Outlook là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới và có một loạt các tính năng mạnh mẽ. Để tận dụng tối đa Outlook, bạn sẽ muốn thêm các tài khoản email của mình để có thể tìm thấy tất cả các thư của mình ở một nơi, nhập lịch của bạn để bạn có thể xem các sự kiện sắp tới và thêm các liên hệ từ các danh sách liên hệ trực tuyến.
Các bước
Phần 1/3: Thêm tài khoản email
Bước 1. Hiểu sự khác biệt giữa dịch vụ email POP và IMAP
Có hai cách mà email có thể được gửi đến ứng dụng email của bạn: POP (Giao thức Bưu điện) và IMAP (Giao thức Truy cập Thư Internet). POP là phương pháp truyền email cũ hơn và hoạt động bằng cách tải các thư mới xuống máy khách của bạn và sau đó xóa chúng khỏi máy chủ. IMAP được thiết kế để cho phép bạn kiểm tra email từ nhiều thiết bị, vì thư và tổ chức được đồng bộ hóa giữa tất cả các ứng dụng khách mà bạn sử dụng.
- Thực sự không có lý do thực tế nào để sử dụng POP nếu IMAP có sẵn. IMAP ổn định hơn, bảo mật hơn và cho phép bạn kiểm tra email từ máy tính, điện thoại và máy tính xách tay mà không làm mất bất kỳ tin nhắn nào.
- Hầu hết các dịch vụ email đều cho phép bạn sử dụng IMAP, mặc dù một số dịch vụ có thể tính phí. Gmail, Yahoo !, Outlook.com (Hotmail), AOL và hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đều cho phép IMAP.
Bước 2. Định cấu hình dịch vụ của bạn cho IMAP (Gmail)
Hầu hết các dịch vụ email đều cho phép bạn truy cập các chức năng IMAP mà không cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Ngoại lệ chính đối với điều này là Gmail, nơi bạn sẽ cần phải kích hoạt IMAP theo cách thủ công.
Đăng nhập vào trang web Gmail và nhấp vào nút Gear. Chọn "Cài đặt" và sau đó nhấp vào tab "Chuyển tiếp và POP / IMAP". Chọn "Bật IMAP" và nhấp vào "Lưu thay đổi"
Bước 3. Mở Outlook
Khi bạn thêm dịch vụ email IMAP, bạn sẽ có thể kiểm tra, sắp xếp và quản lý email của mình trong Outlook và trên tất cả các thiết bị khác của bạn. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong Outlook sẽ được phản ánh trong các ứng dụng email khác của bạn.
Bước 4. Nhấp vào tab "Tệp"
Trong phần "Thông tin", hãy nhấp vào nút "+ Thêm tài khoản".
Bước 5. Chọn "Thiết lập thủ công hoặc các loại máy chủ bổ sung"
Điều này sẽ cho phép bạn nhập bất kỳ tài khoản email nào.
Lưu ý: Nếu đang sử dụng Gmail hoặc Hotmail (Outlook.com), bạn có thể nhập địa chỉ email và mật khẩu của mình vào phần "Tài khoản E-Mail" của cửa sổ Thêm Tài khoản Mới và bỏ qua phần còn lại của phần này. Outlook sẽ chăm sóc phần còn lại của cấu hình cho bạn. Bạn cũng có thể thiết lập chúng theo cách thủ công nếu muốn bằng cách đọc tiếp
Bước 6. Chọn "POP hoặc IMAP"
Điều này sẽ cho phép bạn nhập một tài khoản email dựa trên web.
Bước 7. Nhập thông tin tài khoản email của bạn
Nhập tên cũng như địa chỉ email của bạn vào phần trên cùng. Để trống Thông tin Máy chủ ngay bây giờ (xem bước tiếp theo). Trong phần Thông tin đăng nhập, nhập Tên người dùng tài khoản của bạn (thường giống với địa chỉ email của bạn) cũng như mật khẩu bạn sử dụng để truy cập tài khoản.
