Bất kể nền tảng của bạn là gì, không thiếu cách để gửi tài liệu Microsoft Word cho bất kỳ ai trên Internet. Hầu hết các dịch vụ đám mây (chẳng hạn như Google Drive và Dropbox) có khả năng gửi tài liệu trực tiếp từ máy tính để bàn và ứng dụng di động của họ. Bạn cũng có thể đính kèm tài liệu vào email hoặc cuộc trò chuyện trên Facebook. Và nếu bạn đã thiết lập chương trình thư trên máy tính của mình, bạn thậm chí có thể gửi tài liệu của mình mà không cần rời khỏi Microsoft Word.
Các bước
Phương pháp 1/8: Đính kèm tài liệu vào Gmail hoặc Yahoo! Thông điệp
Bước 1. Đăng nhập vào Gmail hoặc Yahoo! Tài khoản thư
Bạn có thể đính kèm tài liệu Word của mình vào thư trong Gmail hoặc Yahoo! Gửi thư trên máy tính hoặc bằng cách sử dụng một trong hai ứng dụng của dịch vụ dành cho thiết bị di động.
Hầu hết các trang web và ứng dụng thư miễn phí đều tương tự. Những hướng dẫn này cũng có thể giúp bạn sử dụng các nhà cung cấp khác ngoài Gmail và Yahoo
Bước 2. Nhấp hoặc nhấn vào "Soạn"
Trong cả hai ứng dụng dành cho thiết bị di động, biểu tượng "Soạn" là một cây bút chì. Một cửa sổ thông báo mới sẽ xuất hiện.
Bước 3. Nhấp hoặc nhấn vào biểu tượng kẹp giấy
Hộp chọn tệp sẽ xuất hiện trên hầu hết các nền tảng.
Nếu bạn đang sử dụng Yahoo! Ứng dụng thư trên thiết bị di động, chạm vào dấu +, sau đó chạm vào biểu tượng thứ hai (một tờ giấy) trên thanh công cụ kết quả. Cửa sổ chọn tệp bây giờ sẽ xuất hiện
Bước 4. Nhấn vào “Đính kèm tệp” hoặc “Chèn từ Drive”
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không sử dụng ứng dụng Gmail trên thiết bị di động.
- Chọn “Chèn từ Drive” nếu tài liệu được lưu vào Google Drive của bạn.
- Chọn “Đính kèm tệp” nếu tài liệu được lưu vào điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn.
Bước 5. Điều hướng đến tài liệu bạn muốn đính kèm
Duyệt đến vị trí của tài liệu Word của bạn và bấm đúp (hoặc chạm vào) để đính kèm nó.
Nếu bạn đang đính kèm từ Google Drive, hãy nhấn vào tệp bạn muốn đính kèm, sau đó nhấn vào “Chọn”
Bước 6. Địa chỉ email cho người nhận
Nhập địa chỉ email của người nhận mong muốn vào trường “Tới:”, sau đó thêm chủ đề và nội dung thư của bạn.
Bước 7. Nhấp hoặc chạm vào “Gửi”
Khi người nhận mở email, họ sẽ tìm thấy tùy chọn để mở hoặc tải tệp xuống máy tính hoặc thiết bị di động của họ.
Phương pháp 2/8: Đính kèm tài liệu trong Thư dành cho iPhone hoặc iPad
Bước 1. Mở ứng dụng Thư trên thiết bị của bạn
Để sử dụng phương pháp này, hãy đảm bảo rằng Thư được định cấu hình đúng cách để gửi thư từ tài khoản email của bạn.
- Bạn sẽ có thể đính kèm tài liệu trên thiết bị hoặc trong iCloud Drive của mình.
- Nếu bạn đã cài đặt ứng dụng Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive trên thiết bị của mình, bạn sẽ có tùy chọn đính kèm tài liệu từ một trong những tài khoản đó.
Bước 2. Nhấn vào biểu tượng "Soạn"
Biểu tượng trông giống như một hình vuông với một cây bút chì.
