Về bản chất, email không trang trọng như viết thư. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ có những lúc cần phải trang trọng hơn trong việc viết email. Hãy suy nghĩ về người nhận là ai, và sau đó chọn một lời chào phù hợp với tình huống. Khi bạn đã tìm ra điều đó, bạn có thể chuyển sang định dạng lời chào và viết câu mở đầu.
Các bước
Phần 1/3: Xem xét người nhận
Bước 1. Quyết định xem bạn cần phải trang trọng như thế nào
Ngay cả khi bạn đang viết một email "chính thức", thì email đó trang trọng như thế nào tùy thuộc vào người nhận nó. Ví dụ, bạn sẽ không sử dụng cùng một mức độ trang trọng khi viết một giáo sư mà bạn sẽ làm khi nộp đơn xin việc.
Khi bạn lần đầu tiên tiếp xúc với ai đó, tốt hơn là bạn nên trang trọng hơn mức bạn cần, chỉ để ở khía cạnh an toàn
Bước 2. Tìm tên của người đó
Thực hiện một số nghiên cứu để tìm ra tên của người đó nếu bạn chưa biết. Biết tên của người đó làm cho lời chào có vẻ dễ thương hơn, ngay cả khi bạn đang sử dụng các kỹ thuật chính thức cho email của mình.
Bước 3. Thực hiện theo sự hướng dẫn của người đó
Nếu người đó đã gửi email cho bạn, bạn có thể sao chép kiểu chào của họ. Ví dụ: nếu họ sử dụng "Xin chào" và tên của bạn, bạn có thể trả lời theo cùng một kiểu, bằng cách sử dụng "Xin chào" và tên của người đó khi bạn gửi email.
Phần 2/3: Chọn lời chào
Bước 1. Quay lại "Dear
"" Dear "(theo sau là tên của người đó) là một chế độ chờ cũ vì một lý do. Nó trang trọng mà không ngột ngạt và bởi vì nó được sử dụng thường xuyên nên nó thường trở nên vô hình trong lời chào, đó là một điều tốt. Bạn không muốn lời chào của bạn bị lòi ra vì nó không phù hợp.
Bước 2. Hãy thử "Chào" khi bạn không biết tên của người đó
Chào hỏi là một lời chào tương đối trang trọng mà bạn có thể sử dụng trong email công việc, đặc biệt nếu bạn không biết tên của người đó. Tuy nhiên, tốt hơn hết là bạn nên tìm ra tên của người đó nếu có thể.
Bạn cũng có thể sử dụng "To Whom It May Concern" nếu email đặc biệt trang trọng và bạn không biết tên của người đó. Tuy nhiên, lời chào này có thể gây khó chịu cho một số người
Bước 3. Cân nhắc "Xin chào" hoặc "Xin chào" trong các email ít trang trọng hơn một chút
Email có xu hướng ít trang trọng hơn so với các bức thư nói chung, vì vậy bạn có thể bỏ qua những câu như "Xin chào" trong một email có phần trang trọng. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email cho giáo sư của mình, đặc biệt là người mà bạn thực sự tương tác, "Xin chào" hoặc "Xin chào" sẽ hoạt động tốt.
Bước 4. Bỏ qua "Này
"Mặc dù" Xin chào "có thể được chấp nhận trong email bán trang trọng, nhưng" Này "có lẽ không. Đó là một lời chào rất thân mật, ngay cả trong lời nói, vì vậy bạn nên tránh nó trong bất kỳ loại email trang trọng nào. Ngay cả khi bạn biết sếp của mình khá tốt, chẳng hạn, có lẽ tốt nhất bạn nên bỏ qua "Hey" khi gửi email cho họ.
Bước 5. Sử dụng tiêu đề thay cho tên khi cần thiết
Đôi khi, khi bạn viết thư cho một người, bạn chỉ biết chức danh của họ trong công ty hoặc tổ chức. Trong trường hợp đó, bạn có thể chỉ tiêu đề của người đó thay cho tên của người đó, chẳng hạn như "Kính gửi người quản lý thuê mướn", "Ủy ban tuyển dụng thân mến" hoặc "Kính gửi giáo sư."
Bước 6. Thêm kính ngữ của người đó để trang trọng hơn
Khi có thể, hãy thêm "Ông," "Bà," "Tiến sĩ" hoặc "Giáo sư" trước tên của người đó để trang trọng hơn. Ngoài ra, hãy sử dụng họ hoặc tên đầy đủ của người đó để trang trọng hơn thay vì chỉ tên của người đó.
Phần 3/3: Định dạng và Bắt đầu Email
Bước 1. Đặt lời chào trên dòng đầu tiên
Dòng trên cùng phải là lời chào bạn đã chọn, tiếp theo là tên của người đó. Sử dụng chức danh cho người đó khi có thể, chẳng hạn như Ông, Bà hoặc Tiến sĩ, theo sau là họ và tên của họ.
Bước 2. Sử dụng dấu phẩy
Nói chung, bạn sẽ sử dụng dấu phẩy sau lời chào. Trong các bức thư trang trọng, bạn có thể sử dụng dấu hai chấm, nhưng điều đó thường quá trang trọng đối với một email, thậm chí là một email chính thức. Dấu phẩy là đủ trong hầu hết các trường hợp, mặc dù bạn có thể sử dụng dấu hai chấm nếu bạn đang viết thư xin việc trong email.
Bước 3. Chuyển sang dòng tiếp theo
Lời chào nằm ở dòng riêng ở trên cùng, vì vậy khi bạn đã viết xong, hãy nhấn phím quay lại để chuyển sang dòng tiếp theo. Nếu bạn đang sử dụng ngắt dòng thay vì thụt lề để tạo đoạn văn, bạn sẽ cần để lại một dòng trống giữa lời chào và đoạn đầu tiên.
Bước 4. Giới thiệu bản thân trong câu mở đầu, nếu cần
Nếu bạn viết thư cho ai đó lần đầu tiên, bạn nên cung cấp lời giới thiệu, ngay cả khi bạn biết người đó ngoài đời. Cho người đó biết bạn là ai, khuyến khích họ tiếp tục đọc.
- Ví dụ, bạn có thể viết, "Tên tôi là Jessica Hills, và tôi là giám đốc tiếp thị của Công ty XYZ." Bạn cũng có thể bao gồm cách bạn biết người đó: "Tên tôi là Robert Smith và tôi đang theo học lớp tiếp thị của bạn (Tiếp thị 101 học vào buổi trưa Thứ Ba và Thứ Năm)."
- Nếu bạn đã biết người đó và đã viết thư cho họ trước đó, bạn có thể sử dụng câu đầu tiên như một lời chào. Ví dụ, bạn có thể nói: "Cảm ơn bạn đã liên hệ lại với tôi rất nhanh" hoặc "Tôi hy vọng bạn đang làm tốt".
Bước 5. Đi vào vấn đề
Hầu hết các email chính thức cần đi vào vấn đề một cách nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là câu đầu tiên hoặc câu thứ hai của bạn nên giới thiệu lý do tại sao bạn viết thư cho người nhận. Hãy nhớ càng ngắn gọn càng tốt khi mô tả mục đích của bạn.