Bước 8. Nhập thông tin máy chủ thư của bạn
Trong phần Thông tin Máy chủ, nhập thông tin cho dịch vụ thư của bạn. Chọn "IMAP" từ menu thả xuống Loại tài khoản. Dưới đây là thông tin về một số dịch vụ thư phổ biến hơn:
| Dịch vụ | Máy chủ thư đến | Máy chủ Thư đi |
|---|---|---|
| Gmail | imap.gmail.com | smtp.gmail.com |
| Yahoo! | imap.mail.yahoo.com | smtp.mail.yahoo.com |
| Hotmail | imap-mail.outlook.com | smtp-mail.outlook.com |
| AOL | imap.aol.com | smtp.aol.com |
| Comcast | imap.comcast.net | smtp.comcast.net |
| Time Warner | mail.twc.com | mail.twc.com |
| AT&T | imap.mail.att.net | smtp.mail.att.net |
Bước 9. Nhấp vào
Cài đặt khác… cái nút.
Nhấp vào tab Máy chủ thư đi.
Bước 10. Kiểm tra thông báo "Máy chủ thư đi của tôi (SMTP) yêu cầu xác thực"
Chọn "Sử dụng cài đặt tương tự như máy chủ thư đến của tôi". Cài đặt này giống nhau đối với hầu hết các dịch vụ email.
Bước 11. Nhấp vào
Nâng cao chuyển hướng.
Các cài đặt này thường đúng, nhưng bạn sẽ muốn xác minh chúng bằng cách sử dụng bảng bên dưới:
| Dịch vụ | Máy chủ đến / | Máy chủ thư đi / |
|---|---|---|
| Gmail | 993 / SSL | 587 / TLS |
| Yahoo! | 993 / SSL | 465 / SSL |
| Hotmail | 993 / SSL | 587 / TLS |
| AOL | 993 / SSL | 587 / SSL |
| Comcast | 993 / SSL | 587 / TLS |
| Time Warner | 143 / SSL | 587 / SSL |
| AT&T | 993 / SSL | 465 / SSL |
Bước 12. Nhấp vào
Tiếp theo> sau khi nhập tất cả các cài đặt tài khoản của bạn.
Outlook sẽ bắt đầu kiểm tra cài đặt của bạn để đảm bảo rằng nó có thể kết nối với máy chủ để gửi và nhận tin nhắn.
Bước 13. Chờ tin nhắn của bạn đồng bộ
khi bạn đã kết nối tài khoản email của mình, các thư và thư mục của bạn sẽ bắt đầu đồng bộ hóa với Outlook. Tùy thuộc vào số lượng tin nhắn bạn có, quá trình này có thể mất vài phút. Bạn có thể theo dõi quá trình từ thanh trạng thái ở cuối cửa sổ.
Outlook sẽ chỉ phải thực hiện đồng bộ hóa lớn vào lần đầu tiên bạn kết nối tài khoản của mình. Sau đó, nó sẽ chỉ đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào được thực hiện từ bất kỳ ứng dụng email nào của bạn
Bước 14. Duyệt qua các tin nhắn của bạn
Ở phía bên trái của cửa sổ, bạn sẽ thấy tài khoản email của mình với các thư mục liên quan được liệt kê bên dưới. Bạn có thể duyệt qua các thư mục này để xem tất cả các tin nhắn của mình. Bất kỳ thay đổi tổ chức nào bạn thực hiện trong Outlook sẽ được phản ánh trong phiên bản web của tài khoản email của bạn và ngược lại.
Xử lý sự cố
Bước 1. Tôi không thể gửi tin nhắn email, nhưng tôi có thể nhận được chúng
Nếu bạn có thể nhận thư tốt, nhưng Outlook cho bạn lỗi khi gửi, bạn sẽ muốn kiểm tra kỹ cài đặt Máy chủ thư đi của mình.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn "Thông tin". Nhấp vào "Cài đặt tài khoản" → "Cài đặt tài khoản", sau đó bấm đúp vào tài khoản bạn muốn thực hiện điều chỉnh.