Bước 3. Nhập địa chỉ email vào "Tới:
đồng ruộng. Đây phải là địa chỉ của người mà bạn sẽ gửi tài liệu.
Bước 4. Nhập tin nhắn của bạn
Nhập chủ đề vào trường "Chủ đề" và nhập ghi chú cho người nhận trong vùng văn bản chính.
Bước 5. Chạm và giữ ngón tay của bạn trong nội dung tin nhắn
Một thanh màu đen sẽ xuất hiện chứa một số tùy chọn để bạn chọn.
Bước 6. Nhấn vào “Thêm tệp đính kèm”
Trình điều hướng tệp sẽ mở vào ổ iCloud của bạn theo mặc định.
Bước 7. Nhấn vào “Vị trí” để chuyển sang vị trí khác
Nếu tài liệu không nằm trong ổ iCloud của bạn, hãy chọn nó từ bất kỳ thư mục nào được liệt kê (bao gồm Google Drive, Dropbox hoặc OneDrive, nếu có).
Nếu bạn không thấy biểu tượng cho dịch vụ đám mây mà bạn sử dụng, hãy nhấn vào “Thêm”, sau đó chọn dịch vụ của bạn. Lật công tắc sang vị trí “Bật” để bật công tắc, sau đó sử dụng nút quay lại để quay lại màn hình Vị trí
Bước 8. Chọn tệp và chạm vào “Thêm tệp đính kèm
”Bạn sẽ được quay lại thông báo email mà bạn đã soạn trước đó. Thông báo này hiện đã được đính kèm tài liệu của bạn.
Bước 9. Nhấn vào “Gửi
”Tệp sẽ được gửi đến tài khoản email thích hợp.
Phương pháp 3/8: Đính kèm tài liệu trong Mail dành cho Mac
Bước 1. Khởi chạy ứng dụng Thư trên thiết bị Apple của bạn
Để sử dụng phương pháp này, bạn cần phải định cấu hình ứng dụng Thư để gửi thư qua tài khoản email của mình. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy làm ngay bây giờ.
Bước 2. Nhấn ⌘ Cmd + N để soạn tin nhắn mới
Bạn cũng có thể nhấp vào biểu tượng Tin nhắn mới (hình vuông có bút chì) hoặc nhấp vào Tệp> Tin nhắn mới.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy
Biểu tượng này xuất hiện ở khu vực phía trên bên phải của Cửa sổ Thư mới.
Bước 4. Chọn tài liệu và nhấp vào “Chọn tệp”
Bạn có thể giữ phím ⌘ Cmd khi nhấp nếu bạn muốn chọn nhiều tệp.
Bước 5. Địa chỉ email cho người nhận
Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “Tới:”, một chủ đề trong trường “Chủ đề:” và ghi chú trong vùng văn bản lớn.
Bước 6. Gửi email
Nhấp vào biểu tượng máy bay giấy ở góc trên cùng bên trái của thư để gửi email và tài liệu đính kèm.
Phương pháp 4/8: Chia sẻ tài liệu từ Google Drive
Bước 1. Mở Google Drive của bạn
Nếu tài liệu Word của bạn được đặt trong Google Drive, thì việc chia sẻ tài liệu đó với người khác rất dễ dàng. Việc truy cập Drive của bạn khác nhau tùy thuộc vào nền tảng của bạn:
- Di động: Khởi chạy ứng dụng Google Drive trên thiết bị của bạn.
- Máy tính để bàn: Đăng nhập vào https://drive.google.com trong trình duyệt web của bạn.
Bước 2. Điều hướng đến tài liệu bạn muốn chia sẻ
Nếu bạn không thấy nó trong thư mục chính, bạn có thể phải tìm trong một số thư mục con.
Nếu bạn chưa tải lên tài liệu từ máy tính của mình, hãy bấm Mới> Tải lên Tệp, sau đó bấm đúp vào tài liệu Word
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng ⋮ và chạm vào “Thêm người
”Bỏ qua bước này nếu bạn đang sử dụng phiên bản web của Drive.
