Đôi khi, việc sao chép / dán nội dung của tài liệu giữa các chương trình không giữ được định dạng mà bạn đã dày công nghiên cứu. Điều này xảy ra do kiểu định dạng của phần mềm đang được sử dụng không khớp. Các sản phẩm dựa trên web có xu hướng sử dụng định dạng HTML, trong khi phần mềm cũ hơn thường không sử dụng. Điều này thường có thể được khắc phục bằng cách cập nhật phần mềm đang sử dụng, nhưng cũng có các tùy chọn cho những người không muốn thực hiện loại thay đổi đó.
Các bước
Phương pháp 1/3: Sử dụng Dán đặc biệt
Bước 1. Cắt hoặc sao chép văn bản mong muốn
Thao tác này sẽ di chuyển hoặc sao chép dữ liệu vào khay nhớ tạm.
Bước 2. Xác định vị trí Dán Đặc biệt
Dán Đặc biệt là một bộ các tùy chọn để định dạng văn bản đã dán trong phần mềm đích của bạn. Cách truy cập các tùy chọn này sẽ khác nhau tùy thuộc vào phần mềm đang sử dụng.
-
Trong Microsoft Office 2007 trở lên, phần này nằm trong Trang chủ> trình đơn Dán (mũi tên bên dưới biểu tượng khay nhớ tạm)> Dán Đặc biệt…
Trong các phiên bản mới hơn, một biểu tượng khay nhớ tạm nhỏ có thể xuất hiện ở cuối văn bản sau dán. Định dạng có thể được chọn ở đây sau khi thực tế.
- Trong OpenOffice, nó nằm trong File> Edit> Paste Special.
- Google Tài liệu có một tùy chọn tương tự nằm trong Chỉnh sửa> Dán Đặc biệt, nhưng chỉ hoạt động để sao chép / dán trong trình duyệt.
Bước 3. Chọn một tùy chọn dán
Tùy thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng, các tùy chọn sẽ có danh pháp khác nhau. Các tùy chọn khác nhau sẽ xử lý định dạng đã dán khác nhau.
- Để giữ lại tất cả định dạng từ văn bản, hãy nhấn “Giữ định dạng nguồn” hoặc “Định dạng HTML”
- Để chỉ giữ lại định dạng văn bản chứ không giữ lại hình ảnh, hãy nhấn “Chỉ giữ lại văn bản”.
- Nếu cả hai tài liệu đều có định dạng đặc biệt, như danh sách hoặc bảng mà bạn muốn kết hợp, hãy nhấn “Định dạng hợp nhất”.
Phương pháp 2/3: Sử dụng phần mềm hỗ trợ định dạng HTML
Bước 1. Kiểm tra xem phần mềm của bạn có hỗ trợ định dạng HTML hay không
Thiếu hỗ trợ định dạng là vấn đề phổ biến nhất gây ra mất định dạng khi sao chép / dán giữa phần mềm web và phần mềm không phải web.
- Hầu hết các ứng dụng email hoặc phần mềm văn phòng hiện đại sẽ bật định dạng HTML theo mặc định, cho dù đó là ứng dụng web, như Gmail / Google Documents hay một phần mềm riêng biệt như Microsoft Word / Outlook.
- Phần mềm rất cũ hoặc rất đơn giản, như WordPad, Notepad hoặc TextEdit sẽ không hỗ trợ định dạng HTML.
Bước 2. Bật định dạng HTML
Có thể định dạng HTML được hỗ trợ nhưng đã bị vô hiệu hóa. Bạn thường có thể chuyển đổi điều này theo cách thủ công trong các tùy chọn. Việc kích hoạt tùy chọn này sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng khách đang được sử dụng. Thông thường, bạn sẽ muốn tìm một tùy chọn có nhãn “Định dạng HTML” hoặc “Văn bản đa dạng thức” trong phần tùy chọn của ứng dụng khách hoặc trong cửa sổ thành phần văn bản.
Ví dụ: các tùy chọn định dạng có thể được bật tắt trong Outlook trong Công cụ> Tùy chọn> Định dạng Thư
Bước 3. Sao chép / Dán định dạng phức tạp
Khi cả hai chương trình bạn đang sao chép và dán vào đều sử dụng định dạng HTML, bạn có thể sao chép / dán văn bản được định dạng một cách trơn tru như bất kỳ văn bản nào khác.
Phương pháp 3/3: Lưu tệp dưới dạng HTML
Bước 1. Soạn tài liệu của bạn bằng trình xử lý văn bản
Nếu bạn không muốn thay đổi trình xử lý văn bản của mình và bạn không thể chuyển đổi định dạng HTML, thì bạn vẫn có thể định dạng bình thường và chuyển đổi nó sang định dạng HTML.
Bước 2. Lưu tệp dưới dạng trang web
Điều này sẽ chuyển đổi định dạng sang HTML và cho phép bạn sao chép định dạng đó khi bạn mở nó.
Đi tới Tệp> Lưu Dưới dạng… và chọn Trang Web (.htm hoặc.html) từ menu “Lưu Dưới dạng”. Đường dẫn này có thể khác nhau tùy thuộc vào trình xử lý văn bản bạn đang sử dụng
Bước 3. Mở tệp bằng trình duyệt web của bạn
Trình duyệt web sẽ mở một trang web với văn bản được định dạng. Nếu tệp không mở bằng trình duyệt theo mặc định, có hai tùy chọn khác:
- Kéo và thả tệp.html vào biểu tượng trình duyệt của bạn.
- Nhấp chuột phải vào tệp.html và chọn “Mở bằng…” và chọn trình duyệt web của bạn từ danh sách.
Bước 4. Sao chép / dán văn bản từ trang trình duyệt vào email của bạn
Vì trang web sẽ được định dạng HTML, sẽ không có vấn đề gì khi dán nó vào ứng dụng email của bạn với định dạng nguyên vẹn.
