Microsoft Word là chương trình tài liệu văn bản phổ biến nhất thế giới. Tùy thuộc vào loại giấy tờ hợp pháp, chính thức hay cá nhân mà bạn đang viết, mỗi loại giấy tờ này sẽ cần các nguyên tắc định dạng riêng. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Word để thực hiện công việc, bạn sẽ thấy rằng việc làm theo các nguyên tắc này khá dễ dàng, với tất cả các công cụ mà ứng dụng Word có. Nếu bạn chưa quen với việc sử dụng Microsoft Word, đừng lo lắng. Bạn có thể định dạng tài liệu của mình như một người chuyên nghiệp ngay lập tức.
Các bước
Phương pháp 1/3: Định dạng bố cục tài liệu
Bước 1. Khám phá giao diện người dùng Word
Tự làm quen với các phần tử giao diện chứa tất cả các công cụ định dạng của bạn. Bạn có thể cần bật các công cụ trên thanh công cụ của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Thanh công cụ từ tab "Chế độ xem" và chọn "Chuẩn".
- Thanh Menu là khu vực ở đầu màn hình, nơi bạn sẽ tìm thấy Tệp, Chỉnh sửa, Xem và các lệnh menu quan trọng khác.
- Thanh công cụ nằm ngay bên dưới thanh Menu và hiển thị các tác vụ phổ biến như lưu, in và mở tài liệu.
- Ruy-băng nằm ở đầu không gian làm việc của bạn, bên dưới Thanh công cụ và tổ chức các tính năng của Microsoft Word thành các danh mục, như tab Trang chủ và tab Bố cục.
Bước 2. Điều chỉnh căn chỉnh của tài liệu của bạn
Các loại tài liệu khác nhau yêu cầu các căn chỉnh văn bản khác nhau. Bạn có thể chọn căn chỉnh toàn bộ tài liệu của mình ở bên trái, bên phải hoặc ở giữa, bằng cách nhấp vào các nút Căn chỉnh trong phần Đoạn văn trong Ruy-băng.
- Đây là các nút trông giống như một phiên bản nhỏ của tài liệu, với các đường nhỏ màu đen theo chức năng căn chỉnh các nút của chúng.
- Bạn có thể tìm thấy các nút căn chỉnh về phía trung tâm của Ruy-băng, sau nút Gạch chân và trước nút Dấu đầu dòng.
Bước 3. Đặt khoảng cách dòng cho tài liệu của bạn
Điều chỉnh cài đặt bằng cách nhấp vào nút Khoảng cách dòng và Đoạn. Mọi văn bản bạn nhập sau khi sử dụng công cụ này sẽ tuân theo khoảng cách bạn đã đặt.
- Tìm nút Giãn cách Dòng và Đoạn trên Ruy-băng sau các nút Căn chỉnh. Nút này trông giống như một hàng các đường với các mũi tên thẳng đứng ở bên trái của các đường hướng lên và xuống.
- Nếu bạn muốn chỉnh sửa khoảng cách của một dòng hoặc đoạn hiện có, hãy đánh dấu ngữ cảnh và nhấp vào nút Khoảng cách Dòng và Đoạn để chỉnh sửa nó.
- Bạn cũng có thể chỉnh sửa khoảng cách dòng và đoạn bằng cách nhấp vào tab Định dạng trên thanh Trình đơn ở đầu màn hình, chọn “Đoạn” từ danh sách và chọn khoảng cách mong muốn của bạn.
- Nhiều tài liệu chuyên môn như bài luận đại học và thư xin việc nên có khoảng cách đôi.
Bước 4. Điều chỉnh hướng trang
Nếu bạn cần viết tài liệu theo một hướng khác, hãy nhấp vào tùy chọn “Định hướng” trong phần Bố cục Trang trên thanh Trình đơn và chọn dạng Dọc hoặc Ngang từ danh sách thả xuống.
Bước 5. Thay đổi kích thước của giấy trong phần Bố cục Trang trên thanh Menu
Nếu bạn cần in tài liệu trên một khổ giấy cụ thể, hãy nhấp vào nút “Kích thước” và chọn kích thước mong muốn của bạn từ danh sách thả xuống.
Điều này sẽ thay đổi kích thước ảo của tài liệu bạn đang viết
Bước 6. Điều chỉnh đầu trang và chân trang của tài liệu
Tiêu đề chứa các chi tiết sẽ xuất hiện trên mọi trang của bài báo.
- Để đặt tiêu đề cho tài liệu của bạn, hãy bấm đúp vào phần trên cùng của trang và trường tiêu đề sẽ xuất hiện.