Bước 4. Nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Chia sẻ
”Bỏ qua bước này nếu bạn đang sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Một cách khác để thực hiện việc này là nhấp một lần vào tài liệu rồi nhấp vào biểu tượng Chia sẻ (đường viền đầu người có dấu cộng)
Bước 5. Nhập địa chỉ email của người bạn muốn nhận tệp của mình
Nếu người này là một trong những địa chỉ liên hệ trên Google của bạn, bạn có thể bắt đầu nhập tên của họ, sau đó chọn đúng người từ kết quả tìm kiếm.
Bước 6. Kiểm soát xem người đó có thể chỉnh sửa bản sao trong Google Drive của bạn hay không
Theo mặc định, Drive cấp cho người đó quyền chỉnh sửa tài liệu trong Google Drive của bạn.
Hãy để điều này một mình nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với ai đó và cả hai đều có kế hoạch thực hiện các chỉnh sửa
Bước 7. Thay đổi “Có thể chỉnh sửa” thành “Có thể xem” nếu bạn muốn người đó có thể tải xuống bản sao của chính họ nhưng không chỉnh sửa bản sao của bạn
Bước 8. Chọn “Xong” hoặc “Chia sẻ” để chia sẻ tài liệu
Một email sẽ được gửi đến người nhận chứa thông tin về cách truy cập tài liệu. Họ sẽ có thể xem trực tuyến hoặc tải xuống máy tính của họ.
Phương pháp 5/8: Chia sẻ tài liệu từ Dropbox
Bước 1. Mở Dropbox trên máy tính hoặc thiết bị di động của bạn
Nếu bạn là người dùng Dropbox, bạn có thể sử dụng dịch vụ này để chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai trên web. Sử dụng phương pháp này sẽ gửi một tin nhắn đến người nhận bao gồm một liên kết đến tài liệu. Người nhận sẽ có thể tải xuống tài liệu bằng cách truy cập vào liên kết đó (và họ sẽ không cần tài khoản Dropbox).
- Bạn cần có tài khoản Dropbox để sử dụng phương pháp này.
- Bạn cũng nên cài đặt ứng dụng trên thiết bị của mình. Nếu đang sử dụng máy tính, bạn có thể sử dụng phiên bản web bằng cách đăng nhập vào
Bước 2. Thêm tài liệu vào Dropbox của bạn
Nếu bạn chưa tải tài liệu Word lên Dropbox của mình, hãy làm như vậy ngay bây giờ.
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động: Nhấn vào biểu tượng “+” rồi chọn “Tải tệp lên”. Điều hướng đến tài liệu bạn muốn tải lên, sau đó nhấn vào “Tải tệp lên”.
- Ứng dụng dành cho máy tính để bàn: Nếu thư mục lưu trữ tệp chưa được đồng bộ hóa với Dropbox, hãy kéo tệp từ vị trí hiện tại của nó vào thư mục Dropbox.
- Dropbox.com: Điều hướng đến thư mục bạn muốn lưu trữ tệp, sau đó nhấp vào biểu tượng “Tải lên” để chọn tài liệu của bạn.
Bước 3. Mở cửa sổ “Chia sẻ”
Bước này hơi khác một chút tùy thuộc vào nền tảng của bạn:
- Di động: Nhấn vào mũi tên chỉ xuống bên cạnh Tài liệu của bạn và chọn “Chia sẻ”.
- Máy tính để bàn: Nhấp chuột phải (hoặc Ctrl + Nhấp) vào tài liệu trong ứng dụng Dropbox, sau đó nhấp vào “Chia sẻ…”
- Dropbox.com: Di chuột qua tệp tài liệu và chọn “Chia sẻ” (khi menu xuất hiện).
Bước 4. Chọn “Có thể xem” từ các tùy chọn quyền
Nếu đang sử dụng thiết bị di động, bạn sẽ thấy tùy chọn này trong "Những người này".