- Kiểm tra kỹ xem Máy chủ Thư Đi của bạn đã được đặt đúng chưa. Trong cửa sổ "Cài đặt khác", hãy tìm các cổng thay thế để thử cho Máy chủ thư đi. Đồng thời đảm bảo rằng "Máy chủ thư đi của tôi yêu cầu xác thực" được chọn trong tab Máy chủ thư đi.
Bước 2. Tôi không thể nhận tin nhắn email, nhưng tôi có thể gửi chúng
Nếu bạn có thể gửi tin nhắn email nhưng gặp khó khăn khi truy xuất những tin nhắn mới, bạn sẽ muốn kiểm tra kỹ cài đặt Máy chủ đến của mình.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn "Thông tin". Nhấp vào "Cài đặt tài khoản" → "Cài đặt tài khoản", sau đó bấm đúp vào tài khoản bạn muốn thực hiện điều chỉnh.
- Đảm bảo rằng bạn có địa chỉ IMAP chính xác cho Máy chủ Thư đến của mình. Trong cửa sổ "Cài đặt khác", hãy đảm bảo rằng cổng Máy chủ đến của bạn được đặt thành 993 / SSL, trừ khi được dịch vụ email chỉ định khác.
Bước 3. Tôi không thể gửi hoặc nhận tin nhắn email
Nếu bạn nhận được lỗi xác thực và không thể gửi hoặc nhận tin nhắn, có thể bạn đang xử lý một mật khẩu không hợp lệ.
- Nhấp vào tab Tệp và chọn "Thông tin". Nhấp vào "Cài đặt tài khoản" → "Cài đặt tài khoản", sau đó bấm đúp vào tài khoản bạn muốn thực hiện điều chỉnh.
- Nhập lại mật khẩu của bạn vào trường Mật khẩu. Kiểm tra xem dịch vụ thư của bạn có yêu cầu đăng nhập bằng Xác thực Mật khẩu An toàn hay không (hầu hết các dịch vụ thư trên web không yêu cầu điều này).
- Nếu bạn đang sử dụng xác thực hai yếu tố, bạn sẽ cần xếp và sử dụng mật khẩu dành riêng cho ứng dụng cho Outlook. Nhấp vào đây để xem hướng dẫn về xác thực hai yếu tố của Google.
Phần 2/3: Đồng bộ hóa lịch
Bước 1. Hiểu điều gì sẽ xảy ra khi bạn nhập lịch
Outlook không thể đồng bộ cả hai cách với các dịch vụ lịch, ngoại trừ Outlook.com (Hotmail). Thay vào đó, bạn có thể đặt Outlook đăng ký lịch của mình và nó sẽ tự động cập nhật khi bạn thực hiện các thay đổi đối với lịch web của mình. Tuy nhiên, những thay đổi được thực hiện đối với lịch Outlook của bạn sẽ không được đồng bộ hóa trở lại lịch web của bạn.
Để đồng bộ hóa tài khoản Outlook.com, bao gồm lịch, hãy nhấp vào tab Tệp và sau đó nhấp vào nút "Thêm tài khoản". Nhập thông tin tài khoản Outlook.com của bạn và làm theo lời nhắc để đồng bộ hóa các tài khoản của bạn
Bước 2. Tìm địa chỉ ICAL cho lịch của bạn
Địa chỉ ICAL là một liên kết đến lịch web của bạn để cho phép Outlook luôn được cập nhật. Quá trình tìm địa chỉ ICAL phụ thuộc vào dịch vụ lịch:
- Lịch Google - Đăng nhập vào Lịch Google của bạn. Di chuột qua lịch bạn muốn chia sẻ với Outlook và nhấp vào nút Trình đơn xuất hiện. Chọn "Cài đặt lịch" và sau đó nhấp vào nút ICAL bên cạnh "Địa chỉ riêng". Sao chép địa chỉ được hiển thị.