- Điều chỉnh chân trang tài liệu. Chân trang giống như tiêu đề tài liệu. Tất cả văn bản ở chân trang sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang trong tài liệu của bạn.
- Để đặt chân trang của bài báo, hãy bấm đúp vào phần dưới cùng của trang và trường chân trang sẽ xuất hiện.
- Bạn cũng có thể định dạng đầu trang và chân trang bằng cách chọn tab “Xem” từ thanh Trình đơn ở đầu màn hình và nhấp vào “Đầu trang và Chân trang” trên danh sách. Hành động này sẽ mở đầu trang và chân trang trên trang của bạn và cho phép bạn tạo chúng.
Bước 7. Điều chỉnh lề
Nhấp vào nút “Lề” trên phần Thiết lập Trang của tab Bố cục Trang và chọn một lề từ cài đặt lề xác định trước được liệt kê trong danh sách thả xuống.
Nếu bạn muốn sử dụng các phép đo lợi nhuận của riêng mình, hãy nhấp vào “Lề Tùy chỉnh” ở cuối danh sách thả xuống để đặt số đo của riêng bạn
Bước 8. Thêm cột
Nếu bạn cần tạo một tài liệu giống như một tờ báo, bạn có thể làm như vậy bằng cách điều chỉnh định dạng của tài liệu thành các cột. Chọn tùy chọn "Cột" từ Ruy-băng và chọn số lượng và căn chỉnh của các cột bạn muốn từ danh sách thả xuống. Bạn sẽ tìm thấy nút Cột trên hàng trên cùng của Ruy-băng. Nút này có biểu tượng màu xanh lá cây hiển thị một hình chữ nhật nhỏ được chia đôi.
- Nếu bạn muốn tạo một, hai hoặc ba cột, bạn có thể làm như vậy từ các tùy chọn đặt trước. Nếu muốn tạo thêm, bạn cần chọn "Thêm cột".
- Lưu ý rằng tùy chọn cột này khác với các cột bạn nhận được khi chèn các mục như bảng vào tài liệu của mình.
Bước 9. Thêm dấu đầu dòng và số
Đánh dấu văn bản mà bạn muốn được đánh số hoặc đánh dấu đầu dòng và nhấp vào nút Đánh số hoặc Dấu đầu dòng trên Ruy-băng.
Các nút này có thể được tìm thấy cạnh nhau trên Ribbon, sau các nút căn chỉnh. Nút Đánh số hiển thị ba dòng nhỏ với số ở bên trái của các dòng và nút Dấu đầu dòng hiển thị ba dòng nhỏ với các dấu đầu dòng ở bên trái của các dòng
Bước 10. Định dạng kiểu tài liệu của bạn
Tất cả các tài liệu đều có các kiểu tích hợp tiêu chuẩn (ví dụ: Bình thường, Tiêu đề, Tiêu đề 1). Kiểu mặc định cho văn bản là Bình thường. Mẫu mà tài liệu dựa trên (ví dụ: Normal.dotx), xác định kiểu nào xuất hiện trên Ruy-băng và trên tab Kiểu.
- Trước khi áp dụng một kiểu, bạn có thể xem tất cả các kiểu có sẵn và xem trước cách chúng sẽ xuất hiện khi được áp dụng.
- Trên tab Trang đầu hoặc dưới tab Định dạng trên thanh Trình đơn, bên dưới Kiểu, hãy chọn một kiểu và bấm vào kiểu bạn muốn.
- Bạn cũng có thể nhấp vào nút Sửa đổi trên tab Kiểu để tạo phong cách của riêng bạn.
- Theo mặc định, Word áp dụng một kiểu đoạn văn (ví dụ: Tiêu đề 1) cho toàn bộ đoạn văn. Để áp dụng kiểu đoạn văn cho một phần của đoạn văn, chỉ chọn phần cụ thể mà bạn muốn sửa đổi.
Phương pháp 2/3: Định dạng phông chữ
Bước 1. Điều chỉnh cài đặt phông chữ
Trên Ribbon của bạn, bạn sẽ thấy các menu thả xuống cho phông chữ và kích thước. Để thực hiện các thay đổi đối với văn bản, trước tiên bạn phải chọn văn bản mà bạn muốn làm việc. Bạn có thể chọn từng ký tự, từ cụ thể hoặc toàn bộ đoạn văn. Sau khi bạn chọn văn bản, bạn có thể định dạng nó. Ví dụ: bạn có thể thay đổi phông chữ, kích thước và màu sắc.