Bước 5. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi tệp
Nhập thông tin này vào trường “Tới:”. Để thêm nhiều người nhận, hãy phân tách từng địa chỉ email bằng dấu phẩy (,).
Bước 6. Chọn nút “Mời” hoặc “Gửi”
Tên nút phụ thuộc vào ứng dụng của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng trang Dropbox.com, nút sẽ có nội dung “Chia sẻ”. Một email bây giờ sẽ được gửi đến (các) địa chỉ email bạn đã cung cấp
Phương pháp 6/8: Đính kèm tài liệu vào tin nhắn Facebook
Bước 1. Đăng nhập Facebook
Nếu bạn có một tài liệu Word trên máy tính mà bạn muốn gửi cho người khác, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng phiên bản web của Facebook.
- Để phương pháp này hoạt động, cả bạn và người mà bạn muốn gửi tài liệu cần phải có tài khoản Facebook.
- Ứng dụng Facebook Messenger không hỗ trợ đính kèm tài liệu đã lưu vào điện thoại của bạn, ngoài ảnh hoặc video
Bước 2. Mở cửa sổ trò chuyện với người nhận
Bạn sẽ đính kèm tài liệu vào một tin nhắn trò chuyện.
- Nhấp vào biểu tượng thư ở khu vực trên cùng bên phải của Facebook và chọn “Tin nhắn mới”.
- Bắt đầu nhập tên của một người vào trường “Tới:” rồi nhấp vào tên của họ khi tên đó xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng kẹp giấy ở cuối cửa sổ trò chuyện
Bây giờ bạn sẽ có thể điều hướng đến tài liệu Word trên máy tính của mình.
Bước 4. Chọn tài liệu và nhấp vào “Mở”
Nếu bạn đang sử dụng máy Mac, nút sẽ thông báo “Chọn tệp”.
Bước 5. Nhấn ↵ Enter hoặc ⏎ Quay lại để gửi tài liệu.
Người nhận sẽ có thể tải xuống tài liệu bằng cách nhấp đúp vào biểu tượng xuất hiện trong cửa sổ trò chuyện.
Phương pháp 7/8: Chia sẻ trong Word Online
Bước 1. Mở tài liệu của bạn trong Word Online
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Word miễn phí có sẵn trực tuyến, bạn có thể chia sẻ tài liệu ngay từ chương trình.
Phương pháp này tương tự như chia sẻ tài liệu từ tài khoản OneDrive của bạn. Nếu tài liệu của bạn nằm trong OneDrive, hãy điều hướng đến tài liệu để mở nó trong Word Online
Bước 2. Nhấp vào nút "Chia sẻ"
Nút này ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Bước 3. Chọn “Mời mọi người
”Tại đây, bạn có thể nhập địa chỉ email của người mà bạn đang chia sẻ.
Bước 4. Nhập địa chỉ email của người nhận vào phần “Tới:
đồng ruộng. Để thêm nhiều người nhận, hãy phân tách từng địa chỉ email bằng dấu phẩy (,).
Bước 5. Chọn quyền chỉnh sửa cho tài liệu
Theo mặc định, người nhận tài liệu sẽ có khả năng thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của bạn. Điều này được ghi nhận bởi menu thả xuống "Người nhận có thể chỉnh sửa" trên màn hình Mời.
- Nếu bạn muốn chia sẻ quyền truy cập liên tục vào tài liệu này và muốn mọi người trong danh sách Mời có thể thực hiện chỉnh sửa, hãy để nguyên tùy chọn này.
- Để chia sẻ phiên bản chỉ đọc của tài liệu (người khác không thể chỉnh sửa), hãy nhấp vào “Người nhận có thể chỉnh sửa” và chọn “Chỉ người nhận mới có thể xem”.