- Yahoo! Lịch - Đăng nhập vào tài khoản Yahoo! Lịch. Di chuột qua lịch bạn muốn chia sẻ với Outlook và nhấp vào nút Trình đơn xuất hiện. Chọn "Chia sẻ…" và sau đó chọn hộp "Tạo liên kết". Sao chép địa chỉ trong hộp "Để nhập vào ứng dụng Lịch (ICS)".
- Facebook - Đăng nhập vào tài khoản Facebook của bạn. Nhấp vào tùy chọn "Sự kiện" ở menu bên trái. Nhấp chuột phải vào liên kết "Sự kiện sắp tới" và chọn "Sao chép". Liên kết này nằm trong hộp nhỏ bên dưới hộp "Sự kiện xảy ra trong tuần này", được tìm thấy ở phía bên phải của trang.
- iCloud - Để thêm Lịch iCloud của bạn vào Outlook, bạn cần cài đặt Bảng điều khiển iCloud.
Bước 3. Mở Outlook và chọn phần Lịch
- Outlook 2013 - Bạn có thể chọn Lịch từ hàng nút dọc theo cuối cửa sổ.
- Outlook 2010, 2007 và 2003 - Bạn có thể chọn Lịch từ danh sách các nút ở góc dưới bên trái của cửa sổ.
Bước 4. Nhấp vào tab "Thư mục", sau đó nhấp vào "Mở Lịch"
Bước 5. Chọn "Từ Internet
.. và dán vào địa chỉ ICS. Nhấp vào Có khi được nhắc thêm lịch internet.
Bạn có thể nhấp vào Nâng cao… để thêm mô tả hoặc đổi tên lịch
Bước 6. Duyệt qua lịch của bạn
Lịch mới của bạn sẽ mở ra, cho phép bạn xem các sự kiện của lịch trên internet. Mọi thay đổi được thực hiện trong Outlook sẽ không được đồng bộ hóa trở lại lịch internet của bạn.
Xử lý sự cố
Bước 1. Lịch của tôi không được đồng bộ hóa với iPhone của tôi
Đây là một sự cố khá phổ biến khi kết nối với máy chủ Exchange và yêu cầu một công cụ đặc biệt để khắc phục trên máy tính của bạn. Nó xảy ra khi các tệp bị hỏng trong quá trình đồng bộ hóa.
- Tải xuống chương trình CalCheck từ Microsoft tại đây.
- Giải nén chương trình và kéo CalCheck.exe đến một vị trí thuận tiện trên máy tính của bạn.
- Giữ phím ⇧ Shift và nhấp chuột phải vào thư mục chứa CalCheck.exe. Chọn "Mở cửa sổ lệnh tại đây".
- Nhập calcheck.exe -f và nhấn ↵ Enter để chạy chương trình và cố gắng sửa mọi tệp bị hỏng.
Phần 3/3: Nhập Danh bạ
Bước 1. Hiểu điều gì sẽ xảy ra khi bạn nhập danh bạ từ dịch vụ khác
Outlook không thể đồng bộ qua lại giữa danh sách liên hệ trực tuyến của bạn và danh sách liên hệ Outlook. Khi bạn nhập tệp liên hệ, bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong Outlook vẫn ở trong Outlook. Nếu bạn muốn đẩy những thay đổi bạn đã thực hiện trong Outlook trở lại danh sách lịch trực tuyến của mình, bạn sẽ cần xuất danh bạ Outlook của mình.
Ngoại lệ đối với trường hợp này là tài khoản Outlook.com, tài khoản này có thể đồng bộ hóa hoàn toàn với Outlook. Để đồng bộ hóa tài khoản Outlook.com, bao gồm các địa chỉ liên hệ, hãy nhấp vào tab Tệp và sau đó nhấp vào nút "Thêm tài khoản". Nhập thông tin tài khoản Outlook.com của bạn và làm theo lời nhắc để đồng bộ hóa các tài khoản của bạn
Bước 2. Xuất danh bạ từ dịch vụ khác của bạn
Bạn sẽ cần tải xuống hoặc lưu danh sách liên hệ của mình dưới dạng tệp mà Outlook có thể đọc và nhập. Quá trình này khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ danh bạ của bạn.