Bấm vào bên trái của từ đầu tiên bạn muốn chọn và giữ con trỏ trong khi kéo con trỏ qua tất cả các từ bạn muốn chọn
Bước 2. Thay đổi kích thước, màu sắc và tô sáng
Điều hướng đến phần thả xuống trên Ruy-băng để chọn phông chữ, kích thước, màu sắc và tô sáng mong muốn của bạn. Bạn sẽ thấy nút phông chữ đầu tiên, bên trái bên phải sau nút Kiểu. Tiếp theo, bạn sẽ tìm thấy nút kích thước với kích thước mặc định của bạn (thường là phông chữ cỡ 12).
- Luôn xem xét các nguyên tắc định dạng của tài liệu bạn đang viết khi chọn kiểu và kích thước phông chữ.
- Phông chữ tiêu chuẩn cho hầu hết các bài báo đại học và chuyên nghiệp là phông chữ Time New Roman cỡ 12.
Bước 3. Chọn định dạng nhấn mạnh văn bản mà bạn muốn sử dụng
Bên cạnh việc đặt kiểu và kích thước phông chữ, bạn cũng có thể điều chỉnh độ nhấn của các từ và dòng trong tài liệu của mình. Bên cạnh nút kích thước, bạn sẽ thấy nút In đậm, In nghiêng và Gạch chân. Nút In đậm là chữ hoa B được in đậm, nút In nghiêng là chữ hoa in nghiêng I và nút Gạch chân là chữ hoa U được gạch chân.
Chỉ cần nhấp vào các nút trên Ribbon khi bạn đã chọn phông chữ bạn muốn sửa đổi
Bước 4. Đặt các điểm nổi bật văn bản và màu phông chữ
Nếu bạn muốn thêm màu sắc và điểm nổi bật vào tài liệu của mình, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn phần tài liệu bạn muốn thêm màu và nhấp vào nút Đánh dấu Văn bản hoặc Màu Phông chữ trên Ruy-băng.
Điều hướng đến ngoài cùng bên phải của Ruy-băng để tìm nút Đánh dấu, ABC màu xanh lam có thanh màu trắng bên dưới và nút màu phông chữ, chữ A có thanh màu đen bên dưới
Phương pháp 3/3: Thêm Hình ảnh và Đồ thị
Bước 1. Kéo hình ảnh vào hộp văn bản của bạn
Đặt hình ảnh của bạn chính xác nơi bạn muốn. Sau khi bạn thả hình ảnh của mình, có thể hơi khó khăn để di chuyển nó đến vị trí chính xác mà bạn muốn. Có một số cách để thao tác hình ảnh của bạn dễ dàng hơn:
Bước 2. Bật gói văn bản
Gói văn bản thay đổi bố cục tài liệu của bạn, cho phép văn bản chảy xung quanh hình ảnh bất kể nó được đặt ở đâu.
- Nhấp chuột phải vào hình ảnh và di chuột qua Wrap Text. Chọn căn chỉnh phù hợp nhất với tài liệu của bạn. Bạn sẽ thấy bản xem trước khi di chuột qua từng tùy chọn.
- Chọn hình ảnh và sau đó giữ phím Ctrl. Trong khi giữ phím, hãy sử dụng các phím mũi tên để di chuyển ảnh xung quanh tài liệu.
Bước 3. Thêm một đồ thị
Nhấp vào tab "Chèn", sau đó nhấp vào tùy chọn "Biểu đồ". Khi bạn chọn Biểu đồ, một thanh công cụ mới sẽ xuất hiện trên ruy-băng của bạn, hiển thị một loạt các biểu đồ để bạn lựa chọn. Chọn loại biểu đồ ưa thích của bạn, chẳng hạn như hình bánh.
Bước 4. Sửa đổi biểu đồ của bạn
Cuộn đến phần đó của cửa sổ, sau đó chọn từ các loại biểu đồ khác nhau, chẳng hạn như “Chiếc bánh phát nổ trong 3-D”.
Nhấp vào “OK” để Word chèn biểu đồ vào tài liệu Word của bạn và bật lên cửa sổ “Biểu đồ trong Microsoft Word - Microsoft Excel”
Mẹo
- Trừ khi tự do viết bài, trước tiên bạn cần tham khảo các hướng dẫn của tài liệu trước khi điều chỉnh định dạng của nó.
- Bên cạnh các định dạng đầu trang, chân trang và bố cục trang (ảnh hưởng đến toàn bộ tài liệu), tất cả các công cụ định dạng khác chỉ có thể được áp dụng trên các phần cụ thể của tài liệu.