Bước 6. Nhập ghi chú vào trường "Ghi chú"
Hãy coi trường này như phần nội dung của email. Nhập nội dung nào đó ở đây sẽ thông báo cho người nhận biết nội dung của email và tài liệu.
Bước 7. Nhấp vào “Chia sẻ
”Một email sẽ được gửi đến người nhận có chứa liên kết đến tài liệu. Với liên kết đó, người nhận có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu trên Word Online (nếu bạn đã cho phép họ làm như vậy) hoặc tải tệp xuống máy tính của họ.
Phương pháp 8/8: Chia sẻ tài liệu trong Word 2016
Bước 1. Mở tài liệu của bạn trong Microsoft Word
Nếu đang sử dụng Word 2016 cho Windows hoặc Mac, bạn sẽ có thể sử dụng tính năng “Chia sẻ” tích hợp để gửi tài liệu của mình từ ứng dụng.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Word cũ hơn, chỉ cần nhấp vào menu Tệp (hoặc nút Office trong năm 2007) và chọn “Gửi” hoặc “Gửi Tới” để gửi Tài liệu
Bước 2. Lưu các thay đổi vào tài liệu của bạn
Để tránh gửi phiên bản tài liệu lỗi thời của bạn, hãy nhấp vào “Tệp” và sau đó nhấp vào “Lưu”.
Bước 3. Nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ”
Bạn sẽ thấy biểu tượng này ở góc trên cùng bên phải của Word. Nó trông giống như hình bóng của một người có dấu +.
Bước 4. Nhấp vào “Lưu vào đám mây” nếu được nhắc
Nếu bạn chưa lưu tài liệu vào đám mây, bạn sẽ được nhắc làm như vậy. Word cố gắng lưu tài liệu của bạn vào đám mây trong trường hợp bạn muốn chia sẻ tài liệu để chỉnh sửa thay vì gửi nó dưới dạng tệp đính kèm (sẽ sớm có thêm thông tin về điều này).
Bước 5. Nhấp vào “Gửi dưới dạng tệp đính kèm
”Bạn có thể phải nhấp lại vào“Chia sẻ”để xem tùy chọn này. “Gửi dưới dạng tệp đính kèm” sẽ cho phép bạn gửi bản sao của tài liệu đến người nhận qua email.
Thay vì gửi tệp cho người nhận, bạn muốn có thể chia sẻ quyền truy cập chỉnh sửa trực tuyến của tài liệu, hãy chọn “Mời mọi người”. Nhập địa chỉ email của người đó khi được nhắc, sau đó nhấp vào “Gửi” để gửi lời mời chỉnh sửa tài liệu qua email cho họ
Bước 6. Chọn một loại tệp đính kèm
Bạn có hai tùy chọn để chọn:
- Gửi bản sao: Chọn tùy chọn này nếu người mà bạn đang gửi tài liệu cần chỉnh sửa hoặc thêm vào tài liệu.
- Gửi PDF: Chọn tùy chọn này nếu bạn không muốn tài liệu bị sửa đổi.
Bước 7. Địa chỉ email cho người nhận
Sau khi bạn chọn một tùy chọn tệp đính kèm, một email mới sẽ mở ra trong chương trình email mặc định của bạn (ví dụ: Outlook, Apple Mail). Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “Tới:”, nhập dòng chủ đề và mô tả tệp trong nội dung.
Để gửi tài liệu cho nhiều người, hãy phân tách từng địa chỉ email bằng dấu phẩy (,)
Bước 8. Nhấp vào “Gửi
”Tài liệu của bạn sẽ đến đích trong giây lát.
Lời khuyên
- Hầu hết các dịch vụ đám mây bao gồm khả năng gửi tài liệu qua email hoặc các ứng dụng di động. Hướng dẫn cho phần lớn các dịch vụ đám mây là tương tự.
- Nếu bạn không có Microsoft Word, bạn có thể sử dụng Microsoft Office Online. Dịch vụ này bao gồm một phiên bản Word cập nhật, miễn phí chỉ có thể truy cập được trên web.
