Phần mở rộng tệp.pdf (Định dạng Tài liệu Di động), được phát triển bởi Adobe Systems, là một định dạng phổ biến cho các tài liệu kỹ thuật số. Định dạng này được sử dụng rộng rãi vì tính tương thích rộng và bộ tính năng linh hoạt. Mặc dù một số hành động đơn giản như xem, hợp nhất và ký kỹ thuật số tệp pdf có thể thực hiện được với phần mềm miễn phí, nhưng việc chỉnh sửa phức tạp hơn sẽ yêu cầu mua Adobe Acrobat. Hướng dẫn này sẽ trình bày một số trường hợp sử dụng cơ bản hơn để đọc, tạo và chỉnh sửa tệp.pdf.
Các bước
Phần 1/4: Tạo và chỉnh sửa tệp PDF
Bước 1. Xác định cách bạn sẽ sử dụng tệp PDF
Để chỉnh sửa và thao tác phức tạp các tệp PDF, bạn sẽ cần phải mua Adobe Acrobat. Nếu bạn chỉ muốn có thể mở hoặc xuất các tệp hiện có dưới dạng tệp PDF, thì có các tùy chọn miễn phí.
- Acrobat Reader, Foxit Reader hoặc Windows Reader App là một số tùy chọn miễn phí để xem các tệp.pdf.
- Bạn có thể tạo tài liệu trong trình xử lý văn bản như Word hoặc Google Docs và lưu dưới dạng tệp.pdf, nhưng không thể thao tác thêm với tệp PDF đó nếu không có Acrobat.
Bước 2. Tạo tệp PDF từ tệp hiện có
Mở Adobe Acrobat và nhấn Công cụ> Tạo PDF. Đây là nơi bạn bắt đầu khi nhập tệp để chuyển thành PDF hoặc bắt đầu một tệp PDF mới từ đầu.
-
Có một số tùy chọn nhập để lựa chọn, bao gồm nhập một hoặc nhiều tệp, tệp được quét, trang web hoặc nội dung của khay nhớ tạm của bạn.
Adobe giới hạn hỗ trợ tệp của mình cho các loại tệp Microsoft Office (2007 trở lên) hoặc OpenOffice, cũng như văn bản cơ bản (.txt,.rtf), tệp hình ảnh hoặc các sản phẩm adobe khác
- Việc chọn tệp sẽ tạo bản sao PDF của tệp đó ở cùng vị trí trên máy tính của bạn với tệp gốc.
Bước 3. Chỉnh sửa văn bản trong tệp đã nhập
Với tệp hiện đã được mở, nhấn “Chỉnh sửa PDF” và chọn một hộp văn bản được đánh dấu. Bạn có thể nhập các thay đổi bạn muốn hoặc sử dụng các tùy chọn trong phần Định dạng.
Bước 4. Chỉnh sửa hình ảnh trong tệp đã nhập
Nhấn “Chỉnh sửa PDF” và chọn bất kỳ hình ảnh nào được đánh dấu. Sử dụng các tùy chọn trong phần Đối tượng để thao tác với hình ảnh.
Phần 2/4: Sắp xếp lại các tệp PDF trong Adobe Acrobat
Bước 1. Chọn một tài liệu để tổ chức lại
Mở tệp PDF trong Acrobat và nhấn “Sắp xếp các trang” trong bảng điều khiển bên phải. Giao diện sẽ thay đổi để hiển thị bản xem trước hình thu nhỏ của tất cả các trang. Một thanh công cụ mới xuất hiện với một số tùy chọn: “Xoay”, “Xóa”, “Trích xuất”, “Chèn”, “Thay thế”.
Bước 2. Xoay một trang
Chọn hình thu nhỏ của trang mong muốn và nhấn các nút mũi tên “Xoay trái” hoặc “Xoay phải” để xoay trang 90 độ.
