nhiều trên các chuyến bay nội địa do sự cạnh tranh từ các đại lý du lịch và hãng hàng không giảm giá, nhưng họ thường vẫn nhận được các ưu đãi lớn trên các chuyến bay quốc tế - đặc biệt là đến Châu Âu.
- Sử dụng đại lý du lịch thường là tốt nhất nếu bạn đặt chuyến du lịch cho một nhóm lớn. Họ có thời gian và kinh nghiệm để đảm bảo nhóm của bạn có được thỏa thuận tốt nhất và kế hoạch du lịch ít căng thẳng nhất.
- Sách đi lại là lựa chọn tốt nhất nếu bạn đi công tác vì chúng giảm giá cho bạn trên nhiều chuyến bay giữa các sân bay giống nhau.
Cảnh báo
- Bạn có thể tự mình thông qua công ty hợp nhất, nhưng vì chúng thay đổi nhanh chóng, nên việc yêu cầu đại lý du lịch hoặc công ty du lịch làm trung gian có thể giúp bảo vệ bạn. Các đại lý du lịch có nhiều kinh nghiệm hơn trong việc giao dịch với các đơn vị gom hàng và biết được nơi nào có uy tín.
- Kiểm tra kỹ tất cả các bản in đẹp cho vé của bạn. Đảm bảo không có giới hạn nào về thời điểm bạn có thể sử dụng vé số lượng lớn, liệu bạn có thể thay đổi chuyến bay hay không và có bị phạt nếu bạn bỏ lỡ chuyến bay hay không.
