Bài viết này tập trung vào cách so sánh trực tiếp thông tin giữa hai tệp Excel khác nhau. Khi bạn bắt đầu thao tác và so sánh thông tin, bạn có thể muốn sử dụng Tra cứu, Lập chỉ mục và So khớp để giúp phân tích của mình.
Các bước
Phương pháp 1/4: Sử dụng Tính năng Xem song song của Excel
Bước 1. Mở các sổ làm việc bạn cần so sánh
Bạn có thể tìm thấy những thứ này bằng cách mở Excel, nhấp vào Tập tin sau đó Mở ravà chọn hai sổ làm việc để so sánh từ menu xuất hiện.
Điều hướng đến thư mục bạn đã lưu sổ làm việc Excel, chọn từng sổ làm việc riêng biệt và giữ cho cả hai sổ làm việc luôn mở
Bước 2. Nhấp vào tab Xem
Khi bạn đã mở một trong các sổ làm việc, bạn có thể nhấp vào Quan điểm ở giữa trên cùng của cửa sổ.
Bước 3. Nhấp vào View Side by Side
Điều này nằm trong nhóm Cửa sổ của dải băng cho Quan điểm và có hai trang tính làm biểu tượng của nó. Thao tác này sẽ kéo cả hai trang tính lên thành các cửa sổ nhỏ hơn được xếp chồng lên nhau theo chiều dọc.
- Tùy chọn này có thể không hiển thị dễ dàng trong Quan điểm nếu bạn chỉ mở một sổ làm việc trong Excel.
- Nếu có hai sổ làm việc đang mở, thì Excel sẽ tự động chọn chúng làm tài liệu để xem song song.
Bước 4. Nhấp vào Sắp xếp Tất cả
Cài đặt này cho phép bạn thay đổi hướng của sổ làm việc khi chúng được hiển thị cạnh nhau.
Trong menu bật lên, bạn có thể chọn để có các sổ làm việc Nằm ngang, Thẳng đứng, Cascade, hoặc Lát gạch.
Bước 5. Kích hoạt tính năng cuộn đồng bộ
Khi bạn đã mở cả hai trang tính, hãy nhấp vào Cuộn đồng bộ (nằm dưới Xem song song tùy chọn) để giúp bạn dễ dàng cuộn qua cả hai tệp Excel theo từng dòng để kiểm tra bất kỳ sự khác biệt nào trong dữ liệu theo cách thủ công.
Bước 6. Cuộn qua một sổ làm việc để cuộn qua cả hai
Sau khi bật tính năng Cuộn đồng bộ, bạn sẽ có thể dễ dàng cuộn qua cả hai sổ làm việc cùng một lúc và so sánh dữ liệu của chúng dễ dàng hơn.
Phương pháp 2/4: Sử dụng chức năng tra cứu
Bước 1. Mở các sổ làm việc bạn cần so sánh
Bạn có thể tìm thấy những thứ này bằng cách mở Excel, nhấp vào Tập tin sau đó Mở ravà chọn hai sổ làm việc để so sánh từ menu xuất hiện.
Điều hướng đến thư mục bạn đã lưu sổ làm việc Excel, chọn từng sổ làm việc riêng biệt và giữ cả hai sổ làm việc mở
Bước 2. Quyết định xem bạn muốn người dùng chọn ô nào
Đây là nơi danh sách thả xuống sẽ xuất hiện sau này.
Bước 3. Bấm vào ô
Đường viền sẽ tối đi.
Bước 4. Nhấp vào tab DATA trên thanh công cụ
Khi bạn đã nhấp vào nó, hãy chọn THẨM ĐỊNH trong menu thả xuống. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, thanh công cụ DATA sẽ bật lên khi bạn chọn DỮ LIỆU tab và hiển thị Xác nhận dữ liệu như một tùy chọn thay vì Thẩm định.
Bước 5. Nhấp vào Danh sách trong danh sách CHO PHÉP
Bước 6. Nhấp vào nút có mũi tên màu đỏ
Điều này sẽ cho phép bạn chọn nguồn của mình (nói cách khác, cột đầu tiên của bạn), sau đó sẽ được xử lý thành dữ liệu trong menu thả xuống.
Bước 7. Chọn cột đầu tiên trong danh sách của bạn và nhấn Enter
Nhấp chuột VÂNG khi cửa sổ xác thực dữ liệu xuất hiện. Bạn sẽ thấy một hộp có mũi tên trên đó, hộp này sẽ thả xuống khi bạn nhấp vào mũi tên.
Bước 8. Chọn ô mà bạn muốn thông tin khác hiển thị
Bước 9. Nhấp vào tab Chèn và Tham chiếu
Trong các phiên bản Excel cũ hơn, bạn có thể bỏ qua việc nhấp vào Chèn và chỉ cần nhấp vào Chức năng để kéo lên Tra cứu & Tham khảo thể loại.
Bước 10. Chọn Tra cứu & Tham khảo từ danh sách danh mục
Bước 11. Tìm Tra cứu trong danh sách
Khi bạn nhấp đúp vào nó, một hộp khác sẽ xuất hiện và bạn có thể nhấp vào VÂNG.
Bước 12. Chọn ô có danh sách thả xuống cho lookup_value
Bước 13. Chọn cột đầu tiên trong danh sách của bạn cho Lookup_vector
Bước 14. Chọn cột thứ hai trong danh sách của bạn cho Result_vector
Bước 15. Chọn một cái gì đó từ danh sách thả xuống
Thông tin sẽ tự động thay đổi.