Bước 3. Xóa một Trang không mong muốn
Chọn hình thu nhỏ của trang mong muốn và nhấn “Xóa” (biểu tượng Thùng rác) và nhấn “OK” để xác nhận.
Bạn có thể chọn nhiều trang để xóa cùng một lúc bằng Ctrl + Click (⌘ Cmd + Click trên Mac)
Bước 4. Chèn một trang mới
Nhấn công cụ Chèn sẽ hiển thị menu với các tùy chọn tương tự như tạo PDF mới: “Chèn từ tệp”, “Trang web”, “Máy quét”, “Bảng tạm” hoặc “Trang trống”. Bất kỳ lựa chọn nào sẽ thêm trang mới vào cuối tài liệu.
- Menu này cũng có thể được truy cập từ nút “+” bên cạnh bất kỳ hình thu nhỏ nào của trang. Phương pháp này sẽ chèn trang mới vào vị trí này.
- Bạn có thể chèn bất kỳ loại tệp nào được Acrobat hỗ trợ. Nó sẽ được tích hợp vào.pdf giống như nhập bất kỳ tệp nào khác.
-
Người dùng miễn phí vẫn có thể hợp nhất các tệp PDF bằng nhiều dịch vụ trực tuyến. Thông thường, quá trình này bao gồm việc tải từng tệp lên trang web, chọn thứ tự và tải xuống tệp đã hợp nhất.
Trong trường hợp này, thông thường tất cả các tệp phải ở định dạng PDF để được hợp nhất
Bước 5. Thay thế một trang hiện có
Nhấp vào hình thu nhỏ của trang bạn muốn thay thế và nhấn nút “Thay thế”. Duyệt đến vị trí của trang thay thế mong muốn, chọn nó và nhấn "OK" để xác nhận việc thay thế trang.
- Nhiều trang có thể được thay thế bằng lựa chọn trang của bạn bằng cách chọn một phạm vi trang từ hộp trước khi xác nhận.
- Lưu ý, trang thay thế phải là loại tệp được hỗ trợ Acrobat.
Bước 6. Sắp xếp lại các trang
Chọn (các) hình thu nhỏ của (các) trang bạn muốn di chuyển và chỉ cần kéo và thả chúng vào vị trí ưa thích trong PDF. Một đường màu xanh lam sẽ cho biết khu vực bạn đã chọn để đặt chúng trước khi thả chúng xuống.
Bạn cũng có thể chọn phạm vi trang cụ thể hoặc các tùy chọn khác như tất cả các trang chẵn / lẻ, từ trình đơn "Chọn phạm vi trang"
Bước 7. Trích xuất các trang từ PDF
Chọn các trang mong muốn để giải nén, Nhấn nút thanh công cụ “Trích xuất”, sau đó nhấn nút “Trích xuất” xuất hiện bên dưới nó. Thao tác này sẽ trích xuất các trang đã chọn thành một tệp PDF riêng biệt mới. Các trang này không bị xóa khỏi tài liệu gốc.
Hai tùy chọn xuất hiện ở bên trái của nút “Trích xuất” trước khi chọn: “Xóa trang sau khi giải nén” và “Trích xuất trang thành tệp riêng biệt”. Thao tác đầu tiên sẽ xóa các trang được trích xuất khỏi tài liệu gốc sau khi trích xuất và thao tác thứ hai sẽ tạo một tệp PDF riêng biệt cho từng trang được trích xuất đã chọn
Phần 3/4: Tạo Biểu mẫu có thể Điền bằng Adobe Acrobat
Bước 1. Quét và / hoặc nhập tài liệu
Trong Acrobat, chọn Công cụ> Chuẩn bị biểu mẫu. Từ đây, chọn để mở hoặc quét một tài liệu và nhấn Bắt đầu. Sau khi được nhập, Acrobat sẽ tự động phân tích tài liệu để tìm các trường trống và chèn các khoảng trống có thể lấp đầy.
