Excel là một chương trình siêu hữu ích, nhưng các chức năng khác nhau của nó có vẻ quá tải! Đừng lo lắng. Có rất nhiều mẹo và thủ thuật bạn có thể sử dụng để giúp bạn hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng. Bạn có thể tăng bộ kỹ năng của mình bằng cách học một bộ thủ thuật mới. Bạn cũng có thể học cách sử dụng bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu của mình tốt hơn. Cuối cùng, hãy dành thời gian khám phá các chức năng mới. Có rất nhiều cách để nhanh chóng trở thành cao thủ excel!
Các bước
Phương pháp 1 trong 4: Học Thủ thuật và Tiết kiệm thời gian
Bước 1. Sử dụng phím tắt để điều hướng nhanh hơn
Triển khai các phím tắt và cắt giảm thời gian sử dụng chuột của bạn. Ví dụ: nếu bạn giữ phím ctrl trong khi nhấp vào nút mũi tên, bạn sẽ chọn tất cả các ô cho đến cuối bảng tính. Kiểm tra xem bạn có thể làm việc nhanh hơn bao nhiêu khi không có chuột!
- Biến số thành tiền tệ bằng cách nhấn ctrl, shift và $ đồng thời.
- Chuyển số thành ngày tháng bằng cách nhấn ctrl, shift và # cùng lúc.
- Thay đổi trang nhanh chóng bằng cách nhấn giữ ctrl trong khi nhấn trang lên hoặc trang xuống, nằm ở góc trên cùng bên phải của bàn phím.
- Nói chung, Excel cho Mac đã được cập nhật để rất giống với Excel cho Windows. Nếu bạn gặp sự cố khi sử dụng các phím tắt này, bạn có thể kiểm tra hướng dẫn cho chương trình cụ thể của mình.
Bước 2. Truy cập menu Sắp xếp bằng một phím tắt:
lệnh, shift, r. Excel cung cấp danh sách tùy chỉnh trong menu Sắp xếp. Ví dụ, bạn có thể chọn sắp xếp sản phẩm của mình được giao theo tuần, tháng hoặc mức độ ưu tiên. Sau khi bạn vào menu này, bạn có thể nhấp vào mở hộp thả xuống "Sắp xếp theo". Ở đó, bạn có thể thấy một loạt các tùy chọn dựa trên bảng tính của riêng mình. Làm thế nào hữu ích là điều đó?
Bước 3. Nhấn alt="Hình ảnh" và Mũi tên Xuống để đến menu bộ lọc
Phím tắt này sẽ cho phép bạn truy cập menu bộ lọc nhanh hơn! Bạn sẽ thấy các menu thả xuống cho phép bạn chọn và chọn những gì bạn muốn đánh dấu trong bảng tính của mình. Bạn cũng có thể sử dụng một số phím tắt khác để sử dụng bộ lọc hiệu quả hơn:
- Nhấn ctrl, shift, L để bật hoặc tắt bộ lọc.
- Nhấn ALT, mũi tên xuống để hiển thị Menu Bộ lọc Thả xuống.
Bước 4. Xác định vị trí Phân tích nhanh ở góc dưới cùng
Bạn có thể nhanh chóng thực hiện phân tích cơ bản hơn mà không cần phải tìm kiếm tính năng bạn muốn. Phân tích nhanh có một menu nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của bảng tính của bạn. Trong menu này, bạn sẽ tìm thấy rất nhiều công cụ có thể được sử dụng để kéo các phần khác nhau của dữ liệu lại với nhau. Trình tiết kiệm thời gian này giúp bạn không phải tìm kiếm các tính năng cụ thể - rất nhiều trong số chúng có trong menu này.
Bước 5. Đi tới Chèn> Biểu đồ để tìm biểu đồ mới
Biểu đồ có thể làm cho dữ liệu của bạn trông thú vị hơn nhiều! Đừng mắc kẹt trong việc sử dụng cùng một biểu đồ hình tròn cũ. Gây ấn tượng với ông chủ của bạn và làm sống động dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng các biểu đồ phân cấp như bản đồ cây. Điều này sẽ hiển thị dữ liệu của bạn dưới dạng một hình vuông (toàn bộ dữ liệu của bạn) được tạo thành từ các hình chữ nhật nhỏ hơn đại diện cho các thành phần riêng lẻ của dữ liệu của bạn.