- Danh bạ Google - Đăng nhập vào trang web Gmail. Nhấp vào menu "Gmail" và chuyển sang "Danh bạ". Nhấp vào nút "Thêm" và chọn "Xuất…". Chọn nhóm bạn muốn xuất. Theo mặc định, tất cả các địa chỉ liên hệ sẽ được xuất. Chọn "Outlook CSV" làm định dạng. Lưu tệp vào máy tính của bạn.
- Yahoo! Danh bạ - Đăng nhập vào Yahoo! Trang web thư tín. Nhấp vào nút Liên hệ phía trên danh sách thư mục thư của bạn. Nhấp vào nút "… Tác vụ" phía trên danh sách địa chỉ liên hệ của bạn. Nhấp vào "Xuất" và đảm bảo rằng Microsoft Outlook đã được chọn. Nhấp vào "Xuất ngay" để tải tệp xuống máy tính của bạn.
- Danh bạ iCloud - Đăng nhập vào trang web iCloud và chọn "Danh bạ". Chọn tất cả các địa chỉ liên hệ bạn muốn xuất. Bạn có thể nhấn giữ ⇧ Shift để chọn nhiều số liên lạc cùng một lúc. Nhấp vào biểu tượng Bánh răng và chọn "Xuất vCard.." để tải tệp danh bạ xuống máy tính của bạn.
Bước 3. Mở Outlook và chọn phần Mọi người
- Outlook 2013 - Bạn có thể chọn Mọi người từ hàng nút dọc theo cuối cửa sổ.
- Outlook 2010, 2007 và 2003 - Bạn có thể chọn Mọi người từ danh sách các nút ở góc dưới bên trái của cửa sổ.
Bước 4. Nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Mở & Xuất"
Bước 5. Chọn "Nhập / Xuất" và sau đó chọn "Nhập từ chương trình hoặc tệp khác"
Nếu bạn đang nhập danh bạ iCloud, hãy chọn "Nhập tệp VCARD"
Bước 6. Chọn "Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows)"
Duyệt qua tệp bạn đã tải xuống từ danh sách liên hệ trực tuyến của mình.
Bước 7. Xác định cách bạn muốn xử lý các bản sao
Nếu bạn đã có liên hệ trong Outlook, bạn có thể có các bản sao khi nhập danh sách liên hệ của mình. Bạn có thể chọn thay thế các bản sao bằng thông tin liên hệ trên internet (tốt nhất là nguồn cập nhật hơn), tạo các bản sao mà bạn có thể kết hợp hoặc xóa sau đó hoặc không nhập các mục trùng lặp (tốt nhất là khi Outlook là nguồn cập nhật hơn).
Bước 8. Duyệt danh bạ của bạn
Các liên hệ của bạn bây giờ sẽ được liệt kê trong phần Mọi người của Outlook. Bạn có thể nhanh chóng gửi email cho các liên hệ của mình hoặc thêm họ vào các nhóm. Mọi thay đổi được thực hiện trong Outlook sẽ không được phản ánh trong danh sách liên hệ trực tuyến của bạn.
Xử lý sự cố
Bước 1. Danh bạ Google của tôi không được nhập đúng cách
Outlook có thể gặp khó khăn với các tệp CSV lớn chứa hàng trăm Danh bạ Google. Bạn có thể nhanh chóng đồng bộ hóa danh bạ của mình bằng Outlook.com (miễn là bạn đã liên kết Outlook với tài khoản Outlook.com của mình).
- Truy cập people.live.com và đăng nhập bằng tài khoản Outlook.com của bạn.
- Nhấp vào nút "Danh bạ Google".
- Nhấp vào "Kết nối" và sau đó đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
- Chọn "Cho phép truy cập" và danh bạ của bạn sẽ được nhập vào tài khoản Outlook.com của bạn, tài khoản này nếu được liên kết với Outlook sẽ thêm chúng vào danh bạ Outlook của bạn.
