Bạn đã từng in một thứ gì đó trong văn phòng dùng chung hoặc máy in mạng và phải lướt qua sàn nhà chỉ để tiếp cận máy in khi nó in tài liệu của bạn? Bạn có thể không muốn người khác nhìn thấy những gì bạn đang in do tính chất bí mật hoặc cá nhân của họ. Để bảo mật các tài liệu đã in của bạn, hầu hết các máy in mạng hoặc dùng chung trong văn phòng đều cho phép lưu trữ lệnh in hoặc cuộn đệm. Bất cứ thứ gì bạn in vào ống chỉ hoặc vào bộ lưu trữ lệnh sẽ được lưu giữ ở đó cho đến khi bạn in chúng trực tiếp từ máy in và các ống hoặc lệnh in này có thể được bảo mật bằng mã PIN của riêng bạn để chỉ bạn có thể mở khóa chúng để in.
Các bước
Phần 1/4: Cài đặt Tùy chọn In
Bước 1. Mở tài liệu bạn sẽ in
Từ màn hình của bạn, khởi chạy tài liệu bạn muốn in. Nó có thể là tài liệu Word, bảng tính, tệp PDF, ảnh hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn có thể in.
Bước 2. Gọi các tùy chọn In
Từ ứng dụng, chọn “In” từ menu Tệp. Cửa sổ In sẽ được hiển thị.
Bước 3. Chọn máy in
Từ phần Máy in, nhấp vào hộp thả xuống Tên để chọn máy in bạn đang sử dụng.
Bước 4. Mở thuộc tính máy in
Ngay bên cạnh máy in đã chọn là nút “Thuộc tính”. Nhấp vào đây để hiển thị các thuộc tính máy in đã chọn. Cửa sổ Thuộc tính Tài liệu sau đó sẽ xuất hiện.
Phần 2/4: Định cấu hình Công việc In
Bước 1. Chuyển đến tab Lưu trữ công việc
Từ cửa sổ Thuộc tính Tài liệu, chọn tab Lưu trữ Công việc bằng cách nhấp vào nó. Đây là nơi bạn định cấu hình lệnh in của mình.
Lưu ý rằng chỉ những máy in hỗ trợ lưu trữ bộ đệm hoặc lệnh in mới có các tùy chọn hoặc thuộc tính menu bổ sung
Bước 2. Đặt Chế độ lưu trữ công việc
Trong Chế độ lưu trữ công việc, nhấp vào nút radio “Công việc đã lưu”. Điều này đặt bản in của bạn thành một công việc được lưu trữ thay vì một bản in ngay lập tức.
Bước 3. Gán mã PIN
Đánh dấu vào hộp kiểm “PIN để in” để cho biết rằng cần có mã PIN để truy cập và in lệnh từ máy in. Trong hộp bên dưới, nhập mã PIN gồm bốn chữ số. Đây sẽ là mã PIN mà bạn sẽ sử dụng để in từ máy in.
Bạn có thể thay đổi điều này mỗi khi đặt lệnh in
Bước 4. Đặt các tùy chọn thông báo công việc
Đánh dấu vào “Hiển thị ID CÔNG VIỆC khi in” để bạn có thể xem công việc hiện đang được in.
Bước 5. Cho biết Tên người dùng
Trong phần này, bạn phải chỉ ra tên người dùng hoặc số nhận dạng duy nhất của bạn. Tên người dùng sẽ được máy in sử dụng để nhận dạng bạn và thu thập tất cả các lệnh in dưới tên người dùng của bạn.
Một số máy in cho phép in hàng loạt tất cả các lệnh in dưới một tên người dùng duy nhất
Bước 6. Cho biết Tên công việc
Định cấu hình cách đặt tên lệnh in. Bạn có thể đặt và thay đổi điều này theo cách thủ công mọi lúc bằng cách chọn “Tùy chỉnh” và nhập tên công việc hoặc bạn có thể đặt điều này thành “Tự động” và đặt tên công việc tự động theo trình tự.
Bước 7. Lưu lệnh in
Nhấp vào nút “OK” ở cuối cửa sổ để lưu mọi thứ và đóng cửa sổ.
Phần 3/4: In Công việc In
Bước 1. In lệnh in
Cửa sổ In sẽ xuất hiện sau khi bạn đã định cấu hình bản in sẽ được gửi dưới dạng lệnh in. Nhấp vào nút “OK” ở cuối cửa sổ để gửi bản in đến bộ lưu trữ lệnh in của máy in.
Bước 2. Xem chi tiết lệnh in
Sau khi gửi lệnh in, một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện. Cửa sổ Nhận dạng Lưu trữ Công việc sẽ hiển thị tên máy in và địa chỉ IP, Tên người dùng của bạn và Tên công việc. Nhấp vào nút “OK” để đóng cửa sổ này.
Bước 3. Biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo
Lệnh in của bạn sẽ được gửi đến máy in và được lưu trữ ở đó. Sẽ không có gì được in cho đến khi bạn truy cập và mở khóa công việc của mình từ bảng điều khiển của máy in. Tùy thuộc vào cách máy in được thiết lập, lệnh in của bạn có thể tồn tại ở đó vô thời hạn và sẽ chỉ bị xóa bằng mã PIN của bạn.
Phần 4/4: Lấy bản in của bạn
Bước 1. Vào máy in
Khi bạn cần in tài liệu của mình, hãy chuyển đến máy in dùng chung hoặc máy in mạng. Không cần phải vội vàng và lao qua sàn nhà. Các lệnh in của bạn được lưu trữ và khóa an toàn bằng mã PIN của bạn.
Bước 2. Nhận lệnh in
Từ bảng điều khiển của máy in, điều hướng qua bảng điều khiển đó cho đến khi bạn tìm thấy menu cho “Truy xuất lệnh”. Danh sách các lệnh in đã lưu trong máy in sẽ được liệt kê. Sử dụng các phím mũi tên để cuộn qua danh sách và tìm tên người dùng của bạn. Con số bên cạnh tên người dùng của bạn cho biết số lượng lệnh in đang chờ bạn.
Bước 3. Xem công việc
Sau khi bạn tìm thấy tên người dùng của mình, hãy chọn nó. Tất cả các lệnh in dưới tên người dùng của bạn sẽ được liệt kê với tên lệnh tương ứng của chúng. Sử dụng các phím mũi tên để cuộn qua danh sách.
Bước 4. Chọn một công việc
Sau khi bạn tìm thấy công việc bạn muốn in, hãy chọn nó. Bạn sẽ được hỏi xem bạn muốn “In” hay “Xóa” công việc. Chọn “In”.
Bước 5. Nhập mã PIN
Sau đó, bạn sẽ được nhắc nhập mã PIN của mình. Đây là mã gồm bốn chữ số mà bạn đã đặt trước đó. Nhập vào đây. Sử dụng các phím mũi tên để nhập mã của bạn.
Bước 6. Cho biết số lượng bản sao
Khi mã PIN của bạn được chấp nhận, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp số lượng bản sao cho công việc này. Cho biết bạn muốn in bao nhiêu bản.
Bước 7. In
Nhấn nút màu xanh lục, hoặc bất kỳ nút nào thích hợp, trên máy in để bắt đầu xử lý lệnh in của bạn. Quá trình in sẽ bắt đầu ngay lập tức, với điều kiện máy in hoạt động tốt, có sẵn mực và giấy.
Bước 8. Thu thập các bản in
Đừng rời khỏi máy in. Đảm bảo tất cả các tài liệu trong lệnh in bạn đã in hoàn tất và theo thứ tự trước khi rời khỏi khu vực máy in.