Một biểu đồ mới hơn khác là thác nước, minh họa cách các phần của dữ liệu đóng góp vào tổng thể. Bạn cũng có thể tìm thấy cái này trong Biểu đồ
Bước 6. Đưa ra các dự đoán chắc chắn bằng cách sử dụng Dự báo một lần nhấp
Công cụ này sẽ làm cho bạn cảm thấy như một người chuyên nghiệp. Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích. Chuyển đến tab Dữ liệu và nhập nhóm Dự báo. Chọn Bảng dự báo và khám phá các tùy chọn trong hộp thoại.
- Ví dụ: bạn có thể chọn hiển thị thông tin của mình dưới dạng biểu đồ đường hoặc thanh.
- Bạn cũng có thể chọn tùy chọn dự báo tùy thuộc vào thời vụ.
Phương pháp 2/4: Sử dụng Bảng tổng hợp
Bước 1. Đi tới Dữ liệu trong Excel và chọn Bảng tổng hợp
Làm chủ bảng tổng hợp có thể là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự đối với người dùng Excel. Bảng tổng hợp sẽ giúp bạn tổ chức lại dữ liệu của mình và xem xét nó theo những cách khác nhau. Excel sẽ tự động điền dữ liệu của bạn, nhưng bạn có thể di chuyển nó tùy thích. Khi bạn đã tạo bảng, bạn có thể chọn cách bạn muốn sắp xếp nó bằng cách chọn một trong bốn tùy chọn:
- Bộ lọc Báo cáo, sẽ cho phép bạn xem chỉ một số hàng nhất định.
- Nhãn cột, có thể hoạt động như tiêu đề của bạn.
- Nhãn Hàng, bạn có thể sử dụng để đặt tên cho các hàng của mình.
- Giá trị, cho phép bạn chọn xem bạn muốn đếm hay tổng hợp dữ liệu của mình và cung cấp nhiều thao tác khác.
Bước 2. Thêm nhiều hàng và cột cùng một lúc
Khi xem bảng của mình, bạn có thể chọn hàng hoặc cột bạn muốn thêm. Đánh dấu các hàng / cột bạn muốn chèn, nhấp chuột phải và chọn “Chèn”. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian, vì việc này nhanh hơn nhiều so với việc thêm các cột hoặc hàng riêng lẻ.
Bước 3. Giảm bớt dữ liệu của bạn bằng các bộ lọc
Khi bạn nhấp vào tab Dữ liệu trong bảng tính của mình, hãy chọn “Bộ lọc”. Sau đó, bạn có thể chọn xem bạn muốn xem các cột của mình theo thứ tự giảm dần hay tăng dần bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của bạn. Bạn cũng có thể làm điều này để chọn những hàng bạn muốn xem.
Bước 4. Đánh dấu cột bạn muốn chuyển vị
Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn thay đổi dữ liệu của mình từ hàng thành cột hoặc ngược lại. Đánh dấu hàng hoặc cột mà bạn muốn thay đổi và nhấp chuột phải. Sau đó chọn “Sao chép”. Chọn ô mà bạn muốn bắt đầu hàng hoặc cột mới của mình. Tiếp theo, nhấp chuột phải và chọn “Dán đặc biệt”. Một tùy chọn mới sẽ xuất hiện và bạn có thể nhấp vào “Transpose”.
Bước 5. Đánh dấu một hàng hoặc cột để loại bỏ các bản sao
Nếu bạn đang làm việc với một tập dữ liệu lớn, bạn có thể có nhiều sự lặp lại trong dữ liệu của mình. Chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn tinh chỉnh và đánh dấu nó. Trong tab Dữ liệu, hãy xem trong phần “Công cụ” và chọn “Xóa các phần trùng lặp”.
Một cửa sổ bật lên sẽ yêu cầu bạn xác nhận dữ liệu nào bạn muốn thao tác. Một lần nữa, hãy chọn “Xóa bản sao.”
Phương pháp 3/4: Thêm công thức và chức năng mới vào tiết mục của bạn
Bước 1. Sử dụng công cụ Chèn công thức
Đừng ngại thử một số công thức mới. Để nhập một hàm, hãy đánh dấu ô sẽ chứa hàm. Tiếp theo, nhấp vào tab Công thức trên Ruy-băng ở đầu bảng tính của bạn và chọn "Chèn Hàm". Nếu bạn biết chính xác công thức bạn muốn sử dụng, bạn có thể nhập công thức đó vào. Bạn cũng có thể nhập các từ khóa như "đếm ô". Excel có thể giúp bạn tìm công thức bạn cần, điều này thực sự hữu ích.