Bước 2. Tạo hoặc chỉnh sửa các trường biểu mẫu
Có nhiều công cụ để thao tác với các trường biểu mẫu để đảm bảo biểu mẫu kỹ thuật số chính xác như một bản sao vật lý.
- Nếu bạn muốn thêm nhiều trường hơn, bạn có thể chọn khu vực và chọn loại trường mong muốn từ bảng điều khiển bên phải.
- Quá trình quét tự động của Acrobat có thể bỏ sót các trường chữ ký không được xác định rõ ràng. Trong thanh công cụ, nhấn nút “Chữ ký số” để thêm một chữ ký theo cách thủ công. Bấm và kéo để chọn vùng biểu mẫu bạn muốn thêm trường chữ ký điện tử.
- Có thể dễ dàng chỉnh sửa các trường hiện có bằng cách nhấp chuột phải (ctrl-click trên máy Mac) vào một trường và chọn Thuộc tính…> Tùy chọn.
- Bất kỳ trường không mong muốn nào có thể bị xóa bằng cách nhấp chuột phải> Xóa.
Bước 3. Xem trước các thay đổi
Bạn có thể kiểm tra các thay đổi của mình bất kỳ lúc nào bằng cách nhấn nút Xem trước và điền vào biểu mẫu.
Lưu ý rằng nút Xem trước chuyển thành Chỉnh sửa khi bạn nhấn vào nó. Điều này là do bạn đã thoát khỏi chế độ chỉnh sửa. Bạn phải vào lại chế độ chỉnh sửa để thực hiện các thay đổi tiếp theo hoặc hoàn thành biểu mẫu của mình
Bước 4. Hoàn thành biểu mẫu của bạn
Khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấn Chỉnh sửa> Phân phối để gửi biểu mẫu kỹ thuật số của bạn.
Bước 5. Điền vào một biểu mẫu có thể điền được
Người nhận biểu mẫu có thể điền sẽ cần có một số loại phần mềm xem PDF để mở biểu mẫu có thể điền. Hầu hết các tùy chọn miễn phí, bao gồm Adobe Reader, sẽ cho phép người dùng hoàn thành các biểu mẫu có thể điền.
Đối với chữ ký, giải pháp toàn diện nhất Adobe Reader. Khi mở tệp, Adobe Reader sẽ phát hiện trường chữ ký và nhắc người dùng thêm chữ ký. Người dùng có thể quét hoặc chụp ảnh chữ ký điện tử của họ, vẽ chữ ký bằng chuột hoặc nhập tên và cho phép phần mềm thực hiện ước tính kỹ thuật số
Phần 4/4: Làm việc với Bảo mật PDF
Bước 1. Thêm mật khẩu để hạn chế quyền truy cập xem
Nếu bạn không muốn bất kỳ ai truy cập vào tệp PDF của mình, bạn hãy truy cập Công cụ> Bảo vệ> Mã hóa> Mã hóa bằng mật khẩu và chọn “Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu này”. Nhập mật khẩu mong muốn của bạn và xác nhận.
Từ menu này, bạn cũng có thể đặt các cài đặt nâng cao như mức mã hóa và khả năng tương thích với các phiên bản acrobat trước đó để đảm bảo người dùng cũ cũng sẽ không có quyền truy cập
Bước 2. Thêm mật khẩu để hạn chế quyền truy cập chỉnh sửa
Nếu bạn muốn mọi người có thể xem tệp PDF của mình nhưng đảm bảo rằng không có thay đổi nào được thực hiện, bạn có thể hạn chế quyền chỉnh sửa. Hướng đến Công cụ> Bảo vệ> Hạn chế chỉnh sửa. Nhập mật khẩu mong muốn của bạn và nhấn “OK” để xác nhận.
Bước 3. Xóa mật khẩu
Để hoàn tác bất kỳ bảo mật nào trên tệp PDF của bạn, hãy điều hướng đến Công cụ> Bảo vệ> Mã hóa> Xóa bảo mật. Nhấn “OK” để xác nhận và lưu thay đổi.
