Lưu tệp là một phần quan trọng khi làm việc với tài liệu, hình ảnh, video và bất kỳ tệp nào khác trên máy tính. Lưu công việc của bạn cho phép bạn quay lại và tiếp tục sau, chia sẻ tệp của bạn với những người khác và bảo vệ công việc của bạn khỏi các lỗi và lỗi chương trình. Xem Bước 1 bên dưới để tìm hiểu các cách tốt nhất để lưu tệp và tối đa hóa hiệu quả của bạn.
Các bước
Phương pháp 1/2: Học các Thực hành Tiết kiệm Tốt
Bước 1. Lưu thường xuyên
Các chương trình gặp sự cố, và thường xảy ra vào thời điểm tồi tệ nhất. Bảo vệ bạn khỏi mất hàng giờ làm việc bằng cách lưu các tệp của bạn thường xuyên. Nếu bạn đang thực hiện thay đổi đối với tệp nhưng không muốn ghi đè tệp gốc, hãy sử dụng chức năng "Lưu dưới dạng" để tạo bản sao với tên tệp mới.
Nhiều chương trình có chức năng lưu tự động sẽ tự động lưu tệp của bạn sau một khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể, nhưng không nên thay thế chủ động tiết kiệm thường xuyên
Bước 2. Đặt tên cho các tệp đã lưu của bạn bằng những tên hữu ích
Khi bạn lần đầu tiên lưu một tệp mới, bạn sẽ được yêu cầu tạo tên cho tệp. Đảm bảo rằng tên tệp cho phép bạn dễ dàng nhận ra tệp và chứa bất kỳ thông tin quan trọng nào như ngày tháng hoặc tác giả của tệp. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy những gì bạn cần khi bạn đang tìm kiếm một tệp cụ thể trên máy tính của mình.
Bước 3. Kiểm tra định dạng khi bạn lưu tệp của mình
Khi bạn lưu tệp lần đầu tiên hoặc sử dụng lệnh "Lưu dưới dạng" để tạo bản sao mới, nhiều chương trình sẽ cung cấp cho bạn khả năng thay đổi định dạng của tệp. Điều này thường có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào menu thả xuống bên dưới trường cho tên tệp.
Kiểm tra định dạng tệp đặc biệt quan trọng khi chuyển tệp cho người nào đó có thể không có cùng phiên bản chương trình với bạn
Bước 4. Sắp xếp các thư mục lưu của bạn
Hầu hết các hệ điều hành sẽ tạo một thư mục Documents mà các tệp đã lưu của bạn sẽ được tự động đặt vào theo mặc định. Mặc dù điều này có thể tốt nếu bạn có một ý tưởng chung về vị trí các tệp của bạn, nhưng việc dành thời gian để tạo một hệ thống các thư mục có thể giúp bạn luôn nổi trong một biển tệp.
- Sử dụng các thư mục để sắp xếp theo loại tệp, dự án, ngày tháng hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn muốn.
- Hầu hết các phiên bản Windows hiện đại đều sử dụng Thư viện, cho phép bạn giữ các tệp cùng loại chung trong một khu vực. Những thư viện này không thực sự là các vị trí mà thay vào đó là bộ sưu tập các tệp từ nhiều vị trí.
Bước 5. Tìm hiểu các phím tắt
Bạn có thể cắt giảm rất nhiều thời gian nếu học các phím tắt để lưu tệp, đặc biệt nếu bạn thấy mình tiết kiệm được nhiều. Nhấn Ctrl + S (⌘ Cmd + S trên Mac) sẽ lưu tệp của bạn trong hầu hết các chương trình.
Nhiều chương trình cũng có các phím tắt cho chức năng "Lưu dưới dạng". Các phím tắt này sẽ khác nhau giữa các chương trình. Ví dụ: F12 sẽ mở hộp thoại "Lưu dưới dạng" trong Word, trong khi ⇧ Shift + Ctrl + S sẽ mở hộp thoại này trong Photoshop
Bước 6. Sao lưu các tập tin của bạn
Để tránh mất dữ liệu ngay cả khi máy tính bị hỏng, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên sao lưu các tệp đã lưu của mình. Điều này có nghĩa là sao chép các tệp đã lưu từ thư mục Tài liệu của bạn vào ổ cứng ngoài hoặc tải chúng lên dịch vụ lưu trữ đám mây.
Xem hướng dẫn này để biết thêm chi tiết về sao lưu tệp
Phương pháp 2/2: Lưu tệp trong các chương trình cụ thể
Bước 1. Lưu tệp trong Microsoft Word
Word là một trong những chương trình xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới và do đó, học cách lưu tệp trong Word là một kỹ năng quan trọng cần có. Xem hướng dẫn này để biết chi tiết về cách lưu tệp trong Word.
Bước 2. Lưu tệp dưới dạng tệp PSD trong Photoshop
Biết cách thay đổi định dạng của tệp đã lưu của bạn là một kỹ năng máy tính cơ bản quan trọng. Bài viết này sẽ giải thích cách lưu tệp dưới dạng ảnh PSD trong Photoshop, nhưng tiền đề cơ bản áp dụng cho hầu hết các chương trình.
Bước 3. Lưu ảnh từ một trang web
Internet có rất nhiều nội dung và có thể bạn sẽ bắt gặp một hoặc hai bức ảnh mà bạn muốn lưu lại để sử dụng cho riêng mình. Tất cả các trình duyệt web đều cho phép bạn dễ dàng lưu hình ảnh vào máy tính của riêng mình và các bước tương tự cũng hoạt động để lưu các loại tệp khác từ trang web.
Bước 4. Lưu tài liệu Google
Với việc các giải pháp tài liệu dựa trên đám mây ngày càng trở nên phổ biến, rất có thể bạn sẽ thực hiện một số công việc trong Google Drive. Mặc dù các tệp này luôn được lưu trên đám mây, nhưng bạn có thể tải xuống và lưu chúng vào máy tính của mình để có thể mở chúng mà không cần truy cập internet.
