WikiHow này hướng dẫn bạn cách chia sẻ tài liệu quan trọng với người khác một cách an toàn trong Windows hoặc macOS.
Các bước
Phương pháp 1/4: Bảo vệ bằng mật khẩu Tài liệu Microsoft Word (Windows và Mac)
Bước 1. Mở tài liệu trong Microsoft Word
Cách nhanh nhất để làm điều này là nhấp đúp vào tên tệp của nó.
Bước 2. Nhấp vào menu Tệp
Nó nằm ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ (hoặc trong thanh menu trên máy Mac).
Bước 3. Nhấp vào Thông tin
Bước 4. Nhấp vào Bảo vệ tài liệu
Bước 5. Nhấp vào Mã hóa bằng Mật khẩu
Bước 6. Tạo và xác nhận mật khẩu tài liệu
Làm theo hướng dẫn trên màn hình để nhập và xác nhận mật khẩu sẽ bảo vệ tài liệu của bạn.
Bước 7. Lưu tệp
Nhấn vào Tập tin menu và chọn Cứu để lưu phiên bản mới của tài liệu của bạn.
Bước 8. Chia sẻ tài liệu với những người khác
Bây giờ tệp đã được bảo vệ bằng mật khẩu, bạn có thể gửi tệp theo nhiều cách khác nhau:
- Đính kèm tài liệu vào thư email trong Gmail, Outlook hoặc Mac Mail.
- Thêm tệp vào ổ đĩa đám mây như Google Drive, iCloud Drive hoặc Dropbox.
Phương pháp 2/4: Đính kèm tệp vào thư được mã hóa trong Outlook (Windows và Mac)
Bước 1. Mở Outlook trên PC hoặc Mac của bạn
Nó thường ở Tất cả ứng dụng khu vực của menu Bắt đầu trong Windows và trong Các ứng dụng thư mục trong macOS.
Bước 2. Nhấp vào Email mới
Đó là biểu tượng phong bì ở góc trên bên trái của cửa sổ.
Bước 3. Nhấp vào menu Tệp
Nó ở gần góc trên cùng bên trái của màn hình.
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy nhấp vào Tùy chọn menu, sau đó chọn Lựa chọn khác.
Bước 4. Nhấp vào Thuộc tính
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010, hãy chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5. Nhấp vào Cài đặt bảo mật
Bước 6. Chọn hộp bên cạnh “Mã hóa nội dung tin nhắn và tệp đính kèm
”
Bước 7. Bấm OK
Tin nhắn này bây giờ sẽ được mã hóa.
Bước 8. Nhấp vào Đóng
Bây giờ cài đặt mã hóa đã được thiết lập, bạn có thể tạo tin nhắn.
Bước 9. Nhập người nhận, chủ đề và tin nhắn
Bước 10. Nhấp vào Đính kèm tệp
Đó là biểu tượng chiếc kẹp giấy ở đầu thư mới. Thao tác này sẽ mở trình duyệt tệp trên máy tính của bạn.
Bước 11. Chọn tệp đính kèm và nhấp vào Mở
Điều này đính kèm tệp vào tin nhắn.
Bước 12. Nhấp vào Gửi
Tin nhắn bây giờ sẽ được chuyển đến người nhận.
Phương pháp 3/4: Mã hóa tài liệu bằng EPS (Windows)
Bước 1. Điều hướng đến tệp bạn muốn mã hóa
Một cách dễ dàng để thực hiện việc này là nhấn ⊞ Win + E để mở File Explorer, sau đó nhấp đúp vào thư mục chứa tệp.
Bước 2. Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục
Menu ngữ cảnh sẽ mở rộng.
Bước 3. Nhấp vào Thuộc tính
Đây là tùy chọn cuối cùng trong menu.
Bước 4. Nhấp vào Nâng cao
Nó ở gần góc dưới cùng bên phải của cửa sổ.
Bước 5. Chọn hộp bên cạnh “Mã hóa nội dung để bảo mật dữ liệu
”Đây là tùy chọn cuối cùng trên cửa sổ.
Bước 6. Bấm OK
Nếu bạn đã chọn một thư mục, một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện.
Bước 7. Chọn Áp dụng thay đổi cho thư mục, thư mục con và tệp này
Bước 8. Bấm OK
Tệp hoặc thư mục đã chọn hiện đã được mã hóa. Để truy cập tệp hoặc thư mục, bạn sẽ phải sử dụng thông tin đăng nhập Windows của mình.
Bước 9. Gửi tài liệu đã mã hóa
- Nếu bạn chỉ mã hóa một tệp, bạn có thể đính kèm tệp đó vào email. Bạn không thể nén thư mục rồi đính kèm vào email.
- Nếu bạn đã mã hóa một thư mục, hãy tải nó lên một ổ đĩa đám mây như Google Drive, iCloud Drive hoặc Dropbox. Sau khi tải lên, hãy sử dụng các công cụ của ổ đĩa để chia sẻ các tệp như bạn muốn.
Phương pháp 4/4: Mã hóa tài liệu bằng Disk Utility (Mac)
Bước 1. Thêm tệp bạn muốn mã hóa vào một thư mục
Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện việc này, hãy xem Tạo một thư mục mới trên máy tính.
Bước 2. Nhấp vào menu Go
Nó nằm ở đầu màn hình.
Bước 3. Nhấp vào Tiện ích
Nó ở gần cuối menu. Một cửa sổ Finder mới sẽ mở ra.
Bước 4. Nhấp đúp vào Disk Utility
Thao tác này sẽ mở ứng dụng Disk Utility.
Bước 5. Nhấp vào menu Tệp
Nó nằm trong thanh menu ở góc trên bên trái của màn hình.
Bước 6. Di chuột qua New
Một menu khác sẽ mở rộng.
Bước 7. Nhấp vào Hình ảnh từ thư mục
Bước 8. Chọn thư mục bạn muốn mã hóa và nhấp vào Chọn
Bước 9. Chọn 128-bit hoặc 256-bit từ menu thả xuống "mã hóa".
Bước 10. Tạo mật khẩu
Nhập mật khẩu mới cho thư mục vào hộp “Mật khẩu”, sau đó nhập lại vào hộp “Xác minh”.
Bước 11. Nhấp vào Chọn
Bước 12. Nhấp vào Lưu
Bước 13. Nhấp vào Xong
Các tệp trong thư mục hiện đã được mã hóa. Giờ đây, bạn có thể tải thư mục lên ổ đĩa đám mây như Google Drive, iCloud Drive hoặc Dropbox. Sau khi tải lên, hãy sử dụng các công cụ của ổ đĩa để chia sẻ các tệp như bạn muốn.