Phương pháp 3/4: Sử dụng Bộ so sánh XL
Bước 1. Mở trình duyệt của bạn và truy cập
Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang web của XL Comparator, nơi bạn có thể tải lên hai sổ làm việc Excel để so sánh.
Bước 2. Nhấp vào Chọn tệp
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn có thể điều hướng đến một trong hai tài liệu Excel mà bạn muốn so sánh. Đảm bảo chọn một tệp cho cả hai trường.
Bước 3. Nhấp vào Tiếp theo> để tiếp tục
Khi bạn đã chọn tùy chọn này, một thông báo bật lên sẽ xuất hiện ở đầu trang cho bạn biết rằng quá trình tải tệp lên đã bắt đầu và các tệp lớn hơn sẽ mất nhiều thời gian hơn để xử lý. Nhấp chuột Vâng để đóng tin nhắn này.
Bước 4. Chọn các cột bạn muốn được quét
Bên dưới mỗi tên tệp là một menu thả xuống cho biết Chọn một cột. Nhấp vào trình đơn thả xuống cho mỗi tệp để chọn cột bạn muốn được đánh dấu để so sánh.
Tên cột sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu thả xuống
Bước 5. Chọn nội dung cho tệp kết quả của bạn
Có bốn tùy chọn với các bong bóng bên cạnh chúng trong danh mục này, một trong số đó bạn sẽ cần chọn làm nguyên tắc định dạng cho tài liệu kết quả của mình.
Bước 6. Chọn các tùy chọn để dễ dàng so sánh cột
Trong ô dưới cùng của menu so sánh, bạn sẽ thấy thêm hai điều kiện để so sánh tài liệu của mình: Bỏ qua chữ hoa / chữ thường và Bỏ qua "khoảng trắng" trước và sau giá trị. Nhấp vào hộp kiểm cho cả hai trước khi tiếp tục.
Bước 7. Nhấn Next> để tiếp tục
Thao tác này sẽ đưa bạn đến trang tải xuống tài liệu kết quả của bạn.
Bước 8. Tải xuống tài liệu so sánh của bạn
Khi bạn đã tải lên sổ làm việc của mình và đặt các thông số, bạn sẽ có một tài liệu hiển thị so sánh giữa dữ liệu trong hai tệp có sẵn để tải xuống. Nhấp vào gạch chân Bấm vào đây văn bản trong Tải xuống tệp so sánh hộp.
Nếu bạn muốn chạy bất kỳ so sánh nào khác, hãy nhấp vào So sánh mới ở góc dưới cùng bên phải của trang để khởi động lại quá trình tải tệp lên.
Phương pháp 4/4: Truy cập trực tiếp tệp Excel từ một ô
Bước 1. Định vị bảng tính và tên trang tính của bạn
-
Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng ba sổ làm việc ví dụ được đặt và đặt tên như sau:
- C: / Compare / Book1.xls (chứa một trang tính có tên “Bán hàng 1999”)
- C: / Compare / Book2.xls (chứa một trang tính có tên “Bán hàng 2000”)
- Cả hai sổ làm việc đều có cột đầu tiên "A" với tên của sản phẩm và cột thứ hai "B" với số lượng bán được mỗi năm. Hàng đầu tiên là tên của cột.
Bước 2. Tạo sổ làm việc so sánh
Chúng tôi sẽ làm việc trên Book3.xls để so sánh và tạo một cột chứa các sản phẩm và một cột có sự khác biệt của các sản phẩm này giữa cả hai năm.
C: / Compare / Book3.xls (chứa một trang tính có tên “So sánh”)
Bước 3. Đặt tiêu đề của cột
Chỉ khi mở “Book3.xls”, hãy chuyển đến ô “A1” và nhập:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Doanh số năm 1999'! A1
- Nếu bạn đang sử dụng một vị trí khác, hãy thay thế “C: / Compare \” bằng vị trí đó. Nếu bạn đang sử dụng một tên tệp khác, hãy xóa “Book1.xls” và thay vào đó thêm tên tệp của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một tên trang tính khác, hãy thay thế “Bán hàng 1999” bằng tên trang tính của bạn. Lưu ý không mở tệp bạn đang tham chiếu (“Book1.xls”): Excel có thể thay đổi tham chiếu bạn đang thêm nếu bạn mở tệp đó. Bạn sẽ kết thúc với một ô có cùng nội dung với ô mà bạn đã tham chiếu.
Bước 4. Kéo xuống ô “A1” để liệt kê tất cả các sản phẩm
Lấy nó từ hình vuông dưới cùng bên phải và kéo nó, sao chép tất cả các tên.
Bước 5. Đặt tên cho cột thứ hai
Trong trường hợp này, chúng tôi gọi nó là "Sự khác biệt" trong "B1".
Bước 6. (Ví dụ) Ước tính sự khác biệt của từng sản phẩm
Trong trường hợp này, bằng cách nhập vào ô “B2”:
- = 'C: / Compare [Book2.xls] Doanh số 2000'! B2-'C: / So sánh [Book1.xls] Doanh số 1999 '! B2
- Bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác Excel bình thường nào với ô được giới thiệu từ tệp được giới thiệu.