Bước 2. Thực hành sử dụng SUMPRODUCT trong Excel
Hàm này được sử dụng để nhân các mảng hoặc phạm vi và cung cấp cho bạn tổng của tích. Cú pháp là: = SUMPRODUCT (array1, [array 2],…)
Có các chức năng khác nhau trong SUMPRODUCT. Ví dụ: nếu bạn cần thêm các giá trị dưới cùng của dữ liệu, bạn có thể chọn hàm NHỎ trong hàm SUMPRODUCT
Bước 3. Sử dụng hàm COUNTIF
Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn xác định số lần một số hoặc từ xuất hiện trong bảng tính của mình. Công thức là = COUNTIF (phạm vi, tiêu chí).
Ví dụ: nếu bạn muốn biết tần suất xuất hiện của từ “California”, bạn sẽ nhập = COUNTIF (B: B, “California”)
Bước 4. Sử dụng hàm VLOOKUP để kết hợp dữ liệu
Bạn có thể coi hàm VLOOKUP tương tự như việc sử dụng danh bạ điện thoại để sử dụng tên của một người để tìm số điện thoại của họ. Chức năng này cho phép bạn xem một phần thông tin và tìm giá trị tương ứng của nó trong cùng hàng hoặc cột khác nhau.
- Bạn có thể thấy rằng bạn muốn kết hợp 2 hoặc nhiều bảng tính thành 1. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có ít nhất 1 cột hoàn toàn giống nhau trong cả hai bảng tính. Công thức là: = VLOOKUP (giá trị tra cứu, mảng bảng, số cột, [tra cứu phạm vi]).
-
Ví dụ: khi bạn nhập các biến của riêng mình, nó có thể trông giống như sau:
- = VLOOKUP (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)
- Điều này sẽ hữu ích nếu bạn có số bộ phận của một thiết bị và cần biết giá của bộ phận đó.
Phương pháp 4/4: Tham khảo các tài nguyên khác để tìm hiểu thêm
Bước 1. Chuyển sang Mr Excel để giải quyết các vấn đề phức tạp
Ngay cả một chuyên gia Excel cũng có thể gặp sự cố. Không sao đâu! Excel có rất nhiều tính năng, sẽ khá khó để biết hết chúng. Nếu bạn thấy mình bị mắc kẹt, chỉ cần truy cập www.mrexcel.com. Đầu tiên, bạn có thể cố gắng tìm câu trả lời cho câu hỏi của mình trên bảng tin. Các cách sử dụng khác có thể thực sự hữu ích trong việc giúp bạn.
Nếu bạn cần sự trợ giúp của chuyên gia, bạn có thể đăng ký để được Mr Excel tư vấn. Bạn có thể phải chi một ít tiền, nhưng bạn có thể sẽ nhận được một giải pháp tùy chỉnh thực sự có thể giúp bạn
Bước 2. Thực hiện một hướng dẫn trực tuyến miễn phí
Cho dù bạn đang tìm kiếm các phím tắt mới hay chỉ muốn làm cho sếp của bạn kinh ngạc với các kỹ năng mới, một hướng dẫn thực sự có thể giúp bạn phát triển. GCF Learn Free cung cấp một khóa học thực sự kỹ lưỡng giải quyết nhiều vấn đề về Excel. Bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng phân tích What-If nhanh hơn và xem các ví dụ về cách sử dụng nhiều công thức khác nhau.
Bước 3. Thực hiện tìm kiếm nhanh trên internet để tìm một lớp học trong khu vực của bạn
Trong công cụ tìm kiếm của bạn, chỉ cần gõ "excel class" và nơi bạn sống. Ví dụ: bạn có thể nhập "lớp học excel ở Chicago". Với một khoản phí, bạn có thể đăng ký các lớp học trực tiếp hoặc trực tuyến. Bạn sẽ có thể yêu cầu một chuyên gia hướng dẫn chỉ cho bạn những thủ thuật mới nhất.
Lời khuyên
- Bạn có thể tham gia các lớp học Excel trực tuyến hoặc trực tiếp tại trường đại học cộng đồng địa phương của bạn.
- Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi tải xuống một số mẫu Excel và thực hành sử dụng các kỹ năng mới của mình.
